Um obstáculo comum que os gerentes de projeto enfrentam são as estimativas em relação ao nível de esforço necessário para concluir as tarefas.
As empresas têm simplificado esse desafio ao adotar métodos como o Planning Poker, que utiliza o trabalho em grupo para fundamentar a tomada de decisões.
As estimativas, de modo geral, tendem a ser úteis para planejar projetos a longo prazo e dividi-los em tarefas gerenciáveis de curto prazo.
No entanto, as empresas devem considerar os riscos, pois uma previsão equivocada pode comprometer o planejamento da equipe e causar uma sequência de erros indesejados.
Este artigo vai explorar detalhadamente como funciona o Planning Poker, como colocá-lo em prática e quais são os seus benefícios para as empresas.
Com esse método simples, mas eficiente, a gestão de projetos pode superar o problema das estimativas imprecisas. Confira, a seguir, um breve resumo do que está explicado mais adiante:
- O que é o Planning Poker?
- Como funciona o Planning Poker?
- Quais são os papéis e responsabilidades dos participantes?
- Quais os benefícios de usar o Planning Poker?
- Passo a passo para aplicar o Planning Poker
Continue e aprenda a usar o Planning Poker!
O que é o Planning Poker?
O Planning Poker é uma técnica colaborativa utilizada para estimar o esforço necessário para o desenvolvimento de um projeto, especialmente em equipes que adotam metodologias ágeis, como o Scrum.
A estratégia envolve todos os membros do time na definição do tempo e do trabalho requerido para cada tarefa, reduzindo vieses e garantindo estimativas mais precisas.
Criado em 2002 pelo desenvolvedor James Grenning, o método surgiu como uma alternativa à técnica Wideband Delphi, que, apesar de amplamente utilizada desde a década de 1950, apresentava desafios como excesso de discussões e influência desproporcional de algumas opiniões. O Planning Poker foi concebido para tornar o processo mais dinâmico, participativo e eficaz.
A técnica ganhou ainda mais notoriedade quando foi promovida por Mike Cohn, co-fundador das organizações Agile Alliance e Scrum Alliance, em seu livro Agile Estimating and Planning.
Inicialmente criada para ajudar equipes de TI no planejamento de software, a metodologia se provou altamente adaptável e, hoje, empresas de diversos setores a utilizam para estimativas ágeis e colaborativas.
O principal diferencial do Planning Poker é seu formato gamificado, que incentiva o engajamento da equipe e melhora a precisão das estimativas.
Em vez de discussões longas e subjetivas, os participantes utilizam um conjunto de cartas numeradas para atribuir valores às tarefas, tornando o processo mais transparente e eficiente.
Como funciona o Planning Poker?
O Planning Poker é um método de estimativa colaborativa utilizado em projetos ágeis, especialmente no Scrum, para definir o esforço necessário para cada tarefa.
A técnica é baseada em um jogo de cartas numérico, onde cada participante avalia o nível de complexidade de um projeto e expressa sua estimativa de forma anônima, promovendo uma discussão estruturada e objetiva.
Cada participante recebe um baralho de cartas numeradas, que seguem a sequência 0, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 20, 40 e 100. O número escolhido representa o grau de dificuldade da tarefa:
- 0: O projeto já foi concluído ou não necessita de estimativa;
- 1 a 5: Baixa complexidade;
- 8 a 13: Complexidade moderada;
- 20 a 40: Alta complexidade;
- 100: Tarefa extremamente complexa e difícil de mensurar.
Após a seleção das cartas, o processo se divide em três etapas fundamentais:
Etapa 1: leitura do projeto
O moderador apresenta a tarefa a ser estimada e descreve suas características. Cada participante escolhe uma carta que representa sua avaliação sobre o esforço necessário para concluir a atividade. Quando todos estiverem prontos, as cartas são reveladas simultaneamente.
Etapa 2: discussão
Os participantes discutem suas percepções sobre a tarefa, justificando suas escolhas. O objetivo é entender as diferenças nas estimativas, considerando fatores como quantidade de pessoas envolvidas, habilidades necessárias e possíveis obstáculos.
Etapa 3: nova estimativa
Após a discussão, ocorre uma nova rodada de votação. Os participantes escolhem novamente uma carta, considerando os pontos levantados. Se houver consenso na estimativa, o valor final é registrado.
Caso ainda existam divergências significativas, novas rodadas de debate podem ser realizadas até que se chegue a um acordo.
O Planning Poker torna as estimativas mais precisas e democráticas, garantindo que todos os membros da equipe participem ativamente da tomada de decisão.
Esse método não apenas melhora o planejamento de projetos, mas também aumenta o alinhamento entre os times, otimizando a gestão do tempo e dos recursos.
Quais são os papéis e responsabilidades dos participantes?
Existem duas funções principais no Planning Poker: mediador e participantes. Enquanto o mediador tem a responsabilidade de ler o projeto em voz alta a cada rodada e responder a dúvidas dos participantes, os membros da equipe devem escolher as cartas após cada discussão e defender seus argumentos.
No método Scrum, o mediador também é conhecido como Product Owner. Sua função é selecionar um item descrito no backlog e colocá-lo em discussão para toda a equipe. Geralmente, quem ocupa essa posição é um gestor ou líder de departamento da empresa.
Quais os benefícios de usar o Planning Poker?
As empresas podem aplicar o Planning Poker em diversos momentos e contextos para estimar o esforço necessário no desenvolvimento de um projeto. Mas, além dessa extensa aplicabilidade, existem outras vantagens de usar o Planning Poker. Veja quais são a seguir.
Estimativas mais precisas
Gerentes e colaboradores, principalmente no caso de empresas que garantem um grau de autonomia para seus funcionários, não apenas necessitam se esforçar para estimar prazos e resultados finais, mas também precisam escolher o momento certo para fazê-lo. O Planning Poker oferece a etapa final para planejar boa parte das decisões.
Colaboração e engajamento da equipe
Com o Planning Poker, os participantes têm a oportunidade de expressar suas opiniões, levantar questionamentos e trazer diferentes perspectivas. É uma dinâmica que cria um ambiente de trabalho colaborativo, no qual todos se sentem encorajados a contribuir ativamente.
Identificação de incertezas e riscos
À medida que a equipe discute as diferentes perspectivas e opiniões, é possível identificar potenciais obstáculos, desafios técnicos, restrições orçamentárias ou quaisquer outros fatores que possam representar riscos ao sucesso do projeto.
Melhoria da comunicação e alinhamento
Comunicação clara é a base para qualquer trabalho em equipe eficiente. O Planning Poker cria um ambiente onde os participantes trocam ideias livremente, praticam a escuta ativa e respeitam as opiniões de todos.
Identificação de requisitos mal definidos
Necessidades e prioridades que não são discutidas podem levar a atrasos e retrabalhos. O Planning Poker oferece, a partir das estimativas da equipe, um espaço valioso para explorar e debater todos os requisitos de um projeto. Os questionamentos ajudam a identificar requisitos mal definidos ou que ficaram ambíguos para alguns dos membros.
Planejamento mais realista
As empresas precisam de um planejamento de projeto alcançável para maximizar suas chances de sucesso com o desenvolvimento de produtos ou serviços oferecidos aos clientes. O Planning Poker, por levantar problemas e limites de um projeto, proporciona esse resultado. É uma maneira inteligente de “passar a limpo” os esforços de uma equipe.
Passo a passo para aplicar o Planning Poker
Com a finalidade de estimar o esforço necessário para o desenvolvimento de projetos, essa abordagem traz consigo diversos benefícios para a equipe e para toda a organização. No entanto, para aplicar o Planning Poker de forma adequada e obter resultados positivos, é importante seguir alguns passos e dicas.
Prepare a equipe
Antes de iniciar o jogo de Planning Poker, é importante preparar a equipe de um projeto, o que envolve garantir que todos os membros estejam familiarizados com as regras e a finalidade do processo.
Selecione os itens a serem estimados
Priorize os projetos ou tarefas com maior incerteza sobre o esforço necessário para sua conclusão. Esses critérios podem ajudar a sua empresa a focar nos aspectos mais relevantes para a equipe.
Distribua as cartas de estimativa
Forneça a cada membro da equipe um baralho, considerando que todos devem ter acesso às mesmas cartas. Certifique-se de que todos compreendam os valores atribuídos às cartas e como elas representam o esforço necessário para cada tarefa.
Vale ressaltar que há lojas que comercializam baralhos de Planning Poker na internet, muitas vezes com cartas extras, como símbolos de pausa e até infinito (para representar a impossibilidade de oferecer uma estimativa para determinado projeto).
Facilite a discussão
O Planning Poker tem como propósito central promover a discussão do projeto e revelar possíveis dificuldades. O mediador desempenha um papel importante ao conduzir as discussões e incentivar os membros a compartilhar pontos de vista, expor suas preocupações e fornecer insights sobre as tarefas em questão.
Votação
Após a discussão, cada um escolhe, secretamente, uma carta de estimativa que reflita sua opinião individual sobre o esforço necessário para a tarefa. Encoraje todos a votar de acordo com sua convicção, levando em consideração seus conhecimentos e experiências.
Revelação e discussão das estimativas
Após a revelação, aqueles com estimativas mais altas (ou mais baixas) do que o resto do grupo devem explicar seu ponto de vista e tentar persuadir os colegas a reverem suas posições. O mediador deve incentivar uma discussão aberta e construtiva rumo a um consenso.
Repetição do processo
Conforme a equipe adquire mais conhecimento sobre o projeto, ela ajusta as estimativas e se aproxima de um consenso. Repita o jogo regularmente para reavaliar as estimativas conforme surgem novas informações.
Registro das estimativas
Após uma sessão de Planning Poker cheia de discussões, análises e consensos, é crucial não deixar que todo esse esforço se perca. A equipe pode criar um histórico que pode ser utilizado como referência para futuros projetos. Essa documentação permite uma análise comparativa das estimativas realizadas em diferentes momentos, identificando tendências e possíveis desvios ao longo do tempo.
Acompanhamento e ajustes
O trabalho não termina com o Planning Poker. Após registrar as estimativas, a equipe deve acompanhar constantemente o progresso do projeto e ajustar o planejamento conforme necessário. Acompanhar o desenvolvimento da equipe permite verificar se os resultados previstos estão se concretizando conforme o planejado ou se há desvios que requerem ajustes.
Conclusão
Em resumo, as equipes podem aplicar o Planning Poker em várias fases do ciclo de vida do projeto, desde o planejamento inicial até a priorização de atividades.
A flexibilidade e a capacidade de estimar o esforço de forma colaborativa tornam a estratégia uma ferramenta valiosa para as empresas. No entanto, é importante ressaltar que o sucesso do Planning Poker não depende apenas da aplicação da técnica em si, mas também do comprometimento e do envolvimento de todos os participantes.
Aproveite para conferir os artigos recentes publicados no blog Pontotel e conheça mais métodos para a gestão de projetos.
