Muitos empresários têm dúvidas sobre como escolher uma razão social para o negócio e quais cuidados tomar para evitar problemas futuros. Essa é de fato uma decisão importante, pois deve ser tomada na etapa de formalização de uma empresa.
Uma razão social mal planejada pode resultar em complicações jurídicas, dificuldades de registro da empresa, confusões com outras marcas do mesmo segmento e até mesmo prejuízos na reputação da empresa diante dos consumidores.
Para evitar problemas mais graves, é necessário entender o que é a razão social e como escolher uma na abertura da empresa. Este artigo esclarecerá essas questões e mostrará quais são as diferenças entre razão social e nome fantasia. Confira, logo abaixo, um breve resumo do que está explicado mais adiante:
- O que é razão social?
- Como escolher a razão social da empresa?
- Razão social e nome fantasia: quais as diferenças?
- Principais cuidados na escolha e definição da razão social da empresa
- Razão social MEI: como funciona neste caso?
Continue e tire suas dúvidas sobre razão social!
O que é razão social?
A razão social é o nome jurídico de registro de uma empresa, que é devidamente oficializado na Junta Comercial. Também pode ser referida como denominação social, firma coletiva ou firma empresarial. Esse é o nome pelo qual a empresa é identificada legalmente perante órgãos governamentais, clientes, fornecedores e demais parceiros comerciais.
Para ilustrar exemplos de razão social, confira nomes jurídicos de algumas empresas brasileiras: Companhia de Bebidas das Américas (nome jurídico da Ambev), Globo Comunicação e Participações S.A (Globo) e Itaú Unibanco S.A (Itaú).
Para que serve?
Por meio da razão social, é possível identificar uma empresa e evitar qualquer ambiguidade em relação a outras entidades comerciais. Conheça mais sobre as utilidades da razão social para um negócio:
- Registro nos órgãos governamentais e comerciais;
- Emissão de notas fiscais e documentos oficiais;
- Realização de contratos e acordos comerciais;
- Abertura de contas bancárias corporativas;
- Cumprimento de obrigações fiscais e tributárias;
- Proteção de propriedade intelectual e marcas registradas;
- Garantia de transparência nas relações comerciais.
Em resumo, longe de ser um simples registro, a razão social é um elemento indispensável para o funcionamento legal e comercial de qualquer empresa.
Como escolher a razão social da empresa?
A razão social é um elemento fundamental para a identificação e legalização de empresas. No entanto, nem todos se qualificam para obter uma razão social, e existem critérios específicos a serem observados para determinar quem pode tê-la e quando. A seguir, veja quais são os critérios para que uma empresa obtenha uma razão social.
Quem pode ter uma razão social?
Toda empresa oficializada e devidamente registrada, com a posse de um CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica), obrigatoriamente possui uma razão social. Pessoas físicas, por outro lado, não podem solicitar o cadastro de uma razão social, uma vez que elas são identificadas pelo CPF (Cadastro de Pessoa Física) e não possuem natureza jurídica.
Onde é usada a razão social?
Uma empresa precisa da sua razão social em diversas situações e documentos oficiais. Esse registro desempenha um papel fundamental em questões legais, administrativas e comerciais. Veja alguns exemplos de onde a razão social é aplicada:
- Contratos de parcerias, acordos comerciais, termos de prestação de serviços e outros documentos que formalizam relações comerciais;
- Emissão de notas fiscais para garantir a identificação legal da empresa nas transações de compra e venda;
- Registro em diversos órgãos governamentais, como na Receita Federal e na Junta Comercial, para fins de registro e cumprimento de obrigações fiscais;
- Abertura de contas bancárias corporativas, permitindo as operações financeiras da empresa.
Em todas essas situações, a razão social é utilizada para identificar e legalizar as atividades de uma empresa.
Como registrá-la?
O registro da razão social ocorre no momento da abertura da empresa na Junta Comercial do estado, quando são realizados os procedimentos de formalização.
Nesse processo, além do nome, são fornecidos outros dados importantes, como o capital social, que representa o montante investido pelos sócios, e o Código Nacional de Atividade Econômica (CNAE).
É necessário saber que é possível realizar a alteração da razão social após o processo de formalização. No entanto, é crucial estar ciente das implicações dessa mudança, uma vez que ela envolve a atualização de todos os registros e documentos da empresa.
Razão social e nome fantasia: quais as diferenças?
Enquanto a razão social representa o nome jurídico ou o nome oficial de registro da empresa, o nome fantasia é o nome pelo qual ela será conhecida pelo público. Para ilustrar essa diferença, é possível comparar o nome fantasia “Coca-cola” e a razão social da empresa de refrigerantes “Coca Cola Indústrias Ltda.”, que é o seu nome jurídico.
O nome fantasia é uma forma de criar uma identidade de marca mais amigável e facilmente reconhecível pelo público. Também conhecido como “nome de fachada”, ele é o que aparece em materiais de divulgação, anúncios, sites e outras plataformas de comunicação.
Já a razão social consta nos documentos oficiais da empresa, como registros junto aos órgãos governamentais, contratos e documentos fiscais. Ela é única e deve ser exclusiva, garantindo a identificação inequívoca da empresa em suas operações legais.
Outra diferença importante é que o registro do nome fantasia é opcional, ao contrário da razão social, que é obrigatória. Mesmo diante dessa obrigatoriedade, as empresas são incentivadas a fazer o registro do nome comercial, porque é uma forma de garantir a proteção da denominação, evitando que outras empresas da mesma localidade a utilizem.
Para registrar o nome fantasia, é preciso acessar o sistema do Instituto Nacional da Propriedade Intelectual (INPI) e descobrir se já existe alguma empresa com o mesmo nome. A partir disso, o registro pode ser feito no mesmo sistema.
Por fim, vale ressaltar que dois negócios diferentes podem utilizar o mesmo nome fantasia, desde que não atuem no mesmo segmento ou setor de atividade econômica. Trata-se de uma situação prevista no Código da Propriedade Industrial, regido pela Lei n.º 9.279. Por outro lado, isso não pode acontecer com a razão social, que é um registro único e exclusivo.
Um mesmo CNPJ pode ter mais de um nome fantasia?
Um mesmo CNPJ pode ter mais de um nome fantasia associado a ele. Isso significa que uma empresa pode utilizar diferentes nomes comerciais para se apresentar ao público, mesmo mantendo a mesma razão social.
Porém, os nomes fantasia adicionados ao mesmo CNPJ devem estar relacionados aos ramos de atividade da empresa, descritos na CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas).
Principais cuidados na escolha e definição da razão social da empresa
No momento de definir e registrar a razão social de uma empresa, é essencial tomar alguns cuidados para garantir a singularidade da denominação escolhida e evitar possíveis problemas futuros. Por exemplo, vale a pena encontrar um nome único para evitar confusões com outras empresas que atuam no mesmo setor ou na mesma região.
Caso a razão social seja muito similar à de outra empresa, especialmente se essa outra empresa tiver má reputação no mercado, a similaridade pode gerar confusão e desconfiança por parte dos consumidores.
Para evitar esse problema, uma medida cautelosa é pesquisar previamente a razão social de concorrentes que já atuam na mesma área. A ideia é identificar se existe algum nome similar ou idêntico ao seu. A partir disso, ficará mais fácil fazer a escolha de um nome exclusivo que não gere comparações indesejadas.
Também é interessante criar um nome que tenha uma semelhança, pelo menos parcial, com o nome fantasia escolhido. Essa decisão contribui para a consistência da identidade da empresa e facilita a associação entre a razão social e a marca comercial.
Outro aspecto a considerar é a escolha de um nome relacionado à atividade econômica exercida pela empresa. Esse cuidado ajudará a transmitir de forma clara e direta qual é o propósito e o ramo de atuação da organização, tornando mais fácil para os clientes e parceiros entenderem a sua área de especialização.
Razão social MEI: como funciona neste caso?
A razão social de um microempreendedor individual (MEI) apresenta duas diferenças em relação ao procedimento tradicional. Em primeiro lugar, a etapa inicial de abertura da empresa, incluindo a definição da razão social, é feita online no Portal do Empreendedor.
Além disso, no caso do MEI, não é o próprio microempreendedor que define a razão social, pois existe um padrão de nome que não é escolhido por ele, mas gerado automaticamente quando se inicia o processo de formalização.
Um exemplo de razão social de um MEI pode ser: “Maria da Silva 12345678901234”. Nesse caso, “Maria da Silva” é o nome da empreendedora e “12345678901234” é o número do CNPJ do MEI, que é acrescentado automaticamente à razão social. Essa padronização automática é utilizada para garantir a simplicidade no processo de formalização.
Apesar das particularidades, a razão social do MEI tem a mesma função que a razão social de outras formas de empresa: identificar legalmente o microempreendedor individual perante órgãos governamentais, clientes, fornecedores e parceiros comerciais.
Conclusão
Em resumo, a razão social é muito mais do que apenas um nome de registro. Ela é a identidade jurídica de uma empresa perante a lei e a sociedade. Portanto, ao tomar todos os cuidados para definir essa denominação, as empresas estão criando uma base sólida para construir uma imagem confiável e criar parcerias duradouras.
Um ponto importante a ser ressaltado no momento da escolha da razão social é a necessidade de pesquisar a existência de nomes similares ou idênticos, especialmente no mesmo setor ou região, a fim de evitar associações indesejadas e comparações negativas.
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