O sistema de ponto eletrônico web é uma das opções mais modernas e avançadas para registrar o ponto dos funcionários da empresa. Afinal, tudo pode ser feito a partir de um dispositivo com acesso à internet.
Assim, elimina-se burocracia, gastos e equipamentos normalmente utilizados para fazer o controle de ponto. Além disso, o sistema de ponto web ainda pode ser acompanhado de recursos que facilitam a gestão e o tratamento de ponto.
Na prática, ele otimiza o trabalho do setor de Recursos Humanos e do Departamento Pessoal.
Apesar dessas vantagens, muita gente ainda tem dúvidas sobre o funcionamento, os benefícios e a legalidade desse método de controle de ponto.
Por esse motivo, neste artigo, você vai encontrar um guia completo sobre o assunto. Para isso, serão discutidos os seguintes tópicos:
- Ponto eletrônico: conceito
- O que é o ponto eletrônico web?
- Como funciona o ponto eletrônico web?
- O que diz a lei sobre esse modelo de sistema de ponto?
- Como fazer o registro e controle de ponto via web?
- Diferença do sistema de ponto web para o aplicativo de ponto
- Quais as vantagens de um sistema de ponto eletrônico via web?
- Qual o melhor ponto eletrônico web?
Boa leitura!
Ponto eletrônico: conceito
O ponto eletrônico é um sistema desenvolvido para registrar os horários de entrada, saída e intervalos dos funcionários de forma informatizada.
Isso é feito por meio de um equipamento eletrônico no qual o software de marcação de ponto é instalado. Dessa forma, ele consegue coletar e armazenar as informações registradas pelos colaboradores.
Vale lembrar que, dependendo do modelo de ponto eletrônico utilizado, a empresa pode usar diferentes métodos de marcação de ponto, além de recursos que facilitem a gestão e o tratamento de ponto.
O que é o ponto eletrônico web?
O ponto eletrônico web é um tipo de ponto eletrônico que se diferencia por permitir o registro e o controle de ponto por meio de uma plataforma online.
Neste caso, basta que o funcionário acesse o site ou o software do ponto eletrônico instalado no computador, no notebook ou no tablet para registrar seus horários de trabalho.
Além de ser mais simples e prático, esse tipo de sistema de ponto eletrônico dispensa gastos com aquisição, instalação ou manutenção de um relógio de ponto na empresa.
Essas características também tornam o ponto eletrônico web compatível com jornadas de trabalho flexíveis ou realizadas de forma remota, como o regime home office ou o modelo de trabalho híbrido.
Para que serve?
O ponto eletrônico web tem a mesma função que os outros sistemas de controle de ponto. Portanto, ele é utilizado para fazer o registro de ponto dos funcionários da empresa, ou seja, para anotar os horários de trabalho de cada colaborador.
Dessa forma, a empresa pode fazer o controle da jornada de seus funcionários, conforme exige a legislação trabalhista. Além disso, ela pode usar os dados registrados para verificar se as horas trabalhadas estão sendo cumpridas de acordo com o que consta no contrato de trabalho.
Na prática, a empresa utiliza esse registro para monitorar presença, atrasos e faltas, além de calcular as horas extras e a necessidade de pagamento de algum adicional. Assim, fica mais fácil fechar a folha de pagamento.
Como funciona o ponto eletrônico web?
O registro de ponto via web é feito por meio de uma plataforma digital, que pode ser acessada por computador, notebook, tablet e até smartphone.
O passo a passo específico para o registro de ponto varia de acordo com o sistema de ponto web utilizado. De forma geral, basta o funcionário fazer o login usando os dados cadastrados pela empresa para acessar o sistema. Depois disso, o colaborador pode bater o ponto digital, que será registrado em alguns segundos.
As marcações são armazenadas em nuvem e computadas diretamente na folha de ponto de cada colaborador, que pode ser monitorada em tempo real pela equipe de RH.
O que diz a lei sobre esse modelo de sistema de ponto?
O Artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) determina que estabelecimentos com mais de 20 funcionários são obrigados a fazer o controle de ponto dos seus funcionários.
Para isso, o texto autoriza que as empresas adotem um sistema de ponto manual, mecânico ou eletrônico. No entanto, a CLT não regulamenta os diferentes métodos de controle nem diferencia os tipos de ponto eletrônico.
Até 2021, esse sistema de controle de ponto era regulamentado pelas Portarias 1510 e 373. Mas tudo mudou após a publicação do Marco Regulatório Trabalhista Infralegal. A partir dele, derivou-se a Portaria 671/2021.
Entre outros temas, essa portaria é responsável por unificar e consolidar os diferentes tipos de controle de ponto eletrônico, incluindo o sistema de ponto web.
Por isso, para entender as regras relacionadas a essa forma de registro de ponto, é essencial entender o que a Portaria 671 diz sobre esse assunto. Veja a seguir!
Portaria 671
Conforme explicado, a Portaria 671 consolidou todas as formas de registro de ponto eletrônico e determinou algumas alterações importantes nas regras relacionadas a esse tipo de controle de ponto.
Uma das principais mudanças foi a regulamentação de três modelos distintos de Registro de Ponto Eletrônico (REP), termo utilizado para se referir ao sistema de controle de ponto eletrônico.
Conheça esses modelos a seguir:
- REP-C ou Registro de ponto convencional: trata-se do conhecido relógio de ponto comumente usado pelas empresas;
- REP-A ou Registro Eletrônico de Ponto Alternativo: caracterizado por um conjunto de equipamentos e programas de computador utilizados para o registro de ponto;
- REP-P ou Registro Eletrônico de Ponto via Programa: também utiliza softwares e hardwares para a marcação de ponto. Porém, diferentemente do REP-A, o REP-P também conta com funções para o tratamento de ponto.
Você percebeu que tanto o REP-A quanto o REP-P dependem do uso de programas? É por isso que um sistema de ponto web pode se encaixar nessas duas categorias.
Mas é importante tomar alguns cuidados ao escolher seu sistema de controle de ponto web!
Afinal, a empresa só pode implementar um sistema do tipo REP-A mediante aprovação em convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho. Já o uso do REP-P dispensa essa aprovação e ainda conta com tecnologias mais sofisticadas de controle de jornada de trabalho.
Por isso, basta implementar um sistema de ponto eletrônico web do tipo REP-P para fazer todo o processo de registro, gestão e tratamento de ponto por meio de computador, tablet ou celular.
Como fazer o registro e controle de ponto via web?
Conforme explicado, o registro e controle de ponto eletrônico via web é feito por meio de uma plataforma digital, que pode ser acessada a partir de diferentes dispositivos, flexibilizando a marcação de ponto.
O passo a passo para finalizar esse registro varia de acordo com a fornecedora do sistema. Em geral, basta que o funcionário faça o login na plataforma utilizando os dados cadastrados pela empresa. Depois disso, ele só precisa registrar seus horários de trabalho seguindo as orientações do programa.
À medida que os funcionários registram essas informações, o RH e gestores são notificados automaticamente. Isso ocorre porque os gestores do setor têm acesso a uma plataforma mais complexa, que permite o monitoramento de todas as informações registradas no sistema.
Além disso, dependendo do sistema de ponto web adotado, a gestão também pode controlar escalas, obter relatórios, otimizar o fechamento da folha, ajustar os cálculos de benefícios trabalhistas, entre outras funções.
Diferença do sistema de ponto web para o aplicativo de ponto
O sistema de ponto web pode ser acessado a partir de qualquer dispositivo com conexão à internet, como notebook, tablet e smartphone. Já o aplicativo de ponto é desenvolvido especialmente para ser instalado em aparelhos com sistemas operacionais Android ou iOS.
Ou seja, enquanto o ponto eletrônico via web pode ser acessado por múltiplos dispositivos, o aplicativo de ponto é específico para smartphone ou tablet.
Porém, além da questão da compatibilidade, não existem diferenças entre eles. Ambos são considerados métodos modernos, flexíveis e fáceis de usar tanto pelos funcionários quanto pelos gestores da empresa.
Além disso, os dois sistemas são baseados em nuvem e podem oferecer múltiplos recursos para facilitar o registro, a gestão e o tratamento do ponto.
Vale lembrar que existem fornecedores que disponibilizam o aplicativo de controle de ponto junto com o sistema de ponto web. Assim, a empresa pode adotar o método que precisar conforme suas demandas.
Quais as vantagens de um sistema de ponto eletrônico via web?
Ainda não sabe se vale a pena implementar um sistema de ponto web na sua empresa? Então, conheça as principais vantagens desse sistema a seguir:
Facilita o controle da jornada
O sistema de ponto eletrônico web facilita não só os registros da jornada de trabalho, mas também a gestão do ponto. Afinal, os dados podem ser acompanhados em tempo real, tornando o controle do banco de horas, faltas, atrasos, cálculos de adicionais, entre outros parâmetros, mais eficiente.
Aumenta a segurança de dados
O sistema de ponto web armazena os registros de ponto com segurança na nuvem, que realiza backups de forma regular e automática. Na prática, esse sistema evita a perda de informações e dispensa gastos e preocupação com backup e armazenamento de dados.
Torna o registro de ponto flexível
O sistema de ponto web pode ser acessado a partir de qualquer dispositivo com conexão à internet, incluindo smartphone e tablet. Isso significa que ele pode ser acessado a partir de qualquer lugar, garantindo a flexibilidade e a mobilidade do registro e gestão de ponto dos colaboradores.
Possui interface intuitiva
Geralmente, os sistemas de ponto web apresentam interfaces intuitivas, ou seja, de fácil entendimento e com navegação simples. Isso torna esse sistema mais acessível para todos e evita que o funcionário ou o gestor de RH cometa erros durante o uso do sistema.
Oferece suporte ilimitado
Em geral, as fornecedoras desse tipo de sistema oferecem suporte durante todo o período de uso da plataforma. Por isso, a empresa que implementa o ponto web pode contar com suporte técnico sempre que precisar sem pagar a mais por isso, facilitando o uso da plataforma.
Mantém o software atualizado
Uma boa fornecedora do sistema de ponto web precisa manter sua plataforma de registro de ponto sempre atualizada tanto em relação às novidades da legislação trabalhista, quanto às mudanças nos sistemas operacionais dos diferentes dispositivos.
Qual o melhor ponto eletrônico web?
O melhor ponto eletrônico web depende das necessidades da sua empresa e das funcionalidades oferecidas pela fornecedora do sistema.
E como existem muitas opções de ponto web disponíveis no mercado, o ideal é seguir alguns critérios para escolher um modelo de ponto eletrônico que realmente otimize a rotina do RH.
Para isso, a recomendação é observar os seguintes requisitos:
- Conformidade com a legislação: é fundamental que o sistema seja adequado à legislação e à Portaria 671 para que a empresa não tenha problemas legais;
- Dispositivos de segurança: o sistema deve contar com medidas antifraude, garantir a autenticidade das marcações e seguir as regras da LGPD;
- Atualizações: o sistema deve ser atualizado conforme as mudanças da legislação trabalhista e acompanhar as mudanças nos sistemas dos dispositivos eletrônicos;
- Interface intuitiva: o sistema deve ser fácil de usar e apresentar uma interface agradável;
- Recursos: é fundamental conferir as ferramentas e os benefícios oferecidos pelo sistema, como formas de registro de ponto, integrações, produção de relatórios, características do dashboard, entre outros recursos que facilitam a marcação e a gestão de ponto.
Conheça as vantagens do sistema PontoTel
O PontoTel é um dos sistemas de controle de ponto eletrônico web mais completos do mercado! Graças a sua plataforma robusta e avançada, quem escolhe o PontoTel aproveita diversos benefícios, tais como:
Agilidade no registro e no tratamento dos pontos
Por oferecer um sistema com interface intuitiva e múltiplas formas de registro de ponto, o PontoTel agiliza e facilita a marcação de ponto.
Essas características beneficiam o funcionário, que realiza esse processo de forma mais simples e rápida em comparação a outros métodos de registro de ponto.
Além disso, a plataforma do PontoTel também oferece vários recursos que facilitam a gestão e o tratamento do ponto dos colaboradores, permitindo a criação de um RH mais estratégico.
Assim, toda a equipe de RH ou DP pode agilizar e otimizar a realização de tarefas como:
- Gestão de escalas;
- Ajuste de cálculos de benefícios;
- Monitoramento de atrasos, faltas, horas extras, entre outros;
- Gestão de banco de horas;
- Verificação e correção da folha de ponto dos funcionários;
- Integração com outros sistemas, entre outros recursos.
Informações em tempo real
Todas as informações registradas no sistema de ponto web da PontoTel podem ser acompanhadas em tempo real. Ou seja, sempre que um colaborador registrar o ponto, o sistema notifica os gestores automaticamente.
Além disso, a plataforma do PontoTel ainda permite que a empresa filtre as informações em tempo real. Assim, seus gestores podem acompanhar os dados de acordo com funcionário, equipe ou local de trabalho.
Gestão centralizada em um só sistema
Com o PontoTel, sua empresa pode gerenciar todos os dados relacionados à jornada de trabalho dos funcionários na própria plataforma, que pode ser acessada a partir de qualquer dispositivo eletrônico.
Na prática, isso significa que os painéis da plataforma podem ser acessados por diferentes profissionais de RH ou DP, agilizando a conclusão das atividades realizadas por esses setores.
Medidas de segurança contra fraudes
O sistema do PontoTel conta com uma ferramenta de autenticação auditada e 6 medidas de segurança para garantir a veracidade das informações registradas na plataforma.
Entre as medidas adotadas pelo sistema, estão o reconhecimento facial, a biometria e a geolocalização.
Além disso, a plataforma do PontoTel também é compatível com os padrões de segurança criptografados mais elevados, garantindo a privacidade de dados dos seus usuários.
Vale lembrar que seu sistema também foi desenvolvido em conformidade com a LGPD e com a legislação trabalhista, incluindo a Portaria 671.
Assim, além de segurança da informação, o sistema de ponto do PontoTel também oferece segurança jurídica às empresas.
Como funciona o ponto eletrônico web da PontoTel?
O sistema do PontoTel é muito fácil de usar, veja como funciona! Basta seguir os seguintes passos:
- O RH ou o DP devem cadastrar o colaborador na plataforma e habilitar o dispositivo que será utilizado para registro do ponto;
- Após ter o acesso liberado, o funcionário pode fazer o login na plataforma do PontoTel e escolher o tipo de registro que ele deseja fazer no momento — se é entrada, saída ou intervalo;
- Ao finalizar a marcação, a informação é enviada automaticamente para a folha de ponto do funcionário. No fim do dia, todas as informações sobre a jornada de trabalho diária podem ser acessadas pelo gestor ou pelo colaborador da empresa.
Viu só como é simples? Lembrando que o sistema do PontoTel oferece inúmeras ferramentas para otimizar a rotina do RH ou do DP do seu negócio.
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Conclusão
O ponto eletrônico web é uma solução mais fácil e prática para fazer o registro e o controle de ponto dos funcionários. Como explicado, esse método oferece recursos mais avançados, alinhados com as mudanças do mercado de trabalho.
Por isso, ele é compatível com jornadas mais flexíveis, oferece ferramentas para facilitar o trabalho do RH ou do DP e ainda conta com medidas antifraude.
Porém, sua empresa só tem acesso a esses e outros benefícios se implementar um sistema robusto, seguro e completo de registro de ponto eletrônico, como o PontoTel.
Por isso, antes de adotar esse sistema, escolha um bom fornecedor e fique atento às ferramentas oferecidas pela plataforma. Assim, o trabalho do RH será muito mais fácil!
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