Para uma empresa ter uma ótima produtividade ao longo do dia, é preciso que todos os seus times, em todos os setores, façam as tarefas no prazo e as entreguem com qualidade. O registro de tarefas é uma técnica de organização primordial para isso ocorrer.
Ao registrar as tarefas que uma equipe tem de cumprir em relação a determinada atividade, como o lançamento de uma campanha de marketing ou a resolução de problemas na cadeia produtiva de uma indústria, cada membro sabe o que precisa realizar e quando o fazer.
Como será abordado em detalhes neste conteúdo, isso beneficia a organização e os colaboradores, que se tornam eficientes no dia a dia. No entanto, para fazer esse registro corretamente, é preciso saber qual método e ferramenta usar. Isso também será explicado.
Assim, para entender as nuances desse tema, este texto discorrerá sobre os pontos a seguir:
- O que é registro de tarefas?
- Qual a importância do registro de tarefas?
- Quais os benefícios do registro de tarefas?
- Ferramentas para registro de tarefas
- Como um controle de ponto pode auxiliar no registro de tarefas?
Continue acompanhando e tenha uma boa leitura!
O que é registro de tarefas?
O registro de tarefas é uma técnica usada para manter as tarefas de uma atividade ou projeto organizadas, acompanhando o andamento delas ao longo do tempo. Se feito corretamente, esse registro gera produtividade, além de garantir o cumprimento de metas no prazo.
Aliás, é isso o que faz tal registro ser chamado de gestão de tarefas, pois, essencialmente, ele foca a organização e o acompanhamento de atividades. Assim, é composto de prazos, identificação de atividades prioritárias, quem é responsável por cada tarefa, entre outros pontos.
Há dois aspectos importantes em relação a essa prática. Primeiro, ela é adotada em âmbitos distintos — pela equipe de uma empresa ou por um grupo de estudantes, por exemplo. Segundo, ela pode ser feita de duas maneiras: manual ou digitalmente.
Qual a importância do registro de tarefas?
Como abordado anteriormente, o registro de tarefas está presente em diferentes âmbitos. No entanto, em se tratando especificamente da sua implementação nas empresas, essa estratégia de gestão traz uma gama de vantagens.
Conforme resultados da pesquisa do Pulse of the Profession 2020, 11,4% do investimento que as empresas fazem acabam sendo desperdiçados devido ao desempenho negativo de projetos.
Somado a isso, este relatório também mostrou que entre os fatores cruciais para uma empresa ter sucesso estão: agilidade organizacional (35%), funcionários com habilidades relevantes (31%) e escolha assertiva na hora de investir em tecnologias (32%).
Para aprofundar melhor a importância do registro de tarefas, confira os pontos a seguir.
Transparência e responsabilidade
Quando um dos times da empresa, como o time de marketing, não tem clareza sobre o que deve ser feito em uma atividade ou projeto nem quem são os encarregados por certas tarefas, isso gera problemas, como mal-entendidos, baixa produtividade e atrasos.
O registro de tarefas atua como forma de sanar isso, pois todas as tarefas para um projeto avançar ficam mapeadas e claras a todos. Isso faz os funcionários saberem quais são suas responsabilidades, quais não e como está o andamento de cada uma delas.
Melhoria na gestão de projetos
O registro de tarefas, por gerar maior transparência sobre o que deve ser feito, elucidando quais as responsabilidades de cada um na equipe, facilita a gestão do projeto. Ou seja, tanto o planejamento quanto a coordenação e o monitoramento são otimizados.
Basta imaginar o líder de um time de TI que, ao analisar o registro das tarefas referentes a um projeto — o desenvolvimento de um software, por exemplo —, identifica atrasos. A partir disso, ele busca soluções, como fazer a alocação de funcionários em tarefas específicas.
Aumentando a produtividade
Outro ponto positivo que o registro de tarefas proporciona é o ganho de produtividade: com todas as tarefas de uma atividade mapeadas e organizadas, cada uma com uma estimativa de tempo para ser realizada e momento certo para ser iniciada, torna-se mais fácil entender quais têm maior prioridade.
No dia a dia da empresa, isso é essencial, pois os membros de uma equipe não correm riscos de gastar tempo e esforço em tarefas que não devem ser feitas em dado momento, por exemplo.
Quais os benefícios do registro de tarefas?
Desde que o registro de tarefas seja adotado assertivamente, tal técnica de organização e acompanhamento de atividades beneficia a empresa e os funcionários de modos particulares. Entenda melhor a seguir.
Para a empresa
Uma das vantagens que o registro de tarefas traz para uma empresa é a visão completa sobre como está o progresso de todos os seus projetos. Com isso, ela sabe quando eles devem ser entregues e identifica eventuais gargalos, como a falta de funcionários.
Essa gestão de tarefas também contribui das seguintes formas:
- Otimização da comunicação entre setores e times: todos sabem quem são os responsáveis por certas tarefas e quando cada uma delas devem ser entregues;
- Ganho de eficiência operacional: ao usar um sistema de registro de tarefas, alocar recursos torna-se um processo prático, aumentando o progresso de projetos.
Para os colaboradores
No que se refere aos colaboradores, estes também se beneficiam de formas particulares com o registro de tarefas. Um dos principais benefícios envolve a preservação da saúde mental e física.
Isso ocorre porque, como as tarefas que devem ser feitas ficam claras (prazos, quem deve fazer, etc.), os funcionários evitam retrabalho e trabalho excessivo. Isso os mantêm distantes do estresse, causador de outros problemas como ansiedade e até crise de pânico.
Nesse sentido, os colaboradores trabalham de forma produtiva, tendo maior satisfação no trabalho, afinal, não estarão imersos em tarefas excessivas e, tampouco, em tarefas que não são de sua responsabilidade.
Ferramentas para registro de tarefas
No começo deste conteúdo, foi citado que o registro de tarefas pode ser feito manual ou digitalmente. Esses dois métodos serão abordados e exemplificados em detalhes a seguir.
Soluções de software
O uso de um sistema de gestão é uma das principais formas de se fazer um registro de tarefas eficiente. Essa solução traz uma gama maior de funcionalidades, tornando-a a escolha adequada para empresas que precisam gerenciar tarefas complexas e em maior número.
Além disso, as soluções de software conseguem atender várias necessidades de uma empresa, desde fornecer organização detalhada de tarefas por projetos, categorias e prioridades até gerar relatórios com indicadores cruciais para a tomada de decisões.
A propósito, Lara Avelino, analista de atração e seleção e psicóloga organizacional, traz um apontamento relevante acerca disso:
“A partir de relatórios, temos a possibilidade de trazer, aumentar e alimentar inúmeros indicadores que realmente nos ajudarão a tomar decisões mais assertivas e embasadas. Isso nos permite chegar, como RH, junto à diretoria e à gestão mais alta da empresa”.
Aplicativos de gestão de tarefas
Outra maneira igualmente promissora de se fazer o registro de tarefas é por meio de aplicativos de gestão de tarefas. Além das funcionalidades que facilitarão a organização e o acompanhamento das tarefas de um time, eles ainda trazem vantagens únicas. Entre elas:
- Podem ser usados em tablets e smartphones, tornando prático o acesso, de qualquer lugar, às tarefas;
- Facilidade de uso, sobretudo por conta de eles terem interfaces intuitivas;
- Notificações: isso é extremamente útil para lembrar os funcionários sobre o prazo de um projeto, bem como para avisar quando alguém tiver cumprido uma tarefa.
Métodos tradicionais
Por último, estão os métodos tradicionais, que englobam as formas de fazer o registro de tarefas à moda antiga: cadernos de tarefas, agendas e listas de papel.
Embora não sejam formas escaláveis de gerenciar tarefas, é uma possibilidade. Ela tem aspectos positivos — simples de usar e baixo custo, por exemplo — e negativos — dificuldade em encontrar dados e ausência de recursos avançados, como geração de relatórios e colaboração em tempo real.
Como um controle de ponto pode auxiliar no registro de tarefas?
Entre os times de uma empresa que se beneficia com o uso de um software está a equipe de recursos humanos. O principal motivo é que, ao usar um sistema de controle de ponto, o time consegue ser mais produtivo, além de evitar atrasos ou erros na hora de fazer tarefas.
Na prática, com um controle de ponto, o time de RH:
- Automatiza processos, como o registro da jornada de trabalho e o cálculo de horas trabalhadas, beneficiando diretamente a gestão de tarefas da equipe;
- Tem facilidade de acesso a informações sobre os colaboradores;
- Evita erros: o sistema dispõe de dados precisos, além de realizar tarefas específicas automaticamente.
Diante disso, o sistema de gestão da Pontotel — ferramenta de controle de ponto criada para facilitar as operações do time de recursos humanos, contribuindo para um registro de tarefas que sempre cumpre os prazos — é a melhor alternativa para a sua empresa.
Todas as funcionalidades da nossa ferramenta tornarão a gestão de tarefas do setor de RH mais assertiva e produtiva. Algumas delas que proporcionarão isso são: gestão de escalas, organização de afastamentos e atestados, notificação sobre funcionários que atrasam ou que estão trabalhando horas extras e, ainda, criação de jornadas flexíveis de sobreaviso.
Para aprimorar a gestão de tarefas do time de recursos humanos da sua empresa, conheça o sistema da Pontotel agora mesmo. Converse com um de nossos especialistas.
Conclusão
O registro de tarefas é uma técnica indispensável, sobretudo para as empresas e os seus times, que se beneficiam com o aumento de produtividade, a diminuição de erros e melhor gestão de tempo e esforço.
Isso gera uma série de vantagens mais específicas tanto para a empresa, que se torna mais eficiente operacionalmente, mantendo clientes satisfeitos com entregas de qualidade e no prazo, quanto para os colaboradores, que mantêm o bem-estar longe do estresse e da ansiedade, pois se livram da sobrecarga de tarefas mal distribuídas.
Junto a isso, no que se refere ao time de RH, adotar o sistema de controle de ponto da Pontotel é vital para um registro de tarefas mais eficiente. Isso porque, com a ferramenta, a equipe consegue automatizar tarefas, bem como obter dados vitais para a realização de outras.
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