[GUIA COMPLETO] Descubra como criar um fluxo de resolução de problemas em sua empresa!

Se os problemas são inevitáveis, resta criar formas de lidar com eles. Nas empresas, não é diferente. A melhor maneira de lidar com contratempos que afetem a produtividade e o bom funcionamento do negócio é estabelecer um fluxo de resolução de problemas.

Sejam eles relacionados a gestão de pessoal, processos operacionais ou estratégias de negócios, é essencial ter em mãos um processo para identificar, analisar e resolver esses problemas de forma sistemática e organizada.

Para ajudar gestores e demais líderes empresariais a implementar as principais etapas para a resolução de problemas, este artigo explicará como funciona esse fluxo e o papel do setor de RH nesse processo. Confira um resumo do que será explicado mais adiante:

• Problemas no trabalho: por que é importante contê-los?
• Qual o impacto da resolução de problemas?
• Quais as vantagens de uma boa resolução de problemas no trabalho?
• Como criar um fluxo de resolução de problemas na empresa?
• Qual o papel do RH na resolução de problemas empresariais?

Continue e aprenda a criar um fluxo de resolução de problemas!

Problemas no trabalho: por que é importante contê-los?

É sempre recomendável conter problemas que surgem na rotina de uma empresa porque, se não forem tratados desde cedo, a tendência é que se transformem em algo maior e mais difícil de resolver. Um pequeno contratempo é capaz de se espalhar e afetar outras áreas da organização, gerando uma cascata de consequências negativas.

Conforme observado pelo autor estadunidense David Augsburger, em seu livro “Conflict Mediation Across Cultures: Pathways and Patterns”, o conflito, mais do que uma parte inevitável da vida, pode ser usado de forma construtiva:

“Quanto mais fugimos do conflito, mais ele nos domina; quanto mais tentamos evitá-lo, mais ele nos controla; quanto menos tememos o conflito, menos ele nos confunde; quanto menos negamos as nossas diferenças, menos elas nos dividem.”

Os conflitos podem ser algo de menor gravidade, como uma tarefa que está demorando mais do que o esperado para ser concluída, ou algo maior, como conflitos entre colegas ou dificuldades técnicas com um projeto urgente. O mais importante, no entanto, é entender as suas causas e consequências, bem como trabalhar para resolvê-los e evitá-los no futuro. 

Qual o impacto da resolução de problemas?

Dada a diversidade dos desafios enfrentados por uma empresa, o impacto da capacidade de resolução de problemas varia conforme a natureza desses. Confira, a seguir, exemplos que podem trazer impactos para a organização e o desempenho individual.

Na organização

Certos imprevistos e contratempos afetam diversas áreas de funcionamento da organização e acabam gerando atrasos, custos adicionais e insatisfação tanto dos clientes quanto dos colaboradores. No entanto, a capacidade de reconhecer e lidar com esses problemas também pode trazer resultados positivos para todos os envolvidos, como:

• Incentivo ao trabalho em equipe;
• Aumento da motivação e do engajamento;
• Promoção de uma cultura organizacional de melhoria contínua e inovação;
• Fortalecimento da reputação no mercado e atração de clientes e parceiros.

Esses são apenas alguns exemplos que mostram que enfrentar problemas de maneira proativa é uma parte importante do sucesso e da sustentabilidade de uma empresa.

No desempenho individual

Há diversos problemas que afetam o desempenho individual de um funcionário, como falta de habilidades técnicas necessárias para realizar determinadas tarefas, conflitos interpessoais no ambiente de trabalho ou dificuldades para lidar com prazos apertados. 

Esses problemas podem ter um impacto significativo na vida e na produtividade do funcionário em particular. No entanto, a capacidade de reconhecê-los e solucioná-los pode trazer uma série de impactos positivos:

• Mais autoconfiança e autoestima;
• Melhores relações interpessoais no ambiente de trabalho;
• Redução do estresse e da ansiedade;
• Crescimento profissional e oportunidades de avanço na carreira.

Esses impactos no desempenho individual não se limitam apenas ao funcionário em questão, mas também representam ganhos para toda a empresa.

Quais as vantagens de uma boa resolução de problemas no trabalho?

Ganhos muitas vezes inesperados estão ligados à agilidade na resolução de imprevistos e contratempos. Veja, logo abaixo, as principais vantagens de adotar um fluxo para a resolução de problemas na rotina de trabalho:

• Resolver problemas com rapidez ajuda a manter os processos de trabalho fluindo sem interrupções, o que melhora a produtividade e reduz custos operacionais;
• Uma cultura organizacional que valoriza a resolução de problemas é mais propensa a reter talentos qualificados;
• Identificar as causas raiz dos problemas e implementar soluções preventivas pode reduzir o tempo e os recursos gastos na resolução de problemas futuros;
• Um fluxo para a resolução de problemas aumenta a confiança dos funcionários e da liderança na capacidade de a empresa lidar com desafios.

Tudo isso mostra que prontidão e eficiência na hora de resolver problemas podem capitalizar oportunidades e trazer ganhos duradouros para todas as empresas.

Como criar um fluxo de resolução de problemas na empresa?

Quando se trata de resolver problemas na empresa, os responsáveis podem ser os líderes de um departamento ou os diretores da organização, dependendo da natureza do problema. Porém, em todos os casos, é necessário trabalhar com um fluxo de resolução que geralmente tem quatro etapas. A seguir, veja quais são elas!

Identificação do problema

O ponto de partida é reconhecer e definir claramente qual é o desafio que precisa ser enfrentado. Os responsáveis por esse passo podem ser gerentes de equipe, supervisores e até mesmo os próprios funcionários mais próximos das operações diárias.

No entanto, a identificação de imprevistos e contratempos sempre fica mais fácil quando já são implementados processos de revisão e monitoramento dos resultados.

Análise da situação

Após a identificação do problema, é hora de investigar as suas causas e entender como ele afeta diferentes partes da empresa. Também é o momento de identificar quaisquer fatores externos que possam estar contribuindo para o problema.

Se uma empresa está enfrentando uma alta taxa de rotatividade (turnover), a análise pode envolver entrevistar funcionários para identificar as causas do problema, revisar políticas de RH e comparar taxas de rotatividade com as de outras empresas do setor.

Para realizar essa análise da situação, pode ser útil utilizar ferramentas como diagramas de causa e efeito (também conhecidos como diagramas de Ishikawa) e análise SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats).

Avaliação das alternativas

Uma vez que o problema foi identificado e a situação foi analisada, é hora de considerar as possíveis soluções. O objetivo aqui é gerar diferentes opções para resolver o problema e avaliar seus prós e contras.

Se o problema é uma queda nas vendas de um produto, as alternativas podem incluir a revisão da estratégia de preços, o lançamento de uma campanha de marketing direcionada ou a realização de melhorias no produto. Essas e outras alternativas podem ser encontradas aplicando a matriz de tomada de decisão, a análise de viabilidade e as simulações de cenários. 

Implementação da solução

A última etapa é criar uma meta específica e planejar como ela pode ser alcançada. É importante definir quais são os passos necessários para implementar a solução, quem serão os responsáveis por cada etapa e qual será o prazo para conclusão.

Algo que pode auxiliar na implementação da solução é a metodologia SMART, que consiste em uma estratégia para estabelecer metas específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo determinado.

Suponha que o problema identificado seja um alto índice de rotatividade de funcionários em diferentes departamentos. Após análise, a solução identificada é melhorar o ambiente de trabalho e as oportunidades de desenvolvimento para os colaboradores.

Para implementar essa solução, a empresa pode estabelecer a seguinte meta SMART: “Reduzir o índice de rotatividade de funcionários em 30% no próximo 1 ano (12 meses) para melhorar a produtividade da empresa e o trabalho em equipe”. 

Essa é uma boa meta porque é específica (reduzir a rotatividade de funcionários), mensurável (30% de redução), alcançável (por meio da melhoria do ambiente de trabalho e das oportunidades de desenvolvimento), relevante (para melhorar a produtividade e o trabalho em equipe) e com prazo determinado (nos próximos 12 meses).

No final, o mais importante é garantir que os resultados esperados com a solução sejam realistas e alinhados com os objetivos da empresa.

Qual o papel do RH na resolução de problemas empresariais?

Por conta da natureza das atividades do setor, o RH participa da resolução de problemas relacionados tanto à administração do pessoal quanto às outras áreas da empresa. Um exemplo claro é quando há problemas relacionados à gestão de pessoas. 

O gestor de RH, nesse caso, pode ajudar a avaliar questões como rotatividade de funcionários, conflitos interpessoais, baixa produtividade ou falta de engajamento. Esse profissional pode planejar estratégias de recrutamento e seleção e desenvolver programas de treinamento para melhorar as habilidades dos colaboradores.

Em outras áreas, o RH também tem participação ativa na resolução de problemas. Por exemplo, se a empresa receber reclamações frequentes sobre a qualidade do atendimento ao cliente, os líderes da empresa e o RH podem formular treinamentos adicionais para os funcionários que lidam diretamente com os clientes.

Resumindo, a capacidade de identificar, analisar e implementar soluções do RH pode contribuir para o sucesso global da organização.

Conclusão

É fundamental reconhecer a importância de criar um fluxo de resolução de problemas na empresa, independentemente se esses problemas ficam restritos a um departamento ou alcançam toda a organização. 

Como foi visto neste artigo, as quatro etapas desse fluxo oferecem uma estrutura sólida para abordar problemas de forma sistemática, garantindo que as causas sejam identificadas e as soluções estejam alinhadas aos objetivos da empresa.

Além disso, o papel do RH nesse processo assume, muitas vezes, uma abordagem horizontal. Afinal, mesmo que os problemas não estejam diretamente relacionados à administração do pessoal, a capacidade do RH de auxiliar os colaboradores a desenvolver habilidades relevantes pode ser necessária para enfrentar os desafios.

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