Organização é a palavra chave para que muitas esferas de nossas vidas sejam bem-sucedidas. Para não ter surpresas financeiras, por exemplo, o caminho é planejar os seus gastos durante um determinado período. O mesmo deve ocorrer para quem deseja alcançar bons resultados profissionalmente. Por isso, a organização no trabalho é um assunto tão importante.
Entretanto, manter um dia a dia organizado não é tarefa simples e vai muito além de planejar o que você precisa fazer naquelas 6, 8 ou 10 horas dedicadas à empresa. É necessário contar com imprevistos, pensar na limpeza do ambiente de trabalho e apostar em ferramentas que podem otimizar o dia a dia.
Vale ressaltar que a organização no trabalho não é um papel apenas do colaborador, mas também da empresa, que deve prezar por manter o espaço físico sempre limpo e oferecer as ferramentas necessárias para que o profissional consiga organizar sua rotina de trabalho.
Para explicar melhor o assunto, preparamos este artigo sobre o que é organização no trabalho, quais são as melhores práticas e os benefícios de manter em ordem o local no qual você passa a maior parte do seu dia. Você vai aprender:
- Organização no trabalho é importante?
- Quais são os benefícios de se manter uma organização no trabalho?
- Dicas para se ter mais organização no trabalho
- A organização no trabalho pode ajudar com o clima organizacional?
Gostou do tema? Então, continue a leitura!
Organização no trabalho é importante?
Imagina chegar na empresa ou no seu escritório dentro de casa para trabalhar e sua mesa estar completamente bagunçada. Com certeza, sua primeira sensação no dia será de desânimo ao olhar o cenário.
Depois, você liga o seu computador e percebe que tem tantas demandas e não sabe por onde começar. É provável que o sentimento não seja positivo: você se sente desmotivado, desanimado, triste e, muitas vezes, desesperado.
A impressão é que você não vai dar conta de tudo que precisa fazer e, por isso, a probabilidade de não ser assertivo com suas demandas é alta. Por esse motivo, manter a organização no trabalho é essencial.
Vale destacar, entretanto, que ser organizado na vida profissional vai além de colocar suas atividades no caderno, planner, agenda ou limpar sua mesa. Você precisa entender suas prioridades, contar com imprevistos e encontrar maneiras de fazer as horas do seu dia mais produtivas.
Especialmente para quem está em teletrabalho ou em modelo home office temporariamente, as distrações são muitas, tornando a organização do trabalho ainda mais importante para a manutenção dos resultados.
Quais são os benefícios de se manter uma organização no trabalho?
Algumas pessoas são mais organizadas que outras, seja porque nascem com mais predisposição a esta característica ou porque aprendem ao longo da vida. Seja qual for o motivo que torna a rotina mais ordenada, a organização traz muitos benefícios.
Com a organização no trabalho, o profissional terá muitas vantagens no seu dia a dia, que, inclusive, podem impactar positivamente também na vida pessoal. Elencamos abaixo os principais benefícios de manter um rotina organizada no ambiente de trabalho:
Tarefas realizadas com mais assertividade
O primeiro ponto é a realização das demandas de forma mais consciente. Ao fazer a organização do trabalho, o profissional consegue enxergar todos os itens que precisa cumprir, quais são os prazos, prioridades e ainda traçar estratégias para que tudo esteja pronto até a data final de entrega.
Essa visão de todo o panorama das tarefas permite que elas sejam realizadas de forma mais assertiva. Quando o colaborador está consciente do que precisa ser feito, ele costuma dedicar mais atenção e, consequentemente, o trabalho é melhor realizado.
Produtividade aumentada
Sem dúvida alguma, ser bem organizado aumenta a produtividade. Imagina que um profissional tem várias atividades para serem realizadas durante uma semana de trabalho, porém, não sabe se organizar e nem qual das tarefas é prioridade para a equipe ou para empresa.
Neste cenário, é provável que o trabalhador saia fazendo cada demanda sem nenhum tipo de planejamento, podendo ocasionar uma queda na produtividade dele e dos demais colegas de trabalho. Assim, manter a organização no trabalho auxilia no aumento da produtividade, pois o colaborador aprende a priorizar o que realmente é urgente e atuar de forma a somar esforços com o seu time.
Além disso, ao manter a limpeza no ambiente de trabalho, o profissional diminui a possibilidade de encontrar distrações ou ficar desmotivado durante a carga horária diária.
Engajamento melhorado
Quando os resultados esperados não aparecem, é natural que haja um processo de desmotivação dos funcionários. Com a organização do trabalho, o colaborador consegue enxergar melhor as suas conquistas e entender a sua importância para a empresa ao vislumbrar o impacto do seu trabalho.
Essa melhora nos resultados aumenta o engajamento do profissional, pois ele passa a sentir que seu trabalho tem um propósito. Além disso, quando a produtividade aumenta, os gestores costumam demonstrar mais o quanto valorizam aquela peça importante do seu time.
Logo, investir na organização do trabalho traz benefícios diretos para o funcionário e para a empresa, que deve encontrar maneiras de ajudar neste processo.
Rotina mais leve
É claro que se você mantém uma rotina organizada, as chances de você passar por altos momentos de estresse diminuem. Esse dia a dia mais leve traz vantagens não apenas no ambiente de trabalho, mas também para a pessoa por trás do profissional.
A organização de trabalho resulta em um dia a dia menos estressante e desgastante e sabemos que separar a vida pessoal do trabalho é um desafio para boa parte dos profissionais. Por isso, ao ter menos problemas para fazer suas atividades e atender às expectativas da empresa, aumenta-se o bem-estar e a qualidade de vida.
Dicas para se ter mais organização no trabalho
Agora que você já sabe a importância e os benefícios da limpeza e organização no trabalho, é a hora de aprender como melhorar seus processos e se tornar um profissional mais organizado. Preparamos 5 dicas essenciais para ajudá-lo a ter uma rotina sem grandes desgastes no dia a dia.
1 – Estipule metas alcançáveis
Um dos principais erros de gestores e demais profissionais é estipular prazos impossíveis de serem cumpridos. Essa falha na gestão de projetos pode causar uma grande desorganização dos colaboradores, a fim de tentar finalizar a demanda no prazo a qualquer custo.
A dica aqui então é para que profissionais e líderes estipulem prazos reais.
Avalie se é possível concluir cada demanda dentro do período. Se não for, converse com os gestores e explique a situação, negociando uma nova data de entrega. Essa sugestão vale também para os gestores que podem conversar com os seus superiores sobre as prioridades e prazos.
Sabemos que atender às expectativas e pedidos do cliente é essencial para o sucesso do negócio, mas, é melhor apresentar o real cenário e solicitar novos prazos, do que eventualmente, frustrá-lo ao não entregar no prazo definido.
2 – Tire pausas para arrumar sua postura e mesa de trabalho
Outro ponto para melhorar a organização no trabalho é cuidar do seu bem-estar físico e do ambiente no qual você atua. Procure sempre fazer pausas durante a jornada. O cérebro humano não é capaz de se concentrar em uma mesma atividade por longos períodos, por isso, opte por fazer uma pauta a cada 40 ou 50 minutos.
Levante da cadeira do computador, faça um alongamento, beba uma água ou café e só depois retorne ao trabalho. Também procure organizar o local no qual você fica para trabalhar. Não deixe papéis jogados, restos de alimentos ou itens que não estejam relacionados às suas atividades.
Sempre deixe próximo a você tudo que for precisar para as demandas do dia. Se tiver que conferir documentos, fazer anotações, entre outros, organize para que estejam à sua disposição.
3 – Divida grandes projetos em etapa
Uma dica bem importante para organização de trabalho é dividir os projetos em etapas, com as metodologias ágeis, por exemplo. De maneira geral, fica mais fácil terminar uma tarefa quando você consegue visualizar o que cada fase que ela envolve.
Por exemplo, na construção de um planejamento, antes de pensar nas estratégias, é necessário entender o cenário do cliente e do mercado, depois consolidar os achados e só então traçar um plano de ação. Dividir esse processo em três etapas (pesquisa, análise e confecção da estratégica) facilita a visualização do projeto e, consequentemente, a sua realização.
Alguns estudos, inclusive, indicam que esse formato de trabalho melhora a produtividade e a qualidade das entregas dos profissionais. Por conta disso, muitas empresas estão aderindo ao modelo.
4 – Estipule prazos para entregas de trabalhos e projetos
Falamos anteriormente sobre a importância de ter metas alcançáveis. Isso não significa que os prazos não são importantes, eles precisam apenas ser tangíveis. Sempre defina um prazo máximo para cada atividade.
Para isso, é importante entender quais são as prioridades e o que é realmente urgente. Lembre-se de que vivemos em uma sociedade na qual tudo precisa ser realizado com uma velocidade imensa, porém, nem tudo é urgente. Procure encontrar um equilíbrio sobre o que é urgente e importante e o que é apenas importante.
Aposte em ferramentas de gestão que ajudem a organizar esses prazos, como o Google Calendário para agendar seus compromissos de trabalho ou aplicativos de notas, no qual você pode deixar lembretes importantes ao longo da semana. Existem diversas opções de acordo com sua área de atuação e necessidades.
5 – Evite distrações
A organização no ambiente de trabalho também deve ser utilizada para evitar distrações. Cada pessoa tem uma característica, mas se você sabe que televisão ligada chama sua atenção, não ligue a televisão na sua casa. Se estiver no escritório, coloque um fone de ouvido e uma música de concentração.
Se o celular é seu ponto de fraqueza, deixe em um local de difícil acesso. Avise seu gestor, colegas de trabalho e amigos que envie um e-mail ou ligue no telefone da empresa se precisarem fazer contato urgente. Em suma, crie um ambiente ao seu redor que não facilite a perda de atenção e foco nas atividades importantes.
A organização no trabalho pode ajudar com o clima organizacional?
Sim. A organização no trabalho é muito importante para que o ambiente seja positivo para todos: líderes e demais colaboradores. Quando todo o processo está bem definido, o espaço físico é limpo e há uma noção maior de quais são as prioridades, a tendência é que o dia a dia seja mais tranquilo.
Se a maioria dos funcionários for bem organizada, os prazos serão cumpridos, os projetos chegarão ao cliente finalizados e bem estruturados e, principalmente, haverá menos atritos entre os membros de uma equipe.
Pode parecer simples incentivar a organização no trabalho e, muitas vezes, os profissionais apontam essa característica como um ponto forte nas avaliações de recursos humanos. Mas, este deve ser um conceito e prática incentivado dentro das empresas.
As companhias têm muito a ganhar com profissionais organizados, pois, além de aumentar os resultados do negócio, ainda tem uma melhora do clima organizacional. Todos esses itens são importantes também para a construção do employer branding, tornando a empresa um local desejado para se trabalhar.
Conclusão
Sobre a organização no trabalho, podemos entender que é essencial para a conquista de bons resultados individuais e em equipe. Cada indivíduo é único e terá uma maneira mais adequada de organizar a jornada, entretanto, alguns conceitos são básicos: evite distrações, mantenha um local de trabalho limpo e estipule prazos reais para as atividades.
Ao criar uma rotina que venha ao encontro dos objetivos, o profissional tem um aumento de produtividade, além de melhorar o seu bem-estar e qualidade, diminuindo picos de estresse ao não conseguir realizar seu trabalho da forma adequada.
Por isso, invista na organização no trabalho. Entenda qual o melhor modelo de gerenciamento de projetos para você, limpe seu posto de trabalho e utilize ferramentas de gestão que facilite seu dia a dia.
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