Uma reunião de apenas trinta minutos pode salvar a sua gestão de pessoas. Isso mesmo que você leu. As tão conhecidas “One on One” ou 1:1, são reuniões feitas entre líder e liderado para que ocorra um alinhamento geral de desenvolvimento e estreitamento de laços entre as duas partes.
Podendo ocorrer semanalmente, mensalmente ou quinzenalmente, às one on one são os momentos em que o colaborador consegue expressar seus sentimentos sobre o próprio líder, suas atividades e, até mesmo, sobre a empresa. Para entender mais sobre o assunto, esse artigo tratará dos seguintes tópicos:
- O que é uma reunião one on one?
- Qual o principal objetivo da one on one?
- Qual a importância de realizar one on ones frequentemente?
- Quando uma 1:1 deve ser feita?
- Como a 1:1 auxilia na gestão de pessoas?
Mantenha a leitura!
O que é uma reunião one on one?
A reunião one on one, também conhecida como: one a one ou 1:1, é uma reunião curta entre o líder de uma equipe com cada um de seus liderados, separadamente, para que se discuta eventos necessários para melhoria da gestão e produtividade dentro da equipe, por meio de feedbacks, coaching, mentoria e várias outras maneiras e para alinhamento das expectativas.
Esse encontro é totalmente planejado, tendo pauta, temas, periodicidade de horário (máximo 30 minutos) e intervalo das reuniões já pré-definidas, geralmente, essas reuniões são semanais, quinzenais ou mensais.
Assim, o colaborador consegue se preparar e reservar o dia para a reunião, levando apontamentos importantes a serem discutidos, por exemplo: sentimentos sobre sua posição na empresa, dificuldades na realização do trabalho, melhoramento na área, expectativas profissionais e pessoais do colaborador e muito mais.
Qual o principal objetivo da one on one?
O objetivo principal da one on one é ajudar no desenvolvimento e bem-estar do colaborador e na manutenção da produtividade.
A reunião 1:1 permite que o colaborador tenha um lugar de fala para opinar sobre o que deve melhorar e o que o incomoda, tanto no ambiente de trabalho, nas atividades, quanto na empresa em si. Assim, o líder pode ter uma percepção diferente sobre os problemas que sondam o colaborador e fazer ajustes para que o seu desempenho melhore.
Qual a importância de realizar one on one frequentemente?
As one-on-one devem ser feitas, no mínimo, uma vez no mês ou uma vez por semana. Isso porque, a importância, para a empresa, da frequência das reuniões one on one são várias, comunicando-se frequentemente com seu liderado, você pode:
Antecipar problemas
Como já dito anteriormente, uma dos temas tratados nessas reuniões é sobre problemas que o colaborador tem enfrentado, tanto na execução de suas atividades quanto no ambiente de trabalho.
Com reuniões periódicas, fica mais fácil para o líder perceber algum problema tanto para ajudar o colaborador quanto para solucioná-lo. Assim, a possibilidade de reaver a situação e premeditar crises, que coloque em risco o clima organizacional ou a produtividade do colaborador, são maiores.
Aproximação de gestores e colaboradores
A prática da one on one vai além de identificar problemas e conversar com seu liderado. Ter um tempo marcado na agenda para conversar, é uma peça importante para o estreitamento de laços na amizade entre líder e colaborador.
Com a possibilidade de dar e receber feedbacks sinceros e honestos no privado, resulta na confiança e respeito de ambas as partes estabelecida. Uma vez que, serão nesses momentos que conversas sinceras sobre sentimentos e prospecções para o futuro são feitas e pontos delicados são tocados.
Além disso, essa conversa direta (líder- liderado) com feedback privado, faz com que os ruídos nos canais de comunicação se findam, possibilitando a antecipação correta de problemas e diminuindo a má interpretação de tarefas, auxiliando na manutenção da produtividade.
Melhoria da produtividade
Assim como o feedback privado da one on one ajuda no estreitamento de laços entre gestor e colaborador, ele também pode fazer com que a produtividade do colaborador melhore ou se mantenha.
Isso porque, também se é tratado na one on one questões mais delicadas, como: erros constantes nas atividades, improdutividade, queda brusca na produtividade e problemas durante a realização de projetos.
São durante esses assuntos difíceis, que o líder tem de auxiliar o colaborador a achar a raiz do problema, tirar as dúvidas que se perpetuam e entender, também, o lado do trabalhador para que juntos possam encontrar caminhos para que a produtividade se instale novamente.
E, obviamente, caso o colaborador tenha feito bons trabalhos e em um ritmo bom, o líder deverá dar o feedback positivo sobre. Afinal, o líder não deve somente dar o feedback de aspectos que precisam de melhoria, mas também de aspectos positivos, para que a motivação se mantenha.
Qual o papel do líder na one on one?
O papel do líder no one on one vai além de somente dar feedbacks e se atentar a problemas. O seu principal papel é de ouvir seu liderado, escutar suas opiniões e tirar-lhe as dúvidas. Já que, um dos principais objetivos da one on one, é dar espaço para o colaborador expressar suas opiniões sobre: a liderança, seu trabalho e sobre a empresa.
Além do mais, não sendo somente uma tarefa designada ao liderado, o líder pode levantar pautas durante a reunião. É importante que o líder tenha, também, assuntos anotados para serem tratados quando necessário.
Caso o líder tenha uma pauta já firmada, é essencial que ele comunique o liderado antes da reunião ser marcada, para que o mesmo possa levar questionamentos, opiniões e ideias.
E do liderado?
Como a reunião girará em torno das questões que o colaborador trouxer, é essencial que o colaborador tenha uma participação ativa na elaboração de pautas. Ou seja, que ele separe os pontos que acha importante serem discutidos e que leve argumentos e opiniões para a one on one.
Quando uma 1:1 deve ser feita?
A one on one deve ser feita com frequência de, no mínimo, uma vez ao mês ou, no máximo semanalmente. Contudo, há exceções para casos de emergências.
A 1:1 pode ocorrer quando o colaborador necessitar tratar de questões urgentes com o líder, como por exemplo: algum problema sério em alguma de suas atividades que necessite de um conselho e alinhamento com o gestor.
Qual a melhor forma de aplicar uma one on one?
A melhor forma de aplicar a one on one é com planejamento já premeditado dos assuntos a serem abordados, tanto do lado do colaborador quanto do líder, e com feedbacks prontos. Assim, a reunião fica menos aberta a assuntos triviais e mais objetiva, focando nos pontos necessários de melhora.
O ambiente, no trabalho híbrido ou presencial, deve ser confortável e acolhedor para que o colaborador se sinta confortável em falar o que sente. Fazer a one on one em um lugar barulhento e onde várias pessoas passem por perto, pode prejudicar na sinceridade e qualidade da reunião. Portanto, escolher uma sala silenciosa para a one on one, é essencial.
Durante a reunião, é fundamental que o líder ouça atentamente o colaborador, dando-lhe espaço para expressar suas opiniões e preocupações sobre o trabalho e a empresa.
A one-on-one também oferece uma oportunidade para acompanhar o Plano de Desenvolvimento Individual (PDI) do colaborador, discutindo o progresso e identificando áreas de melhoria.
Ao final da reunião, é importante fazer anotações dos principais pontos discutidos e estabelecer planos de ação para o próximo encontro. Isso ajuda a garantir que as questões sejam acompanhadas e resolvidas de forma eficaz.
Outro ponto é o feedback, que permite que o líder forneça orientação e reconhecimento ao colaborador, sendo um momento para destacar os pontos fortes e identificar oportunidades de crescimento.
Qual o prazo para realizá-las?
Como já dito anteriormente, a one on one deve ser feita no mínimo uma vez ao mês e, no máximo, semanalmente. O liderado deve se pautar pelo bom senso e utilizar de muita organização para que essas reuniões não sejam desmarcadas e que ocorram em um período que dê para o colaborador se preparar para elas.
Para que não se tenha que remarcar por demandas de trabalho ou atividade, é importante que o líder estabeleça com antecedência a data do encontro e que, se possível, faça sempre no mesmo dia de cada mês ou dia dia da semana, prezando para que a organização seja máxima.
Já a duração da reunião pode variar de acordo com as necessidades individuais, mas é importante encontrar um equilíbrio entre tempo suficiente para abordar os temas importantes e não prolongar demais a discussão.
Como a 1:1 auxilia na gestão de pessoas?
A reunião one on one ajuda na parte de desenvolvimento dos colaboradores, na gestão de pessoas, servindo de ferramenta para que o líder e o RH consigam acompanhar e melhorar o desempenho e desenvolvimento dos colaboradores.
É na reunião one on one que assuntos sobre o futuro, produtividade, problemas e motivações serão trabalhados, influenciando, assim, diretamente no desenvolvimento dos trabalhadores.
Conclusão
As reuniões one on one são consideradas ferramentas importantes para a gestão de pessoas, uma vez que elas focam no desenvolvimento dos colaboradores da empresa.
A periodicidade da one on one deve ser levada a sério e com certos cuidados já estabelecidos para que ela ocorra bem. Para que ela surta o efeito esperado na gestão de pessoas é necessário que se tenha: organização ao máximo, taxa de remarcação mínima e sinceridade de ambas partes, vindo do liderado ou líder.
Os seus benefícios se estendem para além da gestão de pessoas, podendo chegar, até mesmo, em gestões de crise, quando problemas que coloquem a empresa ou o clima organizacional sejam evitados.
Para consumir mais assuntos sobre ferramentas importantes para a gestão de pessoas, RH e outros, acompanhe nosso blog e nossas redes sociais.
