O dia a dia de qualquer empresa, normalmente, envolve a realização de inúmeras tarefas, incluindo imprevistos, projetos de longo prazo e trabalho operacional. Uma das estratégias mais eficientes para lidar com tudo isso é fazer a gestão de prioridades no trabalho.
Esse gerenciamento evita o acúmulo de demandas e problemas que podem comprometer o clima organizacional e até os resultados do negócio. Apesar disso, priorizar atividades ainda é um desafio para muitas organizações.
Um estudo mostrou que 62% dos funcionários brasileiros estão sobrecarregados, dado que reflete a má gestão de prioridades. Para evitar esse problema, é fundamental entender a importância de saber priorizar atividades e aprender como fazer isso. Por isso, este artigo abordará os seguintes tópicos:
- O que são prioridades no trabalho?
- Qual a importância de estabelecer prioridades?
- Como identificar suas prioridades?
- Como definir prioridades de longo prazo
- 3 técnicas para gerenciar prioridades no trabalho
- Qual o papel da gestão na definição de prioridades no trabalho?
Boa leitura!
O que são prioridades no trabalho?
As prioridades no trabalho são tarefas, projetos ou objetivos que exigem uma atenção imediata ou especial ao longo de um dia, uma semana ou um mês. Essa prática ajuda a garantir que o trabalho mais importante seja concluído primeiro, processo essencial para atingir metas, cumprir prazos e aumentar a produtividade.
Qual a importância de estabelecer prioridades?
Saber priorizar tarefas é fundamental para garantir a eficiência do fluxo de trabalho. Afinal, a priorização permite o direcionamento dos esforços para as tarefas mais importantes, melhora a gestão do tempo, evita a sobrecarga e reduz o estresse no trabalho.
Isso também ajuda profissionais e empresas a se adaptarem rapidamente a eventos inesperados e reduzirem conflitos internos. Na prática, saber priorizar facilita a tomada de decisões eficiente em todas as situações e ainda melhora o clima organizacional e aumenta a produtividade.
Como identificar suas prioridades?
O primeiro passo para identificar quais são as prioridades é definir quais tarefas são mais importantes. Para isso, é importante adotar estratégias que ajudem a organizar e direcionar os esforços no trabalho. Confira a seguir duas dessas estratégias eficientes para auxiliar nesse processo:
Avaliação das tarefas diárias
Avaliar quais tarefas devem ser feitas em cada dia é uma boa forma de se organizar para definir quais são as prioridades. O ideal é começar listando todas as atividades pendentes em determinada data. Assim, fica mais fácil avaliar a importância e o nível de urgência de entrega de cada demanda.
Uso de ferramentas de gestão de tarefas
Outra dica importante para definir quais tarefas são prioritárias é utilizar a tecnologia, especificamente as ferramentas de gestão de tarefas, como Trello, Asana, Todoist e Google Tasks.
Elas são úteis porque permitem a criação de listas de tarefas, a definição de prazos, a atribuição de prioridade, o acompanhamento de progresso, entre outros recursos. Para Tuanny Honesko, coordenadora de marketing da Feedz, tecnologias como essas facilitam a gestão de tempo e a priorização de tarefas.
“Saber priorizar o quanto você consegue fazer com os recursos que tem e contar com a ajuda da tecnologia pode ser muito útil para estabilizar sua produtividade”, completa a coordenadora.
Como definir prioridades de longo prazo
A priorização de atividades de longo prazo exige organização e estratégia. Isso pode parecer difícil, mas com as dicas certas, é possível criar um planejamento eficiente que facilite esse processo. Confira a seguir um passo a passo para realizar essa tarefa:
- Identifique quais são os objetivos que devem ser atingidos a longo prazo;
- Analise quais resultados específicos precisam ser alcançados e quais os seus impactos;
- Divida os objetivos de longo prazo em metas menores, utilizando os princípios das metas SMART, e defina prazos para cada uma delas;
- Faça uma lista com todas as tarefas relacionadas a essas metas;
- Classifique essas tarefas conforme seu nível de importância e urgência;
- Reorganize essa lista conforme o nível de prioridade de cada tarefa;
- Deixe essas informações em um local visível e de fácil acesso, como uma ferramenta de gestão de tarefas.
Vale lembrar que essas prioridades de longo prazo podem mudar à medida que surgem novas demandas. Por isso, é importante reavaliar essa lista de tarefas e ajustar as prioridades regularmente.
3 técnicas para gerenciar prioridades no trabalho
Além de avaliar as atividades pendentes diariamente e usar ferramentas de gestão de tarefas, as pessoas podem utilizar diferentes técnicas para gerenciar suas prioridades no trabalho. Conheça algumas delas a seguir:
Método Eisenhower: urgente vs. importante
O Método Eisenhower, também chamado de matriz de Eisenhower, é uma técnica que exige a criação de um esquema de organização e classificação de tarefas. Esse esquema consiste na criação de quatro quadrantes. Cada quadrante agrupa atividades conforme seu nível de importância e urgência, conforme a imagem a seguir:
Técnica pomodoro para foco e produtividade
A técnica pomodoro é uma metodologia que envolve a divisão do tempo de trabalho em intervalos de 25 minutos. Cada intervalo é seguido por uma pausa curta de 5 minutos. Após completar duas horas seguidas usando essa técnica, o tempo de pausa aumenta para um intervalo de 15 a 30 minutos.
Listas de tarefas e planos de ação
Outra técnica eficiente para priorizar atividades é criar listas de tarefas. Esse método simples e tradicional envolve a escrita de todas as demandas que precisam ser realizadas em um dia. O ideal é usar essa lista como base para criar planos de ação detalhados e alimentar ferramentas de gestão de tarefas.
Isso ajuda a manter a organização das atividades e facilita a visualização das pendências. Assim, fica mais fácil classificar essas tarefas com base na sua prioridade, utilizando métodos como o Eisenhower, por exemplo.
Qual o papel da gestão na definição de prioridades no trabalho?
O papel da gestão da empresa é definir prioridades alinhadas aos objetivos estratégicos do negócio e garantir que as equipes direcionem seus esforços para alcançar os resultados desejados.
Na prática, mais do que saber priorizar atividades, os gestores são responsáveis por orientar os times, distribuir recursos, delegar tarefas e monitorar o progresso das atividades.
Assim, eles conseguem fazer intervenções para motivar as equipes e ajustar aquilo que precisa ser melhorado. Como resultado, a gestão garante que todos estejam trabalhando de maneira alinhada e eficiente para alcançar os objetivos da organização.
Conclusão
As prioridades no trabalho são aquelas tarefas ou objetivos considerados mais importantes. Definir o que priorizar contribui para o aumento da produtividade, a melhoria da gestão do tempo, a redução do estresse e a obtenção de resultados de maior qualidade.
Para identificar o que precisa ser priorizado, é importante avaliar quais demandas diárias devem ser cumpridas e utilizar ferramentas de gestão de tarefas. Usar técnicas de gestão de prioridades, como o Método Eisenhower e o pomodoro, também otimiza esse processo.
No caso das empresas, mais do que um esforço individual para priorizar tarefas, é importante a colaboração dos gestores do negócio. Afinal, a gestão não apenas deve definir o que precisa ser priorizado, mas também garantir que o trabalho das equipes esteja alinhado com os objetivos da empresa e alcance os resultados desejados.
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