Menos de 40% das empresas no Brasil conseguem se manter abertas após 5 anos, segundo o IBGE. Esse número é reflexo principalmente dos gestores que ignoram as restrições de um projeto, que podem levar a empresa ao sucesso ou fracasso.
As restrições de um projeto são itens limitantes que precisam ser levantados para que a empresa tenha uma visão sobre a viabilidade de determinado projeto.
Dentro do chamado triângulo das restrições de projeto estão: prazos de entrega, escopo do trabalho e os custos. Empresas que não se atentam a esses fatores, vistos como restrições de um projeto, acabam viabilizando projetos que já se iniciam com problemas.
Uma vez que, as restrições dão uma visão exata ao gestor sobre o que pode dar certo ou errado naquele projeto, minimizando as chances de falhas e potencializando as possibilidades de sucesso.
Mas, de fato, o que é restrições de um projeto, como identificar corretamente as restrições de um projeto e como transformar um fator limitante em oportunidade? Neste artigo você vai saber:
- O que são as restrições de um projeto?
- Dados sobre projetos no Brasil
- Como lidar com as restrições de um projeto?
- Por que usar premissas e restrições em projetos?
- Quais são as premissas de um projeto?
- Quais são os requisitos de um projeto?
- Exclusões de um projeto
- Quais são os riscos de um projeto?
- Triângulo de restrição de projetos
Boa leitura!
O que são as restrições de um projeto?
As restrições de um projeto são fatores limitantes que podem interromper ou comprometer determinada tarefa. Dentro dessas restrições estão: prazos de entrega, qualidade do trabalho, escopo e custos do projeto.
É também conhecida no mercado como “constraints”, palavra que deu origem ao termo “restrições de um projeto”. Aliás, as restrições de um projeto servem exatamente para que o gestor tenha uma visão ampla sobre a viabilidade do projeto.
Servindo inclusive de base e funcionando como uma linha entre o sucesso e fracasso do projeto. Afinal, empresas que recusam as restrições de um projeto elevam a chance de insucesso naquilo que estão propondo.
Dados sobre projetos no Brasil
Como foi dito no início deste texto, muitas empresas no Brasil acabam fechando as portas por falta de planejamento e por não entender a importância das restrições de um projeto.
Não à toa, segundo dados do IBGE, sobre os empreendedores brasileiros, mais de 25% apontam a falta de planejamento e gestão dos projetos como o principal motivo para que a empresa encerre suas atividades.
Uma pesquisa do Sebrae colocou, baseado em informações levantadas junto aos empreendedores, a falta de planejamento e os erros de gestão como os dois principais motivos para as empresas fecharem nos primeiros cinco anos.
31% dos empreendedores, conforme a mesma pesquisa, disseram que não sabiam quais os custos para manter o negócio.
É justamente para evitar esse tipo de risco, de criar uma empresa sem as bases de custos, escopo e prazos, que as restrições de um projeto são essenciais. A seguir você confere mais detalhes de como ela pode contribuir nesse caminho.
Como lidar com as restrições de um projeto?
A partir das restrições de um projeto, o gestor deve fazer uma avaliação minuciosa das possibilidades e possíveis limitadores, para que assim consiga potencializar as chances de sucesso e minimizar as chances de erros.
Essa análise diante das restrições de um projeto permite que o gestor visualize claramente quais são os limites daquele processo de execução, impactando diretamente nas estratégias e nas decisões a serem tomadas.
Para lidar bem com as restrições de um projeto, o gestor precisa aceitar bem os limites que sua empresa tem na execução de determinado projeto, para não iniciar algo que futuramente não será possível tocar, seja pela falta de dinheiro ou tempo.
Lidar com as restrições é aceitar a realidade da empresa e caminhar por um caminho mais próximo à realidade que ela dispõe para transformar um projeto em realidade.
Por que usar premissas e restrições em projetos?
As premissas e restrições são fatores importantes no planejamento e na gestão de projetos. Ambos funcionam como um guia que norteia a estratégia e o caminho de execução do projeto em geral, do início ao fim.
As duas servem de referência para que as tomadas de decisão ao longo do projeto sejam mais assertivas. Isso porque com as premissas o gestor consegue antecipar uma série de problemas e riscos que podem acontecer.
Já por meio das restrições ele pode determinar quais as limitações para que o projeto se torne realidade, seja no sentido de prazos, escopo ou custos.
Por isso, é tão importante saber o que são premissas e restrições de um projeto para ter garantia de que o projeto seguirá um rumo específico, facilitando tanto a parte estratégica e teórica – planejamento – como a prática – execução das tarefas.
Quais são as premissas de um projeto?
As premissas de um projeto são as hipóteses, suposições de que algo pode ocorrer, mesmo que não de forma comprovada.
A principal função da premissa de um projeto é antecipar qualquer tipo de limitador, mitigando possíveis riscos no projeto. Afinal, baseado nessas suposições, o gestor já pode antecipar providências, caso essa suposição aconteça ao longo da execução.
Exemplo, se uma empresa de construção civil está levantando um prédio, uma das premissas são dias de chuva que podem interromper a obra. A ideia é já supor que esse cenário ocorra e tentar determinar o que será feito nesse período.
Quais são os requisitos de um projeto?
Os requisitos de um projeto nada mais são do que as informações necessárias para que um projeto seja executado. O principal objetivo desses requisitos é dar um norte tanto ao gestor como aos colaboradores na gestão do projeto.
É a partir desses requisitos que todos terão respostas para questões como: “o que fazer?”, “como fazer?” e “qual o prazo para iniciar e finalizar?”. Confira abaixo alguns dos requisitos principais de um projeto:
- Definição de objetivos: estipular os objetivos do projeto é um dos requisitos essenciais para que o projeto saia do papel e se torne realidade.
- Seleção de itens necessários para execução do projeto: outro requisito de um projeto é definir qual a estrutura necessária para que ele seja executado, isso quer dizer levantar a quantidade de itens que serão necessários no processo (softwares, programas, computadores).
- Delegação de tarefas e indicação dos responsáveis por cada uma: elencar os responsáveis em cada tarefa é um requisito fundamental para que o projeto tenha início e siga seu rumo de forma eficaz. Já que assim cada colaborador sabe qual o seu papel no processo e pode atender as necessidades da empresa.
- Organização dos prazos de entrega: definir qual o prazo de entrega de cada etapa do projeto é um requisito primordial para que os prazos caminhem lado a lado com a qualidade do trabalho.
- Determinar quais os custos do projeto: dentro dos principais requisitos de um projeto, os custos aparecem em destaque, principalmente porque eles servem de referência para que a empresa consiga determinar a viabilidade de cada etapa do projeto.
Exclusões de um projeto
As exclusões dentro das restrições de um projeto são os itens, que como o próprio nome supõe, estão excluídos do escopo do trabalho.
O principal objetivo das exclusões de um projeto é melhorar a comunicação durante o processo, tanto em relação aos objetivos da empresa como no que almeja o cliente em relação aos resultados do que será executado.
Ao excluir o que não fará parte das tarefas em si, o gestor elimina possíveis problemas no escopo do projeto e restringe possíveis pontos negativos que podem distorcer qualquer execução do trabalho e consequentemente evitar imprevistos ou resultados inesperados.
Quais são os riscos de um projeto?
Todo projeto envolve uma série de riscos, que podem ser atenuados ou reduzidos, dependendo da forma e visão que o gestor tem em relação à execução do projeto. Entre os principais riscos de um projeto é possível destacar:
Riscos conhecidos
Os riscos conhecidos são aqueles em que o gestor já mapeou previamente e que podem impactar diretamente na execução e andamento do projeto. Nesse caso, antecipando essas questões, a empresa tem como definir ações para minimizar os problemas e riscos.
Riscos desconhecidos
Os riscos desconhecidos são os que o gestor não consegue identificar previamente. Isto é, por mais que ele saiba que existem riscos, esses são imprevisíveis.
Como não são esperados, podem ser extremamente nocivos caso o gestor não tome uma decisão rápida para mudar a situação.
Riscos positivos
Os riscos positivos são também vistos como oportunidades no processo. Quando eles aparecem, a empresa tende a investir neles, já que esse tipo de risco pode potencializar a execução dos projetos, reduzindo custos e elevando o desempenho das ações.
Riscos negativos
Quando se fala de riscos negativos é possível defini-los como os que trazem riscos e ameaças para que o projeto não aconteça ou avance.
Uma vez que, os riscos negativos podem ser sinônimo de atrasos nas entregas, queda na reputação da empresa e redução do orçamento disponível.
Riscos individuais
Os riscos individuais estão ligados a fatores ou pontos específicos que afetam positivamente ou negativamente uma parte do projeto. Esses riscos costumam aparecer de forma imprevisível e incerta.
Riscos gerais
Por último estão os riscos gerais, que se referem a efeitos incertos que podem comprometer o projeto como um todo, isto é, 100% dele.
Triângulo de restrição de projetos
No mercado empresarial, todo projeto possui um triângulo, que no caso seriam pilares que impactam diretamente no sucesso ou insucesso das ações. São eles: prazos, escopo e custos. Cada um desses pontos tem um impacto direto no gerenciamento das ações.
Conheça mais detalhes sobre eles abaixo:
Prazos
Os prazos na restrição de projetos estão ligados ao cronograma de tarefas. Ou seja, é neste item que o gestor define as datas em que cada tarefa será entregue, tempo de execução de cada fase e prazo limite para entrega do projeto inteiro.
Esse tipo de definição é essencial para o sucesso do projeto, já que é a partir dos prazos que o gestor conseguirá definir metas concretas de execução e é assim que os colaboradores conseguem cumprir as metas e objetivos propostos.
Escopo
Todo projeto tem objetivos pré-definidos e que devem ser seguidos pelos envolvidos para que o sucesso do projeto seja alcançado ao final do mesmo.
Essas metas vêm do chamado escopo, que define quais tarefas devem ser entregues e também quais objetivos devem ser atingidos ao longo do processo.
Havendo restrições no escopo, o gestor pode restringir e alterar objetivos, datas de entrega e também reduzir ou aumentar os recursos que serão necessários para que seja possível alcançar o que foi previsto na definição de metas do projeto.
Custos
O terceiro item está ligado aos custos. Essa estimativa do que será necessário, tanto em gastos estruturais (equipamentos, programas e softwares, fornecedores) como de equipe (contratações de novos colaboradores).
A definição desse pilar contribui para que a empresa avalie estrategicamente se o projeto pode se manter e quais restrições devem ser sinalizadas para que ele entre em curso efetivamente, com os riscos previstos e as ações bem definidas para evitar problemas.
Conclusão
Neste conteúdo você pôde perceber a importância de determinar as restrições de um projeto antes de colocá-lo em prática. Quem usa essa estratégia potencializa as oportunidades e traz às claras os riscos e fatores que podem limitar o sucesso do projeto.
Além disso, você aprendeu quais os pilares a analisar para definir as restrições de uma tarefa e como identificar os principais riscos de um projeto.
Tendo essas questões como base para as tomadas de decisão, servindo de pilar para dar o stop em um projeto a ser iniciado ou em curso, a empresa pode então proporcionar maior efetividade na execução das tarefas.
Podendo assim, mitigar os riscos do projeto, diminuir os erros de execução e potencializar as chances de sucesso.
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