As férias são um direito de todos os trabalhadores registrados no regime celetista. Por isso, é obrigação das empresas incluírem no seu planejamento financeiro os recursos destinados ao pagamento desse benefício. Esse processo é feito por meio da provisão de férias.
O objetivo dessa tarefa é fazer uma estimativa do valor necessário para suprir as despesas de todos os colaboradores que terão direito a gozar as férias em um determinado período. Desta maneira, não haverá surpresas com gastos não previstos e a empresa conseguirá arcar com todos os seus custos.
Por isso, este artigo irá abordar todos os detalhes sobre o tema, o que é, como provisionar férias, qual é o passo a passo para calcular a provisão de férias e qual o papel do time de recursos humanos no processo. Os tópicos discutidos serão:
- O que é provisão de férias?
- CLT e a provisão de férias: o que diz a lei?
- Provisão e reserva de férias: quais as diferenças?
- Provisão de férias: contabilização
- Como chegar nos valores da provisão de férias?
- Como calcular a provisão de férias: passo a passo!
- Quais cuidados o RH deve ter ao provisionar férias?
Está interessado? Então, continue a leitura!
O que é provisão de férias?
A provisão de férias é uma atividade contábil e financeira cujo objetivo é fazer um registro de um passivo que representa a quantia estimada para arcar com as férias dos funcionários que ainda serão tiradas.
Em outras palavras, significa mensurar o valor que será necessário ter disponível no caixa da organização para fazer o pagamento das férias que estão sendo acumuladas, mas que ainda não foram utilizadas pelos colaboradores.
Sendo assim, as provisões de férias são montantes destinados a cobrir despesas futuras ou possíveis perdas no ativo financeiro da empresa, relacionados às férias dos funcionários dentro um determinado período.
Essa programação permite que não haja surpresas no momento do pagamento da quantia, evitando problemas financeiros ao negócio.
CLT e a provisão de férias: o que diz a lei?
A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) determina que todo trabalhador registrado com carteira assinada tem direito a gozar de até 30 dias de férias remuneradas anualmente. Esse período pode ser dividido em até 3 momentos.
Além dos dias de descanso, os funcionários ainda devem receber o abono de férias, que corresponde a ⅓ do valor do salário-base.
As empresas devem pagar todos esses direitos dos seus colaboradores e, em alguns casos, ainda contratar trabalhadores substitutos para suprir a demanda do funcionário que está gozando as férias.
O pagamento das férias também é dividido de acordo com o número de dias gozados pelo colaborador, tornando ainda mais necessária a organização financeira das empresas.
Provisão e reserva de férias: quais as diferenças?
Apesar de semelhantes, os dois termos têm significados diferentes. A provisão de férias é apenas uma estimativa do valor que será utilizado para fazer o pagamento do direito do trabalhador, enquanto a reserva de férias é um montante que foi efetivamente separado dos recursos financeiros da empresa.
Essa reserva pode ser feita, por exemplo, em uma conta especialmente destinada a cobrir as despesas de férias dos funcionários, assim a empresa faz a movimentação financeira diretamente desse montante no momento em que o colaborador sai de férias.
Outra diferença entre provisão de férias e reserva de férias é que a provisão é feita pensando em um período determinado, enquanto a reserva é formada periodicamente de acordo com o momento em que cada colaborador irá gozar o benefício.
As duas práticas são essenciais para garantir a gestão adequada dos custos com férias nas empresas.
Provisão de férias: contabilização
Não existe uma regra sobre a periodização da provisão de férias. De maneira geral, o adequado é que ela seja feita conforme os demais controles financeiros da companhia. Assim, é mais fácil organizar uma rotina única de contabilidade.
A provisão de férias é registrada no passivo circulante e considera os colaboradores que adquiriram o direito a férias, integrais ou não, no período de referência, que pode ser bimestral ou trimestral, por exemplo.
Na contabilização destes custos, em que devem ser consideradas despesas operacionais, também devem ser incluídos o abono constitucional e os encargos sociais, como os descontos de INSS (Instituto Nacional de Seguridade Social) e FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço).
Normalmente, as empresas possuem as contas de “férias a pagar”, “encargos sociais sobre férias a pagar” ou uma única conta que engloba as duas categorias.
Na provisão, ainda é preciso considerar os reajustes salariais para fazer o ajuste da despesa, assim como a proporção do mês calculada com base no novo valor salarial ajustado.
Para isso, alguns processos devem ser seguidos:
Determine os valores
Para determinar o valor das férias dos colaboradores que será considerado na provisão de férias, é necessário levar em consideração o salário mensal do colaborador e os dias a que ele tem direito naquele período do ano em que o balanço está sendo realizado.
Além disso, deve-se considerar ainda o adicional de ⅓ e os demais encargos sociais de responsabilidade da empresa.
Baixa dos valores
No momento em que o colaborador sair de férias ou receber indenização por férias não gozadas no momento da rescisão de contrato e, portanto, receber o valor que tem por direito, a quantia paga ao funcionário precisa ser baixada da categoria de férias a pagar.
Essa retirada ocorre até o limite do valor que foi apropriado mês a mês ao longo do período em que o funcionário acumulou esse direito. Um ponto importante é que esse pagamento deve aparecer detalhado na folha de pagamento do trabalhador, incluindo cada valor destinado às férias remuneradas, abonos pecuniários e abono constitucional de ⅓.
Após a realização do pagamento, esse valor deve ser debitado da conta de adiantamento de férias.
Férias indenizadas em caso de rescisão
Em caso de rescisão de contrato de trabalho do funcionário, as férias indenizadas ainda precisam ser pagas pelo empregador e não pode haver desconto de contribuições sociais sobre elas.
O pagamento e a baixa do valor seguem normalmente, e todos os detalhes dos valores recebidos pelo colaborador devem constar no documento da rescisão.
Como chegar nos valores da provisão de férias?
Chegar no valor da provisão das férias é uma tarefa complexa, porque muitas variáveis não podem ser consideradas em um primeiro momento — por exemplo, reajuste de salários, horas extras, adicionais, entre outras quantias que podem se somar ao benefício do trabalhador —, mas podem ser adicionadas ao longo do período até a data das férias.
A provisão das férias, portanto, precisa considerar a remuneração mensal do funcionário, a quantidade de dias de férias a que ele tem direito naquele período, o abono de férias de ⅓ e as contribuições sociais.
Como calcular a provisão de férias: passo a passo!
O cálculo do provisionamento das férias dependerá de alguns fatores, como o nicho da empresa e a porcentagem dos encargos sociais vigentes no período da previsão. Porém, um passo a passo pode ser seguido para facilitar o processo:
- Considere o valor da remuneração do funcionário: neste ponto, é importante observar eventuais extras a que o colaborador tem direito naquele período, como adicionais, comissões e outros. Faça a soma de todos esses valores;
- Divida esse valor pela quantidade de dias em mês: normalmente, esse cálculo é feito com a divisão por 30;
- Acrescente o adicional de ⅓: multiplique esse valor por 1,33 para chegar à quantia total já com o adicional;
- Multiplique pelos dias de férias: utilize o valor anterior para multiplicar pela quantidade de dias das férias que serão gozadas;
- Considere o valor dos encargos de INSS e FGTS: esse cálculo irá variar de acordo com salário do colaborador, área de atuação da empresa e outros critérios.
Quando é preciso realizar a provisão?
Não existe uma regra sobre quando é necessário fazer a provisão de férias, porém, as empresas devem se organizar para evitar surpresas. Sendo assim, é adequado manter um calendário periódico para fazer o provisionamento das férias a fim de garantir que haverá o recurso para cumprir com as obrigações trabalhistas.
Normalmente, esse cálculo é feito mensalmente ou em períodos curtos predeterminados, como bimestral ou trimestralmente.
Por que provisionar férias?
O cálculo da provisão de férias é importante porque ajuda a garantir que a empresa irá cumprir com as obrigações financeiras relacionadas às férias dos colaboradores. Essa prática contábil auxilia ainda a evitar problemas com a Justiça do Trabalho e desfalque no capital de giro do negócio.
Impactos tributários da provisão de férias
A provisão de férias, além de ser uma prática essencial para garantir a organização financeira da empresa, também tem implicações significativas no âmbito tributário. A seguir, explicamos os principais impactos tributários associados à provisão de férias.
- Redução do Lucro Tributável: a provisão de férias é classificada como uma despesa operacional. Dessa forma, os valores provisionados reduzem o lucro tributável da empresa, diminuindo a base sobre a qual incidem o Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL);
- Incidência sobre Encargos Sociais: sobre os valores provisionados para férias incidem encargos sociais como INSS Patronal e FGTS. Esses encargos devem ser considerados no momento do cálculo da provisão, garantindo que todos os custos associados sejam devidamente contabilizados;
- Conformidade com Normas Contábeis e Fiscais: Para que a provisão de férias seja aceita para fins tributários, é crucial que a empresa siga rigorosamente as normas contábeis e fiscais vigentes. Isso inclui a correta documentação e justificativa da provisão. Autoridades fiscais podem questionar provisões que não estejam bem fundamentadas ou que não reflitam com precisão as obrigações da empresa, o que pode resultar em ajustes fiscais indesejados;
- Impacto no Fluxo de Caixa e Planejamento Financeiro: Provisionar corretamente as férias ajuda a empresa a planejar seu fluxo de caixa, evitando grandes desembolsos financeiros em um único período.
Quais cuidados o RH deve ter ao provisionar férias?
Ao provisionar férias, a equipe de recursos humanos deve se atentar principalmente ao cálculo dos valores devidos aos colaboradores. Para isso, é essencial considerar os dias de férias acumulados, o salário e outros adicionais, assim como a legislação trabalhista.
Também é indispensável que o RH tenha conhecimento profundo sobre os direitos do trabalhador e os encargos sociais. Outro ponto importante é manter registro dessa provisão e de todos os pagamentos de férias realizados aos colaboradores.
Conclusão
Durante este texto, você viu que a provisão de férias é um processo contábil que auxilia as empresas a prever o valor que será despendido em um período com o pagamento do direito do trabalhador.
O processo tem um papel essencial na manutenção da saúde financeira das empresas, pois auxilia na visibilidade das despesas futuras com as férias, evitando quebras no fluxo de caixa do negócio e cumprindo a legislação trabalhista.
Por isso, é essencial que a empresa dedique tempo para a realizar a provisão de férias de todos os colaboradores periodicamente e faça a reserva dos recursos necessários para o pagamento do direito do trabalhador.
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