O relatório de absenteísmo é um dos principais registros que o departamento de RH de uma empresa precisa monitorar. Ao contrário do que muitos podem pensar, esse documento tem outras funções além de informar quantas faltas teve um funcionário.
A emissão de relatórios atualizados de absenteísmo pode ajudar o RH e as lideranças da empresa a atuar de forma proativa diante de problemas no controle da jornada de trabalho, ajustar políticas internas e planejar melhorias que valorizem colaboradores assíduos.
Este artigo traz alguns insights sobre como fazer um relatório de absenteísmo e por que o departamento de RH pode usar esse registro na gestão de pessoas. Confira, na lista abaixo, um resumo do que será explicado mais adiante:
- O que é absenteísmo?
- Quais são as principais causas do absenteísmo?
- O que é um relatório de absenteísmo?
- Por que é importante gerar um relatório de absenteísmo?
- Como fazer a gestão de absenteísmo?
- Qual o melhor software de ponto para geração de relatório de absenteísmo?
Entenda como esse relatório pode transformar a gestão de absenteísmo!
O que é absenteísmo?
O termo “absenteísmo” significa a frequência de ausências não programadas dos funcionários no local de trabalho. Essas ausências podem ser causadas por diversos fatores, como doenças, problemas pessoais, desmotivação ou até questões relacionadas ao próprio ambiente, ou às condições de trabalho.
Ao contrário das ausências programadas, como férias ou licenças, o absenteísmo caracteriza-se por sua imprevisibilidade e, muitas vezes, pode impactar negativamente as operações diárias de uma empresa.
Quais são as principais causas do absenteísmo?
Por trás das faltas de um funcionário, podem existir questões que vão muito além de um simples “não estou a fim de trabalhar hoje”. O absenteísmo, quando acontece com frequência, é um indicativo de que algo não vai bem, seja com o colaborador ou com o ambiente de trabalho. As causas mais comuns são:
- Falta de motivação: o relatório “Estado do Ambiente de Trabalho Global de 2024” mostra que, no Brasil, 59% dos profissionais não estão engajados com o trabalho e cumprem apenas o mínimo necessário. A falta de engajamento pode deixar o colaborador desmotivado e fazê-lo faltar com frequência;
- Problemas pessoais: questões familiares, dificuldades financeiras ou crises emocionais podem afastar o funcionário por alguns dias;
- Doenças: resfriados, gripes, dores crônicas ou problemas de saúde mais graves estão entre as principais razões pelas quais as pessoas acabam faltando ao trabalho;
- Estresse: pressão excessiva, prazos apertados e cargas horárias longas geram estresse, o que pode levar à exaustão física e mental, resultando em ausências;
- Condições de trabalho ruins: ambientes desconfortáveis, inseguros ou que não oferecem o suporte necessário para as atividades também podem ser fatores de afastamento;
- Conflitos no ambiente de trabalho: desentendimentos com colegas ou gestores podem deixar o funcionário desgastado e fazer com que ele prefira se afastar.
Uma certa taxa de absenteísmo é inevitável e até “aceitável” em qualquer empresa. Segundo a revista Exame, de modo geral, um índice de até 4% pode ser considerado aceitável. Contudo, não existe um número fixo ideal para todas as empresas, já que esse índice pode variar bastante dependendo do setor e do porte da organização.
O que é um relatório de absenteísmo?
Relatório de absenteísmo é um documento que reúne e analisa dados sobre as ausências dos colaboradores em uma organização, visando identificar padrões, causas e impactos dessas ausências no desempenho da empresa.
Ele é emitido geralmente pelo departamento de Recursos Humanos (RH), a partir de informações coletadas em registros de ponto, atestados médicos e outros documentos formais que justificam ou registram as ausências.
O relatório apresenta dados como:
- Frequência de faltas;
- Número total de horas ou dias perdidos;
- Motivos das ausências;
- Porcentagem de colaboradores ausentes em relação ao total da força de trabalho.
Esses dados costumam estar organizados por períodos (mensal, trimestral ou anual), por departamentos ou equipes, e até mesmo por categorias de ausência, como faltas justificadas e não justificadas, ou por tipo de ausência, como doenças, acidentes de trabalho e motivos pessoais.
Por que é importante gerar um relatório de absenteísmo?
Muitas vezes, o absenteísmo aparece como mais um dado em relatórios gerais emitidos pelo RH. Mas a verdade é que esse índice merece um olhar mais atento, já que ele pode dizer muito sobre a saúde da empresa e dos seus colaboradores. Confira alguns dos ganhos reais que podem surgir com o relatório de absenteísmo.
Identificação de padrões e tendências
O problema econômico que um excesso de faltas no trabalho pode gerar às vezes não está em um funcionário específico, mas em um padrão ou uma tendência que só pode ser identificado com uma análise mais detalhada.
Por exemplo, a empresa pode notar que as ausências aumentam sempre perto de feriados ou em certos departamentos, e isso pode ser um indicativo de algo maior, como sobrecarga de trabalho em áreas específicas ou problemas de motivação.
Esse tipo de padrão revelado com a ajuda de um relatório serve para entender onde está o problema e como a empresa pode agir de forma preventiva, seja ajustando prazos, oferecendo mais suporte ou revisando a distribuição de tarefas.
Aprimoramento das políticas de bem-estar no trabalho
Se a maioria das ausências está relacionada aos problemas de saúde ou ao ambiente de trabalho, o relatório ajuda a ver com clareza o que precisa ser melhorado. Talvez a empresa precise investir mais em programas de saúde ocupacional ou rever condições ergonômicas.
Às vezes, até uma política de flexibilização de horário pode ser uma solução. O relatório pode ser um termômetro que mede a saúde do ambiente de trabalho e fornece pistas sobre onde estão os pontos de atenção.
Segundo Lara Avelino, analista de RH, psicóloga organizacional, há um impacto direto de dados organizados em relatórios na tomada de decisões: “A partir de relatórios, temos a possibilidade de trazer, aumentar e alimentar inúmeros indicadores que realmente nos ajudarão a tomar decisões mais assertivas e embasadas. Isso nos permite chegar, como RH, junto à diretoria e à gestão mais alta da empresa”.
Redução de custos com substituições e horas extras
Em todas as vezes que alguém falta no trabalho, os líderes precisam encontrar um jeito de cobrir a ausência, seja chamando outro colaborador ou pagando horas extras. E isso tem um custo que, acumulado, pode ser bem alto.
Com o relatório, a empresa consegue atuar de forma estratégica para reduzir essas ausências, o que, no fim das contas, diminui gastos com reposições. Quanto menos faltas inesperadas, menos substituições e horas extras, e mais economia para a empresa.
Melhoria na satisfação e no engajamento dos funcionários
Um estudo da consultoria Bain & Company destaca que um funcionário desmotivado pode ser até 125% menos produtivo do que aqueles que se sentem engajados e inspirados. Ou seja, o impacto vai muito além das faltas em si — a falta de engajamento pode prejudicar toda a operação.
É importante lembrar que a desmotivação no trabalho é um dos primeiros sinais de “demissão silenciosa ”, quando o funcionário ainda está presente fisicamente, mas já deixou de se engajar com as metas e responsabilidades.
Por outro lado, quando a empresa toma ações para aumentar a satisfação, o resultado é um ciclo positivo: funcionários mais motivados, menos ausências e uma produtividade muito mais alta.
Como fazer a gestão de absenteísmo?
A gestão de absenteísmo não é só monitorar faltas e atrasos. É uma tarefa mais “estratégica”, que envolve entender os motivos por trás dessas ausências e planejar formas de reduzir o impacto delas na empresa. Confira algumas dicas para realizar essa gestão!
Monitoramento constante e análise de dados
Muitas empresas deixam o monitoramento dos dados de lado, e quando percebem, as faltas já estão impactando os resultados. Mas a verdade é que monitorar as taxas de faltas com regularidade é a única maneira de identificar padrões de ausência e entender quais são as áreas mais afetadas.
Com essa análise, fica mais fácil perceber se as ausências estão concentradas em algum período específico, como dias de pico de trabalho ou épocas do ano.
Promoção de uma cultura de apoio e flexibilidade
Funcionários que se sentem acolhidos e valorizados têm menos tendência a faltar. Então, criar uma cultura de apoio, na qual os colaboradores sabem que podem contar com a empresa em momentos difíceis, faz toda a diferença.
Na prática, essa cultura pode envolver várias iniciativas, como a flexibilização de horários para que o funcionário consiga balancear melhor suas responsabilidades pessoais e profissionais, além de benefícios que estimulem o cuidado da saúde mental e física.
Uso de tecnologias para controle de frequência
As ferramentas de controle de ponto facilitam o monitoramento das entradas e saídas, e ainda ajudam a automatizar o cálculo de horas trabalhadas e ausências. Com isso, o RH tem uma visão atualizada da frequência dos funcionários e pode tomar decisões baseadas em dados assertivos , sem depender de registros manuais ou inconsistentes.
Qual o melhor software de ponto para geração de relatório de absenteísmo?
A Pontotel é a melhor opção de software para acompanhar o absenteísmo da empresa. Além de realizar o controle de ponto, nossa plataforma oferece segurança em todas as operações para gerenciar a jornada de trabalho dos funcionários.
Com a plataforma de ponto da Pontotel, o RH pode ser mais ágil no registro, no controle e no acesso a informações sobre o absenteísmo. Em poucos cliques, é possível gerar relatórios personalizados que ajudam a identificar padrões de faltas e a entender o que está acontecendo na empresa.
Quer entender como funciona na prática? Agende uma demonstração com um de nossos especialistas através do formulário abaixo:
Conclusão
O registro atualizado das faltas com o relatório de absenteísmo pode impactar as empresas de várias maneiras positivas. Não se trata apenas de contar quantos dias um funcionário faltou, mas de entender o que está por trás dessas ausências e como isso afeta o clima organizacional e a produtividade.
Na Pontotel, o monitoramento do absenteísmo e de outros índices é muito mais prático. Com poucos cliques, já é possível acessar relatórios personalizados que oferecem uma ampla visão dos padrões e tendências na jornada de trabalho de toda a empresa.
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