A transformação digital das empresas e a modernização do mercado de trabalho estão sendo acompanhadas pelo surgimento de ferramentas cada vez mais avançadas. Uma dessas ferramentas é o sistema de registro de ponto remoto.
Como o próprio nome indica, ele permite que o registro do ponto possa ser feito a distância, ou seja, mesmo quando o funcionário está longe das dependências da empresa.
Para isso, ele oferece diversos recursos, como múltiplas formas de marcação de ponto, bem como medidas de segurança que viabilizam seu uso.
Mas será que esse sistema é realmente seguro? Será que ele de fato funciona e pode ser usado com tranquilidade pelas empresas?
Para responder essas e outras perguntas, este artigo explicará o que é e como funciona o registro de ponto remoto. Assim, será possível entender se esse sistema é realmente confiável.
Para explicar tudo isso, os seguintes pontos serão discutidos:
- Como funciona uma ferramenta de registro de ponto?
- E o registro de ponto remoto?
- Necessidade do registro de ponto remoto
- Aplicativo para registro de ponto remoto: o que diz a lei?
- Registro de ponto remoto é seguro?
- Quais as vantagens desse sistema para empresa e RH?
- Qual a importância de se ter um registro de ponto com acesso remoto?
Boa leitura!
Como funciona uma ferramenta de registro de ponto?
A ferramenta de registro de ponto garante que todos os funcionários da empresa façam a marcação do ponto independentemente de onde estiverem.
Isso significa que o colaborador pode utilizar essa ferramenta para registrar sua jornada de trabalho à distância, isto é, mesmo quando está longe das dependências da empresa.
Os detalhes do funcionamento dessa ferramenta variam de acordo com o tipo de registro de ponto adotado pela empresa. Apesar disso, todos seguem os mesmos princípios básicos, ou seja, exigem a identificação do colaborador, a marcação do ponto e a geração da folha de ponto.
No entanto, esse processo pode ser mais fácil e prático dependendo do tipo de registro utilizado. E entre os tipos de registro permitidos por lei, o registro de ponto eletrônico é considerado o mais moderno, seguro, prático e fácil de registrar e monitorar o ponto dos funcionários.
Seu uso exige a adoção de algum tipo de Registro de Ponto Eletrônico (REP), que torna o processo de registro, controle e monitoramento do ponto mais simples e prático em comparação a outras opções disponíveis no mercado.
E é por isso que os REPs são os sistemas de registro preferidos entre as empresas.
E o registro de ponto remoto?
O registro de ponto remoto, também conhecido como ponto móvel, é um tipo de controle de ponto eletrônico. Em outras palavras, ele pode ser classificado como um REP.
Essa ferramenta de controle de jornada de trabalho funciona por meio de um software ou sistema online, que pode ser acessado via web ou por dispositivos móveis, por meio da instalação de um aplicativo de controle de ponto.
O funcionamento é possível porque esses softwares geralmente contam com armazenamento em nuvem, o que permite que seus dados sejam registrados e armazenados de qualquer lugar.
O modo como o ponto é registrado nesses casos também chama a atenção. A depender do fornecedor e da versão do programa, é possível utilizar múltiplas formas de registro de ponto.
Por isso, esses softwares são considerados mais modernos e alinhados com o processo de modernização e transformação digital das empresas.
Como resultado, o colaborador pode registrar seu ponto de forma mais fácil e prática, enquanto a empresa pode fazer o controle e o monitoramento da frequência dos funcionários de forma mais rápida e eficiente.
Necessidade do registro de ponto remoto
O registro de ponto com acesso remoto pode ser útil em diversas situações nas quais a empresa precisa fazer o controle da jornada de trabalho à distância.
Confira a seguir as principais delas:
Home office
Adotar um sistema de registro de ponto remoto é fundamental para empresas que mantêm funcionários sob o regime de trabalho home office.
Isso porque esse tipo de sistema também é caracterizado pela flexibilidade e pela portabilidade, além de oferecer dispositivos de segurança que garantem a veracidade das informações de ponto registradas.
Graças a essas funcionalidades, o colaborador pode fazer a marcação de ponto à distância. Já a empresa consegue monitorar, controlar e gerenciar a jornada do funcionário que está em home office de forma mais eficiente.
Trabalho externo
Por ser realizado fora das dependências da empresa, o trabalho externo também exige a adoção de um sistema de registro remoto.
Afinal, essa é a única forma eficaz para controlar e organizar a jornada de trabalho dos colaboradores que não cumprem seu horário de trabalho de forma presencial na organização.
Assim, a empresa consegue monitorar a jornada dos seus funcionários e ainda garantir sua segurança jurídica em relação ao cumprimento da legislação trabalhista.
Viagem a trabalho
Mesmo quando a empresa mantém seus funcionários em regime de trabalho híbrido ou presencial, ela poderá enfrentar situações nas quais será necessário enviar colaboradores para viagens a trabalho.
Quando isso ocorre, a empresa também precisa fazer o controle da jornada do trabalhador.
É nesse ponto que a adoção de um sistema de registro de ponto remoto faz a diferença, já que permite a marcação de ponto de qualquer lugar, conforme explicado anteriormente.
Aplicativo para registro de ponto remoto: o que diz a lei?
O artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) determina que empresas com mais de 20 funcionários adotem algum sistema de controle de ponto.
Segundo o texto, esse sistema pode ser manual, mecânico ou eletrônico, mas não há menção sobre o uso do aplicativo para registro de ponto remoto.
Isso porque essa ferramenta só é tratada na Portaria 671, que reuniu, consolidou e modernizou a regulamentação do controle de ponto eletrônico no país.
Graças a essa portaria, hoje, um empresário pode escolher entre três tipos de modelos de ponto eletrônico. São eles:
- REP-C: Registrador Eletrônico de Ponto Convencional, também conhecido como relógio de ponto;
- REP-A: Registrador de Ponto Eletrônico Alternativo, que permite a marcação do ponto por softwares e sistemas, incluindo aplicativos instalados em dispositivos móveis;
- REP-P: Registrador de Ponto Eletrônico via Programa, considerado uma evolução do REP-A, já que oferece mais recursos como tratamento e gestão do ponto, além de maior segurança jurídica. Portanto, é a opção de controle mais completa do mercado.
Em outras palavras, o aplicativo de marcação de ponto remoto está previsto na Portaria 671, já que se enquadra em dois tipos de controle de ponto eletrônico: o REP-A e o REP-P.
Sendo assim, o uso desse tipo de aplicativo é considerado uma prática legal que pode ser adotada pelas empresas sem comprometer sua segurança jurídica, desde que elas cumpram as regras relacionadas a esses modelos de controle de ponto.
Registro de ponto remoto é seguro?
Sim, o registro de ponto remoto é considerado seguro. Afinal, esse tipo de registro é realizado por meio de sistemas e softwares que oferecem vários dispositivos de segurança.
Esses dispositivos não só garantem a veracidade e a precisão da informação registrada, mas também asseguram que os dados serão armazenados conforme as orientações da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Dessa forma, a empresa que utiliza esse tipo de registro não só aumenta a sua segurança jurídica, mas também garante a segurança da informação referente ao controle de jornada de trabalho.
Mas quais são esses dispositivos de segurança?
As medidas e os dispositivos de segurança variam de acordo com o fornecedor do sistema de registro de ponto remoto.
Por isso, é importante pesquisar quais são as opções disponíveis no mercado, quais recursos elas oferecem e qual é a sua reputação.
Atualmente, uma das melhores opções de sistema de registro de ponto remoto disponíveis no mercado é a plataforma Pontotel, considerada a mais completa e robusta do mercado.
Confira a seguir os principais recursos e medidas de segurança da Pontotel.
Quais as medidas de segurança do registro de ponto remoto da Pontotel?
A plataforma de registro de ponto remoto da Pontotel se destaca por oferecer diversos recursos, funcionalidades e ferramentas que otimizam a rotina do RH.
Além da ferramenta ser homologada pelo Ministério do Trabalho e auditada por instituições independentes, a Pontotel oferece medidas de segurança que garantem um registro de ponto totalmente seguro e eficiente.
Veja a seguir como esses recursos funcionam:
Geolocalização
A geolocalização é um recurso tecnológico que permite a localização exata de uma pessoa por meio de um sistema de coordenadas que detecta sua posição geográfica automaticamente.
Esse recurso é oferecido pela Pontotel para que a empresa verifique o local exato no qual o colaborador fez o registro de ponto.
Assim, a organização pode se resguardar contra fraudes e evitar problemas com funcionários que registram seu ponto fora dos locais permitidos.
Reconhecimento facial
O reconhecimento facial é realizado por meio de um sistema capaz de captar a estrutura facial do usuário e compará-la com o registro armazenado no seu banco de dados.
Quando o sistema verifica que as características da pessoa são compatíveis com o registro, ele valida a marcação de ponto.
Na prática, seu funcionamento é muito parecido com o sistema de biometria, que também exige a análise de pontos específicos da biometria do usuário para validar uma informação.
A diferença é que o reconhecimento facial é uma tecnologia mais avançada, utilizada por dispositivos e softwares mais modernos, como a Pontotel. Assim, o funcionário pode utilizar o reconhecimento facial para confirmar sua identidade e seu registro do ponto.
Senha
A senha é mais uma medida de segurança adotada pela Pontotel para validar as informações registradas no sistema.
Assim como os demais métodos, a senha é pessoal e intransferível, e também ajuda a identificar o colaborador durante o registro do ponto.
Gravação de voz
A gravação de voz é outro recurso avançado de segurança adotado pela Pontotel. Ela pode ser utilizada pelo funcionário após registrar o ponto.
Nesse caso, o sistema solicita que o usuário diga seu nome, que será processado pela inteligência artificial e comparado com a voz registrada no banco de dados. Se estiver tudo certo, o ponto é marcado e validado.
Registro da foto
A empresa pode habilitar a função de registro de foto no aplicativo da Pontotel. Dessa forma, sempre que o funcionário registrar uma informação no sistema, este solicitará que o colaborador tire uma foto para comprovar sua identidade.
Essa foto não só valida o ponto, como também pode ser armazenada no sistema como comprovante do registro da informação. Conheça melhor as funcionalidades da plataforma, agende uma demonstração gratuita através do formulário abaixo:
Quais as vantagens desse sistema para empresa e RH?
Um sistema de registro de ponto remoto permite que o setor de Recursos Humanos (RH) otimize e agilize a conclusão de boa parte de suas responsabilidades.
Isso porque o sistema viabiliza o controle da jornada dos funcionários de forma segura, mesmo quando eles não estão nas dependências da empresa.
Além desse controle, o RH pode fazer a gestão de faltas e atrasos, o cálculo de benefícios trabalhistas e da folha de pagamento, entre outras atividades necessárias para ajudar a empresa.
Como resultado do uso desse sistema de registro, o RH também consegue gerenciar suas atividades e definir estratégias mais assertivas de gestão de pessoas. Afinal, as decisões passam a ser baseadas em dados robustos e precisos.
Dessa forma, o RH ajuda a empresa a cumprir suas obrigações trabalhistas, proteger-se contra eventuais problemas, aumentar o engajamento dos funcionários, reduzir custos, entre outras vantagens.
E para os colaboradores?
Para os colaboradores, a principal vantagem de usar o registro de ponto remoto é a garantia que seu ponto será marcado de forma precisa e correta.
Outra vantagem desse tipo de sistema é que ele aumenta a autonomia e a melhora da qualidade de vida do colaborador.
Afinal, conforme explicado, o uso de aplicativos e sistemas acessados pela web viabilizam os regimes de trabalho híbrido ou home office, bem como o trabalho externo e as viagens corporativas.
Qual a importância de se ter um registro de ponto com acesso remoto?
O registro de ponto remoto permite que a empresa cumpra a legislação e controle a jornada de trabalho dos seus funcionários em diversas situações.
Isso porque, conforme explicado, esse sistema pode ser acessado por computadores e dispositivos móveis, garantindo a mobilidade do colaborador e até uma jornada flexível.
Além desses benefícios, um sistema de registro de ponto com acesso remoto também permite que a empresa centralize a marcação e a gestão do ponto em um só lugar.
Como resultado, é possível otimizar o trabalho do RH e torná-lo mais estratégico, bem como reduzir custos e garantir as seguranças jurídica e de informações do negócio.
Até mesmo os colaboradores são beneficiados com esse sistema, já que ele também assegura transparência e precisão dos dados registrados, além de autonomia e felicidade no trabalho.
Em resumo, o registro de ponto remoto é importante para otimizar processos, facilitar o dia a dia da empresa e melhorar o relacionamento entre empresa e funcionários.
Conclusão
O registro de ponto remoto é uma forma não só segura, mas também prática e eficiente de fazer a marcação de ponto dos funcionários de uma empresa.
Conforme explicado ao longo do texto, isso é possível graças à regulamentação dessa ferramenta e das diversas medidas de segurança que ela apresenta.
É claro que o número e a qualidade das medidas oferecidas variam de acordo com o fornecedor desse tipo de software ou sistema.
Por isso, é importante pesquisar sobre as funcionalidades, a conformidade jurídica e a reputação da empresa fornecedora.
Se você escolher a Pontotel, por exemplo, que é uma das empresas referências no segmento, implementar e aproveitar as vantagens desse tipo de registro é muito mais fácil.
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