As empresas estão cada vez mais reconhecendo como a implementação de novas tecnologias pode otimizar diversos processos, aumentando a eficiência e produtividade. No contexto da gestão de jornada, trocar controle de ponto por opções mais modernas tornou-se um desejo crescente das corporações.
Muitos gestores acreditam que trocar o controle de ponto é complicado e custoso, especialmente em empresas com muitos funcionários. Contudo, é possível realizar esse processo de forma totalmente digital, trazendo modernidade e flexibilidade para a gestão de ponto sem muita dificuldade.
Neste artigo, será possível entender como trocar o controle de ponto, qual a melhor opção disponível e todas as informações necessárias para sua empresa trocar o registrador de ponto atual por um sistema tecnológico e eficiente. Confira os assuntos que serão abordados:
- Por que trocar o controle de ponto?
- Quais são os tipos de controle de ponto do mercado?
- Como escolher o melhor sistema de controle de ponto para sua empresa?
- Passos para implementar um novo sistema de controle de ponto
- Qual o melhor software de ponto do mercado?
Boa leitura!
Por que trocar o controle de ponto?
Modelos antigos de registro de ponto, como manual, REP-C (Registrador Eletrônico de Ponto Convencional) e REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo), apresentam inúmeros problemas e não atendem às necessidades dos atuais trabalhadores, que buscam por flexibilidade e autonomia no trabalho.
A seguir, será possível compreender em detalhes a necessidade de substituir o controle de ponto por uma opção mais moderna.
Falhas no registro e na sincronização com outros sistemas
Os modelos antigos de registro de ponto, como manual, REP-C e REP-A, apresentam falhas significativas no registro e na sincronização com outros sistemas.
O registro de ponto manual é propenso a erros humanos, como entradas incorretas ou esquecidas, e pode ser facilmente manipulado. Já os modelos eletrônicos convencionais frequentemente enfrentam problemas de compatibilidade e integração com sistemas modernos de gestão de recursos humanos.
Além disso, a falta de sincronização em tempo real impede a atualização imediata dos dados, dificultando a gestão eficiente das horas trabalhadas e a conformidade com a legislação trabalhista, resultando em potenciais disputas e penalidades.
Custos elevados com instalação e manutenção
Os relógios de ponto e as opções manuais trazem um elevado custo financeiro para as empresas.
Eles exigem manutenção constante e estão sujeitos a erros inesperados, o que pode comprometer a segurança jurídica e causar interrupções nos processos de controle de jornada.
Além disso, esses equipamentos podem parar de funcionar a qualquer momento, gerando transtornos e custos adicionais.
Falta de relatórios para gestão baseada em dados
Para que uma gestão empresarial se mantenha competitiva, é importante tomar decisões baseadas em dados concretos. Porém, nos modelos tradicionais de registro e controle de ponto, a obtenção de relatórios é dificultada ou impossível, o que compromete a capacidade de análise e tomada de decisões.
A psicóloga organizacional Lara Avelino comenta sobre o impacto desses relatórios no cotidiano do RH:
“A partir de relatórios, temos a possibilidade de trazer, aumentar e alimentar inúmeros indicadores que realmente nos ajudarão a tomar decisões mais assertivas e embasadas. Isso nos permite chegar, como RH, junto à diretoria e à gestão mais alta da empresa.”
Quais são os tipos de controle de ponto do mercado?
Estima-se que as primeiras ferramentas de controle de ponto tenham surgido no final do século XIX, chegando ao Brasil após a criação da CLT. Desde então, essas ferramentas evoluíram, ganhando tecnologia e eficiência com o passar do tempo, passando de versões manuais a automáticas. Confira quais são!
Controle de ponto manual
O controle de ponto manual é um método no qual os funcionários registram suas horas de trabalho em folhas de papel ou livros de ponto. Esses registros geralmente são tabelas ou formulários impressos, com colunas para data, horário de entrada, horário de saída, e totais diários.
Na prática, funciona assim: cada funcionário preenche as informações à mão, anotando os horários de entrada e saída.
Embora simples e barato, esse método é impreciso e vulnerável a erros e fraudes. O processamento das horas é demorado, pois requer cálculos manuais para determinar horas trabalhadas e extras.
Além disso, os registros físicos podem ser perdidos ou danificados, e a falta de integração com sistemas modernos dificulta a análise eficiente dos dados.
REP-C
O REP-C (Registrador Eletrônico de Ponto Convencional) é um método de controle de ponto que utiliza dispositivos eletrônicos para registrar as horas de trabalho dos funcionários. Esses aparelhos, conhecidos como relógios de ponto eletrônicos, armazenam dados digitais de entrada e saída.
Os funcionários registram seus horários por meio de cartões magnéticos, biometria (como impressão digital) ou senhas em um aparelho instalado de forma fixa na empresa.
Embora o REP-C seja uma opção melhor em relação ao controle de ponto manual, oferecendo maior precisão e segurança, ele não é o modelo mais avançado disponível.
Além disso, a implementação do REP-C envolve gastos com instalação e manutenção dos dispositivos, e é necessário garantir a correta configuração para assegurar o funcionamento do sistema.
REP-A
O registrador eletrônico de ponto alternativo (REP-A) é um método que permite que os colaboradores registrem suas horas de entrada e saída usando computadores, celulares ou tablets. Trata-se de um opção bem mais avançada que as anteriores, dando mais flexibilidade e autonomia ao colaborador.
Este sistema utiliza um software para armazenar informações sobre as horas trabalhadas e ajuda gestores a monitorar horas extras, faltas e atrasos.
Atualmente, o REP-A é regulamentado pela Portaria 671, que substituiu a antiga Portaria 373 sobre o ponto alternativo.
REP-P
O registrador eletrônico de ponto via programa (REP-P) é a tecnologia mais avançada de controle de ponto disponível no mercado.
Trata-se de um software que une todos os recursos presentes no REP-A, como o registro por meio de dispositivos móveis, e vai além ao oferecer coletores das marcações, tratamento dos dados e armazenamento das informações.
O REP-P foi desenvolvido para registrar e armazenar dados de jornada do colaborador com a máxima precisão e segurança, utilizando tecnologias como biometria avançada, reconhecimento facial e integração com sistemas de gestão de recursos humanos.
O modelo oferece uma solução abrangente para o acompanhamento das jornadas de trabalho, incluindo relatórios automáticos e detalhados sobre horas trabalhadas, horas extras, faltas e absenteísmo.
No REP-P, o gestor tem acesso a uma plataforma em nuvem atualizada em tempo real, em que se concentram todas as informações de jornada dos colaboradores, permitindo controle imediato e acompanhamento da rotina.
Como escolher o melhor sistema de controle de ponto para sua empresa?
Com tantos modelos disponíveis no mercado e diferentes empresas oferecendo serviços de controle de ponto, a escolha de um novo sistema pode ser desafiadora para o gestor. É um momento que exige análise das necessidades da empresa e das opções disponíveis para contratação. A seguir, entenda como deve ser feito o processo de escolha!
Análise das necessidades da empresa
A primeira etapa é entender as necessidades da empresa. Existem diversos recursos disponíveis e, por exemplo, não é viável pagar por um sistema que atende 200 funcionários se o plano adequado for para 20 funcionários com um valor menor.
Considere os seguintes fatores:
- Número de funcionários: avalie a capacidade necessária para gerenciar todos os registros e possível escalabilidade;
- Modelo de trabalho: considere se a empresa adota trabalho presencial, remoto, híbrido ou externo;
- Complexidade dos turnos: identifique a flexibilidade necessária para diferentes horários e escalas;
- Integração com sistemas: verifique a compatibilidade com a folha de pagamento e outros softwares que a empresa já usa.
Comparação entre diferentes fornecedores
É necessário comparar os fornecedores de sistemas de controle de ponto, e isso pode ser feito por meio das seguintes ações:
- Leia feedbacks de usuários: avalie a satisfação com o sistema;
- Verifique a reputação da empresa: considere a percepção e confiabilidade da empresa em sites como Google, Reclame Aqui e Consumidor.gov;
- Avalie o tempo de existência no mercado: garanta a estabilidade e experiência do fornecedor;
- Confira a qualidade do suporte oferecido: assegure que o suporte é eficiente e acessível.
Integração com outros sistemas
Um recurso presente nos registradores de ponto mais avançados, como o ponto digital, é a integração com outros sistemas, como a folha de pagamento. Essa funcionalidade é um grande diferencial, pois agiliza processos do RH, como o fechamento da folha.
Por isso, verifique se o sistema de interesse oferece essa integração essencial para otimizar a gestão de jornadas.
Passos para implementar um novo sistema de controle de ponto
Após entender as necessidades da empresa, é hora de fazer a troca do controle de ponto. Esse processo parte desde um planejamento, feito antes da instalação, até um período de feedback e acompanhamento, para garantir sua efetividade. Confira as etapas a seguir!
Planejamento e preparação
Um processo de planejamento e preparação é importante para assegurar que os dados sejam transferidos corretamente e haja uma boa aceitação e usabilidade dos funcionários.
Primeiro, faça um levantamento dos dados do sistema atual e desenvolva um plano de migração para assegurar a transferência precisa. Certifique-se de que dados pessoais dos colaboradores, jornadas e registros sejam adequadamente transferidos ou arquivados para consultas futuras.
Em seguida, comunique a equipe sobre a mudança, destacando os benefícios do novo sistema e os próximos passos.
Treinamento da equipe
O treinamento é sempre benéfico e se torna ainda mais importante ao adotar uma nova ferramenta.
O RH deve elaborar um plano de treinamento detalhado para o novo controle de ponto, abordando o uso e os benefícios do sistema. Isso pode ser feito por meio de sessões presenciais, tutoriais e manuais, encontros para perguntas e respostas, etc.
Além do momento da troca do controle de ponto, o treinamento deve continuar sempre que houver novas funcionalidades. Nesse sentido, a educação corporativa é fundamental, já que 76% dos colaboradores tendem a permanecer em empresas que oferecem treinamento contínuo, segundo o Grupo Netas Treinamento.
Monitoramento e ajustes pós-implementação
Após instalado o novo controle de ponto, o trabalho continua com os monitoramentos e ajustes pós-implementação. Veja o que deve ser feito:
- Monitorar o funcionamento: verifique o desempenho e identifique problemas;
- Solicitar feedbacks: busque a opiniões dos funcionários sobre a mudança;
- Comunicados e lembretes: comunique datas importantes sobre a jornada, como período de encerramento do banco de horas;
- Suporte contínuo: esteja disponível continuamente para ajudar os funcionários.
Qual o melhor software de ponto do mercado?
O melhor sistema de ponto eletrônico do mercado é o da Pontotel! Somos uma plataforma completa de ponto digital que oferece mais agilidade, segurança jurídica e flexibilidade no controle de jornada.
Nosso software é um REP-P; por isso, possui os recursos mais modernos para a gestão de jornada, inclusive a integração com outros sistemas de RH.
Usando a Pontotel, o funcionário consegue bater o ponto em diversos dispositivos, como smartphone, computador, tablet e notebook, tanto online como offline.
Todos os dados de jornada ficam disponíveis na nuvem e são atualizados em tempo real, permitindo uma gestão estratégica e imediada a partir de um único painel.
Além disso, contamos com a segurança jurídica necessária para funcionamento e adotamos diversas medidas de segurança, como senhas pessoais, comando de voz, reconhecimento facial e geolocalização.
Atendemos as necessidades de empresas de todos os tamanhos e em todos os modelos de trabalho, seja presencial, externo, híbrido ou remoto.
São muitos benefícios, não é mesmo? Então, essa é a oportunidade de trocar o controle de ponto da sua empresa para o melhor software de ponto do mercado!
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Conclusão
Portanto, foi possível perceber o quanto as ferramentas de registro de jornada melhoraram com o passar do tempo. Permanecer usando modelos antigos pode atrasar o desenvolvimento da empresa e comprometer sua segurança jurídica.
Trocar o sistema de ponto pela plataforma digital da Pontotel é a melhor escolha para empresas que precisam de um controle de ponto eficiente.
Seguindo as dicas apresentadas neste conteúdo, sua empresa conseguirá fazer uma transição tranquila e bem-aceita pelos funcionários.
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