Tornar os processos de uma empresa mais formais é benéfico para a imagem e comunicação interna da corporação. Um negócio que contrata ou realiza serviços, por meio da ordem de serviços, é possível profissionalizar o registro dos serviços prestados.
A ordem de serviço é um documento essencial para formalizar, organizar e registrar os serviços prestados de uma empresa para outra, tornando o processo mais profissional e transparente.
Então, se aumentar o profissionalismo é uma das metas da sua empresa, é preciso conhecer a ordem de serviço. Para isso, o assunto será apresentado por meio dos seguintes tópicos:
- O que é uma ordem de serviço?
- Para que serve uma ordem de serviço?
- Quando usar ordem de serviço?
- Qual a importância de uma ordem de serviço?
- O que é necessário ter em uma ordem de serviço?
- Como fazer uma ordem de serviço?
- Dúvidas frequentes sobre ordem de serviço
Aproveite o conteúdo e tenha uma boa leitura!
O que é uma ordem de serviço?
A ordem de serviço é um documento que serve para descrever e formalizar a realização de um serviço a ser prestado, sendo útil para registrar seu acontecimento.
Dessa forma, ela se torna um recurso da certificação de que houve a prestação de serviços, como limpeza, alimentação, transporte, manutenção, consultorias ou qualquer outra atividade terceirizada que seja necessária a contratação.
A OS (ordem de serviço), como também é chamada, é obrigatória para a inicialização de qualquer processo de prestação de serviços, é uma forma de profissionalizar esse processo e assegurar a segurança de ambas as partes.
Para que serve uma ordem de serviço?
A ordem de serviço é o instrumento que serve para formalizar o serviço a ser prestado, além de trazer uma imagem mais profissional para o prestador de serviço.
Assim, esse documento traz informações detalhadas sobre o que será feito, em quanto tempo, com quais materiais e por qual valor, o que ajuda o departamento financeiro e a gestão da empresa a controlarem os gastos com serviços
Além disso, o documento também serve como um marcador de registro do início dos trabalhos.
O que diz a lei sobre ordem de serviço?
Existem alguns artigos e Normas Regulamentadoras que trazem informações relevantes sobre ordem de serviço. O principal aspecto legal está localizada no Capítulo V da CLT, Artigo 157, Inciso II:
“Art. 157 – Cabe às empresas:
I – […]
II – instruir os empregados, através de ordens de serviço, quanto às precauções a tomar no sentido de evitar acidentes do trabalho ou doenças ocupacionais;”
Já no item 1.7 da NR-01, alínea “b”, é definido que é de obrigação do empregador elaborar o documento.
“1.7 Cabe ao empregador:
a) [..]
b) elaborar ordens de serviço sobre segurança e saúde no trabalho, dando ciência aos empregados por comunicados, cartazes ou meios eletrônicos;”
A segurança do trabalho está como motivação nestes casos em que há a obrigatoriedade da elaboração da ordem de serviço e serve como uma garantia de que o empregado está ciente das condições e normas do trabalho e que elas precisam ser seguidas.
Quando usar ordem de serviço?
A ordem de serviço é usada sempre antes do início da realização de um serviço, mais especificamente, no momento do pagamento, quando a negociação é concluída.
Depois, essa ordem de serviço é entregue ao profissional que irá realizar o serviço, para servir como um guia, pois nele há informações como o endereço do local a ser prestado a atividade e quais os materiais necessários para tal.
Por essa razão, é antes do início do serviço que a ordem de serviço começa a ser utilizada.
Qual a importância de uma ordem de serviço?
A ordem de serviço é um documento de extrema importância para a realização de um trabalho, pois ajuda na organização interna e na garantia de que tudo ocorra como o esperado. Entenda mais a seguir.
Garantir prazos de entrega
A ordem de serviço traz informações claras sobre como deve ser executada a atividade do trabalho e, dentre essas informações, estão o prazo de entrega, acordado no fechamento do negócio.
Como as informações ficam detalhadas, o profissional responsável pela realização do serviço consegue se organizar para executar o trabalho dentro do período determinado.
Cálcular uso de mão de obra e materiais
Com o suporte do documento, é possível saber qual o tempo previsto, materiais e profissionais que serão necessários para executar o serviço. Dessa forma, é possível antes mesmo do início das atividades realizar a previsão dos gastos com mão de obra e insumos.
Controle de estoque
Quando a ordem de serviço é elaborada, é especificado quais e quantos são os insumos necessários para aquela atividade. Assim, a empresa consegue ter o controle de quantos materiais estão saindo.
Se sua empresa opta por utilizar um software de gestão de estoque, é possível até integrar as ordens de serviço com o estoque disponível, fazendo esse controle de forma automática.
Organizar finanças e questões internas importantes
A OS pode ser uma ajudante do setor financeiro e de outros da empresa, a partir dela é que as notas fiscais vão ser emitidas e também servirão como base para o controle de entrada de novas vendas de serviços da empresa.
Ajuda a organização de forma generalizada por controlar e apontar de forma clara todos os serviços que estão sendo realizados.
O que é necessário ter em uma ordem de serviço?
Não existe um padrão obrigatório das informações que devem conter, pois elas podem variar conforme o serviço que for realizado e as necessidades da empresa. Porém, há uma lista de itens considerados mais relevantes, confira:
- Número da ordem de serviço;
- Especificações sobre o trabalho;
- Qualificação da empresa e dos funcionários que irão prestar o serviço;
- Descrição detalhada sobre mão de obra e o seu valor;
- Itens, ferramentas e recursos necessários;
- Informações detalhadas acerca dos riscos;
- Data de emissão do documento;
- Data e prazo execução do serviço;
- Assinatura da empresa e do cliente.
Como fazer uma ordem de serviço?
A ordem de serviço pode ser feita a partir de um documento impresso pré-existente com informações pré-determinadas a serem preenchidas, ou seja, o responsável da empresa que irá prestar o serviço preenche com as informações referente àquele determinado serviço
Também é possível fazer a ordem de serviço por meio de planilhas e de um sistema de gestão de serviços, que permite a inserção das informações no sistema para a produção do documento, que ainda se integra a outros sistemas.
No momento da criação da ordem de serviço, todas as informações devem estar claras, para além das informações sugeridas no tópico anterior, considerando também as especificidades e necessidades da empresa.
Dúvidas frequentes sobre ordem de serviço
O documento sobre ordem de serviço pode gerar muitas dúvidas. Por isso, confira as respostas para as principais dúvidas:
Quais os tipos de ordem de serviço?
Há diferentes tipos de ordem de serviço para atender as diferentes demandas de cada tipo de serviço, são eles:
- Ordem de serviço de manutenção;
- Ordem de Inspeção de Segurança;
- Ordem de Inspeção de Propriedade;
- Ordem de Instalação;
- Ordem de serviço de evento;
- Pedido de serviço;
- Ordem de serviço preventiva.
Posso fazer a ordem de serviço no Word?
Sim, é possível realizar a ordem de serviço por meio do Word, como não existe um padrão específico para o documento, é possível ser feito nessa plataforma por autoria própria ou fazer o download de um modelo em arquivo editável.
Posso usar ordem de serviço impressa gratuitamente da internet?
Sim, é possível utilizar, porém não é o mais recomendado. Ao fazer o uso de uma ordem de serviço genérica, corre o risco da sua empresa utilizar o mesmo documento de outras, o que faz a marca perder sua identidade e informações importantes por não adicionar uma logomarca e informações de contato, por exemplo.
Quando devo emitir uma ordem de serviço?
A ordem de serviço deve ser emitida sempre antes da realização do mesmo, sem a necessidade de solicitação do cliente. Portanto, o documento deve ser celebrado antes de fazer qualquer atividade, para que ambas as partes estejam acordados sobre todas as informações necessárias para o cumprimento do serviço.
Conclusão
Assim, ficou evidente como um documento como a ordem de serviço pode servir como um recurso que profissionaliza sua empresa, melhora a imagem corporativa e ainda ajuda na organização interna. São muitas as vantagens para um documento só.
Porém, como foi apresentado, existem diversas formas de gerar esse documento e é importante escolher metodologias que beneficiem mais o negócio. Um deles é com o uso de softwares, que vai ajudar a integrar todas as informações e ainda contribuir com a alimentação de dados para outros setores.
Agora que está clara a necessidade de gerar ordem de serviço, implemente essa ideia na sua empresa, converse com seus colaboradores, realize os treinamentos necessários para todos e envie esse texto para que eles possam ler e entender melhor sobre o assunto também!
Deu para entender como funciona? Se sim, continue acompanhando o blog PontoTel para receber mais novidades do setor de negócios e compartilhe com seus colegas de trabalho para que eles se mantenham atualizados também.
