Além de estarem envolvidas em situações restritas aos seus nichos, as organizações possuem necessidades específicas. E é exatamente por isso que elas devem criar o regulamento interno da empresa.
Problemas podem surgir porque a legislação trabalhista — apesar de conter uma variedade de normas e abranger inúmeros cenários — não é totalmente completa, impedindo-a de atender todas as necessidades de um negócio.
Essa, contudo, não é a única complicação. A lei trabalhista também pode gerar ambiguidades e até mesmo ser difícil de compreender, abrindo brechas para que os colaboradores descumpram cláusulas — com ou sem intenção.
Diante disso, como resolver tais problemas? Criando o regulamento interno da empresa: um documento que, embora não seja exigido por lei, traz diversas vantagens tanto para o empregador quanto para o empregado.
Por isso, neste artigo, você irá conferir:
- O que é o regulamento interno da empresa?
- Para que serve o regulamento interno?
- Quais as vantagens do regulamento interno para as empresas?
- Quais informações devem constar no regulamento interno da empresa?
- Como elaborar um regulamento interno?
- Quais cuidados tomar ao elaborar o regulamento interno?
- Qual a diferença entre regulamento interno e código de conduta?
- O que fazer se um colaborador se recusar a seguir o regulamento interno da empresa?
Boa leitura!
O que é o regulamento interno da empresa?
O regulamento interno da empresa é um documento em que está descrito um conjunto de direitos e deveres que tanto o empregador quanto os empregados devem seguir. Também contém o que acontece se alguma das normas forem descumpridas.
Existem inúmeras normas previstas na legislação trabalhista. No entanto, elas nem sempre satisfazem todas as necessidades que uma organização possui. Sendo assim, para que tais normas possam ser complementadas, cria-se o regulamento interno da empresa.
Uma organização pode criar esse conjunto de regras quando quiser e, caso não queira, não será legalmente obrigada. No entanto, caso decida criar o regulamento interno, não pode fazê-lo de qualquer maneira. Ela, por exemplo, não pode criar normas que violem os direitos já assegurados por lei.
Além disso, deve haver a conscientização dos empregados sobre o regulamento interno da empresa; dessa forma, caso alguém viole qualquer uma das regras, será devidamente punido. Essa conscientização é feita por meio da equipe de RH, mediante a assinatura para comprovação de leitura e recebimento.
Para que serve o regulamento interno?
Em essência, o regulamento interno da empresa tem o objetivo de manter a ordem. Entretanto, como citado, também tem a função de criar regras para situações específicas que, apesar de interferirem diretamente na dinâmica da empresa, não são previstas pela legislação trabalhista.
Mesmo que a lei trabalhista tenha sido devidamente elaborada, pode acontecer de, vez ou outra, gerar duplos sentidos ou dificuldade de interpretação. Portanto, outra finalidade da criação do regulamento interno é justamente a de eliminar essas eventuais ambiguidades e dificuldades de compreensão, que podem vir à tona durante a leitura da lei.
Por fim, o regulamento interno da empresa não serve apenas como um conjunto de instruções, mas também como uma maneira de conscientizar os colaboradores a respeito:
- Da atuação da empresa;
- Do funcionamento da empresa;
- De como a empresa espera que os seus colaboradores ajam diante da sociedade.
Quais as vantagens do regulamento interno para as empresas?
A criação do regulamento interno da empresa tem diversas finalidades, e, quando essas finalidades são alcançadas, a organização passa a usufruir algumas vantagens. Veja a seguir quais são elas.
Aumento na produtividade
Quando se cria um regulamento interno e, a partir dele, os colaboradores tornam-se conscientes das normas, eles automaticamente empenham-se para evitar descumpri-las. Como resultado disso, tem-se mais ordem e disciplina dentro da empresa.
E, se há ordem e disciplina, tem-se uma rotina de trabalho mais eficaz e saudável, gerando mais desempenho e aumento de produtividade.
Segurança jurídica
Ao estabelecer os direitos e deveres no regulamento interno da empresa, ganha-se segurança jurídica. Isso porque fica determinado, em documento, as relações entre o empregador e o empregado, evitando que a organização sofra processos trabalhistas, por exemplo.
Quais informações devem constar no regulamento interno da empresa?
As regras que devem constar no regulamento interno da empresa vão desde as mais básicas, como as referentes à higiene pessoal, até as mais multifacetadas, como as de segurança de informação. A seguir, veja as informações, agrupadas em capítulos, que devem constar no documento:
- Apresentação da missão, visão e valores da empresa;
- Introdução, explicando os objetivos do documento;
- Capítulo sobre contratação, transferência e outros;
- Capítulo sobre disciplinas em serviços;
- Capítulo sobre disposições exclusivas;
- Capítulo sobre férias, folgas e outros;
- Capítulo sobre atestados;
- Capítulo sobre salário;
- Capítulo sobre aposentação, licença e dispensa;
- Capítulo sobre aposentadoria por tempo de serviço;
- Capítulo sobre higiene e segurança e compensação do acidente no trabalho;
- Capítulo sobre formação profissional;
- Capítulo sobre condecoração e sanção;
- Capítulo sobre conversão de contrato de trabalho em tempo indeterminado;
- Capítulo sobre proteção ao denunciante.
É necessário ressaltar que, como o regulamento interno da empresa depende das necessidades desta para ser criado, ele pode ter diferentes estruturas. Algumas das informações citadas, por exemplo, podem ser excluídas, ao passo que outras podem ser adicionadas.
Como elaborar um regulamento interno?
Como mencionado, o regulamento interno da empresa jamais pode contrariar a lei, tampouco ser difícil de compreender. Prezando isso, existe um passo a passo que a empresa deve seguir para criá-lo. Confira a seguir.
Estabeleça uma estrutura
Para que um regulamento interno da empresa cumpra as suas funções, ele deve ser claro e objetivo. Só assim os colaboradores serão capazes de compreendê-lo. Por isso, durante a criação do documento, a empresa deve padronizá-lo — padronizar, nesse caso, significa criar uma estrutura que inclua determinados elementos.
Os elementos são:
- Apresentação da empresa junto aos dados desta;
- Identidade da empresa: missão, visão e valores;
- Capítulos com os assuntos a serem abordados;
- Cláusulas com os deveres e as restrições;
- Observações, como o esclarecimento de termos e dúvidas.
Analise a identidade da empresa
A identidade da empresa, ou seja, missão, visão e valores, é o que guia, ou deveria guiar, as decisões do empregador e dos empregados. Para detalhar e facilitar o entendimento, veja o que significa cada um desses termos:
- A missão refere-se ao motivo que deu origem à empresa; é a razão pela qual ela existe;
- A visão é a situação que a empresa almeja alcançar; o objetivo que ela possui em longo prazo;
- Os valores são os ideais que regem o comportamento do empregador e dos empregados diante de clientes, fornecedores e parceiros.
É importante compreender do que se trata esse três elementos porque os empreendedores e gestores não devem apenas incluí-los dentro do regulamento interno. Eles também devem fundamentar-se na missão, na visão e nos valores para criar todas as normas internas da empresa.
Elabore todas as cláusulas
Pode-se criar diversas cláusulas, porém, não se pode colocá-las no documento de qualquer jeito. No momento da criação das cláusulas, deve-se separá-las em capítulos para simplificar a compreensão — cada capítulo irá agrupar normas sobre um mesmo assunto.
Alguns exemplos de instruções contidas em um regulamento interno são os requisitos para admissão, as regras sobre as faltas e os atrasos, as questões de higiene e o uso de uniformes. O ponto é: não importa a quantidade de normas criadas, desde que estejam todas agrupadas em seus respectivos capítulos.
Indique sanções por descumprimento
Além de criar regras a serem seguidas, a organização também deve criar punições para quando o regulamento interno for descumprido por um colaborador. A legislação trabalhista já prevê as sanções:
- Advertência verbal: quando o empregador dá um aviso verbal, de modo particular e longe dos demais, não podendo fazê-lo diante de outros empregados;
- Advertência escrita: quando há reincidência no descumprimento, o empregador dá um aviso por meio de um documento escrito;
- Suspensão: em geral, ocorre após duas ou três advertências;
- Demissão: quando o empregador, por meio da carta de demissão, dispensa o empregado por justa causa.
Ao impor uma punição ao empregador, no entanto, é importante considerar dois pontos:
- Urgência: o empregador deve advertir o empregado imediatamente após o descumprimento, nunca dias depois;
- Proporcionalidade: não é proporcional demitir um funcionário por ele ter se atrasado uma única vez. Opte pela advertência verbal, por exemplo. Agora, caso sejam atrasos recorrentes, por exemplo, a demissão será proporcional.
Apresente para o colaboradores
Primeiramente, a empresa deve criar seu regulamento interno e formalizá-lo. Porém, formalizar não basta para que as cláusulas sejam cumpridas. É como escrever um livro, mas não divulgá-lo: quem terá acesso a ele?
Diante disso, tem-se o segundo momento, quando a empresa deve tomar ações para que o regulamento seja estudado pelos colaboradores. Por exemplo, a empresa pode distribuir cópias do regulamento interno para todos os funcionários, explicá-lo em reuniões ou conferências, ou simplesmente lembrar os empregados sobre as regras durante a rotina de trabalho.
Prepare o termo de aceite
Investir na criação do regulamento interno da empresa, formalizá-lo e tomar ações para fazer com que todos conheçam as normas são passos importantes, porém ainda não suficientes. Além deles, a empresa deve se certificar de que, para além de apenas estudar as normas, os colaboradores irão se comprometer em segui-las.
Portanto, para comprovar que o regulamento interno foi lido e que os colaboradores irão se comprometer em cumpri-lo, a empresa precisa criar um termo de aceite e, mediante recibo, entregá-lo ao colaborador.
Quais cuidados tomar ao elaborar o regulamento interno?
Uma empresa pode criar um regulamento interno quando quiser, porém, caso queira, não pode fazê-lo de qualquer maneira. Ela pode criar diversas normas, desde que elas:
- Não desrespeitem a legislação brasileira: o regulamento interno pode complementá-la, nunca contrariá-la;
- Não desrespeitem os acordos sindicais, isto é, as convenções e os acordos coletivos;
- Não desrespeitem os costumes locais, como tradição e clima. Por exemplo, se a região em que a empresa está localizada é muito quente, ela não pode exigir que os empregados utilizem uniformes que aumentem o calor, como coletes.
Confira estes dois exemplos:
- Se um funcionário, ainda que não tenha culpa, danifica o veículo da empresa em que trabalha enquanto exerce sua determinada função, a empresa não pode obrigá-lo a pagar pelo prejuízo. Se ela criasse um regulamento interno obrigando-o a isso, estaria atribuindo o risco do empreendimento ao funcionário e, automaticamente, contrariando a legislação trabalhista;
Se a empresa cria outras razões para a demissão por justa causa, também está contrariando a legislação trabalhista, já que todas as razões para demissão por justa causa já estão previstas em lei.
Qual a diferença entre regulamento interno e código de conduta?
O regulamento interno da empresa é um conjunto de regras, especialmente trabalhistas, em que estão descritos os direitos e as obrigações dos colaboradores. Já o código de conduta, apesar de também ser um conjunto de regras, tem a finalidade de guiar a conduta dos colaboradores com clientes, fornecedores e terceiros.
O que fazer se um colaborador se recusar a seguir o regulamento interno da empresa?
Eventualmente, a indisciplina ou a insubordinação do colaborador pode ocorrer, e a empresa deve saber como agir adequadamente diante disso.
Portanto, seja ato de indisciplina — quando o empregado não cumpre com as diretrizes internas da empresa —, seja ato de insubordinação — quando o funcionário não cumpre com as ordens pessoais de um líder —, em ambos cenários os colaboradores estão sujeitos à demissão por justa causa, conforme o Artigo 482 do Decreto-lei nº 5.452 de 01/05/1943.
Conclusão
Ao longo do artigo, foi esclarecido o que é o regulamento interno da empresa e quais as vantagens de se criar um, como aumento da produtividade e maior segurança jurídica.
Também foi visto que uma empresa pode ou não criar esse documento, já que ele não é legalmente obrigatório. Porém, caso decida fazê-lo, é indispensável que siga um passo a passo, que vai desde o estabelecimento da estrutura do documento até o preparo do termo de aceite.
Por fim, também foi possível conferir quais cuidados são necessários ao elaborar o regulamento interno da empresa, bem como de que forma proceder quando algum dos colaboradores desrespeitar quaisquer cláusulas.
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