A prática da prestação de contas não é uma exclusividade de órgãos e instituições públicas. Afinal, muitas empresas também são obrigadas a apresentar informações sobre sua saúde financeira.
Na verdade, mesmo as organizações que não são obrigadas por lei a adotar essa prática podem ser beneficiadas ao investirem na prestação de contas. Isso porque esse processo pode promover e melhorar a transparência e a governança corporativa.
Por essa razão, uma boa gestão empresarial também deve investir na criação de procedimentos e políticas de prestação de contas.
Dessa forma, além de aumentar seu controle interno, líderes e gestores obtêm informações relevantes e precisas para orientar decisões e melhorar o gerenciamento do negócio.
Neste artigo, serão explicados mais detalhes sobre o processo de prestação de contas, especialmente aquele utilizado por empresas. Para isso, os seguintes tópicos serão discutidos:
- O que é prestação de contas?
- Quando prestar contas?
- Como prestar contas?
- O que deve constar em uma prestação de contas?
- Qual a importância da prestação de contas para as empresas?
- Quem precisa apresentar a prestação de contas?
- Quais erros devem ser evitados na prestação de contas?
Boa leitura!
O que é prestação de contas?
A prestação de contas é uma prática que consiste na apresentação de informações detalhadas e precisas sobre uso de recursos, resultados e transações financeiras.
Assim, todos os interessados podem entender como os recursos foram utilizados e quais resultados foram alcançados.
Por esse motivo, o processo de prestação de contas é adotado em diferentes contextos, por empresas, governos, organizações sem fins lucrativos e até mesmo a nível pessoal.
Quando prestar contas?
O momento certo para fazer a prestação de contas varia de acordo com o setor e as leis que o regulamentam. No caso de empresas que têm sócios, por exemplo, uma das principais diretrizes nesse sentido pode ser encontrada no artigo 1.020 da Lei 10.406/02.
De acordo com o texto, os gestores de sociedade empresarial são obrigados a prestar contas aos seus sócios anualmente, por meio de inventário. No entanto, essa não é a única lei que regulamenta a prestação de contas no mundo corporativo.
Em diversos setores, existem requisitos regulatórios e legais que determinam quando e como a prestação de contas deve ocorrer. Outro exemplo, empresas de capital aberto são obrigadas a divulgar informações financeiras e demonstrações contábeis periodicamente, de acordo com as normas estabelecidas pelos órgãos reguladores.
Mesmo quando não é obrigatório por lei, muitas empresas prestam contas regularmente, de forma trimestral, anual ou ao fim de algum projeto ou programa importante. Assim, os envolvidos podem avaliar os impactos de investimentos e ações realizadas.
Como prestar contas?
O método adotado para prestar contas varia de acordo com o setor e a legislação ao qual ele está sujeito. No caso das empresas que não são obrigadas por lei a prestar contas, essa prática pode ser adotada como parte da cultura organizacional e das suas políticas internas.
De forma geral, organizações públicas e privadas prestam contas por meio de demonstrações financeiras, relatórios administrativos, canais de comunicação e reuniões realizadas de tempos em tempos.
Nas empresas, o processo de prestação de contas é realizado com o apoio de gestores, funcionários do departamento financeiro e, principalmente, profissionais de contabilidade. Muitas vezes, eles utilizam softwares específicos de gestão financeira, que os auxiliam nesse processo.
O que deve constar em uma prestação de contas?
Para entender como fazer a prestação de contas, é fundamental compreender quais informações ela deve apresentar.
No entanto, os detalhes que devem ser incluídos na demonstração financeira, bem como o seu formato de entrega, podem variar de acordo com as normas e leis que regulamentam cada organização.
No caso das empresas, geralmente, relatórios e demonstrativos de prestação de contas devem incluir dados como balanço patrimonial e fluxo de caixa.
Além disso, eles devem apresentar a demonstração de resultados financeiros, como lucro líquido, margem de lucro, crescimento das receitas, retorno sobre investimentos, entre outros indicadores.
No caso de relatórios financeiros, as empresas também podem fazer uma descrição clara e detalhada das atividades realizadas pela organização durante o período em análise.
Isso pode incluir informações sobre projetos, programas, iniciativas, eventos e ações específicas desenvolvidas. Além disso, esses documentos podem descrever o desempenho da organização, os objetivos alcançados, as análises de riscos, os desafios enfrentados e as perspectivas futuras.
Qual a importância da prestação de contas para as empresas?
A prática de prestação de contas é fundamental para melhorar a transparência e a credibilidade das empresas. Mas essa não é a única vantagem de investir nessa prática. Entenda por que as empresas devem fazer a prestação de contas a seguir:
Transparência e confiança
A prestação de contas permite que os interessados e envolvidos na empresa, como funcionários, clientes e investidores, confiram dados sobre a saúde financeira da organização.
Graças aos documentos fornecidos nesse processo, todas essas pessoas podem ter uma visão clara e confiável do desempenho financeiro do negócio e das suas ações e despesas, entre outras informações.
Assim, é possível verificar se a empresa está atuando de forma lícita e honesta e se seus resultados e metas são confiáveis.
Cumprimento das obrigações legais
Muitas empresas são obrigadas por lei a prestar contas das suas atividades financeiras, demonstrando o cumprimento dos requisitos contábeis, fiscais e regulatórios.
Ou seja, criar uma rotina de prestação de contas pode facilitar esse processo e evitar que a organização sofra com penalidades legais e sanções, garantindo a continuidade dos negócios.
Tomada de decisões informada
A prestação de contas fornece informações precisas e relevantes que orientam a tomada de decisões das partes interessadas ou envolvidas na organização.
Os relatórios financeiros, por exemplo, revelam dados sobre o desempenho da empresa em termos de receitas, despesas, lucros e fluxo de caixa.
Essas informações ajudam gestores e investidores a avaliar a eficiência operacional e identificar áreas problemáticas e oportunidades de crescimento. Com base nesses dados, eles podem tomar decisões mais estratégicas e eficientes para guiar seus próximos passos.
Acesso a financiamento e investimento
Geralmente, bancos e investidores exigem materiais relacionados à prestação de contas da empresa para avaliar sua saúde financeira.
Dessa forma, eles podem avaliar os riscos de investimento, a capacidade de pagamento, o potencial de crescimento, entre outros indicadores importantes de desempenho.
Por esse motivo, investir na divulgação de demonstrações financeiras auditadas e relatórios claros demonstra a transparência da empresa.
Como resultado, a organização pode melhorar sua credibilidade e avaliação de mercado, facilitando o acesso a empréstimos, financiamentos e investimentos.
Monitoramento e controle internos
Ao estabelecer procedimentos e metodologias claras e precisas de prestação de contas, as empresas podem monitorar e controlar seus custos e suas atividades financeiras e operacionais com mais facilidade.
Afinal, essa prática facilita a identificação de áreas de risco, irregularidades e fraudes. Assim, a empresa tem a oportunidade de corrigir desvios e implementar medidas corretivas.
Como resultado, a organização melhora sua eficiência operacional, garante sua conformidade com políticas internas e reduz os riscos financeiros e legais.
Responsabilidade perante os acionistas
Empresas de capital aberto, ou seja, que negociam ações na bolsa de valores, são obrigadas a prestar contas aos acionistas.
Afinal, eles também são proprietários de algum percentual da organização, tendo o direito de receber informações precisas e relevantes sobre a saúde financeira e o desempenho da empresa na qual investiram.
Portanto, a prestação de contas permite que os acionistas acompanhem o progresso da empresa, avaliem seus investimentos e tomem decisões informadas.
Além disso, ela auxilia na transparência das operações, evitando conflitos de interesse e garantindo que os interesses dos acionistas sejam atendidos de forma adequada.
Transparência para a sociedade
Por fim, a prestação de contas também contribui para a transparência e a imagem da empresa perante a sociedade. Isso porque ela fornece dados relevantes sobre o desempenho financeiro, o cumprimento de obrigações legais e a conduta ética da organização.
Além disso, prestar contas de forma precisa e honesta demonstra o compromisso do negócio com a integridade e a responsabilidade corporativa.
Assim, essa prática contribui para a construção de uma reputação positiva e para o fortalecimento dos relacionamentos com clientes, fornecedores, comunidade e outros stakeholders.
Quem precisa apresentar a prestação de contas?
Instituições e órgãos públicos, associações sindicais, condomínios e associações filantrópicas são obrigadas por lei a prestar contas. O mesmo vale para empresas que possuem sócios, cooperativas e clubes de recreação.
Vale lembrar que a prestação de contas nessas sociedades empresariais e em instituições públicas deve ser aprovada em assembleias anuais. No caso de associações, sindicatos e cooperativas, essa prática pode ser aprovada por maioria simples dos membros.
Por outro lado, existem vários tipos de empresas que estão dispensadas por lei de prestar contas ou apresentar demonstrativos financeiros.
É o caso de empresas inscritas como Microempreendedor Individual (MEI), Empreendedor Individual (EI) e Empreendedor Individual de Responsabilidade Limitada (Eirelli), que estão livres dessa obrigatoriedade.
Quais erros devem ser evitados na prestação de contas?
Os erros podem comprometer a qualidade e a transparência do processo de prestação de contas, prejudicando as vantagens que essa prática pode proporcionar para empresas e órgãos públicos.
Ocultar ou omitir informações relevantes, esquecer de acrescentar dados ou documentos obrigatórios, ou fornecer dados inconsistentes ou contraditórios são alguns exemplos de erros que devem ser evitados.
Além disso, mesmo que esses dados estejam corretos e sejam confiáveis, a forma como eles são apresentados também faz a diferença.
Por esse motivo, elaborar relatórios e documentos financeiros com termos de difícil compreensão para os leitores e não contextualizar as informações apresentadas também são erros que devem ser evitados.
Vale lembrar que a prestação de contas não deve ser apenas um processo unidirecional. Ou seja, além de apresentar suas informações financeiras, é importante se manter aberto ao feedback das partes interessadas.
Assim, é possível obter insights que podem ajudar na construção e melhoria da organização, bem como responder suas perguntas e solucionar suas preocupações.
Conclusão
Investir na criação de políticas e procedimentos de prestação de contas é fundamental para empresas que desejam crescer e melhorar sua imagem no mercado.
Afinal, essa prática torna a organização mais transparente e confiável, atrai investidores e permite o acesso a empréstimos e financiamentos.
Além disso, ao estabelecer uma cultura de prestação de contas sólida, é possível fortalecer a credibilidade da empresa perante a sociedade, mitigar riscos e garantir o crescimento e o sucesso sustentáveis.
É claro que esses benefícios são alcançados apenas quando as empresas evitam erros como fraudes de dados, entre outras falhas, conforme explicado.
Em outras palavras, mesmo quando a empresa não é obrigada por lei a apresentar relatórios ou demonstrativos financeiros, prestar contas pode ser uma boa estratégia.
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