A comunicação interna das empresas nem sempre recebe a devida atenção dos gestores e empresários. A prova disso é que muitas empresas não possuem um plano de comunicação no RH.

Apesar de aumentar a transparência da empresa, contribuir para a melhoria da marca empregadora, entre outros benefícios, cerca de 60% das empresas não possuem uma estratégia de comunicação interna em longo prazo. 

Além disso, um estudo publicado na revista The Economist revelou que problemas na comunicação interna não só provocam atrasos ou falhas na conclusão de projetos, mas também aumentam o estresse e desânimo entre os colaboradores.

Com o plano de comunicação no RH, esses problemas podem ser evitados. Para explicar como fazer isso, este artigo abordará os seguintes tópicos:

• O que é um plano de comunicação no RH?
• Quais são os benefícios de desenvolver um plano de comunicação no RH?
• Etapas para desenvolver um plano de comunicação no RH
• Elementos essenciais de um plano de comunicação no RH

Boa leitura!

O que é um plano de comunicação no RH?

O plano de comunicação no RH é um documento que define as diretrizes, as ferramentas e os canais de comunicação que devem ser utilizados na empresa para garantir uma comunicação interna eficaz. 

Na prática, esse plano funciona como um guia detalhado que define como as informações serão transmitidas aos colaboradores. 

Quais são os benefícios de desenvolver um plano de comunicação no RH?

O plano de comunicação é uma ferramenta estratégica utilizada para manter os funcionários informados, engajados e alinhados com os objetivos da empresa. Isso é possível porque esse tipo de plano permite que a organização aproveite os seguintes benefícios:

Melhor compreensão e alinhamento dos objetivos organizacionais

Uma das principais vantagens de criar um plano de comunicação interna efetivo é definir ações concretas para garantir que todos os funcionários tenham consciência dos objetivos estratégicos da empresa. 

O plano também mantém os colaboradores informados sobre os desafios que o negócio enfrenta e o que precisa ser feito para superá-los. Isso cria um senso de unidade e propósito entre os colaboradores, direcionando e motivando a equipe a trabalhar de forma alinhada aos objetivos organizacionais.

Maior eficiência em transmissão de informações e direcionamentos

Outro benefício importante de investir nesse tipo de plano é garantir que as informações sejam transmitidas de forma rápida e precisa para toda a equipe. Isso é possível porque o plano de comunicação prevê quais canais de comunicação devem ser utilizados para transmitir cada tipo de mensagem. 

Essa organização e estruturação do fluxo de informações torna a comunicação interna mais rápida e eficiente e reduz a possibilidade de ruídos e mal-entendidos. Por conta disso, os colaboradores entendem melhor o que precisam fazer, o que está acontecendo na empresa e como as informações transmitidas devem impactar o seu trabalho. 

Fortalecimento da cultura organizacional e valores compartilhados

Um bom plano de comunicação no RH também ajuda a fortalecer a cultura organizacional do negócio. Afinal, ele prevê estratégias que permitem a transmissão clara dos valores e da missão da empresa aos funcionários. 

Isso garante que a cultura da organização seja amplamente compartilhada. Como resultado, fica mais fácil direcionar os comportamentos e as atividades dos colaboradores, mantendo-os alinhados à identidade corporativa.

Resolução rápida de problemas e gestão de crises

Desenvolver um plano de comunicação eficiente também ajuda a empresa a lidar com situações inesperadas, problemas e períodos de crise. 

Afinal, esse plano também estabelece quais estratégias e canais de comunicação devem ser utilizados em momentos como esse. Isso orienta o RH a agir rapidamente para transmitir informações claras e gerenciar esses momentos de forma mais eficiente. 

Contribuição para a construção de uma marca empregadora forte

Um plano de comunicação eficaz no RH também contribui para a construção de uma marca empregadora forte, capaz de atrair e reter talentos. 

Isso porque esse plano garante aumento da transparência do negócio, permitindo que todos os funcionários se mantenham informados sobre diversos aspectos da empresa. E funcionários informados se sentem mais valorizados e integrados ao negócio. Por isso, eles tendem a ter uma visão mais positiva da empresa.

Etapas para desenvolver um plano de comunicação no RH

Para aproveitar todos os benefícios explicados anteriormente, a empresa precisa desenvolver um bom plano de comunicação no RH. 

Em outras palavras, ela precisa criar um plano bem estruturado, organizado e com elementos que reflitam seus valores e objetivos. Considerando todas as informações e diretrizes que devem ser especificadas nesse documento, o processo de desenvolvimento de um bom plano de comunicação interna envolve várias etapas. 

Confira a seguir algumas etapas básicas para criar esse guia: 

Diagnóstico e levantamento de necessidades

A primeira etapa da criação de um bom plano de comunicação é avaliar a situação atual e as necessidades da empresa em relação a sua comunicação interna. 

Isso pode envolver o levantamento dos canais de comunicação já utilizados, a frequência com que as informações são transmitidas e o nível de satisfação dos colaboradores em relação a esse aspecto.

Com base nesses dados, será mais fácil identificar quais estratégias de comunicação estão funcionando e quais precisam ser melhoradas.

Elaboração de estratégias e plano de ação

Após concluir o diagnóstico da situação atual da empresa, a próxima etapa é desenvolver estratégias e um plano de ação eficaz para corrigir os pontos fracos e melhorar a comunicação interna do negócio.

Para isso, o primeiro passo é definir o principal objetivo e as metas específicas do plano de comunicação. Essas metas devem ser claras e mensuráveis e contribuir para a concretização do objetivo principal do plano. Por isso, é recomendável investir na criação de metas SMART. 

Após definir essas metas, o próximo passo é identificar quais as melhores estratégias de comunicação para alcançá-las. Por exemplo, quais canais de comunicação serão utilizados e quais informações devem ser compartilhadas. 

Por fim, todas essas informações devem ser utilizadas como base para a criação do plano de ação. Esse plano deve detalhar todas as ações que devem ser realizadas para implementar cada estratégia, incluindo canais, informações e tecnologias do RH que devem ser utilizadas.

Implementação e avaliação de resultados

Após definir o plano de ação, a próxima etapa é colocá-lo em prática. Para isso, os primeiros passos são obter os recursos necessários e mobilizar as pessoas responsáveis pelo compartilhamento das informações. 

Essa mobilização pode envolver treinamentos e fornecimento de guias para orientar esse trabalho. Depois disso, o plano deve ser apresentado e explicado aos colaboradores, garantindo que o processo já comece de forma transparente. 

Após a implementação do plano de comunicação, é importante avaliar seus resultados e monitorar o seu impacto. Isso pode ser feito por meio de métricas quantitativas, como o aumento da participação nos eventos internos e a taxa de abertura de e-mails, coleta de feedback dos funcionários, entre outras estratégias. 

Esse monitoramento é fundamental para identificar quaisquer problemas ou ações ineficientes. Assim, o plano de comunicação pode ser ajustado para melhor atender às necessidades da empresa e de seus colaboradores.

Elementos essenciais de um plano de comunicação no RH

Durante o processo de criação do plano de comunicação no RH, é importante se certificar de incluir alguns elementos-chave. 

Esses elementos essenciais devem ser incluídos durante a etapa de definição de estratégias e plano de ação desse documento. Confira a seguir quais são esses elementos e suas características.

Políticas de comunicação e processos do setor

As políticas de comunicação e processos do RH devem ser incluídas no plano de comunicação da empresa. Afinal, elas revelam quais procedimentos e condutas serão adotados pelo setor para garantir a transmissão eficiente de informações aos colaboradores. 

Essas políticas podem estar relacionadas a processos de admissão e demissão de funcionários, onboarding, entre outras práticas.

Estratégias de engajamento e endomarketing

O plano de comunicação também deve conter estratégias para estimular o engajamento e a produtividade dos funcionários, bem como reforçar o chamado endomarketing. Essa abordagem visa a criação de relacionamentos mais profundos e duradouros entre empresa e colaboradores.

Organizar eventos para celebrar metas alcançadas e utilizar os canais de comunicação para divulgar mensagens de agradecimento e reconhecimento, por exemplo, são formas de integrar o endomarketing à comunicação interna.

Gestão de crises e treinamentos

Por fim, é importante lembrar de incluir estratégias que orientem como o RH deve fazer a gestão de crises. Essas estratégias devem envolver a criação de planos de contingência e ações de comunicação para lidar com situações adversas. 

Por exemplo, demissões em massa, acidentes de trabalho, desastres naturais, entre outros eventos que impactam a imagem e a reputação da empresa. Treinar os funcionários para lidar com essas situações e utilizar os canais de comunicação na empresa é uma das estratégias que devem ser incluídas nesse plano.

Conclusão

Um plano de comunicação no RH é um investimento estratégico que visa a melhoria da comunicação interna da empresa. 

Esse investimento pode trazer diversos benefícios para a organização, impactando positivamente a produtividade, a satisfação dos colaboradores, a retenção de talentos e o sucesso do negócio.

Porém, para aproveitar essas vantagens, é necessário desenvolver um bom plano de comunicação. Conforme explicado, o processo de desenvolvimento envolve várias etapas, desde diagnóstico e formação de estratégias baseadas em elementos-chave até acompanhamento de resultados. 

Seguindo esse processo, a empresa conseguirá melhorar seu relacionamento com os colaboradores e evitar problemas relacionados à falta de comunicação interna.

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