O setor de Recursos Humanos é um dos mais estratégicos de toda a empresa, pois ele precisa trabalhar com dados e informações que possibilitam o sucesso do negócio. E, para ajudar nessa tarefa, é possível criar um relatório de RH, documento que auxilia na criação de estratégias para o negócio.
O relatório de RH é uma ferramenta que deve fazer parte da rotina da empresa, mas é preciso entender o que é e qual é a melhor forma de criá-lo, sem exigir tempo excessivo dos colaboradores.
Para ajudar você e a sua empresa a elaborar relatórios de RH da melhor forma possível, além de apresentar a importância desses documentos, este artigo explicará todas essas informações, por meio dos seguintes tópicos:
- O que é o relatório de RH?
- Para que servem os relatórios de RH?
- Qual a importância dos relatórios de RH?
- Benefícios dos relatórios de RH
- Principais tipos de relatórios de RH
- Como fazer relatório de RH automaticamente?
Aproveite o conteúdo e tenha uma boa leitura!
O que é o relatório de RH?
O relatório de RH é uma ferramenta de estratégia criada pelo setor de Recursos Humanos para coletar e analisar dados variáveis e métricas, com o intuito de propor melhorias para o cumprimento dos objetivos da empresa.
O relatório de Recursos Humanos reúne dados diversos em um documento para facilitar a análise e a visão geral da situação atual da empresa. As informações que estão contidas no relatório estão relacionadas às questões que envolvem as atividades do RH, como recrutamento e seleção e índice de satisfação dos colaboradores.
O documento serve para que o setor de Recursos Humanos consiga fazer uma análise dos dados coletados para traçar objetivos e estabelecer indicadores de performance.
Para que servem os relatórios de RH?
Os relatórios de RH são extremamente úteis e de suma importância para a gestão do negócio e para o setor de Recursos Humanos, pois são um material que possibilita que a empresa tome as melhores decisões no processo de gerenciamento.
Por exemplo, se uma empresa tem uma alta taxa de turnover ou vem demonstrando mal desempenho em suas pesquisas de satisfação internas em um determinado setor, será possível fazer essa constatação e tomar atitudes a partir da visualização e da interpretação dos dados de um relatório.
Para que um relatório de RH seja útil e eficaz, é importante que ele apresente informações sobre os processos da empresa e sobre a visão dos seus funcionários a respeito desses processos, só assim será possível ter uma perspectiva ampla sobre a situação da gerência da empresa.
Além disso, ele permite que a empresa otimize seus resultados e tome decisões mais conscientes, baseadas em fatos e estatísticas. Logo, sua elaboração é indispensável para o negócio.
Qual a importância dos relatórios de RH?
O setor de Recursos Humanos é um setor estratégico da empresa, por isso, as tomadas de decisões que partem dele devem ser baseadas em análises e levantamentos de dados sobre a situação da companhia.
Portanto, a criação de relatórios de RH é essencial, pois possibilita a organização desses dados para que haja um estudo sobre o negócio e que as decisões sejam tomadas de forma estratégica com base no que foi coletado.
Com eles, as decisões se tornam mais assertivas, e há facilidade no cumprimento do planejamento estratégico da empresa. Além do mais, os relatórios propiciam que o RH faça uma integração interna da empresa a partir de dados relevantes.
Para além disso, o desenvolvimento de relatórios de RH serve para documentar os históricos e monitorar os dados anteriores e os atuais da empresa; é uma ferramenta de organização que aprimora constantemente as estratégias do negócio.
A seguir, entenda com mais detalhes a importância dos relatórios de RH.
Indicadores documentados
Os indicadores de RH quantificam o rendimento das equipes e dos colaboradores e mensuram o desempenho das atividades e processos da empresa, para identificar problemas e, assim, propor soluções.
Com a criação de relatórios de RH, os indicadores ficam documentados para que fiquem disponíveis à gestão e ao próprio time de Recursos Humanos, a fim de que sejam usados no processo de conquista de objetivos da empresa e no histórico de informações.
Organização interna do setor
Como mencionado anteriormente, o RH é um setor estratégico; portanto, a organização é um fator essencial para que o trabalho ocorra com qualidade.
Sendo assim, a criação de relatórios possibilita melhor organização das informações relevantes sobre a empresa, com categorização por setores ou data, por exemplo.
Esse processo vai fazer com que colaboradores atuais e futuros consigam encontrar com facilidade dados importantes sobre o negócio, o que pode contribuir com estratégias para todos os setores da empresa.
Aprimoração de processos
Os relatórios de RH permitem que haja uma visualização dos processos internos da empresa da forma como eles ocorrem e na perspectiva dos colaboradores, ou seja, eles são bilaterais.
Isso é importante, pois, por exemplo, a gestão pode implementar um processo que funciona em outras empresas, mas que, na sua, gera uma insatisfação por parte dos colaboradores. Ou seja, por mais que seja um processo que seja exitoso em outros lugares, não foi bem aceito pelos funcionários.
Com um relatório de RH, é possível que isso seja evidenciado e a empresa aprimore os processos a partir dos feedbacks recebidos pelos colaboradores e da análise de resultados.
Monitoramento de dados importantes
Monitorar o que está acontecendo na empresa é benéfico para evitar problemas e prejuízos maiores para ela.
Por exemplo, se está sendo observado um aumento de desligamento de funcionários em um determinado setor, é possível que o time esteja passando por algum problema.
Estar atento aos dados e às informações sobre o desempenho dos colaboradores e da empresa em tempo real vai ajudar nas decisões da gestão. Portanto, a realização da análise de relatórios de RH com frequência possibilita que a gestão busque tomar providências de forma mais ágil.
Avaliação do clima organizacional
O clima organizacional são os sentimentos e as opiniões dos colaboradores sobre o local de trabalho. Ele faz parte do conjunto de informações que estão presentes nos relatórios de Recursos Humanos.
Essas informações são coletadas a partir de pesquisas de clima organizacional e conseguem mensurar como está o ambiente organizacional e qual o impacto do humor dos colaboradores em sua produtividade.
Estar atento a essas pesquisas é importante para evitar o absenteísmo e o turnover, por exemplo, já que a insatisfação no trabalho é uma das causas desses problemas.
Benefícios dos relatórios de RH
Os relatórios de RH são benéficos não só para o departamento de Recursos Humanos, como para toda a empresa e seus diversos setores. As informações presentes no relatório podem servir como guia na tomada das melhores decisões para a empresa.
Um dos principais benefícios desses documentos é a possibilidade de monitorar a saúde da empresa. Isso quer dizer que é possível observar os momentos de avanço, retrocesso e instabilidades de uma companhia.
Outra vantagem é a facilidade em traçar objetivos para a empresa a partir das métricas observadas nos relatórios. Com esses números, os gestores conseguem definir metas baseadas na situação atual da empresa, possibilitando uma expectativa mais realista.
Além disso, é possível melhorar a satisfação e, consequentemente, a produtividade dos colaboradores, uma vez que há o acompanhamento do clima organizacional, possibilitando tomar atitudes que contribuirão para o bem-estar dos funcionários.
Principais tipos de relatórios de RH
Agora que você já entende o que é um relatório de RH, é hora de descobrir quais são os tipos de relatórios de RH existentes e como eles podem ajudar na rotina da sua empresa.
Atualmente, já é possível elaborar esses relatórios por meio de softwares automatizados, que apresentam e organizam os dados em alguns cliques.
Confira a seguir quais são os principais tipos de relatórios de Recursos Humanos.
Espelho da folha de ponto
O espelho da folha de ponto é o relatório que apresenta os dados sobre a jornada de trabalho do colaborador, tais como entrada, saída, pausas, ausências e faltas.
Além disso, ele possibilita a análise de informações que podem ser úteis, como excesso de atrasos ou horas extras dos colaboradores.
Com a Pontotel, é possível ter a folha de ponto de modo online, uma forma mais prática e automatizada de reunir todas essas informações. A plataforma fica responsável por fazer os cálculos e montar a folha de ponto, sendo mais rápido e simples do que realizar o processo de forma manual.
Planilhas de apontamentos dos colaboradores
A planilha de apontamento é um relatório que permite que você visualize de forma específica informações relacionadas à jornada de trabalho dos colaboradores, como horas extras, dias trabalhados, dias em falta, saídas antecipadas, etc.
É possível selecionar essas informações a partir de dados da folha de ponto, mas, se você utiliza planilhas ou uma folha de ponto manual, essa atividade pode ser trabalhosa.
Por isso, é recomendado o uso de uma plataforma de gestão de ponto, pois ele apresenta todas essas informações de forma automatizada, podendo ser catalogadas de acordo com o interesse da empresa.
Relatório de absenteísmo
O relatório de absenteísmo apresenta informações sobre a quantidade de ausências dos colaboradores no dia a dia da empresa.
Os principais indicadores presentes neste relatório são:
- Faltas justificadas ou não;
- Quantidade alta de atestados;
- Saídas antecipadas;
- Atrasos.
A forma mais eficaz de conseguir o relatório de absenteísmo é por meio de um sistema de ponto alternativo. Com a plataforma de sistema de ponto online da Pontotel, é possível obter relatórios de índice de absenteísmo da sua empresa, sem a necessidade de fazer cálculos manuais.
Relatório de horas extras
Toda hora de trabalho excedente da jornada de trabalho do colaborador pode ser considerada como hora extra. O relatório de horas extras apresenta os locais de trabalho ou o empregado que realizou hora extra em um determinado período de tempo.
É possível extrair essas informações da folha de ponto, mas empresas que utilizam um software de ponto online conseguem obter o relatório de forma prática e automática, precisando apenas selecionar o período e o(s) funcionário(s) desejado(s).
Planilha de benefícios
A planilha de benefícios reúne as informações referentes a valores dos benefícios, quais são eles, dias de pagamento e informações sobre os colaboradores.
Esse relatório é importante, já que o valor dos benefícios pode mudar por diversos motivos: quando o funcionário falta ou quando há feriados, por exemplo.
Relatórios de afastamentos e férias
Outro relatório de RH é o relatório de afastamentos e férias.Esse relatório apresenta uma relação com informações sobre o colaborador, o início e o final do afastamento ou das férias e a quantidade de dias fora.
Empresas que usam softwares digitais para gestão de ponto, como a plataformas da Pontotel, conseguem obter esse relatório de forma automática.
Relatório de escalas
A escala de trabalho é a forma como é distribuída a jornada de trabalho dos funcionários semanalmente. Existem diversas possibilidades de escalas de trabalho e, para ajudar a controlá-las, existe o relatório de escalas.
Esse relatório aponta a escala de cada empregado nos 7 dias da semana, separados por posto de trabalho.
Por meio de um sistema de ponto online, é possível obter o relatório de escalas de forma automática, gerando um arquivo que pode variar conforme a sua preferência.
Relatório de desempenho
O relatório de desempenho é uma ferramenta utilizada para medir os resultados da empresa. Ele mensura a produtividade dos setores ou dos funcionários de forma individual.
O intuito desse relatório é fornecer informações sobre os processos da empresa, para analisar o desempenho dos colaboradores.
Esse relatório pode ser feito utilizando softwares de análise, a opção mais fácil e moderna, que proporciona segurança e veracidade nas informações.
Como fazer relatório de RH automaticamente?
Agora que você já sabe o quanto é importante para uma empresa a criação de relatórios de RH, é útil entender como eles podem ser feitos de forma automática. Afinal, não há por que perder tempo com processos manuais quando já é possível fazer tudo de forma instantânea.
Empresas que utilizam softwares de ponto eletrônico alternativos conseguem ter relatórios automáticos e atualizados em tempo real. Com alguns cliques, é possível obter relatórios de escalas, horas extras, férias ou absenteísmo, por exemplo.
Investir em softwares especializados poupa o tempo do setor de Recursos Humanos e possibilita que os colaboradores possam focar em assuntos mais estratégicos, como interpretar os dados dos relatórios e tomar decisões a partir deles.
Existem diversas opções no mercado, portanto, é preciso estudar o histórico da sua empresa de interesse e saber se o software possui as funcionalidades que o seu negócio necessita.
A seguir, veja uma opção de software que gera mais de 30 tipos de relatórios de Recursos Humanos de forma automática.
Conheça a Pontotel: plataforma que gera mais de 30 tipos de relatórios de RH automaticamente
No decorrer do artigo, comentou-se que existem softwares especializados para a criação de relatórios de RH de forma automática.
Seria bem mais prático se sua empresa deixasse de gastar tempo com processos manuais e burocráticos, não é mesmo?
Para isso, vale saber mais sobre a plataforma da PontoTel, um sistema de registro de ponto online que permite a geração de mais de 30 tipos de relatórios de RH de forma automática. Com ela, seus colaboradores fazem o registro do ponto em uma mídia com acesso a internet, e as informações são atualizadas em tempo real.
Assim, basta alguns cliques para que o setor de Recursos Humanos consiga ter acesso aos mais diversos relatórios disponíveis, como os de escalas, horas extras, férias, ausências ou absenteísmo.
Além de apresentar os relatórios de forma prática e eficiente, a plataforma de ponto online da Pontotel vai modernizar a forma como sua empresa faz o registro da jornada de trabalho dos colaboradores.
É possível observar informações importantes sobre seu negócio em tempo real e de forma organizada, como a ausência de colaboradores ou o horário de entrada e saída de cada um deles. Quer saber mais? Preencha o formulário abaixo e tenha acesso a uma demonstração gratuita!
Conclusão
Ficou evidente, portanto, que o relatório de RH é uma ferramenta essencial para a organização do setor de Recursos Humanos e para ajudar o seu negócio a tomar as melhores decisões no intuito de preservar a saúde da empresa.
Contudo, como foi apresentado, é recomendável utilizar softwares especializados para a geração desses relatórios, uma vez que eles facilitam a rotina da gestão da empresa, e fazer isso de forma manual pode atrapalhar mais do que ajudar.
Investir em um bom software para geração de relatórios e conscientizar o corpo da empresa sobre a importância de fazê-los e mantê-los atualizados é um ponto crucial para que seu negócio tome decisões acertadas que vão impactar positivamente nos resultados.
Se você gostou desse texto e quer se manter atualizado sobre as novidades do mundo corporativo, compartilhe esse artigo com seus colegas de trabalho e continue acompanhando o blog Pontotel para não perder nada.
