A sua empresa faz projeção de gastos? Se a resposta for negativa, melhor começar a pensar no assunto. Um bom planejamento financeiro pode prever despesas e permitir uma administração de sucesso das finanças do local. Longe de “prever o futuro”, a prática está relacionada a observações empíricas sobre as despesas da organização.
A projeção de gastos é uma ferramenta de gestão que ajuda a empresa a se preparar para sofrer seus gastos e, assim, ter uma melhor organização financeira. Além disso, ela conscientiza gestores e possíveis investidores sobre o cenário financeiro da empresa.
Neste artigo, você entenderá tudo sobre projeção de gastos, sua importância, seus benefícios e como aplicar em uma empresa. Confira abaixo os tópicos que serão abordados ao longo do texto:
- O que é projeção de gastos?
- Qual a importância da projeção de gastos para sua empresa?
- Quais são os tipos de projeção de gastos?
- Quais são os benefícios de fazer uma projeção de gastos?
- Como fazer a projeção de gastos?
- O que não pode faltar na sua projeção de gastos?
Boa leitura!
O que é projeção de gastos?
A projeção de gastos é um planejamento financeiro para a empresa. Essa ferramenta de gestão busca, a partir de um apurado de custos, investimentos, despesas fixas e histórico financeiro do negócio, tentar prever os gastos e os lucros totais da organização em determinado período. Elaborar essas estimativas guiam decisões corporativas mais estratégicas.
Importante frisar que não existe nada de misterioso ou mágico, tal qual uma previsão de futuro, na projeção de gastos. O planejamento é, na realidade, consequência de um trabalho minucioso de observação e análise dos números da empresa.
O objetivo da projeção de gastos é organizar e administrar melhor os custos da empresa. Mas também é, principalmente, entender qual é a fonte de crescimento do negócio, pois esse planejamento traz à luz as áreas que têm os melhores retornos para a organização.
Como funciona?
A projeção de gastos é uma atividade do setor financeiro feita a partir da análise dos dados internos e do histórico financeiro da empresa. Para uma previsão mais próxima do resultado real, é preciso considerar também fatores externos e incontroláveis, como questões socioeconômicas e de mercado.
Existem modalidades diferentes de projeções de gastos que variam de acordo com o objetivo da empresa. As projeções são elaboradas por períodos que vão de um mês a um ano, garantindo previsões que vão de um a cinco anos. A escolha do modelo de projeção deve ser feita pensando na saúde financeira da empresa.
Qual a importância da projeção de gastos para sua empresa?
Negócios que fazem projeções financeiras conseguem ter uma visão mais ampla de seu cenário financeiro e, a partir disso, tomar decisões assertivas pensando no futuro.
Uma projeção de gastos bem feita auxilia na identificação de forças, fraquezas, oportunidades e ameaças da empresa, mais conhecida como análise SWOT. Ou seja, as empresas conseguem ver de quais áreas vem o seu crescimento, onde devem investir e como balancear seus gastos de maneira positiva.
O planejamento também ajuda as empresas a se prepararem para crises e períodos de baixa lucratividade sem que haja tanto prejuízo para o caixa.
O documento pode ainda ser apresentado a possíveis investidores para que eles compreendam a situação da empresa, saibam onde e como o investimento será aplicado e detectem a possibilidade de retorno.
No geral, a projeção de gastos funciona como um demonstrativo de que o empreendimento possui controle sobre seus gastos e uma administração organizada para quem vê de fora. E possibilita uma gestão mais confiante para a tomada de decisões e preparada para os acontecimentos futuros.
Quais são os tipos de projeção de gastos?
Existem três modalidades diferentes de projeções de gastos: curto, médio e longo prazo. As diferenças principais são de período analisado e período de previsão, e esses dois fatores irão guiar o nível de detalhamento e a estimativa de assertividade do planejamento.
Conheça mais sobre cada modalidade a seguir:
Longo prazo
Essa projeção de gastos é mais voltada para metas futuras. Ela é feita anualmente e possui previsões para até cinco anos. O maior objetivo desse planejamento é mostrar o potencial de ascensão da empresa, e ele pode ser usado, por exemplo, para atrair investidores.
Pensando na meta de futuro da empresa e nas projeções do mercado, o planejamento busca identificar estratégias para chegar nos objetivos da organização, preparando-se para os possíveis gastos que essas metas trarão.
Por ser uma análise focada em objetivos futuros, com pouca probabilidade de precisão total, esse modelo pede por revisões anuais.
Médio prazo
Esse modelo de projeção de gastos busca prever as estimativas de crescimento dos próximos anos da empresa. Ele também é feito mensalmente, mas possui previsões para três anos.
Sua precisão, entretanto, não é tão grande quanto a projeção no curto prazo, e deve ser revisada a cada seis meses ou quando houver uma mudança drástica na empresa que afete o planejamento.
Ela é importante para compreender se o modelo de negócios está sendo lucrativo e qual é o nível de desempenho da equipe.
Curto prazo
Essa projeção de gastos é importante para gerir as despesas essenciais de funcionamento da empresa. Ela é feita mensalmente e possui previsões para um ano.
Esse modelo é utilizado para o acompanhamento do fluxo de caixa e da distribuição de recursos. Ou seja, é a projeção que auxiliará a gestão a analisar de perto as métricas e os indicadores da empresa, incentivando uma administração financeira transparente.
Por ter esse papel tão vital para a saúde financeira da empresa, sua análise deve ser feita de forma muito minuciosa e detalhada, o que pede por uma revisão mensal da projeção.
Quais são os benefícios de fazer uma projeção de gastos?
Agora que você já sabe o que é a projeção de gastos, qual é a sua importância e quais são os modelos, chegou a hora de entender melhor quais são os benefícios de investir nesse planejamento financeiro.
Confira alguns benefícios a seguir:
Ajuda a reduzir perdas financeiras
As perdas referem-se a gastos incomuns, como investimentos indevidos. Apesar de não ser um gasto que o planejamento consegue prever, as empresas que fazem projeções financeiras podem diminuir as ocorrências dessas perdas e preparar melhor a empresa para possíveis eventualidades, como roubos.
Isso porque, com o planejamento, as empresas possuem um controle maior de suas despesas, portanto entendem o que deve ou não ser feito para a saúde financeira da organização.
Visão real e antecipada do seu negócio
Traçar cenários financeiros permite à gestão da empresa uma visão realista e antecipada do negócio, porque leva em consideração o comportamento da organização até então e as condições socioeconômicas do mercado.
Gestão mais segura e eficaz
Fazer a análise do histórico de gastos da empresa para entender a saúde financeira e os padrões de investimento do local é uma oportunidade também de realizar uma auditoria.
Além disso, um dos objetivos da projeção de gastos em curto prazo é justamente garantir processos transparentes na organização, pois avalia de perto como estão as entradas e as saídas, comparando-as com o que foi previsto.
Como fazer a projeção de gastos?
Realizar uma projeção de gastos exige muita paciência, porque se trata de uma análise minuciosa dos números da empresa e do mercado. Muitas organizações deixam de colocar essa ferramenta poderosa em prática pela descrença nos resultados, mas principalmente pela morosidade desse processo.
Então, o primeiro passo é garantir que o setor financeiro esteja comprometido a fazer esse planejamento com calma e cuidado. Se possível, o negócio pode contar ainda com a ajuda de uma equipe externa de contabilidade para facilitar esse processo.
Lembrando que é essencial que a projeção de gastos seja feita com muita sinceridade por parte dos responsáveis, pois erros nesse processo custam caro. É claro que o planejamento é todo baseado em dados concretos, entretanto, ainda assim depende, e muito, da honestidade dos colaboradores sobre investimentos e retornos.
A seguir, conheça algumas dicas que podem ajudar na elaboração uma projeção financeira:
Entenda o ciclo financeiro da sua empresa
A equipe responsável precisará entender qual é o ciclo financeiro da empresa. Esse ciclo trata-se do período entre o recebimento do pagamento pela venda de seus serviços ou produtos e o momento do pagamento dos funcionários e fornecedores.
Quanto menor o ciclo, melhor, pois este é um indicativo de que a empresa é mais independente de juros bancários. Portanto, mais saudável financeiramente.
Faça uma estimativa de lucros e despesas
Elabore uma estimativa com todos os lucros e fontes de receitas, e faça um comparativo desta com o levantamento de despesas da empresa, sejam elas fixas (conta de luz, aluguel do espaço, etc.) ou variáveis (horas extras, novas contratações, perdas, etc.) em determinado período. Assim, será possível perceber fatores como:
- Se a empresa está com saldo positivo ou negativo;
- Quais os setores com maior lucratividade;
- Quais são os setores com mais despesas;
- Entre outras questões importantes para a projeção de gastos.
Essa etapa é importante para analisar também qual é a projeção de vendas da empresa, ou seja, qual é o valor que espera-se receber das vendas durante o período da previsão.
Nesse sentido, entram análises como a de capacidade instalada, que leva em consideração os custos a mais que um aumento de vendas traria para a empresa, como o pagamento de horas extras. E também a identificação de custos relacionados a vendas, como a comissão.
Análise do fluxo de caixa
Basicamente, o fluxo de caixa refere-se a uma ferramenta de gestão usada para acompanhar as movimentações de caixa, ou seja, as entradas e as saídas de dinheiro.
Para fazer um bom planejamento financeiro, é preciso acompanhar de perto o resultado dessa ferramenta em determinado período.
A análise dos resultados garante previsões mais assertivas e próximas da realidade da empresa.
Análise do ponto de equilíbrio
O ponto de equilíbrio trata-se do valor de faturamento necessário para pagar todas as despesas. A partir dele é que a organização passa de fato a lucrar com seus serviços, ou seja, somente após arcar com todas as despesas necessárias para o funcionamento do negócio.
É vital que a projeção de gastos identifique qual é o ponto de equilíbrio da empresa, pois essa será a meta de faturamento mínima para o local não entrar no vermelho e continuar funcionando plenamente sem a necessidade de empréstimos bancários.
Tendo essa consciência, as metas financeiras da organização podem partir disso para começar a lucrar.
O que não pode faltar na sua projeção de gastos?
Em sua projeção de gastos, não pode faltar honestidade com os números da empresa, análise crítica para interpretar os dados corretamente, uma equipe comprometida e muita paciência dos envolvidos.
Outro fator de grande relevância para um bom planejamento financeiro é a obstinação de seguir avaliando o planejamento e o considerando-o no momento de tomar decisões. Isso porque, de nada adianta ter todo o trabalho de elaborar uma projeção de gastos se ela ficará engavetada nos arquivos da empresa e será utilizada apenas para convencer possíveis investidores.
Portanto, uma gestão comprometida não pode deixar de utilizar a projeção de gastos para tomar decisões estratégicas que potencializam os resultados do negócio.
Conclusão
A projeção de gastos é utilizada por empresas que buscam transparência e um controle mais organizado de suas finanças. Afinal, traça cenários possíveis para a organização, baseando-se no seu histórico financeiro e na análise de seu fluxo de caixa.
A projeção de gastos tornou-se um diferencial competitivo para os negócios, pois identifica os pontos de crescimento dessas empresas, possibilitando também processos financeiros transparentes e decisões estratégicas por parte da gestão.
Não existe nada de mágico nessa prática, mas sim muito esforço das equipes financeira e administrativa para compreender analiticamente os números da empresa e, a partir disso, traçar possíveis cenários, sem garantir que eles serão concretizados fielmente.
E os benefícios das empresas que aplicam essa ferramenta para guiar sua gestão e seu crescimento são muitos. O maior deles é justamente esse controle financeiro, que possibilita mais independência financeira para a empresa, alocação de investimentos nos setores certos e melhor preparação para lidar com crises e momentos de baixa lucratividade.
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