A informatização já chegou ao sistema do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), permitindo que vários processos ligados ao órgão sejam feitos de forma online. Um desses processos é a emissão da chamada procuração FGTS digital.
Essa procuração ajuda a empresa a gerenciar suas obrigações trabalhistas de forma mais rápida, segura e eficiente. Apesar de oferecer várias facilidades, a criação e gestão desse documento ainda pode gerar dúvidas.
Por esse motivo, este artigo explicará como a procuração do FGTS digital funciona e como fazer esse documento, e responder às principais perguntas sobre esse assunto.
Para isso, serão abordados os seguintes tópicos:
- O que é e como funciona a procuração do FGTS Digital?
- Como cadastrar a procuração do FGTS Digital?
- Principais dúvidas sobre procuração do FGTS Digital
Boa leitura!
O que é e como funciona a procuração do FGTS digital?
A procuração digital do FGTS é um documento eletrônico que permite ao empregador autorizar um representante a fazer operações em seu nome no sistema disponibilizado pela Caixa Econômica Federal.
Entenda a seguir como esse documento funciona:
Para que serve?
A procuração do FGTS digital é uma ferramenta que permite ao empregador escolher um representante para acessar e gerenciar informações referentes ao sistema do FGTS.
O representante nomeado pelo documento age como um procurador. Por isso, ele tem direito a fazer várias operações e utilizar vários serviços ligados ao sistema do fundo de garantia.
Esse processo otimiza a rotina dos setores de Departamento Pessoal (DP) e Recursos Humanos (RH), já que eles precisam lidar com essa burocracia no seu dia a dia para garantir o cumprimento da legislação trabalhista.
Quem pode utilizar?
A procuração do FGTS digital pode ser utilizada por pessoas físicas (PF) e jurídicas (PJ), ou seja, pelo empregador CPF ou empregador CNPJ.
No entanto, existem algumas exigências para fazer esse documento. O empregador CPF precisa ter um certificado digital (e-CPF) ou uma conta nível prata, ou ouro cadastrada no site gov.br.
Já o empregador CNPJ precisa ter um certificado digital (e-CNPJ) ou usar os dados de um representante legal perante a Receita Federal, com conta nível prata ou ouro cadastrada no site gov.br.
Como cadastrar a procuração do FGTS digital?
A procuração de FGTS digital é um documento que facilita a rotina de empresas de diferentes setores, desde escritórios de advocacia e contabilidade até organizações de médio e grande porte com DP ou RH bem estruturados.
Por isso, é importante que os profissionais que atuam nessas empresas saibam como emitir esse tipo de documento.
Para saber como fazer uma procuração do FGTS digital, basta seguir as instruções do Manual de Orientação SPE.
Essas orientações estão resumidas no passo a passo a seguir:
Acesse o sistema de procuração eletrônica e entre com GOV.BR
O primeiro passo para fazer esse documento é acessar o site do Sistema de Procuração Eletrônica (SPE). Assim que o site do SPE carregar, aparecerá uma página inicial pedindo que o usuário faça o login no sistema. Para isso, basta clicar no botão “Entrar com GOV.BR” para iniciar o processo de autenticação.
Escolha a forma de entrar
O próximo passo exige que o usuário faça o login na sua conta do gov.br para confirmar a sua identificação.
Para isso, o empregador CPF pode usar seu e-CPF ou uma conta nível prata, ou ouro para confirmar sua identidade. Já o empregador CNPJ pode utilizar o e-CNPJ ou os dados de um representante legal perante a Receita Federal.
Clique em nova procuração e preencha os dados
Após entrar no sistema, o próximo passo é localizar a guia “Procurações” e clicar na opção “Nova Procuração”.
Em seguida, é necessário preencher todos os dados solicitados pelo sistema. Esses dados incluem informações do outorgante (empregador) e do outorgado (procurador ou representante.
Primeiro, o sistema exige o preenchimento dos dados do outorgante. Informações como CPF ou CNPJ, nome e endereço aparecerão automaticamente conforme os dados cadastrados na conta gov.br utilizada no login.
Por isso, basta fornecer um e-mail atualizado e confirmar essa informação. Para finalizar essa parte, basta clicar no botão “Avançar”.
O próximo passo é preencher os dados do outorgado ou procurador. Esses dados incluem CPF ou CNPJ e um e-mail atualizado da pessoa que atuará como procurador.
Além dessas informações, o usuário pode marcar a opção “Permitir substabelecimento com reserva de poderes”.
No entanto, ela deve ser marcada apenas se o objetivo é permitir que uma terceira pessoa também utilize a procuração. Assim que todos esses dados forem preenchidos, basta clicar no botão “Avançar”.
Escolha os serviços e o prazo da procuração
O próximo passo é marcar quais serviços específicos o procurador poderá realizar em nome do outorgante.
Se o objetivo é autorizar o procurador a fazer qualquer atividade relacionada ao sistema FGTS digital, então a recomendação é clicar na opção “Todos os poderes de administração inerentes aos serviços existentes no sistema Domicílio Eletrônico…”
Caso contrário, o usuário pode marcar opções de serviços específicos, como Gestão de Guias e Consultas do Empregador.
Após definir quais serviços serão concedidos, é necessário clicar em “Avançar” para acessar uma guia chamada “Vigência”. Nessa guia, o objetivo é preencher o campo “Fim”, informando a data final de vigência da procuração.
Vale lembrar que esse campo pode ser deixado em branco. Nesse caso, o próprio sistema irá informar um prazo de 5 anos. Para confirmar essas informações, basta clicar em “Avançar”.
Confirme os dados e assine
Após finalizar os passos anteriores, aparecerá uma página com o rascunho da procuração. É importante revisar os dados desse documento para confirmar se está tudo certo.
Caso contrário, ainda é possível voltar às guias anteriores para fazer correção. Se o documento estiver correto, basta clicar no botão “Assinar”, localizado no fim da página.
Aguarde o aceite da procuração
Assim que o documento for assinado, o sistema irá gerar a procuração e confirmar sua emissão. O próprio sistema também enviará uma notificação ao procurador informando sobre a nova procuração.
Depois disso, ele poderá acessar o portal FGTS Digital, fazer o login e aceitar a procuração. Lembrando que esse processo é fundamental para validar a autorização.
Principais dúvidas sobre procuração do FGTS digital
A procuração do FGTS digital é um documento que pode gerar muitas dúvidas, tanto relacionadas ao seu processo de emissão quanto à sua alteração.
Confira a seguir as respostas para algumas das perguntas mais comuns sobre esse tema.
Como revogar ou alterar uma procuração?
Para alterar ou excluir o documento, o outorgante (empregador) ou procurador precisa entrar no SPE, conforme explicado anteriormente.
Após acessar o sistema, é necessário acessar a guia “Procurações” e clicar em “Cedidas (Sou outorgante)”. Assim, o sistema mostrará uma lista de todas as procurações cedidas, incluindo aquelas ativas, ainda em vigência e podem ser alteradas.
Após localizar o documento que será alterado, o próximo passo é clicar no ícone da coluna “Ações”, clicar na opção “Alterar” e seguir todo o processo realizado para criar uma nova procuração, conforme explicado anteriormente.
Lembrando que o sistema permite alterações apenas para adicionar serviços ou prorrogar seu prazo de vigência. Sendo assim, excluir permissões, reduzir prazo de vigência ou retirar serviços já autorizados não é permitido.
Se o objetivo for excluir esse documento, em vez de clicar em “Aditar”, basta clicar em “Revogar” e confirmar o procedimento.
Como acessar sem o certificado digital?
No caso do empregador PF, o acesso sem o certificado digital poderá ser feito com CPF e senha (desde que sua conta seja nível prata ou ouro).
Já no caso da empresa PJ, a única forma de fazer o login no SPE sem um e-CNPJ é por meio de um representante legal junto à Receita Federal, utilizando CPF e senha (nível prata ou ouro).
Como assinar a procuração?
Conforme explicado, o último passo do processo de criação de uma nova procuração no SPE é assinar o rascunho do documento. Para isso, é necessário clicar no botão “Assinar”.
Se o usuário fizer o login no sistema utilizando o certificado digital (e-CPF ou e-CNPJ), o documento deverá ser assinado via aplicativo “Assinador Serpro”, que já deve estar instalado no computador previamente. Caso contrário, o próprio sistema explicará como fazer o download desse aplicativo.
Por outro lado, se o usuário fizer o login no SPE utilizando CPF e senha, a assinatura deve ser feita por meio do gov.br.
Nesse caso, após clicar em “Assinar”, aparecerá uma janela onde será necessário adicionar o código enviado por SMS para o número cadastrado previamente. Para finalizar, basta clicar em “Autorizar”.
Conclusão
A procuração de FGTS digital é uma ferramenta que facilita o trabalho do setor de RH e DP das empresas. Afinal, esse documento autoriza um representante da organização a realizar vários processos relacionados ao FGTS dos funcionários.
Isso agiliza a realização de diferentes atividades, ajuda a empresa a cumprir suas obrigações trabalhistas e, por consequência, contribui para o reforço da segurança jurídica.
Por isso, é importante entender como fazer a procuração do FGTS digital da forma correta e começar a utilizar essa ferramenta sempre que necessário.
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