A falta de visão analítica sobre o orçamento é uma das principais dificuldades enfrentadas pelas empresas, e o desafio é ainda maior em relação à previsão de gastos para cada setor específico. A fim de ter uma previsão mais clara sobre os gastos relacionados aos funcionários, muitas empresas usam um plano orçamentário de RH.
Só em atividades de treinamento e desenvolvimento (T&D), a média de investimento anual das empresas é de R$ 997 por colaborador, segundo dados da 15ª edição do “Panorama do Treinamento do Brasil”.
Considerando também os gastos com outras atividades realizadas pelo RH, fica evidente a necessidade de uma visão analítica para gerenciar os custos relacionados aos funcionários. É por isso que este guia apresentará como funciona o planejamento orçamentário e como criar um para o RH. Confira, a seguir, o que será explicado:
- Como funciona um plano orçamentário?
- Plano orçamentário de RH: para que serve?
- Qual a importância do orçamento de RH?
- Como criar um plano orçamentário para RH?
- Quais os sistemas cruciais para considerar dentro do orçamento de RH?
Continue e aprenda a montar um planejamento orçamentário de RH!
Como funciona um plano orçamentário?
O planejamento orçamentário é uma ferramenta de organização financeira. Ele serve para gerar uma projeção futura das entradas, das saídas e dos investimentos da empresa para um determinado período.
O propósito do plano é conduzir a análise de dados para determinar as despesas, os ganhos e os fundos a serem alocados durante um período — geralmente um ano fiscal. Isso possibilita aos administradores uma compreensão abrangente da situação da organização e a formulação de decisões fundamentadas em informações sólidas.
Plano orçamentário de RH: para que serve?
Existe uma variedade de despesas vinculadas à administração de recursos humanos que requerem previsões e estratégias de gestão. O planejamento orçamentário para o setor de RH serve justamente para cobrir essa necessidade administrativa.
O plano de custos para o RH auxilia as empresas a organizarem e controlarem seus gastos com funcionários. Ele permite que a empresa saiba com antecedência quanto dinheiro será utilizado em salários, benefícios e outros custos relacionados à equipe.
Os maiores ganhos obtidos com o plano de custos de RH são considerar despesas e investimentos e guardar dinheiro para possíveis imprevistos. Ele ajuda a planejar desde o funcionamento diário do departamento até novos projetos internos da empresa, incluindo processos de recrutamento e seleção.
Qual a importância do orçamento de RH?
O budget de RH é a previsão dos recursos financeiros que serão utilizados para as atividades do setor. É isso que permite à empresa determinar com antecedência quanto dinheiro será gasto em salários, benefícios, treinamento e outros custos.
No entanto, muitas empresas ainda não entendem a importância de criar um orçamento de RH. O que acontece muitas vezes é que as despesas do setor entram no plano financeiro geral da organização, o que pode trazer problemas.
Sem uma visão clara dos valores disponíveis e um limite de gastos, há o risco de a empresa acabar com mais contas a pagar do que o orçamento planejado. Como resultado, as despesas podem aumentar e até gerar perdas de lucratividade e endividamento.
O que precisa constar no plano orçamentário de RH?
O plano orçamentário reúne projeções e estimativas precisas de custos relacionados a diferentes aspectos da empresa. Um plano voltado ao setor de RH, por sua vez, deve compilar estimativas de custos com os funcionários. Veja quais são eles na lista abaixo:
- Despesas e investimentos: todas as despesas e os investimentos relacionados ao departamento de RH, como salários, benefícios, treinamentos, processos de recrutamento e seleção e outros custos associados à gestão de pessoas;
- Encargos: adicionais que a empresa deve pagar sobre os salários dos funcionários, como INSS, FGTS, seguro contra acidentes de trabalho, entre outros encargos legais;
- Tecnologia e ferramentas de RH: os custos relacionados à manutenção de sistemas de gestão de RH, como softwares de folha de pagamento, aplicativos de recrutamento, entre outras ferramentas necessárias para o funcionamento do departamento;
- Reserva de caixa para imprevistos: custos de potenciais imprevistos com base em dados históricos e tendências atuais. Isso inclui horas extras, afastamentos e a necessidade de contratar novos funcionários rapidamente.
É importante lembrar que o plano orçamentário de RH lida com projeções. Portanto, é necessário ser realista. Utilizar resultados da empresa em anos anteriores pode ajudar a fazer previsões mais precisas para os próximos meses ou anos.
Como criar um plano orçamentário para RH?
Na hora de montar um plano orçamentário para o departamento de Recursos Humanos, é fundamental considerar os custos projetados para o ano fiscal. Isso garantirá que o planejamento financeiro do RH esteja alinhado com o plano orçamentário geral da empresa.
Para ajudar nesse processo, aqui está o passo a passo de como criar um plano orçamentário de RH do zero:
1. Avaliação das necessidades de pessoal
Antes de começar a projetar os custos, é fundamental analisar o quadro atual de funcionários para identificar lacunas de habilidades e prever as necessidades de contratação futuras. Nessa análise, vale a pena considerar fatores como rotatividade de pessoal e mudanças nas demandas do mercado.
2. Análise dos custos associados aos recursos humanos
Após entender as necessidades de pessoal, é hora de pensar sobre quanto tudo isso custará. Isso inclui não apenas os salários, mas também treinamento, benefícios e outras despesas relacionadas aos funcionários. É necessário fazer uma lista de todas essas despesas e somar tudo para ter uma ideia clara de quanto dinheiro o departamento precisará.
3. Definição de metas e objetivos orçamentários
Uma vez que já se sabe quanto custará para manter as atividades do RH, é importante definir metas para o orçamento em questão. Pode ser reduzir custos, melhorar a satisfação dos funcionários ou investir em treinamento para melhorar as habilidades da equipe. Objetivos claros e realistas ajudam a direcionar o uso do dinheiro de forma eficaz.
4. Alocação de recursos para recrutamento e seleção
As atividades de recrutamento e seleção envolvem custos associados a anúncios em sites de vagas, taxas de agências de recrutamento (caso necessário), realização de testes técnicos e outras despesas relacionadas à contratação de novos funcionários.
5. Orçamento para treinamento e desenvolvimento de funcionários
Workshops presenciais, cursos online, mentorias, participação em conferências e seminários, tudo isso deve estar previsto no planejamento orçamentário de RH. Para isso, é necessário identificar as necessidades de treinamento da equipe, avaliando as lacunas de habilidades existentes e as áreas que realmente necessitam de desenvolvimento.
6. Provisão para benefícios e remuneração
Uma parte do orçamento de RH deve ser reservada para benefícios e remuneração dos funcionários. É um custo que inclui não apenas salários, mas também benefícios adicionais, como plano de saúde, vale-refeição, seguro de vida e programas de bem-estar.
No entanto, na hora de definir o orçamento para benefícios e remuneração, é importante considerar fatores como custo de vida, tendências do mercado de trabalho e políticas de remuneração competitivas em relação às empresas concorrentes.
7. Contingências e reservas orçamentárias
Apesar de todos os esforços para planejar cuidadosamente, imprevistos podem surgir ao longo do ano fiscal. Por isso, é comum que a empresa reserve uma porcentagem fixa do orçamento total de RH para contingências, como 5% a 10%, dependendo da estabilidade financeira e do ambiente de negócios.
Essa quantia extra assegura que a empresa lide com situações inesperadas, como aumento repentino nos custos de benefícios de saúde, necessidade de contratação urgente para cobrir uma demanda imprevista ou despesas inesperadas relacionadas a ações judiciais.
8. Monitoramento e revisão do plano orçamentário de RH
Na gestão de Recursos Humanos, o trabalho com o orçamento é contínuo. Geralmente, esse monitoramento do plano orçamentário depende tanto das pessoas do departamento de RH quanto do pessoal financeiro.
Para revisar os resultados, é importante procurar qualquer diferença grande entre o que foi planejado e o que realmente está acontecendo. Se os gastos estão mais altos do que o esperado, pode ser devido a salários mais altos do que o previsto ou talvez mais custos com benefícios, por exemplo.
Com base na revisão, é hora de fazer ajustes. Isso pode significar mudar um pouco de dinheiro de um lugar para outro. Ou talvez seja hora de planejar mais treinamento se os funcionários estiverem precisando. Ou, se os custos estiverem abaixo do esperado, talvez seja possível economizar um pouco mais em algumas áreas.
Quais os sistemas cruciais para considerar dentro do orçamento de RH?
A automação é parte de um RH estratégico. Às vezes, isso depende de ferramentas e plataformas que ajudam a otimizar os processos e a tornar o trabalho do RH mais ágil. Na lista abaixo, estão alguns sistemas para considerar dentro do orçamento de RH:
- Sistemas de admissão: alguns softwares podem automatizar o processo de admissão, tornando-o mais eficiente e menos propenso a erros. Eles podem incluir funcionalidades como digitalização de documentos, integração com outros sistemas e capacidade de acompanhar o progresso de cada candidato;
- Sistemas de recrutamento e seleção: esses sistemas são projetados para auxiliar o RH a gerenciar o processo de recrutamento e seleção, com as funcionalidades de publicação de vagas, rastreamento de candidatos e programação de entrevistas;
- Sistema de controle de ponto: um software de ponto ajuda a acompanhar as horas trabalhadas pelos funcionários. No sistema da Pontotel, por exemplo, os colaboradores registram suas horas de trabalho de qualquer lugar. Nosso software ainda oferece recursos como geolocalização, reconhecimento facial e integração com outros sistemas de RH.
A ideia é simples: sempre que o uso de uma ferramenta demandar algum custo fixo para a empresa, isso deve ser previsto no plano de custos do RH.
Inclua um bom sistema de ponto no plano orçamentário do seu RH
Um bom sistema de ponto pode otimizar processos e reduzir custos operacionais. Com a Pontotel, sua empresa garante precisão nos registros de entrada e saída, evitando erros e possíveis fraudes, enquanto simplifica a gestão do tempo dos colaboradores.
Além disso, a Pontotel oferece relatórios detalhados e insights valiosos para tomadas de decisão estratégicas, impulsionando a eficiência e a produtividade em toda a organização.
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Conclusão
Embora os custos com os funcionários possam ser imprevisíveis às vezes, o planejamento orçamentário de RH acaba sendo um instrumento útil para alinhar as despesas do setor com o orçamento geral da empresa para o ano fiscal.
Prevendo os custos da gestão de pessoas, é possível atender às demandas da empresa em relação a treinamentos, contratações e outras necessidades que tornam a organização mais competitiva.
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