Para que um projeto aconteça, é necessário que um time esteja preparado e por dentro de tudo que é preciso para que o objetivo final seja alcançado. E para que isso se realize, é importante que a empresa sempre realize o planejamento de projetos.
Planejar projetos são essenciais para que tudo fique organizado e que seu projeto já comece bem, tendo em mãos tudo o precisa ser feito, em quanto tempo e qual o melhor caminho para executá-lo.
Adotar o planejamento de projetos aumenta a produtividade do seu time e traz uma maior garantia de que as metas esperadas sejam alcançadas. Para isso, é importante que você entenda detalhadamente o que é o planejamento de projetos e como realizá-lo de forma eficaz na sua empresa.
Neste artigo, serão apresentadas as informações mais relevantes sobre o tema por meio dos seguintes tópicos:
- O que é planejamento de projetos?
- Qual a importância de fazer o planejamento de um projeto?
- Quais as etapas do planejamento de projetos?
- Como fazer um planejamento de projeto eficiente?
- Qual a diferença entre escopo de planejamento de projetos?
Quer saber mais? Então, aproveite o conteúdo e tenha uma boa leitura!
O que é planejamento de projetos?
O planejamento de projetos é o conjunto de atividades realizadas no começo de um projeto para mapear e definir detalhadamente o que é necessário para que ele seja executado e tenha seus objetivos cumpridos em um determinado tempo estabelecido.
A escolha dos recursos necessários para a realização de um projeto pode ser tanto com o intuito realizá-lo por completo como em etapas subdivididas.
O planejamento de projeto deve contar com as principais informações sobre ele, como:
- Nome;
- Stakeholders;
- Objetivos;
- Riscos;
- Escopo;
- Cronograma;
- Orçamento.
Esses são os levantamentos mais relevantes do planejamento, mas podem variar conforme as necessidades do projeto.
Para que serve?
Para conquistar um objetivo, sabe-se que é necessário organização e planejamento, seja na esfera pessoal ou profissional. Ter um bom planejamento ajuda a ter uma visão facilitada do que é necessário para alcançar o que se deseja.
Quando se trata de projetos, não é diferente, o planejamento de projetos serve como um guia para que ele seja realizado da forma mais assertiva possível, evitando erros, trabalhos excessivos e atrasos na entrega, além de melhorar a organização de cada etapa.
Assim, a equipe responsável por realizar o projeto consegue ter em evidência quais sãos os gastos, ferramentas, prazos, fortalezas, fraquezas, objetivos, insumos e diversas outras questões que influenciam na produção do projeto.
Qual a importância de fazer o planejamento de um projeto?
O planejamento é uma das fases mais importantes para o desenvolvimento de qualquer projeto, pois é nele que são definidas as metas e etapas a serem alcançadas a cada período de tempo.
Sem planejamento a equipe pode ficar perdida e atrasar as entregas, já que na sua ausência, por exemplo, não há prazos estipulados e nem uma boa divisão de atividades, o que apenas atrapalha o desenvolvimento e produtividade de sua realização.
No planejamento são levantados todos os custos do projeto, materiais necessários e alternativas em casos de situações de emergência ou falhas graves que venham a prejudicar o projeto.
O que faz ele ser tão importante é o esforço em fazer com que o projeto aconteça no prazo estipulado. Por mais que haja problemas ou qualquer outro empecilho, uma empresa que realiza o planejamento pensa nas diversas situações que podem afetar e mostra a solução de como controlá-las.
Quais as etapas do planejamento de projetos?
Além de ter cuidado e um olhar analítico, é preciso saber quais são as etapas da realização do planejamento de projetos. Entender e realizar cada uma delas é importante para fazer um planejamento exequível e robusto ao ponto de atender as necessidades do projeto.
Executar cada uma dessas etapas vai garantir que seja feito um planejamento capaz de alcançar as metas e objetivos estabelecidos. Por isso, confira quais são as etapas do planejamento de projetos.
Visão geral
Considerado como uma etapa inicial e menos aprofundada, a visão geral é a base estratégica que guiará a equipe. É uma visão panorâmica sobre o que é o projeto, como deve ser feito e por que.
A visão geral possibilita que haja uma compreensão mais fácil sobre o que se trata o projeto, o que vai ser preciso e onde se quer chegar, tudo isso de forma simplificada e objetiva.
Esse recursos ajuda o time a se preparar para os próximos passos, que é trazer com clareza e riqueza de detalhes tudo que se precisa e onde se quer chegar com esse novo projeto.
Definição de escopo
Se sua empresa optou por fazer um planejamento de projetos, certamente ela almeja conquistar algo. Assim, a definição de escopo é exatamente a etapa em que se definirá qual a meta que deve ser alcançada com esse projeto.
Ele está nas etapas iniciais do planejamento e é uma das mais importantes pois apresenta os detalhes sobre como esse projeto será considerado exitoso, estabelecendo critérios de avaliação, prioridades e os responsáveis de cada tarefa.
Pré-requisitos
Os pré-requisitos são as condições prévias necessárias para se conquistar um objetivo, neste caso, para que o projeto seja realizado.
Há mão de obra suficiente para que ele seja feito? Qual o orçamento necessário para que o projeto seja realizado? A empresa possui estrutura para fazer essas atividades? Meus profissionais têm conhecimento suficiente para realizar as tarefas necessárias?
Essas são algumas das perguntas que a criação dos pré requisitos responde, é o momento de buscar o que a empresa precisa, minimamente, para que o projeto seja realizado.
Assim, fica mais fácil de entender se é possível realizar o que se deseja com o que já existe na empresa ou se será necessária alguma mudanças para que o projeto prossiga, como a contratação de novos colaboradores ou a compra de novos insumos e ferramentas.
Análise de riscos e ganhos
Se uma máquina parar de funcionar e todos os arquivos do projeto em desenvolvimento forem perdidos, pode ser extremamente frustrante.
A análise de riscos vai levantar possíveis problemas e ameaças que podem acontecer no desenvolvimento do seu projeto e como é possível contorná-lo para que o trabalho continue acontecendo.
Já a análise de ganho é quando se elevam possibilidades que podem fazer o projeto avançar mais rápido do que se esperava. Por exemplo, os funcionários adquirirem experiência durante a realização do projeto e passarem a fazer a atividade com mais agilidade, assim, poupando tempo.
Tanto da forma positiva como da negativa, com essas análises a empresa vai saber o que fazer se os planos não saírem dentro do esperado por culpa de algum empecilho e o que precisa ser feito para minimizar os impactos disso.
Definição de prazo do projeto
A definição de prazo do projeto é o momento de se apontar qual vai ser a data de entrega do projeto, seja ele finalizado ou em partes.
Isso significa que você pode dividir a produção do projeto em vários períodos de tempo até a entrega final, o que ajuda o time responsável pela produção a se organizar melhor e entregar as demandas uma de cada vez.
Estipular vários prazos para cada atividade necessária até o fim do projeto pode ser útil pois causa uma sensação de avanço e todos conseguem visualizar o que está sendo concluído e ainda evita que deixem tudo para última hora.
Definição de metas de sucesso
A definição de metas de sucesso é um dos pilares para que o objetivo final seja concluído. Durante a produção do projeto é possível estabelecer a criação de metas menores, que irão favorecer a realização do objetivo final.
Criar essas pequenas metas e cumprir elas ajuda o time a continuar motivado e a celebrar as conquistas que estão sendo realizadas durante a realização do projeto.
Veja o exemplo de metas de sucesso que você pode colocar durante o projeto:
- Fazer o cálculo do orçamento necessário;
- Preparar o time para realizar uma nova atividade;
- Contratar um novo funcionário;
- Entregar a visão geral do projeto.
Cada projeto tem suas características próprias e podem ter tarefas diferentes, por isso cabe à gestão analisar quais são elas e estabelecer metas a partir disso.
Gerenciamento de recursos
Dentre as etapas mais importantes está o gerenciamento de recursos, é o momento de identificar quais são os recursos necessários para o projeto, sejam eles humanos ou físicos.
É preciso ser levantados quais materiais, ferramentas, insumos, espaços e pessoas precisam haver para que o projeto aconteça e, para isso, deve ser considerado até aqueles recursos que parecem óbvios, como água e energia.
Quando se trata das pessoas envolvidas no projeto, é preciso garantir que elas possuam a competência técnica profissional para realizar a atividade, além da disponibilidade para tal, já que alocar um profissional em uma nova tarefa pode causar sobrecarga e, consequentemente, atrapalhar o desenvolvimento do projeto.
Portanto, gerencie os recursos a partir da necessidade do projeto e sempre avalie se é preciso a compra de novos materiais ou a inclusão de novas pessoas para tal, isso é essencial para que o projeto aconteça sem problemas.
Orçamento
Sabendo quais são os recursos necessários para que o projeto aconteça, é hora de montar o orçamento.
Deve-se levar em consideração os gastos materiais e com colaboradores, e isso vai desde os recursos que estão mais visíveis como aqueles que não são tão evidentes assim.
Um exemplo é que os gastos de energia podem ficar de fora do orçamento por ser algo que a empresa já gasta todos os meses, mas, qual o impacto do novo projeto sobre os gastos com energia?
Todos esses recursos precisam ser levados em consideração e documentados para poder criar o orçamento, só assim a empresa terá de forma clara quanto gastará financeiramente durante todo o projeto, mantendo assim, uma boa saúde financeira.
Como fazer um planejamento de projeto eficiente?
Agora que você já entendeu o que é o planejamento de projeto e quais as etapas para realização, é hora de pôr em prática e descobrir como fazê-lo de forma eficiente.
Para isso, é preciso seguir alguns passos para garantir um planejamento eficaz. Confira a seguir quais são.
Estabeleça uma metodologia de projetos ágeis
As metodologias ágeis são modelos de projetos que buscam agilizar os processos, trazendo mais flexibilidade e eficiência ao trabalho. Elas se baseiam no manifesto ágil, composto por quatro pilares fundamentais: comunicação, flexibilidade, praticidade e foco no cliente.
A comunicação entre as partes envolvidas é crucial para o sucesso do projeto, pois manter um diálogo aberto e transparente ajuda a identificar problemas com mais facilidade.
A flexibilidade é outro ponto importante, pois permite que as necessidades sejam adaptadas de acordo com as mudanças no ambiente.
- A praticidade garante que todas as tarefas sejam executadas de forma eficiente e dentro do tempo previsto. Por fim, o foco no cliente destaca que é preciso levar em consideração a opinião e as necessidades dos usuários ao longo do projeto.
As metodologias mais famosas são o scrum, os sprints e as squads; cada uma delas tem características diferentes que se adequam aos mais variados projetos, mas todas seguem algo em comum: a desburocratização de processos e agilidade na realização de tarefas.
Tenha uma liderança no projeto
Você sabia que o líder de um projeto não precisa necessariamente ocupar um cargo de liderança na empresa? Existem muitos motivos benéficos para estabelecer uma liderança no projeto.
Primeiro, porque ter alguém guiando e motivando o time é importante para que o projeto aconteça, esse líder é encarregado de acompanhar e orientar nos processos para verificar se o projeto está no caminho certo.
Segundo, é uma oportunidade da empresa desenvolver novos talentos, escolher um colaborador para liderar um projeto pode ajudar ele a se aperfeiçoar trabalhando como um líder e a gestão tem a oportunidade de verificar como ele atua e se comporta com esse cargo.
Estabeleça uma comunicação clara
De acordo com um estudo da Project Management Institute Brasil (PMI), 76% das empresas afirmam que problemas de comunicação são os principais responsáveis pelo fracasso em atividades internas do trabalho.
Portanto, estabelecer uma comunicação clara é essencial para o sucesso do projeto e isso pode ser feito de diversas formas, como o uso de um canal próprio e específico para comunicações relacionadas ao projeto ou ainda o uso de um software em que todos possam inserir e acompanhar atualizações
Deixar isso claro é importante para que não haja falhas na comunicação, para que ninguém fique desatualizado e que não haja troca de informações fora do ambiente adequado, causando possíveis conflitos.
Realize testes
Fazer testes é importante para adequar seu time às melhores metodologias, assim você consegue entender o que funciona bem e o que não funciona, para manter-se em constante evolução.
Manter uma cultura de realização de testes durante o projeto vai fazer com que as etapas finais se tornem mais tranquilas, pois se já se sabe qual é a melhor forma de fazer o trabalho acontecer.
Utilize sistemas para automatizar partes do projeto
Você sabia que é possível automatizar partes do planejamento de projeto? Por meio de softwares de projetos é possível ter um acompanhamento mais centralizado de cada etapa dele, do começo ao fim.
Ter essas informações em um sistema único facilita a visualização do andamento e simplifica os processos, aumentando ainda mais a organização de cada etapa.
Qual a diferença entre escopo de planejamento de projetos?
O escopo do projeto é o primeiro passo para o planejamento de Projetos. É o processo de determinar e documentar um conjunto de objetivos e resultados que definem o alcance do projeto.
O escopo do projeto também inclui restrições, dependências, fatores externos e considerações de custo, tempo e qualidade. O escopo de projeto é a base para o planejamento de projetos, pois é a partir dele que todas as outras etapas do projeto são realizadas.
O planejamento de projetos é o processo de definir uma estratégia para alcançar os objetivos estabelecidos no Escopo de Projeto. É uma etapa importante para garantir que todos os elementos do projeto sejam desenvolvidos de forma consistente.
De fato, os dois termos são bem parecidos, mas o planejamento é mais detalhado do que o escopo, por exemplo, como a inclusão de análises de risco e ganho e o estabelecimento de prazos para cada etapa, que vão bem além do que saber os recursos necessários.
Conclusão
Assim, ficou evidente como é importante o planejamento de projetos para que a empresa consiga atingir seus com a ajuda dele, que vai orientar cada uma das etapas do projeto, para que tudo aconteça conforme o esperado.
Porém, é importante lembrar que o planejamento é um trabalho que exige organização e empenho de todos para que ele seja feito e cumprido. Tente manter sua equipe motivada, evitando sobrecarregá-los e utilizar de recursos atualizados, como softwares especializados, para deixas as tarefas mais otimizadas.
Fazer o planejamento de projetos é uma das melhores formas de garantir o sucesso para conquistar as metas que sua corporação tanto sonha, organização e planejamento é a base de tudo e, por isso, ele não pode ficar de fora do seu projeto.
Agora que você já entendeu o que é o planejamento de projetos e como fazê-lo de forma eficiente na sua empresa, compartilhe esse conteúdo em suas redes sociais e continue acompanhando nosso blog para ficar por dentro de todas as novidades do mundo corporativo!
