Para que uma empresa funcione, é necessário que haja uma divisão de cargos e tarefas. A forma como a organização é feita é o que determinará o modelo da atuação do negócio e a hierarquia. Essa estrutura organizacional também pode ser chamada de organograma.
O organograma de uma empresa é um documento que permite a visualização das obrigações de cada setor e dos profissionais, facilitando o controle das atividades e demandas.
Normalmente, o organograma empresarial pode ser visualizado em diversos formatos, que dependem especialmente do modelo organizacional (horizontal, vertical, linear e outros).
Neste artigo, você entenderá mais sobre estruturas organizacionais, como fazer um organograma de uma empresa, para que serve e quais são os seus benefícios. Veja os tópicos que serão abordados a seguir:
- O que é um organograma de uma empresa?
- Vantagens de usar um organograma na gestão empresarial
- O que deve conter um organograma de uma empresa?
- Quais são os modelos de organogramas?
- Todos os setores da empresa devem ter um organograma?
- Por que o organograma empresarial é relevante para o RH?
- Como elaborar o organograma de uma empresa?
Quer saber mais? Continue a leitura!
O que é o organograma de uma empresa?
O organograma de uma empresa tem o papel de documentar como o negócio funciona, determinando as áreas, as obrigações e objetivos de cada setor e a divisão dos colaboradores.
Toda empresa precisa ser organizada para que os resultados esperados pelos gestores sejam alcançados. Para isso, é primordial que cada profissional saiba quais são suas responsabilidades e a quem deve responder internamente.
Para facilitar esse entendimento, o organograma costuma ser a representação gráfica da estrutura. Provavelmente, você já viu algum organograma de hierarquia vertical, na qual o presidente ou dono de uma empresa está no topo e os demais profissionais são encaixados abaixo conforme o nível de responsabilidade.
Sendo assim, o organograma de uma empresa, permite a rápida visualização de quem são as lideranças de cada área e quem são os liderados.
Vantagens de usar um organograma na gestão empresarial
Seja qual for o tamanho do negócio, utilizar o organograma traz muitos benefícios para a gestão da empresa. A ferramenta facilita que, mesmo que haja mudança de colaboradores, os novos profissionais consigam entender como funciona a estruturação da companhia.
Além disso, existem vários modelos de organograma, que entregam funcionalidades diferentes. Entretanto, eles compartilham diversos benefícios em comum. São eles:
Simplifica o funcionamento da empresa
O principal benefício do organograma de uma empresa é que ele permite a visualização rápida do funcionamento e hierarquia da empresa.
Rapidamente, é possível entender qual área é responsável por alguma demanda específica e como os departamentos estão interligados uns aos outros. É indispensável que o organograma deixe claro quais são as obrigações de cada área/gestor.
Desta forma, fica fácil localizar qual é o profissional que precisa ser acionado para resolver alguma atividade ou apenas esclarecer dúvidas sobre cada setor.
Proporciona informações organizadas
A organização é essencial para que o planejamento estratégico de uma empresa seja bem organizado. Por isso, montar um organograma é o primeiro passo para que a companhia tenha um bom funcionamento e, consequentemente, tenha bons resultados e alcance as metas do negócio.
Uma das utilidades dessas informações organizadas em um só documento é a apresentação da empresa para os novos colaboradores, no momento do onboarding. Com o recurso visual, rapidamente, os profissionais recém-chegados conseguem entender como a empresa funciona.
Melhora a visão sistêmica
O organograma de uma empresa tem um papel importante como facilitador da visão sistêmica. Por meio dele, é possível ter um olhar e compreensão do funcionamento de toda a empresa, analisando cada uma das áreas e como elas estão relacionadas entre si.
Essa visão facilita a identificação e correção de problemas que podem estar ocorrendo ou ainda ressaltar quais ações estão dando resultados positivos.
Auxilia na criação de um plano de carreira
Para os profissionais do setor de Recursos Humanos, o organograma é ainda mais importante para o desenvolvimento do plano de carreira dos colaboradores.
A ferramenta pode ser utilizada para analisar como os colaboradores podem crescer dentro da estrutura empresarial e como o RH pode atuar para o desenvolvimento e a gestão das pessoas dentro da companhia.
Além disso, auxilia ainda na transparência com o funcionário, pois, quando ele conhece o organograma da empresa desde o início da sua trajetória, já saberá quais são seus próximos passos e possibilidades de promoção e crescimento.
Facilita as tomadas de decisões
É essencial que as decisões tomadas dentro de um negócio tenham a menor margem de erro possível. O organograma de uma empresa também pode orientar os decisores na gestão, pois por ele podem identificar gargalos que estejam prejudicando os resultados da empresa e assim melhorar seus processos
Dessa forma, junto com outras métricas, a visão estratégica da estrutura organizacional é uma importante ferramenta de gestão de negócios. Um exemplo é identificar a falta de integração entre duas áreas que precisam atuar juntas e, após isso, decidir que os dois setores passarão a ser apenas um departamento.
O que deve conter um organograma de uma empresa?
Agora que a importância do organograma e para que ele serve na empresa já foram detalhados, confira a seguir como montar um organograma de uma empresa e quais informações precisam estar no material. Cada tipo terá alguns itens específicos, mas, de maneira geral, quatro componentes principais estão presentes nos organogramas:
- Hierarquia: em empresas com hierarquia vertical, as linhas traçadas de cima para baixo indicam a subordinação do cargo menor para o cargo mais alto. Graficamente, o desenho deve ser sempre feito da esquerda para a direita e de dentro para fora.
- Linhas de comunicação: representada por meio de linhas que fazem a conexão entre as áreas ou os cargos da empresa. Esses traços significam que existe uma hierarquia/relação direta entre os setores ou profissionais.
- Divisão horizontal do trabalho: em algumas situações, os cargos ou setores estarão em um mesmo nível hierárquico, sendo representados pela divisão horizontal do trabalho.
- Unidades de trabalho: representadas pelos quadrados ou círculos dos organogramas, indicam os cargos dos profissionais ou as áreas da empresa. Normalmente, dentro da forma, está escrito o nome do colaborador, do setor, da equipe ou do setor.
Vale lembrar que é possível encontrar outros itens nos organogramas, entretanto, esses componentes acima são indispensáveis para a configuração de uma estrutura organizacional.
Quais são os modelos de organogramas?
Existem diversos tipos de organogramas que podem ser utilizados pelas empresas e cada um deles apresenta particularidades que irão funcionar ou não dependendo das necessidades de cada negócio. Antes de desenvolver o da sua companhia, é importante entender qual formato se encaixa melhor no seu modelo de atuação. Os principais tipos são:
Organograma Simples, Vertical ou Clássico
Esse é o modelo mais comum de organograma de empresas. Ele consiste na distribuição de cargos do topo para a base, ou seja, dos níveis mais altos para os mais baixos. Por exemplo:
Presidente -> Diretor -> Gerente -> Atendimento -> Estagiário
Eles são estruturadas por grau de importância, indicando os fluxos de comunicação entre cada setor ou profissional. É o tipo de organograma mais utilizado em empresas mais tradicionais.
Organograma Funcional
Esteticamente falando, o organograma funcional é semelhante ao vertical, porém, não tem o mesmo objetivo. Nele, a ideia é representar as relações funcionais entre as áreas e não a hierarquia da empresa.
O objetivo é demonstrar o fluxo de trabalho e facilitar o entendimento da estrutura organizacional do negócio. Por esse motivo, o organograma funcional é bastante utilizado quando há uma dificuldade interna de compreender como a empresa funciona.
Organograma Horizontal
As empresas mais modernas têm optado por utilizar cada vez menos o modelo hierárquico e investido na colaboração entre áreas e profissionais como forma de trabalho.
O organograma horizontal entra para representar esse modelo no qual os profissionais têm mais autonomia para realizar seu trabalho e para tomar decisões. Continua existindo os níveis diferentes de cargo, mas a responsabilidade é compartilhada.
Ele é desenhado com os níveis mais altos à esquerda (de gestão) e os mais baixos (operacionais) à direita.
Organograma Circular ou Radial
Este tipo de organograma empresarial também demonstra a hierarquia da empresa, mas demonstra os níveis de forma mais suave, visto que são distribuídos lado a lado dentro de um círculo. É também utilizado por empresas mais modernas.
No centro, encontra-se a presença do presidente, dono ou quem ocupar o cargo mais alto na organização. Depois, o círculo é aberto com os cargos diretamente relacionados.
Organograma Linear de Responsabilidade (OLR)
Este organograma é o mais diferente de todos, pois, ele não demonstra apenas a hierarquia dos cargos e a relação de trabalho entre áreas e colaboradores, mas sim as obrigações e atividades de cada um.
Ele tem formato de tabela e elenca cada um dos níveis de uma área ou setor e as responsabilidades deles.
Na horizontal, são elencados os cargos (diretor, gerente, atendimento) ou as áreas (financeiro, contábil, RH) e, na vertical, são colocadas as tarefas como aprovar a folha de pagamento, realizar o pagamento do salário dos colaboradores, aprovar o planejamento estratégico, entre outros.
Normalmente, são utilizados símbolos para identificar as responsabilidades como “executa”, “aprova”, “participa”, “controla” e “elabora”.
Organograma Matricial (Para Multinacionais)
Esse modelo é muito parecido visualmente com o vertical e bastante utilizado por empresas multinacionais. Nele, não há uma divisão clara de hierarquia e funções. O organograma matricial é utilizado para organizar, especialmente, os processos.
Ele costuma ser muito utilizado em projetos temporários ou quando a dinâmica do negócio é flexível. O organograma vai representar os grupos de trabalhos determinados para cada projeto planejado.
Organograma em Barras
O organograma em barras é o menos utilizado, pois apresenta limitações. Ele apenas estrutura a hierarquia da empresa, mas não faz uma correlação entre as áreas ou cargos. Também não indica quais são as responsabilidades de cada profissional ou setor.
Na barra mais alta, é discriminado o maior cargo da empresa e cada linha abaixo vai acrescentando os níveis mais baixos.
Organograma Informativo
Esse tipo de organograma é o que mais traz informações em seu design. Ele elenca diversos dados que estão relacionados à unidade organizacional.
O organograma informativo pode vir nos modelos vertical, horizontal ou funcional, mas a diferença é que trará informações como descrição do cargo ou área, obrigações e responsabilidades de cada uma delas e até foto dos colaboradores.
Todos os setores da empresa devem ter um organograma?
O organograma de uma empresa é uma ferramenta que pode ser utilizada tanto para a organização de forma geral quanto internamente nas áreas. Logo, não há limitação para utilização dentro dos setores da companhia.
Como existem diversos tipos, é possível utilizar, por exemplo, o vertical para organizar a hierarquia e a organização das áreas e o linear de responsabilidade para definir as obrigações de cada colaborador.
Por que o organograma empresarial é relevante para o RH?
No mundo empresarial atual, o setor de Recursos Humanos desempenha um papel crucial na estratégia e no desenvolvimento das organizações. Sendo assim, o organograma empresarial é uma ferramenta vital esse setor, pois oferece uma visão clara da estrutura organizacional da empresa.
Isso permite que o departamento de RH planeje e execute suas atividades de forma mais eficaz, tornando possivel a identificação de áreas para o desenvolvimento de talentos, o mapeamento de fluxos de trabalho e o entendimento das relações entre diferentes departamentos.
Além disso, o organograma auxilia na criação de planos de carreira para os colaboradores, fornecendo uma compreensão clara das oportunidades de crescimento dentro da empresa.
Ao ter acesso a essa informação, o RH pode promover uma gestão de pessoas mais estratégica, alinhada com os objetivos empresariais e as necessidades dos funcionários e ajudando a promover um ambiente de trabalho mais organizado, transparente e propício ao desenvolvimento profissional.
Como elaborar o organograma de uma empresa?
1 – Escolha o modelo
Se ainda há dúvidas de como fazer um organograma de uma empresa, entenda que o primeiro passo é identificar qual modelo se encaixa melhor ao seu negócio.
2 – Separe funções e cargos
Faça uma lista de todas as funções e cargos da empresa. Não precisa elencar os nomes dos colaboradores, apenas a relação de todos os cargos existentes em todos os níveis.
3 – Organize seguindo uma hierarquia
Faça a organização do organograma de acordo com a hierarquia e com o modelo escolhido. É possível separar cada nível por cores, por exemplo. Separe as lideranças de cada setor e lembre-se de que nomes não devem ser escritos. Assim, não há a necessidade de constantes atualizações.
4 – Oficialize dentro da empresa
Por fim, divulgue o organograma para todos os colaboradores, conscientize sobre a importância e oficialize a estrutura organizacional dentro da empresa. Certifique-se de que o documento estará disponível para consulta em um local acessível para todos.
Conclusão
Em resumo, o organograma de uma empresa é um documento que oficializa a forma como o negócio está organizado, definindo a relação entre todos os setores e os cargos e funções. Ele tem o intuito de facilitar o entendimento sobre como funciona a companhia.
Por meio do organograma, é possível criar um plano de carreira para os colaboradores, encontrar possíveis gargalos nos processos e tomar decisões a partir de uma visão sistêmica da empresa.
Escolha o modelo adequado para sua empresa e organize a estrutura organizacional do seu negócio.
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