Política de home office: entenda o que é e saiba como implementar na sua empresa

Home office, esse é um dos modelos de trabalho que mais ganhou força nos últimos anos, principalmente em função da pandemia. Até por isso, muitas empresas se desdobraram para montar uma política de home office, que determinasse regras para este regime. 

O crescimento do home office está evidente nos números, de acordo com um estudo da Microsoft, por exemplo, 58% dos brasileiros demonstram o desejo de mudar para o trabalho totalmente remoto ou híbrido em 2022.

Para 51% desse total, o bem-estar e a saúde são fatores determinantes para esse desejo de atuar em home office. Porém, muitas dúvidas ainda giram em torno de uma política de home office, que estabeleça as obrigações da empresa e do empregado neste quesito. 

Buscando sanar as principais questões em torno deste regime que está tomando conta do mercado empresarial, este artigo vai tratar dos seguintes assuntos: 

• O que é o home office?
• O que é uma política de home office?
• Por que é importante adotar uma política de home office?
• Como criar uma política de home office?
• Como fazer um controle de jornada de trabalho home office?

Boa leitura! 

O que é o home office?

O home office, se levado ao pé da letra, seria o escritório em casa. É um modelo de trabalho em que o profissional não atua presencialmente na empresa, mas sim a distância. Basta apenas que esse local ofereça os recursos para ele executar seu trabalho. 

A principal proposta do home office é desburocratizar a relação trabalhista, oferecendo maior autonomia, senso de responsabilidade, redução de estresse, aumento do engajamento e elevação da produtividade. 

Uma pesquisa da Sodexo revelou que 92% dos profissionais preferem manter uma rotina de trabalho que permita um modelo home-office. Três motivos aparecem como os principais motivos que levam um profissional a preferir o home office. 

• 55% dizem que o home office os livra de pegar o transporte público; 
• 50% dizem se sentir mais seguros trabalhando de casa;
• 49% afirmam que a rotina do home office reduz o estresse e o cansaço. 

O que a lei diz sobre o modelo de trabalho home office?

O termo home office não está previsto na lei, porém a base que as empresas costumam seguir para esse regime está relacionada ao trabalho remoto. De acordo com o artigo 75-B, da Medida Provisória Nº 1.108, esses modelo se configura quando: 

“Art. 75-B. Considera-se teletrabalho ou trabalho remoto a prestação de serviços fora das dependências do empregador, de maneira preponderante ou não, com a utilização de tecnologias de informação e de comunicação, que, por sua natureza, não se configure como trabalho externo.

§ 1º O comparecimento, ainda que de modo habitual, às dependências do empregador para a realização de atividades específicas, que exijam a presença do empregado no estabelecimento, não descaracteriza o regime de teletrabalho ou trabalho remoto.

Diferença entre home office e teletrabalho?

Essa é uma dúvida comum no mercado de trabalho. Apesar de terem uma essência semelhante, que é a execução do trabalho a distância, longe das dependências da empresa, existem diferenças entre os dois termos. 

A principal delas é que o teletrabalho possui um regimento próprio, com normas e regras trabalhistas específicas. Já o home office, pelo menos se for considerado o termo em si, não está previsto na lei, que se utiliza das normas do trabalho remoto. 

Outro ponto que os difere é o controle de jornada. Enquanto o home office costuma seguir as regras de uma jornada fixa, com horários que o colaborador deve cumprir, no teletrabalho não existe um controle obrigatório, o profissional é que administra o seu tempo. 

É importante ressaltar que o artigo 75-B abriu a possibilidade do trabalho remoto ser por tarefa ou produção, permitindo que a jornada seja flexível e sem um horário pré-definido. 

§ 2º O empregado submetido ao regime de teletrabalho ou trabalho remoto poderá prestar serviços por jornada ou por produção ou tarefa.

O que é uma política de home office?

A política de home office pode ser interpretada como um documento oficial, que serve para padronizar a rotina neste modelo de trabalho. Neste material a empresa deve inserir informações referentes a: 

• Horários da jornada de trabalho (início do trabalho, término, intervalos); 
• Definição de como as ações serão entregues e monitoradas; 
• Ferramentas de comunicação a serem utilizadas; 
• Regras para manter o sigilo e segurança de dados e informações; 
• Penalidades caso haja descumprimento das normas. 

Por que é importante adotar uma política de home office?

A política de home office é importante, pois funciona como um guia para que os colaboradores saibam exatamente como devem agir na sua rotina. 

Essas orientações, oriundas dessa política de home office, podem evitar um alto índice de procrastinação por parte dos colaboradores.

Além disso, esse tipo de política pode também trazer com maior clareza quais as responsabilidades da empresa e também os deveres do colaborador no cumprimento da sua jornada e execução de tarefas.  

Como criar uma política de home office?

Uma boa política de home office deve ser clara, objetiva e deve conter todas orientações necessárias para que tanto a empresa como o colaborador sigam um caminho que não interfira no funcionamento da organização. 

Alguns passos podem ser importantes para a construção de uma política de home office efetiva, confira quais são a seguir. 

Forneça equipamentos necessários para o trabalho

De acordo com a lei nº 13.467 que regulamenta o teletrabalho e o trabalho remoto, os equipamentos para execução de tarefas devem ser fornecidos pela empresa. Sendo assim, o home office deve seguir essa mesma orientação. 

‘Art. 75-D. As disposições relativas à responsabilidade pela aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária e adequada à prestação do trabalho remoto, bem como ao reembolso de despesas arcadas pelo empregado, serão previstas em contrato escrito.

Portanto, dentro de uma política de home office, para que de fato ela funcione, a empresa deve deixar bem claro quais equipamentos são necessários para o trabalho e o que ela irá fornecer.

Nessa descrição precisa estar expresso desde equipamentos (computadores) a softwares e ajuda de custo com Internet. 

Garanta a ergonomia e saúde física

Não é porque o colaborador está em casa que a empresa deve deixar de lado os itens de prevenção que garantem uma boa estrutura para os funcionários exercerem suas funções.

A norma regulamentadora NR-17, diz que o empregador é responsável por analisar a estrutura do posto de trabalho dos seus colaboradores, até por isso que esse item deve constar numa política de home office. 

A empresa deve ser clara sobre suas responsabilidades na saúde física e ergonômica dos funcionários que atuam nesse regime, até mesmo fornecendo o que for necessário para manter a saúde deles em dia.

Priorize a segurança da informação

Uma preocupação recorrente das empresas que adotam o home office é a segurança dos dados da empresa. 

Numa política de home office é essencial que se tenha uma definição clara sobre quais informações e dados podem ser acessados pelo colaborador quando estiver distante da empresa. 

Além do mais, é importante utilizar ferramentas que se utilizam de criptografia de dados, antivírus e páginas com conexão seguras para evitar vazamentos de informações.

É fundamental também neste processo que a empresa conscientize os colaboradores sobre os acessos e cuidados no compartilhamento de documentos e dados. 

Faça acompanhamento da performance

Pensou em adotar o home office? Não se esqueça então de inserir na sua política de home office um acompanhamento constante da performance dos colaboradores. 

Essas informações levantadas são fundamentais para medir os indicadores de produtividade de cada colaborador e se eles estão adaptados a esse modelo de trabalho a distância. 

Além disso, com esse medidor, a empresa pode fazer correções em tempo real, minimizando as chances de que qualquer problema seja danoso e interfira negativamente nesse novo regime de trabalho.

Alinhe expectativas e objetivos

Ao criar uma política de home office a empresa precisa levantar quais as principais motivações para adotar este regime. Isso significa determinar de forma clara quais as expectativas e objetivos com essa mudança. 

Dentro destas metas podem estar: redução de custos com espaços físicos, flexibilidade do trabalho, diminuição do estresse em função de menos deslocamentos do colaborador até a empresa e outros.

Utilize canais de comunicação

No home office, a comunicação é primordial para que a empresa não deixe o engajamento e a integração das equipes cair. 

Até por isso, que na política de home office a empresa deve determinar quais os canais de comunicação serão utilizados para que os times consigam manter uma rotina em que a distância não interfira na execução das demandas. 

Por isso, a empresa deve investir em tecnologias de ponta para que essa comunicação seja efetiva e até mesmo deve criar uma rotina que detalha horários para reuniões e ações que promovam o engajamento como encontros, treinamentos, formações e eventos online. 

Formalize todas as diretrizes em um documento

Para facilitar o acesso e a visualização tanto dos colaboradores, gestores, do RH e da empresa de uma forma geral, todas as regras e diretrizes da política de home office devem estar centralizadas em um único documento. 

Mas não apenas isso, é importante formalizar esse documento, informando aos colaboradores que para atuar no home office existem normas a serem seguidas para que esse regime funcione corretamente.

Esse documento formalizador deve conter também informações sobre os canais de comunicação, equipamentos, gastos, ergonomia, obrigações da empresa e do colaborador e outros detalhes. 

De tempos em tempos é importante reforçar a política de home office e até mesmo alinhar periodicamente com os funcionários o que pode ser melhorado neste regime, para que todos estejam devidamente engajados com este modelo de trabalho.  

Estabeleça o cumprimento da jornada de trabalho

Um ponto importante e muitas vezes esquecido numa política de home office é o controle da jornada de trabalho. Dentro destas normas pré-estabelecidas, a empresa precisa determinar horários de início e término das tarefas, além dos intervalos. 

Isso faz com que o colaborador saiba exatamente qual jornada deve cumprir e por outro lado a empresa consegue organizar as escalas de trabalho, identificar possíveis faltas e corrigir atrasos ou diminuir taxas como de absenteísmo. 

Como fazer um controle de jornada de trabalho home office?

O controle de jornada de trabalho é uma das rotinas mais importantes da empresa, seja ela tendo optado por um trabalho remoto ou híbrido. Independente do regime, controlar o dia a dia de trabalho do colaborador é importante para o cumprimento das tarefas no prazo. 

É por meio desse controle, inclusive, que a empresa conseguirá ter as informações necessárias para fechar a folha de pagamento e também poderá avaliar o desempenho dos funcionários, em tempo real. 

Mas de que forma fazer um controle de jornada de trabalho home office? A melhor alternativa são os sistemas de registro e controles de ponto móveis. Com eles, a empresa consegue monitorar de forma mais rápida e segura todas as informações dos seus funcionários. 

Através desses sistemas, o acesso aos dados pode ser feito de qualquer lugar, a qualquer hora, via web, celular ou tablet. Sem contar que existe a facilidade de registrar o ponto a distância por reconhecimento facial, comando de voz, entre outras alternativas. 

Qual a melhor plataforma de ponto para home office?

Para que o controle de jornada de trabalho home office seja adequado às necessidades da empresa é essencial adotar um sistema de ponto confiável, ágil, prático e que esteja de acordo com a legislação trabalhista. 

A melhor plataforma de ponto para home office que atende estes quesitos é a da PontoTel. Por meio dela, a empresa terá à disposição um sistema totalmente online e que consegue suprir todas as necessidades de um ponto à distância. 

Com a plataforma Pontotel, as empresas que se utilizam do modelo home office poderão: 

• Acompanhar as jornadas em tempo real (tempo de trabalho, horas extras, intervalos); 
• Realizar a gestão a distância; 
• Agilizar o fechamento da folha de ponto; 
• Emitir 30 relatórios com informações da jornada; 
• Acessar o sistema de qualquer computador; 
• Oferecer múltiplas alternativas para registro de ponto, até mesmo offline; 
• Reduzir ações trabalhistas. 

Quer conhecer mais vantagens? Agende uma conversa através do formulário abaixo.

Conclusão

Ao longo deste texto você pôde ver que o home office se tornou uma realidade para muitas empresas ao redor do mundo. Não à toa uma pesquisa da Korn Ferry, com mais de 170 empresas, revelou que 85% delas adotaram definitivamente o home office em suas rotinas. 

Contudo, para que esse modelo de trabalho seja efetivo, é primordial que as empresas criem uma política de home office que funcione como um guia de regras e deveres que tanto a companhia como o colaborador devem seguir. 

A partir desta política de home office, como citado neste conteúdo, fica mais fácil controlar a jornada de trabalho, alinhar expectativas, manter a comunicação em dia, mesmo a distância, e assim não perder engajamento ou ter queda de produtividade. 

Se quiser saber mais sobre trabalho remoto, gestão e muito mais, acesse o blog Pontotel.