Cálculo incorreto da folha de pagamento, contabilização inadequada das horas extras e fraudes no registro da jornada de trabalho. Esses são apenas alguns dos problemas que podem ser evitados por meio da adoção de um relógio de ponto eletrônico digital.
Ao contrário dos métodos de controle de ponto tradicionais, o relógio digital é uma ferramenta que conta com recursos mais avançados, que conferem segurança, precisão e agilidade ao registro e tratamento de ponto.
Pelo menos essa é a proposta dessa ferramenta, que também promete atuar como aliada na construção de um setor de Recursos Humanos (RH) mais estratégico e eficiente. Mas será que esse método de controle cumpre essa promessa?
Para responder essa pergunta, este artigo traz um guia completo sobre o relógio de ponto eletrônico digital. Para isso, serão abordados os seguintes tópicos:
- O que é um relógio de ponto eletrônico digital?
- Como funciona o relógio de ponto eletrônico?
- Quais são os benefícios de um relógio de ponto digital?
- Quais são os diferenciais do relógio de ponto eletrônico digital?
- Quais são os impactos do relógio de ponto eletrônico digital na gestão de pessoas?
- Qual o melhor relógio de ponto eletrônico digital do mercado?
Boa leitura!
O que é um relógio de ponto eletrônico digital?
Um relógio de ponto eletrônico digital é um sistema informatizado de controle de ponto que automatiza o registro da jornada de trabalho dos funcionários. Ele substitui o livro de ponto e o relógio de ponto analógico, considerados métodos tradicionais de controle.
Por ser um sistema mais avançado, o relógio digital conta com tecnologias que garantem mais precisão, segurança e confiabilidade no controle da jornada de trabalho.
Além disso, ele também pode ser integrado a sistemas de gestão e tratamento de ponto, facilitando a administração, o acompanhamento e o processamento dos dados registrados pelos funcionários.
O que diz a legislação trabalhista?
Segundo o artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a adotar algum método de controle de ponto para anotar os horários de entrada e saída dos funcionários.
Ainda segundo esse artigo, as empresas podem adotar um método manual, mecânico ou eletrônico para fazer esse tipo de registro. Portanto, o artigo 74 da CLT permite que as empresas adotem um sistema de ponto eletrônico.
Apesar disso, essa lei não especifica as regras que orientam o uso desse tipo de sistema. Essa é a responsabilidade da Portaria 671, que regulamenta o uso do ponto eletrônico no país. Além de unificar as Portarias 373 e 1510, a Portaria 671 consolidou e modernizou as regras relacionadas ao uso de sistemas de ponto eletrônico.
Uma das suas principais inovações é a criação de três modelos oficiais de controle de ponto eletrônico: REP-C, REP-A e REP-P.
O relógio de ponto eletrônico digital pode ser classificado como um REP-A ou um REP-P. Ambos os modelos permitem o registro de ponto por meio de sistemas informatizados, como softwares e aplicativos.
A diferença é que o REP-P é considerado um sistema mais robusto, seguro e completo. Por esse motivo, ele dispensa a necessidade de aprovação em convenção coletiva para ser instalado na empresa. Portanto, o uso do relógio de ponto digital é permitido por lei.
Como funciona o relógio de ponto eletrônico?
O funcionamento do relógio de ponto eletrônico varia conforme o desenvolvedor do sistema. De forma geral, tudo começa com a identificação do funcionário. Ele acessa o sistema utilizando diferentes métodos de autenticação de identidade, como reconhecimento facial, senha, QR Code, biometria, entre outros.
Depois disso, o sistema valida a identidade do colaborador e verifica se ele está autorizado a acessar o local de trabalho. Caso esteja autorizado, o próprio sistema registra automaticamente o horário de entrada, saída ou intervalo do funcionário.
Os dados registrados são armazenados em nuvem e podem ser tratados automaticamente. Ou seja, o sistema pode processar e calcular esses dados para identificar horas trabalhadas, horas extras, adicionais, atrasos, entre outros apontamentos que incidem sobre a folha de ponto.
Todo o processo de registro e tratamento do ponto pode ser acompanhado em tempo real pelos gestores de RH, desde que eles tenham acesso à central desse sistema.
Quais são os benefícios de um relógio de ponto digital?
O uso de um relógio de ponto digital pode proporcionar vários benefícios para as empresas. Afinal, ele conta com tecnologias que tornam o registro e a gestão do ponto mais eficiente e segura.
Confira a seguir as principais vantagens de investir nesse sistema:
Agilidade e facilidade de uso
Os relógios de ponto digitais são projetados para serem intuitivos e fáceis de usar, facilitando o processo de registro de ponto.
Afinal, o sistema desse método de controle pode ser acessado individualmente por meio de plataformas via web e aplicativos de ponto com interfaces amigáveis e simples de usar.
Como resultado, os funcionários têm facilidade para se adaptar ao sistema e fazer a marcação do ponto, reduzindo o tempo gasto nesse processo.
Conformidade legal e prevenção de processos trabalhistas
Ao adotar um relógio de ponto digital, a empresa evita processos trabalhistas relacionados às inconsistências na folha de ponto e ao cálculo incorreto da folha de pagamento.
Isso porque esse sistema garante o registro preciso do ponto dos funcionários, o armazenamento seguro desses dados e a automatização de processos.
Redução de erros e fraudes
Os relógios de ponto digitais evitam a ocorrência de erros e fraudes no registro de ponto porque utilizam tecnologias de autenticação de dados, como reconhecimento facial, geolocalização e biometria.
Essas tecnologias garantem a identidade do funcionário no momento do registro do ponto, evitando que a marcação seja feita por terceiros e outros tipos de fraudes.
Além disso, o relógio de ponto digital elimina a possibilidade de erros de digitação e cálculos incorretos, uma vez que o sistema é informatizado, garantindo maior precisão e confiabilidade nos dados.
Automatização de processos e economia de tempo
Outra vantagem importante de usar um sistema de ponto digital é a possibilidade de automatizar processos. O próprio sistema registra automaticamente o ponto dos funcionários e pode calcular de modo automático as horas trabalhadas, as horas extras, as faltas e os atrasos dos colaboradores.
Quais são os diferenciais do relógio de ponto eletrônico digital?
As vantagens citadas anteriormente são possíveis porque os relógios de ponto eletrônicos digitais apresentam algumas particularidades em relação a outros métodos de controle de ponto.
Confira a seguir os principais diferenciais desse sistema digital.
Segurança e proteção de dados
Qualquer sistema digital confiável precisa apresentar dispositivos que garantam a segurança de dados dos seus usuários. Por isso, um bom relógio de ponto digital também deve contar com esses aparatos.
Recursos avançados como métodos de autenticação de informações, criptografia de dados e armazenamento em nuvem são alguns exemplos de ferramentas que garantem a cibersegurança do sistema.
No Brasil, um bom relógio de ponto digital também deve ser projetado segundo a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que garante o uso responsável e ético das informações dos funcionários.
Facilidade de integração com sistemas de RH
Os melhores relógios de ponto digitais podem ser integrados com os sistemas de gestão de RH das empresas. Isso permite o compartilhamento rápido e eficiente de informações e facilita a gestão das pessoas, da folha de pagamento, dos benefícios e de outras áreas relacionadas.
Customização com as necessidades da empresa e flexibilidade
Outro diferencial importante oferecido pelo relógio de ponto digital é a possibilidade de customizar o sistema conforme as necessidades da empresa. Em outras palavras, os sistemas de ponto digital podem ser personalizados segundo as políticas internas de cada negócio.
Essa personalização envolve desde a configuração de diferentes políticas de registro de ponto e escalas de trabalho até regras flexíveis para cálculos de apontamentos.
Na prática, o sistema se adapta a diferentes necessidades da empresa, como empresas que adotam jornadas flexíveis, trabalho remoto, trabalho externo, entre outros cenários.
Relatórios e análises avançadas
Dependendo do desenvolvedor do relógio de ponto digital, o sistema também consegue gerar relatórios automáticos com análises avançadas relacionados à jornada dos funcionários.
Isso permite que os gestores tenham acesso a informações detalhadas sobre frequência e pontualidade dos colaboradores, horas extras trabalhadas, ausências e outras métricas importantes para o controle de jornada e a gestão de pessoas.
As informações desses relatórios orientam a tomada de decisões estratégicas, como o dimensionamento do quadro de funcionários, a otimização de escalas de trabalho e a identificação de tendências para otimizar a gestão da jornada de trabalho.
Quais são os impactos do relógio de ponto eletrônico digital na gestão de pessoas?
Conforme explicado, o relógio de ponto eletrônico digital oferece várias funcionalidades que otimizam a rotina do RH.
Afinal, ele conta com recursos que facilitam a realização de várias atividades importantes com mais segurança e precisão, incluindo o registro do ponto e o cálculo da folha de pagamento.
Por conta disso, ao adotar esse método de controle de ponto, a empresa também impacta positivamente sua gestão de pessoas.
Entenda a seguir quais são esses impactos:
Facilidade na avaliação de desempenho
O relógio de ponto digital permite o registro preciso do ponto e a automatização de processos relacionados à jornada de trabalho dos funcionários.
Por isso, empresas que adotam esse sistema têm acesso a dados precisos e confiáveis sobre a jornada de cada colaborador. Isso facilita a realização de avaliações de desempenho individuais e em equipe mais eficientes.
Assim, é possível identificar os pontos fortes e fracos de cada funcionário e tomar decisões estratégicas que impactam a gestão de pessoas. Por exemplo, programas de treinamentos, direcionamento de recursos, entre outras ações.
Otimização da organização da rotina de trabalho
Conforme explicado, o relógio de ponto digital permite um acompanhamento mais eficiente da jornada de trabalho dos funcionários. Além disso, ele possibilita o monitoramento de métricas relacionadas a esses dados.
Por conta dessas funcionalidades, empresas que adotam esse método de controle de ponto têm mais facilidade para identificar tendências de comportamento e padrões de produtividade.
Essas informações sinalizam aos gestores do RH que é preciso adotar estratégias para melhorar a organização da rotina do trabalho, visando garantir que as atividades sejam realizadas de forma mais eficaz e dentro dos prazos estabelecidos.
Promoção da transparência e equidade
O uso do relógio de ponto eletrônico digital também promove a transparência e a equidade no ambiente de trabalho. Afinal, todos os funcionários são submetidos ao mesmo sistema de registro de ponto e têm direito a acessar os dados sobre sua jornada.
Ou seja, independentemente do seu cargo ou posição na empresa, todos os colaboradores são submetidos às regras e políticas da empresa relacionadas à jornada de trabalho.
Isso ajuda a evitar situações de favoritismo ou injustiça na gestão da jornada de trabalho, garantindo que todos sejam tratados de forma justa e igualitária. Além disso, o acesso a dados do registro de ponto fortalece a transparência da empresa, auxiliando na construção de uma relação de confiança com o trabalhador.
Qual o melhor relógio de ponto eletrônico digital do mercado?
É a Pontotel! Nossa plataforma conta com recursos avançados que otimizam o registro, o tratamento e a gestão do ponto nas empresas.
Além de múltiplas formas de registro e autenticidade dos dados, nossa solução é intuitiva e fácil de usar. Em poucos segundos, o funcionário registra o ponto via web ou aplicativo e o gestor do RH é automaticamente notificado sobre a marcação.
O gestor ainda pode acompanhar a jornada de trabalho dos colaboradores em tempo real, em uma plataforma exclusiva de gestão que centraliza essas informações.
Além dessas facilidades, a Pontotel permite a personalização de regras de cálculo, otimiza o fechamento da folha de ponto, gera mais de 30 tipos de relatórios, tem integração com outros sistemas e muito mais!
Tudo isso é oferecido em uma plataforma 100% adequada à Portaria 671 e à LGPD. Ou seja, quem usa a Pontotel fortalece sua segurança jurídica e garante a proteção de dados da empresa e dos funcionários.
Quer saber mais sobre nosso relógio de ponto eletrônico digital? Converse com um dos nossos especialistas e tire todas as suas dúvidas com a Pontotel!
Conclusão
O relógio de ponto eletrônico digital é uma ferramenta que otimiza o trabalho do RH e facilita a gestão de pessoas na empresa. Isso porque ele simplifica e automatiza o processo de registro e tratamento de informações relacionadas à jornada de trabalho dos funcionários.
No entanto, para obter as vantagens do uso desse tipo de sistema, é importante que a empresa escolha um fornecedor de relógio de ponto digital com cuidado.
É importante conferir se ele está em conformidade com a legislação, oferece recursos que atendem as necessidades do negócio, tem um bom suporte técnico e conta com boas avaliações de clientes.
Essas características ajudam a escolher uma solução de ponto eficaz para empresas que buscam modernizar e otimizar o controle de jornada de trabalho dos funcionários.
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