A gestão de jornada é uma das tarefas mais burocráticas e desafiadoras do departamento pessoal. Porém, é possível, por meio de uma plataforma de controle de ponto, fazer com que esse processo se torne mais estratégico.
Com a plataforma de controle de ponto, é possível automatizar a rotina de gestão de jornada, tornando os processos relacionados a esta atividade mais ágeis e facilitando a tomada de decisões.
Além disso, uma plataforma de controle de ponto pode possibilitar uma gestão de dados em tempo real, contribuindo para que o fechamento da folha de pagamento se torne mais assertivo, sem erros e com informações autênticas dos registros.
Contudo, quais critérios e passos para escolher a plataforma de ponto ideal e quais as maiores vantagens de ter esse sistema no dia a dia da organização? Este artigo responderá a essas perguntas e ajudará sua empresa a fazer a melhor escolha desse sistema, abordando os seguintes assuntos:
- O que é uma plataforma de controle de ponto?
- Importância e benefícios da plataforma de controle de ponto
- O que diz a lei sobre a plataforma de controle de ponto?
- Portaria 671: o que diz a lei do controle de ponto?
- Quais são os tipos de controle de ponto?
- Quando adotar uma plataforma de controle de ponto na sua empresa?
- Principais critérios para escolher uma plataforma de controle de ponto
- Qual a melhor plataforma de controle de ponto?
Boa leitura!
O que é uma plataforma de controle de ponto?
A plataforma de controle de ponto é uma solução tecnológica desenvolvida para a gestão de jornada dos colaboradores de forma automatizada.
Por meio desse tipo de sistema de ponto, a empresa consegue realizar o acompanhamento de jornada online, gerenciando em tempo real entradas, saídas, intervalos e horas extras dos funcionários.
Essa gestão online dos dados, por meio da plataforma de controle de ponto, serve para que os gestores possam levantar informações importantes da jornada do colaborador, essenciais para o fechamento correto da folha de pagamento.
Importância e benefícios da plataforma de controle de ponto
A plataforma de controle de ponto é um grande diferencial para empresas que buscam eliminar tarefas burocráticas, como o controle de jornada, para focar em atividades estratégicas.
Esse tipo de gestão é importante também para minimizar as chances de erros do controle de ponto e oferecer maior transparência na relação trabalhista. Confira a seguir cinco dos principais benefícios de adotar a plataforma de gestão de jornada.
Eficiência na gestão do tempo e da jornada de trabalho
A plataforma de controle de ponto é uma ferramenta importante para a gestão do tempo e da jornada de trabalho. Com ela, a empresa pode acessar dados em tempo real do dia a dia de trabalho dos colaboradores.
Isso permite um gerenciamento melhor quanto a horas extras cumpridas, faltas e atrasos, facilitando a tomada de decisões relacionadas a rotinas e horas de trabalho das equipes.
Conformidade legal
As plataformas de controle de ponto ajudam a empresa a estar em conformidade legal com a legislação trabalhista, evitando erros na gestão de jornada.
Esses sistemas estão 100% de acordo com a CLT, a LGPD e a Portaria 671, proporcionando segurança jurídica à empresa em relação ao controle de ponto, já que, do registro ao manuseio de dados, o sistema estará seguindo o que diz a lei.
Melhoria na gestão de recursos humanos
A plataforma de controle de ponto garante também a melhoria na gestão de recursos humanos. Isso acontece, pois os gestores terão em tempo real, informações da jornada dos funcionários.
Assim, a empresa conseguirá identificar dados sobre faltas, atrasos e horas extras, e poderá ajustar rapidamente a jornada dos profissionais, evitando horas extras excessivas ou sobrecarga de trabalho e verificando possíveis motivos para faltas e atrasos.
Redução de custos
Com a plataforma de controle de ponto, a empresa também conseguirá reduzir custos em torno da gestão de jornada dos funcionários.
Muitos sistemas, como o REP-P, funcionam online e em nuvem, eliminando gastos com papel, instalação de equipamentos e até mesmo visitas técnicas. Tudo funciona via web ou aplicativo, facilitando os acessos e a implementação da plataforma e até diminuindo os gastos com manutenção.
Cálculos rápidos e sem erros
Um dos grandes desafios no processo de controle de jornada é o fechamento da folha de pagamento. Devido à complexidade da lei e dos cálculos, muitos erros nesta tarefa podem acarretar processos trabalhistas.
Contudo, por meio de uma plataforma de controle de ponto, esse problema é sanado, deixando a empresa mais tranquila. Isso porque, com um sistema tecnológico, essa tarefa, antes manual, é automatizada, tornando os cálculos da folha mais rápidos e sem erros.
Quais são os benefícios para os colaboradores?
Uma plataforma de controle de ponto pode ser benéfica não só para as empresas, mas também para os colaboradores. A tecnologia por si só oferece recursos capazes de agilizar o registro de jornada do funcionário.
Em função da plataforma de controle de ponto, o colaborador tem à disposição múltiplas funções para registrar o seu ponto — biometria facial, reconhecimento de voz, geolocalização — facilitando e agilizando a forma de bater o ponto.
Além disso, esse tipo de gerenciamento de ponto proporciona maior transparência na relação trabalhista, já que os profissionais têm acesso aos próprios registros e o sistema não permite que a empresa altere ou manipule os dados de registro.
Com essa garantia de autenticidade dos registros, via plataforma de registro de ponto, a folha de pagamento é fechada corretamente e os trabalhadores irão receber o valor correto pelo horário trabalhado e pelo serviço prestado.
O que diz a lei sobre a plataforma de controle de ponto?
Toda empresa que possui mais de 20 colaboradores precisa obrigatoriamente realizar o controle de jornada desses funcionários.
Essa previsão é detalhada pelo art. 74 da CLT, no inciso 2, que diz que: “para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico”.
Além desta obrigatoriedade, é importante que as empresas se atentem também à Portaria 671, que é a lei do controle de ponto e detalha todas as diretrizes que a empresa precisa seguir, da escolha do sistema aos arquivos fiscais a serem gerados.
Portaria 671: o que diz a lei do controle de ponto?
A Portaria 671 foi expedida pelo Ministério do Trabalho e Previdência em novembro de 2021. Essa lei fez diversas mudanças na legislação trabalhista, principalmente nas diretrizes do controle de ponto, extinguindo as Portarias 373 e 1510.
Aliás, foi a Portaria 671 que definiu o uso de três tipos de registradores eletrônicos: REP-C, REP-A e REP-P. Ela também definiu que, independentemente do tipo, qualquer registrador precisa emitir o comprovante de jornada.
Ainda, a Portaria 671 realizou alterações fiscais, introduzindo o novo arquivo fiscal AFD (Arquivo Fonte de Dados) e eliminando a necessidade dos arquivos AFDT (Arquivo Fonte de Dados Tratados) e ACJEF (Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais).
Outra alteração do controle de ponto na Portaria 671 é que ela incluiu o Arquivo Eletrônico de Jornada — AEJ — e eliminou o antes obrigatório pela Portaria 1510 Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais — ACJEF.
Quais são os tipos de controle de ponto?
As empresas podem encontrar no mercado diversos tipos de controle de ponto, que vão dos manuais aos mais tecnológicos, sendo que estes facilitam e agilizam a gestão de informações da jornada e reduzem o tempo do fechamento da folha de ponto.
Manual
O ponto manual é o mais tradicional entre os tipos de controle de ponto. Ele é comumente utilizado de duas formas: pelo livro de ponto ou pelo cartão de ponto. Nos dois modelos, é o colaborador quem anota manualmente suas informações no “papel”.
Esse tipo de registro de controle de ponto, apesar de parecer simples, está exposto a fraudes. Afinal, nesse caso, o colaborador pode pedir para um colega anotar informações por ele e até mesmo a empresa pode alterar dados previamente inseridos.
É importante, no entanto, verificar que a Portaria 671 diz o seguinte sobre o controle de ponto manual:
“Art. 93. O registro manual deve espelhar a real jornada praticada pelo trabalhador, vedada a mera assinalação do horário contratual, salvo a possibilidade de pré-assinalação do período de repouso, autorizada pelo art. 74, § 2º, do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT.”
REP-C
O REP-C é uma opção pouco mais tecnológica, porém, na prática, ele seria uma evolução do processo manual. Ele funciona por meio da instalação de um equipamento físico na empresa.
O grande problema do REP-C é o seu alto custo de instalação e manutenção. Além disso, ele não é móvel, exigindo que a empresa instale o equipamento nas suas sedes. Aliás, essa previsão está no inciso 1º do art. 76 da Portaria 671:
“§ 1º O REP-C deve estar sempre no local da prestação do serviço e disponível para pronta extração e impressão de dados pelo Auditor-Fiscal do Trabalho.”
Outro ponto negativo desse modelo de registro de ponto é que ele apenas armazena os dados, o que faz com que a empresa precise adquirir um sistema de apoio para fazer o gerenciamento dos dados de ponto.
REP-A e REP-P
A grande evolução tecnológica fica por conta do REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo) e do REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa).
O REP-A é um registrador que só pode ser utilizado em caso de acordo ou convenção coletiva. Já o REP-P é a forma mais moderna de registro de ponto. Trata-se de um software de gestão de jornada em nuvem, com acesso a dados em tempo real.
No REP-P, tanto o registro como a gestão de ponto é feita online, sendo possível acessar a plataforma via web ou aplicativo.
Quais desses tipos realmente se encaixam como plataforma?
Apenas o REP-P. Este registrador funciona online e em nuvem e serve não só como um armazenador de dados, mas também como uma plataforma para a empresa fazer o gerenciamento dessas informações, centralizando tudo no mesmo local.
Ele também é considerado plataforma em função das suas funcionalidades, que permitem um gerenciamento de dados em tempo real, com acessos via web ou aplicativo, agilizando o controle de ponto.
Quando adotar uma plataforma de controle de ponto na sua empresa?
A adoção de uma plataforma de controle de ponto pode ser motivada por várias situações. Se a empresa está em busca de agilizar a gestão dos dados de jornada, com certeza a adoção dessa plataforma é a melhor alternativa.
Esse recurso também pode ser adotado para que a empresa elimine muitas tarefas burocráticas para focar em questões estratégicas e voltadas à gestão de pessoas. Afinal, a plataforma automatiza a rotina, transformando processos manuais em automáticos.
Uma plataforma de controle de ponto também é uma garantia de gestão de jornada mais segura, assegurando registros autênticos, que evitam possíveis erros na folha de pagamento.
Por fim, ao utilizar esse tipo de plataforma, a empresa se resguarda juridicamente, já que esses sistemas estão adequados à legislação trabalhista.
Principais critérios para escolher uma plataforma de controle de ponto
A escolha de uma plataforma de controle de ponto ideal depende de uma análise criteriosa da empresa, uma vez que o sucesso no uso desse tipo de sistema ocorre quando este atende às principais necessidades da organização em torno desse processo.
Tranquilidade jurídica
O primeiro critério que a plataforma de controle de ponto deve oferecer é tranquilidade jurídica. Isso quer dizer que o sistema em questão precisa seguir todas as regras em torno da legislação trabalhista e da Portaria 671.
Esse fator é fundamental para que a empresa se assegure de que os registros serão autênticos por parte dos colaboradores e principalmente para que os cálculos da plataforma sigam todas as diretrizes em torno da lei, evitando processos trabalhistas futuros.
Facilidade de uso da interface
A automatização precisa trazer facilidades para a empresa e otimizar a execução das tarefas. No caso de uma plataforma de registro de ponto, esta precisa criar uma facilidade de uso da interface.
Esse critério é fundamental para que esse tipo de sistema atinja os objetivos principais, que são facilitar o controle de dados e agilizar a gestão de dados do ponto. Para isso, é necessário uma interface rápida e com possibilidade de acesso via web ou aplicativo.
Recursos e funcionalidades de ponta
Os recursos e funcionalidades também precisam ser um critério de avaliação para a escolha da plataforma de controle de ponto ideal para a empresa. Nessa análise, é importante verificar a segurança e se o sistema utiliza tecnologias de ponta.
Afinal, o uso de recursos e funcionalidades atuais no mercado pode deixar o processo de gestão de ponto mais rápido e ajudar a empresa a ser mais competitiva e ágil na tomada de decisões.
Confiabilidade na empresa
É essencial na contratação de uma plataforma de sistema de ponto que a contratante avalie a confiabilidade da empresa no mercado. Para isso, é importante verificar a reputação da contratada e os comentários dos usuários.
Essa verificação abrirá uma porta para a confiabilidade na empresa que prestará os serviços. A pesquisa pode ser feita em redes sociais, Google, Reclame Aqui, e até mesmo consultando parceiros e analisando para quais organizações a empresa presta serviços atualmente.
Suporte amigável
O suporte oferecido também é um critério importante a se avaliar no momento da contratação de uma plataforma de controle de ponto. Isso significa avaliar o período em que é possível contar com a empresa para suporte e se este é 24h ou não.
É importante avaliar preços para suporte técnico, backups oferecidos em caso de problemas na plataforma e se o contato para o suporte é feito diretamente com o setor responsável ou com uma central de atendimento.
É importante considerar que, quanto mais rápido for o contato e o atendimento oferecidos para uma necessidade de suporte futuro, melhor para quem está contratando o serviço.
Integração com outros sistemas
A integração com outros sistemas também é um critério importante de avaliação antes da contratação de uma plataforma de registro de ponto. Ao ter essa opção, a empresa pode integrar a sua plataforma de folha de ponto, por exemplo, sem realizar mudanças drásticas.
Deste modo, a otimização de processos fica mais fácil, há melhora na relação trabalhista entre os setores e no fluxo de informações e a mitigação de erros é promovida, já que tudo estará centralizado em uma única plataforma, via integração de sistemas.
Qual a melhor plataforma de controle de ponto?
A Pontotel tem a melhor plataforma de controle de ponto do mercado! Nossa plataforma foi construída aliando tecnologia a uma gestão humanizada de controle de ponto.
Com a Pontotel, sua empresa poderá garantir maior segurança jurídica, por meio de uma plataforma 100% adequada a CLT, LGPD e Portaria 671, e autenticidade de ponto, com diversas medidas de segurança no sistema.
A adoção da nossa plataforma no dia a dia das empresas facilita a gestão de dados por parte dos gestores, com um controle de dados em tempo real, cálculos automatizados e acesso a mais de 30 tipos de relatórios para consulta, que simplificam a tomada de decisões.
A vida dos colaboradores também é facilitada com a adoção da Pontotel no dia a dia da empresa, uma vez que eles terão à disposição múltiplas formas de registro de ponto — via reconhecimento facial, senha, geolocalização, foto e voz.
Tendo esses recursos em mãos na rotina do controle de ponto, sua empresa terá maior facilidade para tornar esse processo mais produtivo, tranquilo e harmonioso. Quer saber mais sobre a Pontotel? Entre em contato com um dos nossos especialistas pelo formulário!
Conclusão
A plataforma de controle de ponto é uma forma de a empresa ter uma visão mais ampla e em tempo real da jornada dos colaboradores. A partir dela, é possível agilizar processos e eliminar tarefas burocráticas.
Este conteúdo mostrou que a adoção dessa plataforma permite que o departamento pessoal se torne mais estratégico na gestão de jornada, facilitando a tomada de decisões em relação ao cumprimento de horas extras, à gestão de escalas e à administração de atrasos e faltas.
Entretanto, é essencial considerar alguns critérios para contratar uma plataforma de controle de ponto ideal, que atenda as necessidades da empresa, como recursos da ferramenta, suporte amigável e integração com outros sistemas.
Nesse sentido, a plataforma Pontotel atende todos esses critérios, construindo uma gestão que alia tecnologia à humanização do controle de ponto, tudo para deixar os gestores mais tranquilos e produtivos.
Já escolheu uma plataforma de controle de ponto para sua empresa? Se quiser conhecer outras vantagens da automatização do ponto, acesse o blog Pontotel e leia outros conteúdos sobre o tema.
