Programa de ponto eletrônico: como funciona e quais as vantagens?

Um bom programa de ponto eletrônico pode facilitar bastante o dia a dia de uma empresa. 

Ele é o responsável por armazenar todas as informações do registro de ponto. Ou seja, os horários de entrada, pausas, saídas, possibilitando o tratamento dessas informações. 

É a partir dele que é feita a gestão completa da jornada de trabalho dos colaboradores.

Mas, você sabia que não é qualquer programa de ponto que pode ser utilizado por sua empresa? Eles precisam conter uma série de especificações para que seu uso seja permitido. 

Já se perguntou se o sistema utilizado na sua companhia segue todas essas recomendações?

Neste texto você verá como funciona um programa de ponto eletrônico e quais benefícios ele agrega para sua gestão.

Confira alguns dos tópicos que serão abordados aqui:

• O que diz a CLT sobre programa de ponto eletrônico
• O que diz a portaria 671 sobre o programa de ponto eletrônico?
• Programa de ponto eletrônico x relógio de ponto
• Qual o melhor programa de ponto eletrônico?
• Qualquer empresa pode adotar um programa de ponto eletrônico?
• Como escolher um ponto eletrônico para minha empresa?

Boa leitura!

O que diz a CLT sobre programa de ponto eletrônico

A CLT prevê no 2° parágrafo do artigo 74 que estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores devem fazer a anotação da jornada de trabalho diariamente. Essa anotação pode ser feita em registro manual, mecânico ou eletrônico. Mas nem sempre foi assim. 

Por conta do avanço da tecnologia, a possibilidade do acompanhamento por registro eletrônico teve que ser inserido na CLT.  

Entretanto, o artigo ainda traz a informação de que esse sistema deverá seguir as instruções dadas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia. 

Nesse caso, as portarias 1510 e 373, expedidas pelo extinto Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), eram as responsáveis por determinar as regras sobre o uso de sistemas de ponto eletrônico. 

A primeira, expedida em 2009, trazia as especificações sobre os Registradores Eletrônicos de Ponto (REP) e seu sistema auxiliar Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP). 

Já a segunda, sancionada em 2011, surgiu da necessidade de regulamentar o uso de sistemas eletrônicos de controle de jornada. Em seu Art 1º, ela exigia os seguintes tópicos:

• A utilização dos sistemas eletrônicos de controle de jornada de trabalho assumiria que o empregado iria cumprir integralmente a sua jornada de trabalho contratual, convencionada ou acordada vigente no estabelecimento;

• Deveria estar disponível ao colaborador qualquer dado que resulte na alteração de  sua remuneração, de acordo com o período de sua frequência caso o sistema alternativo seja adotado.

Mas, com as mudanças do mercado, ambas se tornaram defasadas, exigindo a necessidade de uma nova lei mais atualizada para a utilização destes sistemas. Foi então que, em dezembro de 2021, surgiu a portaria 671.

Portaria 671

Expedida pelo Ministério do Trabalho e Previdência (MTP), a portaria 671 veio para modernizar e trazer maior clareza nas normas de adoção de sistemas de ponto eletrônico.

Sua principal mudança promovida foi reunir todas as categorias existentes de controle de ponto eletrônico, em três modelos oficiais. São eles:

• REP- C – Registro de ponto convencional;
• REP-A – Conjunto de equipamentos e programas de computador que tem sua utilização destinada ao registro da jornada de trabalho;
• REP-P – Sistema de registro eletrônico de ponto via programa, que inclui os coletores de marcações, o armazenamento de registro de ponto e o programa de tratamento de ponto.

Em todas essas categorias, a restrição sobre marcação é estritamente proibido. Ainda, nos sistemas enquadrados nos REP-C e REP-P, algumas determinações devem estar presentes, tais como o comprovante de ponto para cada horário registrado, e a presença do espelho de ponto.

Continue a leitura para entender melhor sobre essas normas.

O que diz a portaria 671 sobre o programa de ponto eletrônico?

Na nova portaria 671, o programa de ponto eletrônico faz parte do terceiro modelo que citamos acima: o REP-P.

Ele engloba os sistemas mais modernos e completos de gestão do mercado, permitindo a marcação dos horários de entrada, pausa e saída por diversos aparelhos tecnológicos. Ou seja, podendo ser feito em tablets, celulares ou computadores.

Todos os detalhes destes sistemas foram expressos em seu artigo 78. Veja na íntegra:

Art. 78. O REP-P é o programa (software) executado em servidor dedicado ou em ambiente de nuvem com certificado de registro nos termos do art. 91, utilizado exclusivamente para o registro de jornada e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.

Por se tratar de um sistema mais completo e robusto, que permite o acompanhamento em tempo real da jornada dos funcionários, a portaria 671 exige regras mais rígidas sobre sua adoção.

Dentre elas, está a obrigatoriedade da emissão do comprovante de ponto a cada horário marcado, podendo ser feito em formato impresso ou em PDF.

A presença do espelho de ponto também é indispensável nos programas de ponto eletrônico do REP-P. Gerados pelo programa de tratamento de ponto, estes documentos devem conter todas as informações dos funcionários da empresa, além das seguintes especificações:

• Identificação do empregador contendo nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO, caso exista;
• Identificação do trabalhador contendo nome, CPF, data de admissão e cargo/função;
• Data de emissão e período do relatório Espelho de Ponto Eletrônico;
• Horário e jornada contratual do empregado;
• Marcações efetuadas no REP e marcações tratadas (incluídas, desconsideradas e pré-assinaladas) no Programa de Tratamento de Registro de Ponto; 
• Duração das jornadas realizadas (considerando o horário noturno reduzido, se for o caso).

Programa de ponto eletrônico x relógio de ponto

O sistema de ponto eletrônico é um software desenvolvido para fazer a marcação do ponto e a gestão em um único sistema. Já o relógio de ponto é apenas uma máquina que precisa do auxílio do Sistema de Registro Eletrônico de Ponto para funcionar.

Mas claro, as diferenças não estão apenas em seus sistemas. Pode-se dizer que as duas formas de controle também são diferentes em:

• Formas de registro de ponto;
• Funcionalidades;
• Mobilidade.

Entenda melhor abaixo.

Formas de registro de ponto

Um relógio de ponto pode apresentar as seguintes formas de marcação: senha, cartão magnético ou biometria. Todas elas necessitam que o colaborador se dirija até o relógio para bater o seu ponto. 

Já no REP-P, o colaborador pode bater o ponto por meio de um dispositivo móvel como tablets e celulares, de um computador, por integração com o relógio de ponto e, até mesmo, por ligação telefônica. 

Então, a principal diferença nas formas de registro é que o eletrônico oferece muito mais possibilidades do que o relógio de ponto, que dependendo do modelo, pode apresentar apenas uma forma de marcação. 

Funcionalidades

Como falado, o relógio de ponto possui apenas a função de marcar os horários dos colaboradores. Isso quer dizer que ele possui poucas funcionalidades, então para lançar dispensas, atestados ou calcular horas extras, é necessário o uso de um sistema auxiliar.

Isso já não acontece no REP-P, já que ele possui diversas funcionalidades que permitem a gestão do ponto. Alguns mais completos, como o PontoTel, possibilitam até mesmo essa gestão pelo celular. 

Além disso, tem como opção no momento do registro: a validação de imagem e voz do colaborador, localização e a senha do mesmo. Isso evita fraudes e garante um processo seguro.

Mobilidade

Uma das maiores vantagens do ponto eletrônico em relação ao relógio de ponto é a sua mobilidade. Como se trata de um sistema em nuvem, ele não precisa de fios ou estar alocado em um lugar para funcionar. 

Isso acaba trazendo mais mobilidade para a empresa, permitindo que os colaboradores possam marcar ponto até mesmo em home office.

Apenas em três quesitos, já deu para notar que os relógios de ponto são bem diferentes do ponto eletrônico.

Entretanto, esse é apenas o meio de registro do ponto. Ambos possuem um programa de ponto eletrônico, ou sistema de ponto, para que sejam extraídas as informações das jornadas. 

Porém, como foi dito, o REP-P já é um sistema completo, e o seu registro e tratamento é feito em um único local. Mas, seja qual for o meio escolhido pela sua empresa, saiba que ter essas informações de forma eletrônica já é uma grande ajuda no dia a dia.

Quais as vantagens do programa de ponto eletrônico?

As maiores vantagens de ter um programa de ponto eletrônico em sua empresa é otimizar a rotina e facilitar os cálculos referentes a jornada. Isso porque  a anotação manual do ponto causa diversos problemas para as empresas e ainda apresenta um grande risco de fraudes na marcação. 

Dessa forma, usar um programa eletrônico possibilita mais segurança e qualidade das informações. 

Mas preste muita atenção, para se ter realmente uma melhoria nos processos, é preciso escolher um bom programa. Você sabe como escolher um ou qual é o melhor? 

Não se preocupe,isso será abordado agora. 

Qual a melhor plataforma de ponto eletrônico?

O melhor programa de ponto eletrônico é aquele que consegue entregar mais facilidade e otimização de processos para sua empresa com um bom custo benefício. Por isso, o ponto eletrônico acaba sendo a melhor saída para sua empresa. 

Esse é o caso da plataforma Pontotel, que faz a marcação, o tratamento e a gestão de ponto. Nele você encontra:

• Gestão de jornada;
• Gestão de escalas;
• Cálculo automático de horas trabalhadas;
• Banco de horas robusto com regras de cálculo flexíveis;
• Integração com diversos sistemas de folha de pagamento.

E muitos outros benefícios que você pode conferir na prática, agendando uma demonstração agora mesmo

Qualquer empresa pode adotar um programa de ponto eletrônico?

Sim. Desde que o programa atenda a todos os requisitos da portaria 671 que foi falado acima, sua empresa pode fazer a adoção. 

No caso dos sistemas eletrônicos, sua empresa deve conferir se existe uma convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho que autorize o uso. Mas, a maioria dos sindicatos não possui restrição quanto ao uso desses sistemas. 

Como escolher um ponto eletrônico para minha empresa?

Agora que você já sabe todas as vantagens do programa de ponto eletrônico, chegou a hora de escolher um sistema para sua empresa. 

A primeira pergunta a se fazer é: “qual é a minha necessidade com o controle de ponto?”. 

Se a sua necessidade for ter um bom controle das horas trabalhadas e uma administração de jornada, os sistemas eletrônicos são as melhores escolhas. Mas, ainda existem alguns requisitos básicos que você precisa se atentar na hora de escolher o seu novo sistema. São eles:

• Boas funcionalidades;
• Facilidade operacional;
• Cálculo de horas;
• Banco de horas;
• Depoimentos de clientes.

Boas funcionalidades

Marcar o ponto corretamente é o mínimo que o seu novo sistema pode fazer pela sua empresa. Até porque depois dessa etapa, ainda existem muitas outras até chegar às informações na folha de pagamento. 

Então, o seu novo sistema precisa ter funcionalidades que agreguem o seu dia a dia. 

Como por exemplo, alterar escalas de trabalho, adicionar dispensas e lançar atestados em uma única tela, verificar a jornada feita em determinado dia, dentre outras funcionalidades que sejam necessárias para sua rotina. 

Facilidade operacional

O seu novo sistema deve ser fácil de se utilizar, então é necessário que ele não tenha obstáculos ou tenha um layout muito ultrapassado.

Além disso, é importante que ele funcione em múltiplas plataformas para que você não fique dependente apenas do computador. 

Cálculo de horas 

Um bom programa de ponto deve ser capaz de fazer o cálculo de horas de forma automática, sem que você precise acionar nenhum comando para isso. 

Além disso, ele deve saber separar horas extras, horas de atraso, horas noturnas e tudo que possa facilitar a sua gestão do ponto. 

Depoimentos de clientes 

A prova real de que um programa é bom mesmo é o depoimento de quem o utilizou. 

Por isso, busque mais informações sobre esse sistema, veja quais são os clientes e leia depoimentos. Se boas empresas utilizam esse programa, é sinal de que ele também poderá ajudar a sua. 

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Conclusão

Chegamos ao final desse texto, agora você já sabe quais as vantagens do programa de ponto eletrônico, o que diz a legislação e porquê sua empresa deve adotar um sistema desses em sua rotina.

Se quiser saber mais sobre como o ponto digital otimiza os processos da sua empresa, continue sua visita em nosso blog e leia “Saiba como o ponto digital otimiza os processos no RH”!

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