Antes de tomar decisões que impactam o destino da empresa, é nos relatórios gerenciais que gestores e líderes buscam métricas que expliquem o retrato do momento presente e apontem para os caminhos no futuro.
Isso significa que a ausência de relatórios pode deixar as empresas à deriva, privadas da inteligência necessária para guiar escolhas estratégicas. Decisões fundamentadas em achismos, em vez de dados concretos, geram repercussões negativas nos resultados.
Para explicar como funcionam os relatórios gerenciais, este artigo traz um guia completo sobre o assunto. A seguir, confira um breve resumo dos pontos que serão explicados mais adiante a respeito das vantagens e da elaboração dos relatórios:
- O que são relatórios gerenciais?
- Quais são os principais tipos de relatórios gerenciais?
- Quais são os benefícios dos relatórios gerenciais?
- Como elaborar relatórios gerenciais efetivos?
Veja como introduzir os relatórios gerenciais nas operações da sua empresa!
O que são relatórios gerenciais?
Os relatórios gerenciais são todos os documentos que reúnem estatísticas, métricas, previsões e outras informações a respeito do desempenho da empresa. O objetivo principal é apresentar os dados de uma maneira que os relatórios sirvam como base para tomadas de decisões e planejamentos futuros.
É muito comum que exista uma diversidade de tipos de relatórios gerados por uma mesma empresa. Os principais exemplos incluem relatórios sobre finanças, obrigações contábeis, desempenho de marketing, logística, produção e satisfação do consumidor.
Para que servem os relatórios gerenciais?
A importância dos relatórios gerenciais vai além da mera apresentação de dados. Esses documentos oferecem uma lente por meio da qual a saúde de uma empresa pode ser avaliada nos mínimos detalhes. Os relatórios registram o desempenho, criam um histórico do progresso e permitem a comparação dos resultados em diferentes períodos.
No atual cenário corporativo, os dados estão direcionando cada vez mais as decisões, e a precisão dos relatórios gerenciais se tornou uma aliada das empresas. As novas tecnologias com base em inteligência artificial estão permitindo que as organizações automatizem suas atividades e extraiam delas dados para tomar melhores decisões.
Sem ferramentas capazes de organizar, formatar e apresentar os dados de maneira legível em relatórios gerenciais, os gestores podem acabar perdendo oportunidades de negócio e ficando atrás de seus concorrentes.
Quais são os principais tipos de relatórios gerenciais?
Uma variedade de operações de uma empresa gera dados passíveis de serem coletados, organizados e interpretados. A cada setor, esses dados podem ser transformados em relatórios gerenciais específicos. Confira, a seguir, os principais tipos desses documentos.
Relatórios financeiros e contábeis
Os relatórios financeiros e contábeis contribuem com a avaliação da saúde econômica de uma empresa. O balanço patrimonial, por exemplo, é um documento que destaca os ativos, os passivos e o patrimônio líquido. Ele oferece uma visão consolidada das finanças.
O demonstrativo de resultados é outro bom exemplo de relatório financeiro, pois apresenta as receitas, as despesas e os lucros ao longo de um período específico. É um documento que permite uma análise detalhada do desempenho da empresa.
Além disso, o fluxo de caixa é um relatório que revela as movimentações de dinheiro, e auxilia na compreensão da liquidez e capacidade de pagamento da empresa.
Relatórios de análise de riscos
Os relatórios de análise de riscos são documentos que ajudam a identificar e gerenciar possíveis ameaças internas e externas. O mapeamento de riscos é o principal tipo de relatório de risco, por destacar eventos que podem impactar a empresa.
Outro exemplo muito comum nas empresas é o relatório de impacto de riscos, que analisa as consequências possíveis dos riscos a serem enfrentados.
Relatórios de crescimento
Os relatórios de crescimento fornecem uma visão da evolução da empresa ao longo do tempo. O relatório de vendas é um exemplo primordial, porque destaca dados sobre transações, clientes e produtos mais vendidos.
Um relatório de expansão de mercado pode identificar oportunidades em novas regiões ou segmentos, orientando a expansão estratégica da empresa. Já um relatório de desempenho de produtos analisa a aceitação do mercado e a rentabilidade de cada produto para subsidiar decisões relacionadas ao mix de produtos e às estratégias de marketing.
Relatórios de qualidade
Os relatórios de controle de qualidade são aqueles que detalham métricas como defeitos, conformidades e eficácia dos processos produtivos da empresa. Outro exemplo é o relatório de satisfação do cliente, que coleta feedback direto dos consumidores para atender às expectativas e fazer ajustes no relacionamento com o público.
Por fim, o relatório de não conformidades (RNC) destaca áreas nas quais os padrões não foram atendidos. Seu objetivo é indicar melhorias contínuas nos processos e produtos.
Relatórios de recursos humanos
As atividades que impactam o capital humano da empresa também geram dados que podem ser reunidos em relatórios gerenciais. Nesse caso, os documentos costumam apresentar dados sobre processos específicos do RH. Por exemplo, relatório com métricas sobre o registro de ponto ou relatório sobre recrutamento e seleção.
A análise desses dados possibilita ajustes na rotina das equipes, alocação de funcionários e outras medidas que promovem um ambiente de trabalho mais produtivo.
Quais são os benefícios dos relatórios gerenciais?
Um bom relatório não apenas centraliza informações em um mesmo documento, mas também pode fornecer as bases para uma empresa tomar decisões relacionadas ao aumento da produtividade, à melhora nas condições de trabalho e ao estímulo à inovação.
A seguir, entenda mais sobre como os relatórios gerenciais podem catalisar transformações positivas nas operações empresariais.
Tomada de decisões embasada em dados
De acordo com pesquisa da McKinsey, apenas 20% das organizações se consideram realmente eficazes para a tomada de decisão. Esse é um percentual baixo, considerando a ampla oferta de ferramentas capazes de coletar dados para processos decisórios e tornar uma organização data driven.
Com relatórios completos e bem elaborados, é possível que mais empresas aproveitem o potencial que os dados podem trazer para seus processos decisórios.
Monitoramento de desempenho
Na rotina de monitoramento, a falta de dados estruturados dificulta a análise de padrões e a tomada de decisões. Com os relatórios gerenciais, isso deixa de ser um problema. Por meio de gráficos, tabelas e estatísticas, os gestores encontram o que precisam nos relatórios para avaliar o desempenho da empresa em suas principais atividades.
Um bom exemplo acontece quando as empresas utilizam tecnologias para gerenciar a rotina de registro de ponto dos funcionários. É comum que bons softwares de gestão de ponto eletrônico forneçam dados sobre a jornada de trabalho de cada colaborador e, muitas vezes, reúnam esses dados em relatórios gerenciais.
Os relatórios gerados pelo software proporcionam ao RH uma visão clara de fatores como pontualidade, horas extras e número de faltas. Com esse monitoramento, fica mais fácil tomar decisões quanto à gestão da equipe de trabalho.
Identificação de tendências e oportunidades
A capacidade de reconhecer padrões e oportunidades de melhoria é uma das principais vantagens quando uma empresa conta com relatórios bem elaborados. Esse, na verdade, é o primeiro passo para corrigir problemas e apostar na inovação.
Por exemplo, ao analisar relatórios internos relacionados ao desempenho e à satisfação dos funcionários, os gerentes de RH podem identificar padrões que indicam fatores que contribuem para a produtividade ou, inversamente, para a rotatividade.
O grande desafio é que isso ainda não é uma realidade na maioria das empresas. Uma pesquisa do Capgemini Research Institute indica que apenas 39% das organizações transformam insights baseados em dados em vantagem competitiva sustentável.
Para mudar esse cenário, é preciso que a gestão das empresas incorpore a análise de dados em suas instâncias decisórias. Ao dar esse passo, os relatórios gerenciais serão os maiores aliados dos gestores.
Como elaborar relatórios gerenciais efetivos?
Na era digital, a tarefa de coletar, organizar e apresentar dados em relatórios já não demanda mais esforço manual. Soluções digitais para operações específicas das empresas podem realizar essas etapas de forma automatizada. Contudo, mesmo com a automação, é preciso que os gestores realizem algumas etapas antes de ler os relatórios. Confira!
Definição de objetivos claros
Antes de coletar dados e elaborar relatórios, é fundamental compreender o propósito final desses documentos. É uma etapa inicial que envolve uma análise cuidadosa dos objetivos estratégicos da empresa.
Por exemplo, se a empresa pretende melhorar a eficiência operacional, os relatórios podem focar indicadores como tempo médio de produção ou taxa de utilização de recursos. Se a prioridade for impulsionar as vendas, os relatórios podem se concentrar em métricas como conversão de leads ou ticket médio.
Escolha dos indicadores adequados
Uma vez que os objetivos estão definidos, o próximo passo para elaboração do relatório é identificar as métricas que melhor refletem o progresso em direção a esses objetivos. Se o objetivo é aumentar a satisfação do cliente, por exemplo, os indicadores podem incluir tempo de resposta a solicitações, taxas de resolução de problemas e feedbacks positivos.
Coleta e análise de dados
Neste estágio do processo, a empresa precisa desenvolver sistemas para reunir informações relevantes que, posteriormente, serão organizadas e apresentadas nos relatórios gerenciais. O uso de um sistema de registro de ponto digital para coletar dados sobre a jornada dos colaboradores é um dos exemplos.
Apresentação e feedback
A forma como as informações são organizadas no relatório contribui com a compreensão dos gestores e, muitas vezes, a aceitação pelos stakeholders. Por esse motivo, os relatórios gerenciais devem ser claros, concisos e alinhados com as expectativas de quem os lerá.
Considere que uma empresa deseje apresentar seu desempenho financeiro trimestral aos acionistas. Utilizar gráficos objetivos e uma narrativa coesa, destacando indicadores-chave como receitas, despesas e margens de lucro, pode facilitar a compreensão do público.
Conclusão
Embora os relatórios gerenciais sirvam como registros do desempenho da empresa com suas operações diárias, essa não é a única finalidade desses documentos. Como foi visto até aqui, os relatórios são, por si só, ferramentas indispensáveis quando gestores e líderes buscam orientação para tomar decisões estratégicas.
Contudo, a eficácia dos relatórios está ligada às tecnologias utilizadas em sua criação. Não basta apenas reunir dados, é necessário contar com as ferramentas certas para processar as informações e apresentá-las de forma clara e acessível.
Com boas soluções tecnológicas, a empresa pode usar os dados dos relatórios para criar uma gestão mais inteligente e voltada para o sucesso a longo prazo.
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