A tecnologia trouxe mais eficiência para equipes externas, e a ordem de serviço digital é um exemplo disso. Essa ferramenta substitui os formulários em papel por um sistema eletrônico, permitindo que tarefas sejam registradas, monitoradas e concluídas de forma mais rápida e organizada.
Se antes, em uma visita técnica, por exemplo, era preciso preencher documentos manualmente e aguardar a sua devolução para a central, agora tudo pode ser feito em tempo real. Com a ordem de serviço digital, os técnicos registram informações diretamente no sistema, que são imediatamente acessíveis para a equipe administrativa.
Empresas que ainda utilizam modelos manuais precisam conhecer a ordem de serviço digital, uma solução que traz mais praticidade e precisão para a rotina dos profissionais que dependem desse documento. Neste artigo, será possível conhecer com detalhes a ordem de serviço digital por meio dos seguintes tópicos:
- O que é uma ordem de serviço digital?
- Por que investir em um fluxo digital para gerar OS?
- Benefícios da ordem de serviço online
- Timesheet pode ser usado para gerar OS?
- Qual o melhor timesheet para gerenciar ordens de serviço digital?
Tenha uma boa leitura!
O que é uma ordem de serviço digital?
A ordem de serviço digital é uma versão eletrônica de um documento que já é utilizado para registrar e gerenciar atividades de equipes externas, como técnicos e prestadores de serviço.
Assim, em vez de preencher formulários em papel, com a ordem de serviço digital, os profissionais acessam um sistema online para registrar atendimentos, incluir fotos e coletar assinaturas.
Por exemplo, um técnico de internet que precisa instalar um equipamento pode receber a ordem de serviço no celular, registrar o trabalho realizado, solicitar a assinatura do cliente e finalizar a tarefa de forma 100% digital.
Qual é a função estratégica de uma ordem de serviço?
A ordem de serviço permite que empresas acompanhem e gerenciem atividades de serviço com mais exatidão e controle, evitando falhas e melhorando a alocação de recursos.
A estruturação dos dados na ordem de serviço facilita a tomada de decisões, reduz custos operacionais e aumenta a eficiência, garantindo um fluxo de trabalho mais organizado e alinhado aos objetivos do negócio.
Qual a diferença da ordem de serviço digital e da ordem de serviço manual?
A ordem de serviço digital tem basicamente a mesma função da ordem de serviço manual, mas de forma eletrônica.
A principal diferença é que, enquanto a versão manual exige o uso de papel para registro e controle, a digital elimina essa necessidade, permitindo que todas as informações sejam registradas e acessadas de forma rápida, instantânea e prática por meio de dispositivos, como smartphones e tablets.
Por que investir em um fluxo digital para gerar OS?
Investir em um fluxo digital para gerar ordens de serviço (OS) é uma forma eficiente de otimizar processos.
Ao substituir o modelo manual, que depende de papel, o sistema digital oferece maior agilidade e controle, e garante mais economia para as empresas. De acordo com um estudo da Gartner, estima-se que cerca de 3% do lucro das empresas é gasto com papel, impressão, armazenamento e manutenção de arquivos.
Com isso, as empresas conseguem gerenciar as atividades de forma mais eficaz e alinhada aos seus objetivos.
Além disso, a tecnologia pode ser uma poderosa aliada, como comenta Lara Avelino, analista de RH e psicóloga organizacional:
“A tecnologia é uma aliada, seja pela flexibilização que ela traz, seja pela ajuda na otimização de funções. Então, realmente precisamos entender a tecnologia não como uma inimiga, independente da sua geração ou idade, mas compreender que ela pode auxiliar e fazer parte do seu dia a dia para que o colaborador otimize suas funções.”
O que precisa constar em uma ordem de serviço digital?
Uma ordem de serviço digital deve conter informações essenciais para garantir o registro eficiente e organizado das tarefas. Os principais dados que ela deve incluir são:
- Identificação da OS: número único para acompanhamento e controle;
- Dados do cliente ou solicitante: nome, endereço e contato do cliente ou setor responsável pela solicitação;
- Descrição do serviço: detalhamento claro da tarefa a ser executada;
- Data e horário de início e término: para controle de prazos e planejamento;
- Equipe responsável: nome do profissional ou equipe que realizará o serviço;
- Status da ordem: indicação de que o serviço está em andamento, concluído ou aguardando aprovação;
- Observações e anexos: espaço para registrar informações adicionais ou incluir fotos, documentos e outros dados relevantes;
- Assinatura digital: confirmação do cliente e do prestador sobre a execução do serviço.
Benefícios da ordem de serviço online
A tecnologia sempre é uma aliada para qualquer empresa, e com a ordem de serviço online não é diferente. Entre os benefícios, estão inclusos:
- Eliminação de papel e redução de erros: diminui a chance de documentos extraviados ou ilegíveis, garantindo registros mais confiáveis;
- Acesso rápido e em tempo real às informações: permite que as equipes acessem dados atualizados instantaneamente, sem a necessidade de deslocamento físico;
- Melhora na comunicação entre equipes: facilita a troca de informações entre diferentes departamentos, garantindo alinhamento e agilidade;
- Acompanhamento preciso de prazos e atividades: possibilita monitorar o progresso das tarefas e garantir que os prazos sejam cumpridos de maneira eficaz.
Por que usar uma ordem de serviço digital?
Os processos manuais estão sujeitos a diversas falhas, como erros de preenchimento, perda de documentos, atrasos na comunicação e dificuldade no acompanhamento das demandas.
Com a ordem de serviço digital, garante-se mais agilidade, organização e controle. Ela permite que todas as informações fiquem centralizadas, facilita o acesso remoto, reduz erros e melhora a eficiência da equipe.
Timesheet pode ser usado para gerar OS?
Sim, o timesheet pode ser usado para gerar Ordens de Serviço (OS). Com ele, as horas trabalhadas em cada tarefa são registradas com precisão, permitindo a criação de OS detalhadas, baseadas no tempo real dedicado a cada atividade.
Usando o timesheet para gerar OS, diminuem-se os erros manuais, melhora-se a gestão de custos e há garantia de mais transparência para clientes e gestores.
O timesheet é uma ferramenta de controle de tempo que permite registrar e monitorar as horas trabalhadas em cada tarefa ou projeto. A integração com a OS é possível porque o sistema registra dados sobre o tempo dedicado a cada atividade, permitindo a criação automática de ordens de serviço detalhadas.
Como fazer a gestão de ordem de serviço digital com um timesheet?
A gestão de ordem de serviço (OS) digital com um timesheet pode ser feita por meio das seguintes etapas:
- Registro de tarefas: os colaboradores registram no timesheet as atividades realizadas e o tempo gasto em cada uma;
- Geração da OS: com base nos dados coletados, o sistema gera automaticamente a OS, detalhando o serviço prestado;
- Acompanhamento em tempo real: gestores podem monitorar o progresso das ordens de serviço;
- Relatórios e análise: as informações armazenadas no timesheet permitem análise de dados.
Qual o melhor timesheet para gerenciar ordens de serviço digital?
A Pontotel oferece o melhor timesheet para otimizar a gestão de ordens de serviço. Mais do que um simples controle de horas, o sistema é uma solução completa para registro, acompanhamento e análise da jornada de trabalho.
A presença de relatórios detalhados e dados em tempo real garante total transparência e precisão na administração das atividades.
Além disso, com tecnologia adequada para gestão de jornada, nossa plataforma proporciona mais eficiência e segurança para a empresa.
Como o timesheet da Pontotel ajuda na gestão de OS?
Com nosso sistema, é possível acompanhar as atividades de cada colaborador de diferentes locais, facilitando a alocação de recursos e a distribuição de tarefas na gestão de OS.
Utilizando nossa plataforma, a empresa consegue entender, por exemplo, quanto tempo cada atividade está consumindo, permitindo uma melhor priorização das tarefas e identificação de gargalos, o que contribui para otimizar o uso de recursos, aumentar a produtividade e garantir a entrega eficiente de projetos e serviços.
“A Pontotel nos trouxe um benefício muito bom no que diz respeito ao controle de todos os funcionários da nossa unidade. Mesmo eu estando aqui no Paraná, consigo ter o controle dos nossos funcionários que estão em São Paulo, Campo Mourão e diversas outras cidades. Eu consigo acompanhar esse ponto.”, afirma Renata, analista de RH da CostaFerro.
Benefícios do timesheet da Pontotel
O timesheet presente na plataforma Pontotel tem diversos benefícios, mas, destacam-se:
- Eficiência na gestão de tempo: nossa plataforma oferece uma visão detalhada de como os funcionários usam seu tempo, permitindo autoavaliação e ajudando a identificar sobrecarga de trabalho ou falhas;
- Monitoramento de produtividade: com os dados do timesheet, os gestores podem identificar tarefas que consomem tempo sem agregar valor, ajudando a priorizar atividades;
- Transparência e prestação de contas: o sistema garante transparência na relação, fornecendo registros para comprovar atividades realizadas e justificar valores cobrados, além de fundamentar ajustes no escopo ou necessidades de contratação.
Caso você queira saber mais sobre o nosso sistema, preencha o formulário abaixo e fale com um de nossos especialistas.
Conclusão
Portanto, ficou evidente que a ordem de serviço digital é um documento essencial para otimizar a gestão de tarefas e processos nas empresas.
Sua implementação traz benefícios significativos, como maior agilidade, precisão no registro de informações e transparência na comunicação entre equipes e clientes.
Seguindo as dicas apresentadas neste artigo, sua empresa estará preparada para migrar de sistemas manuais para tecnologias automatizadas, melhorando processos e garantindo mais eficiência.
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