Retorno ao trabalho presencial: veja quais são os desafios e estratégias para facilitar a volta

Nos últimos anos, o trabalho remoto foi visto como um paradigma nas empresas, especialmente em resposta às circunstâncias impostas pela pandemia da COVID-19. No entanto, à medida que o tempo passou, uma nova mudança está acontecendo, e muitas  organizações agora estão optando pelo retorno ao trabalho presencial.

Em agosto de 2023, uma pesquisa do ResumeBuilder contou com a opinião de mil tomadores de decisões corporativas sobre seus planos de retorno ao modelo tradicional, e os dados revelam que 90% das empresas pretendem voltar ao trabalho presencial em 2024. 

Nessa transição, as organizações precisam lidar com uma decisão complexa. O retorno ao ambiente tradicional traz consigo uma série de vantagens quanto à produtividade e colaboração, mas também preocupações que vão desde questões infraestruturais até a gestão das expectativas dos colaboradores adaptados ao trabalho remoto.

Para ajudar gerentes de RH, gestores e demais líderes corporativos, este artigo traz um guia sobre os principais desafios do retorno ao trabalho presencial e aborda as soluções que podem ser consideradas nesse processo. Confira, abaixo, um breve resumo dos pontos que serão explicados mais adiante:

• Retorno ao trabalho presencial: entenda
• Por que as empresas estão considerando o retorno ao trabalho presencial? 
• Quais são os desafios para o retorno ao trabalho presencial? 
• Quais são os benefícios do retorno ao trabalho presencial? 
• Quais são as desvantagens do retorno ao trabalho presencial? 
• Quais são as estratégias que o RH deve adotar para um bom retorno ao trabalho presencial? 

Continue a leitura e entenda como facilitar a volta das equipes para o escritório!

Retorno ao trabalho presencial: entenda

O retorno ao trabalho presencial é a transição da força de trabalho remota para a retomada das atividades em um ambiente físico, geralmente no escritório da empresa. É um movimento que marca um afastamento da tendência generalizada de trabalho remoto, que ganhou destaque em resposta às circunstâncias da pandemia da COVID-19.

No auge do trabalho remoto, muitas organizações vislumbraram possibilidades de corte de gastos e aumento da produtividade. A flexibilidade geográfica oferecida pelo ambiente virtual também promoveu uma maior conciliação entre vida profissional e pessoal, já que a internet e as ferramentas digitais de comunicação permitiram colaborações que ultrapassassem fronteiras geográficas. 

A expectativa era a de que o trabalho remoto poderia se tornar uma parte integral do futuro do emprego, com benefícios tanto para empresas quanto para funcionários. Contudo, diversas empresas encontraram desafios ao tentar manter uma operação totalmente remota, principalmente com o fim das restrições impostas pela pandemia.

No ano de 2021, quando as primeiras vacinas para a COVID-19 chegaram aos brasileiros, a pesquisa “COVID-19: como será o seu retorno aos escritórios” já mostrou que 52% das empresas expressavam a intenção de retomar as atividades no escritório ainda no segundo semestre de 2021. 

Os dados da pesquisa, elaborada pela KPMG no Brasil, estão divulgados em matéria do portal Terra. Para 40% dos participantes, o retorno ao modelo presencial estava programado apenas para o primeiro semestre de 2022, enquanto 8% planejam voltar apenas no segundo semestre desse mesmo ano.

O estudo, que envolveu 287 empresários de diversos setores, indica que o movimento de retorno ao trabalho presencial já era crescente em 2021, antes do fim das restrições para o compartilhamento de ambientes físicos. No entanto, em muitos casos, essa decisão perdura em muitas empresas nos anos seguintes do fim da pandemia da COVID-19.

Por que as empresas estão considerando o retorno ao trabalho presencial?

A busca pela melhora na produtividade é o principal argumento que impulsiona as empresas a considerarem o retorno ao trabalho presencial. Essa decisão se baseia em evidências sobre o desempenho das equipes nos modelos de trabalho, como destaca um estudo conduzido pela Universidade de Stanford, publicado em julho de 2023. 

Os resultados dos pesquisadores britânicos indicam que o trabalho remoto pode acarretar uma redução na produtividade de 10% a 20%, quando comparado a um modelo em que o trabalhador está fisicamente presente 100% do tempo.

A análise apontou para vários fatores que contribuem para essa diminuição na eficiência no trabalho remoto. Entre eles, destaca-se a potencial desconexão entre membros da equipe, algo que dificulta a comunicação e a colaboração espontânea. A ausência do ambiente de trabalho físico também pode impactar a motivação e o senso de pertencimento da equipe, elementos vistos como indispensáveis para um bom desempenho.

Muitas empresas, portanto, estão reavaliando a configuração do modelo de trabalho para maximizar seus resultados e promover uma sinergia maior entre os membros de suas equipes. Elas buscam criar um ambiente propício à interação, ao compartilhamento de ideias e à resolução ágil de desafios, elementos que podem ser vistos como mais difíceis de serem alcançados no trabalho remoto.

Quais são os desafios para o retorno ao trabalho presencial?

Assim como a adaptação ao trabalho remoto trouxe desafios inéditos para as empresas que abraçaram esse modelo, o retorno ao escritório não é um processo que ocorre de forma instantânea. Este movimento envolve uma série de desafios que demandam planejamento por parte de gestores e suas equipes. 

A seguir, saiba quais são alguns dos principais obstáculos que as organizações enfrentam ao conduzir esse retorno para o modelo presencial.

Resistências à transição 

Após um período prolongado de trabalho remoto, muitos desenvolveram uma rotina flexível para lidar com as responsabilidades da vida profissional e pessoal. A mudança para um modelo presencial pode ser percebida como uma interrupção desse equilíbrio. O resultado pode ser uma resistência à transição e o acúmulo de incertezas quanto à eficácia do modelo tradicional.

É comum que muitos desses colaboradores tenham receios quanto ao retorno à rotina de deslocamento diário, à rigidez dos horários e à potencial redução na flexibilidade conquistada durante o trabalho remoto.

Readequação dos espaços físicos e infraestrutura 

A configuração dos escritórios pode se mostrar desatualizada diante da necessidade de acomodar um número maior de colaboradores nos ambientes físicos, especialmente para empresas que operavam predominantemente com funcionários remotos.

Essa reorganização dos espaços pode exigir ações como a instalação de mesas e estações de trabalho. Líderes também precisam pensar na estrutura do escritório para otimizar a capacidade e promover um ambiente de trabalho colaborativo. 

Resolução de questões relacionadas ao transporte e deslocamento 

O retorno ao trabalho presencial também impõe desafios logísticos associados ao deslocamento dos colaboradores. A dependência de sistemas de transporte público pode gerar preocupações sobre a pontualidade, enquanto questões como o congestionamento e o tempo gasto em deslocamento impactam a qualidade de vida dos funcionários. 

A busca por soluções flexíveis, como políticas de horários escalonados, opções de trabalho remoto parcial ou incentivos para o uso de transporte particular, pode ser uma saída.

Implementação de novas tecnologias para suportar o retorno

Em um cenário em que o retorno ao trabalho presencial muitas vezes não ocorre abruptamente de um dia para o outro, é necessário reconhecer que, em diversos casos, alguns funcionários continuam a desempenhar suas atividades de forma remota.

Este híbrido entre trabalho presencial e remoto introduz um desafio adicional: a implementação de novas tecnologias capazes de acomodar e potencializar essa dualidade de ambientes de trabalho.

Soluções que facilitam a colaboração híbrida, como salas de reunião equipadas com sistemas de videoconferência e plataformas de comunicação integradas, podem acabar sendo indispensáveis para garantir a conectividade entre os colaboradores presentes no escritório e aqueles que permaneceram no trabalho remoto.

Impacto na atração e retenção de talentos

A dinâmica do ambiente de trabalho influenciada pela pandemia da COVID-19 redefiniu as expectativas dos profissionais em relação à flexibilidade e ao equilíbrio entre vida profissional e pessoal. O retorno ao modelo presencial exige uma avaliação do impacto dessa transição na capacidade da empresa de atrair e manter os melhores talentos.

A concorrência por talentos é cada vez mais acirrada, e as organizações que não conseguem equilibrar as expectativas emergentes com as necessidades operacionais podem enfrentar dificuldades na atração de profissionais altamente qualificados.

Quais são os benefícios do retorno ao trabalho presencial?

O retorno ao modelo presencial em muitas empresas acontece porque os gestores reconhecem que o trabalho remoto, embora tenha suas vantagens, nem sempre proporciona as condições necessárias para o bom desempenho dos funcionários. As principais vantagens de retornar ao trabalho presencial são:

• A socialização no escritório fortalece o espírito de equipe;
• A interação pessoal gera momentos de descontração e integração;
• O contato direto facilita uma compreensão mais rápida das necessidades dos colegas;
• A comunicação face a face estimula o alinhamento em relação a metas comuns;
• O ambiente presencial favorece uma absorção mais direta dos valores da empresa;
• A conexão pessoal contribui para um senso de pertencimento mais forte;
• Para certas tarefas, a colaboração presencial pode ser mais eficiente;
• O próprio local de trabalho físico colabora para a concentração dos funcionários, o que pode repercutir na produtividade da equipe.

Assim como há vantagens no retorno ao trabalho presencial, é importante que os gestores e o departamento de Recursos Humanos estejam plenamente conscientes das possíveis desvantagens dessa transição.

Quais são as desvantagens do retorno ao trabalho presencial?

Embora o retorno ao trabalho presencial seja percebido como uma oportunidade para estimular a criatividade e fortalecer o entrosamento entre a equipe, alguns grupos de trabalhadores têm preocupações em relação a um modelo presencial obrigatório que não considere suas particularidades.

Os funcionários com filhos pequenos ou deficiências, assim como aqueles que enfrentam longos deslocamentos, podem enfrentar uma potencial carga de trabalho maior ao retornar ao escritório.

No caso dos pais com crianças pequenas, a desvantagem reside não apenas na exigência de estar fisicamente no local de trabalho, mas também nos custos e no tempo associados ao deslocamento. 

Pessoas com deficiência, por sua vez, percebem que o trabalho remoto oferece uma oportunidade única para eliminar barreiras físicas e sociais, além de combater o estigma frequentemente associado às necessidades especiais. 

De acordo com dados recentes do IBGE, a taxa de participação das pessoas com deficiência no mercado de trabalho (incluindo empregados e desempregados) é de 28,3%, menos da metade do percentual para pessoas sem deficiências (66,3%).

O trabalho remoto proporciona um espaço mais inclusivo, no qual as habilidades prevalecem sobre as limitações físicas. A imposição do retorno presencial, nesse caso, pode representar uma potencial reintrodução de obstáculos que o trabalho remoto eliminou. 

Para lidar com essas questões, as empresas podem elaborar políticas de flexibilidade no trabalho que considerem as necessidades específicas de cada grupo. Uma abordagem mais inclusiva ajuda a atenuar os desafios enfrentados por funcionários com deficiência, além de fortalecer a cultura organizacional. Assim, as empresas estarão reconhecendo a diversidade de experiências e circunstâncias que compõem suas equipes de trabalho.

Quais são as estratégias que o RH deve adotar para um bom retorno ao trabalho presencial?

O retorno ao escritório vai muito além de questões relacionadas à infraestrutura e aos equipamentos. Afinal, preparar o caminho de volta para o escritório significa garantir que os funcionários da empresa entendam o que está em jogo na transição e se sintam apoiados para enfrentar a nova rotina. Cabe ao setor de RH tornar esse processo positivo para todos.

A seguir, confira algumas estratégias do RH para garantir um bom retorno ao trabalho presencial, considerando as metas da empresa e as necessidades dos funcionários.

Comunicação efetiva e transparente 

A falta de clareza sobre como a presença física impactará as oportunidades de carreira e o bem-estar dos colaboradores é um fator que contribui para um clima de desconforto. Superar essa resistência demanda o máximo de transparência por parte da liderança. 

O RH deve assumir a tarefa de elucidar as expectativas em relação ao retorno presencial, além de compartilhar as razões por trás da decisão, os benefícios percebidos e as medidas tomadas para garantir um ambiente de trabalho saudável.

Programas de reintegração e suporte aos colaboradores 

Um período de trabalho remoto altera as expectativas dos profissionais quanto à rotina de trabalho. Por esse motivo, é crucial que o RH desenvolva um processo estruturado para reintegrar a equipe ao ambiente físico da empresa.

O apoio do RH pode incluir tanto aspectos emocionais, como a ansiedade da transição, quanto questões práticas, como a familiarização com as mudanças na infraestrutura. O RH deve liderar o suporte aos funcionários para garantir que eles se sintam apoiados e capacitados para uma transição bem-sucedida.

Orientações e canal para dúvidas

Mesmo quando a empresa fornece orientações sobre o retorno, é essencial reconhecer que cada colaborador pode ter preocupações únicas. Por isso, é importante que os profissionais de RH se mostrem abertos e preparados para responder às dúvidas que possam surgir.

Estabelecer um canal dedicado para esse propósito, seja um helpdesk, plataformas online ou sessões de perguntas e respostas, é uma estratégia que reforça o compromisso do RH em proporcionar um retorno ao trabalho presencial transparente.

Avaliação contínua do processo de retorno 

Implementar mecanismos de feedback, como pesquisas regulares e sessões de escuta ativa, é uma maneira de compreender as experiências e percepções dos colaboradores em relação ao retorno presencial. 

Essa avaliação permite que o RH da empresa identifique áreas de melhoria e práticas bem-sucedidas que podem ser replicadas. O RH também pode monitorar indicadores de desempenho como satisfação dos colaboradores, produtividade e engajamento.

Conclusão

Na maioria das empresas que optam pelo retorno ao trabalho presencial, está embutido o reconhecimento de que o modelo tradicional tem o potencial de estimular uma colaboração mais efetiva e impulsionar a produtividade das equipes.

Mas, como foi visto neste artigo, é importante que a motivação relacionada à produtividade da empresa não subestime os desafios inerentes a essa transição, especialmente no que diz respeito às expectativas dos funcionários que estavam no trabalho remoto.

O RH, como um dos departamentos à frente dessa transição, pode assumir a responsabilidade de criar um ambiente que equilibre as necessidades operacionais da empresa com o bem-estar e a adaptabilidade dos colaboradores.

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