Com a tecnologia em alta, uma das facilidades que as empresas têm buscado é a utilização de sistemas que facilitem a gestão do negócio. Com quase todas as demandas sendo realizadas em computadores e outros dispositivos móveis, o armazenamento de dados é um ponto importante.
Para isso, se tornou bastante comum no mercado os sistemas Enterprise Resource Planning (ERP), que permite acesso rápido às informações de uma empresa. Atualmente, existem dois tipos de soluções com esse final: on premise vs cloud.
Cada um dos modelos têm suas vantagens e desvantagens, como custos e infraestrutura necessárias, por isso, as empresas precisam entender as especificidades antes de escolher o melhor para o negócio.
Porém, contar com um ERP é essencial para otimizar a rotina dos colaboradores e deve ser prioridade para a melhora da gestão das atividades da companhia. Todos os setores podem se beneficiar das plataformas de armazenamento, inclusive, o de recursos humanos, com acesso rápido e integrado das informações dos funcionários.
Para você saber quais são as diferenças entre os sistemas on premise vs cloud e quais os benefícios de contar com um dos modelos, este artigo vai abordar os itens que mais geram dúvidas sobre o tema. Você vai aprender:
- O que é on premise?
- O que é um servidor cloud?
- Sistemas on premise vs cloud: principais diferenças
- Sistemas on premise vs cloud: principais similaridades
- Qual escolher: on premise vs cloud?
- Como esses sistemas auxiliam as empresas e o RH?
Quer saber mais? Então, continue a leitura.
O que é on premise?
Primeiramente, é preciso saber que tanto on premise como cloud são sistemas de modelo Enterprise Resource Planning (ERP), que reúne todos os dados e processos de uma organização em apenas um ambiente. O objetivo principal é fazer a integração de atividades para auxiliar na gestão do negócio e na tomada de decisão.
Antes de falarmos sobre as características, vamos entender o significado de cada um deles. O modelo mais tradicional é o on premise. Esse tipo de ERP é instalado localmente na infraestrutura e nos computadores da empresa e, por esse motivo, tem como premissa ser de total responsabilidade e gestão da companhia. Deste entendimento, vem o termo ‘on premise’, que na tradução do inglês significa “na premissa”.
Como funciona o sistema on premise e para que serve?
O sistema on premise é um sistema de armazenamento de dados, também chamado de servidor, que faz a integração de todas as informações das atividades de uma empresa. A estrutura é totalmente implementada no espaço físico da companhia.
A instalação é feita por uma equipe de especialistas em tecnologia da informação (TI), que configura os softwares e hardwares diretamente nos computadores da empresa. Geralmente, existe um equipamento que atua como servidor principal, que é interligado a todos os demais aparelhos.
Ele serve para armazenar todos os dados que são tratados pelos colaboradores no exercício de suas funções, por exemplo: contratos, dados de clientes, parceiros comerciais e funcionários, fluxo de caixa, informações do departamento pessoal, entre outros.
O que é um servidor cloud?
Com o avanço da tecnologia, outro modelo de servidor foi desenvolvido: o sistema cloud ou cloud computing, também conhecido como servidor em nuvem ou computação em nuvem. A principal característica é de que não necessita de um espaço físico para alocar os equipamentos para armazenamento dos dados.
Uma empresa especializada em cloud computing oferece um sistema de servidor em nuvem para outros negócios e, para acessar, basta fazer o login na plataforma. Sendo assim, todos os dados podem ser acessados remotamente, no cloud server, sem a necessidade de um servidor físico.
Para que serve?
O servidor cloud tem a mesma função do modelo on premise: reunir todos as informações da empresa em apenas um local, facilitando a integração e o acesso rápido sempre que os profissionais precisarem. O principal diferencial é que ele possibilita que essa consulta seja realizada de qualquer lugar, desde que haja acesso à internet.
Logo, sempre que há o tratamento de dados, o armazenamento é feito automaticamente na nuvem. Sendo assim, mesmo trabalhando em home office, por exemplo, o colaborador pode abrir um arquivo salvo por seu colega de equipe que está na sede da empresa.
Sistemas on premise vs cloud: principais diferenças
Neste ponto, já está claro que os dois modelos possuem o mesmo objetivo: armazenar e integrar as informações de uma empresa em apenas um servidor. Então, quais são as principais diferenças entre os sistemas on cloud e on premise?
Podemos apontar alguns itens que os tornam distintos:
- Tipo de servidor;
- Forma de acesso;
- Flexibilidade de armazenamento.
Tipo de servidor
No modelo on premise, o servidor é físico, ou seja, existe um equipamento principal, instalado na empresa, no qual os demais computadores estão conectados. Sendo assim, para acessar os dados, é indispensável que o equipamento de todos os funcionários estejam corretamente configurados.
A implantação então é mais complexa, pois exige deslocamento de equipe, materiais e treinamento dos colaboradores para utilização do sistema.
Já no sistema cloud, todas as informações são guardadas da nuvem e compiladas em uma empresa especializada e que possui espaços invisíveis na rede para “alugar” para as demais companhias. Assim, para utilizar, basta receber as informações para entrar no servidor remotamente.
Forma de acesso
O sistema on premise só permite o acesso aos dados se o computador estiver devidamente configurado e interligado àquele servidor principal. É possível fazer a consulta remotamente, desde que haja uma internet de boa qualidade e tanto o computador pessoal quanto o equipamento base estejam conectados um ao outro.
O cloud server, por outro lado, é acessado por meio da plataforma disponibilizada pela a empresa detentora do sistema ERP. Normalmente, são sites, portais ou aplicativos e todos os usuários possuem um login e senha específico para consultar os dados. Por ser totalmente online, o acesso é sempre remoto e requer uma boa conexão de internet.
Flexibilidade de armazenamento
Uma das principais diferenças entre os dois modelos é a capacidade de armazenamento. Isso ocorre porque no sistema on premise, ao fazer a implementação, a empresa contrata inicialmente uma quantidade de espaço específica para a necessidade do momento e até prevendo uma demanda futura.
Porém, rapidamente essa demanda pode mudar e o espaço se tornar obsoleto ou insuficiente. No caso de aumento de capacidade, é necessário comprar mais softwares e hardwares, além de contar com uma equipe de TI para fazer a instalação.
Por outro lado, quem conta com o sistema on cloud pode contatar a empresa prestadora do serviço e solicitar tanto o aumento da quantidade de armazenamento quanto pedir a diminuição. Desta forma, a flexibilidade é mais rápida e, muitas vezes, mais barata. Por essa característica, esse modelo também é chamado de ERP on demand.
Sistemas on premise e cloud: principais similaridades
Se eles possuem algumas diferenças, certamente, os dois sistemas têm suas semelhanças, especialmente, no que diz respeito ao seu objetivo principal.
Então, vamos aos pontos que tornam os sistemas on cloud e on premise parecidos:
- Entrega semelhante;
- Possibilidade de acesso remoto;
- Personalização do sistema.
Entrega semelhante
Os dois tipos de servidores têm o intuito de armazenar as informações e os dados do negócio, para auxiliar na gestão da empresa. São sistemas que permitem um melhor planejamento e uso dos recursos da companhia, por meio da integração dos setores.
É essencial para o sucesso da empresa que a tomada de decisão seja baseada em uma análise criteriosa das informações. Logo, possuir todos esses dados integrados e consolidados em relatórios é uma importante ferramenta de gestão.
Possibilidade de acesso remoto
Apesar de ser uma funcionalidade mais comum nos sistemas on cloud, acessar o servidor remotamente também é uma possibilidade real em alguns ERPs on premise. Por isso, se há uma preocupação sobre a necessidade de acesso fora da sede da empresa, esse é um ponto que não há porquê se preocupar, desde que o sistema tenha essa funcionalidade.
Além disso, nos dois casos será necessário contar com uma boa qualidade de conexão, principalmente, para acessar os arquivos mais pesados.
Personalização do sistema
Dependendo da área de atuação ou tamanho da empresa, as necessidades dentro do sistema ERP podem ser diferentes. Por isso, na comparação on premise vs on cloud, a personalização é um item importante de ser citado.
No caso do on premise, por ser um sistema criado especialmente para aquela empresa e que será gerido pela equipe de TI interna, a personalização pode ser um pouco mais detalhada.
Entretanto, as empresas que oferecem servidores na nuvem possuem algumas possibilidades de personalização de acordo com o que o cliente precisa. Sendo assim, vale avaliar se a sua empresa precisa de algo bem específico ou consegue se adequar a modelos mais padronizados.
Qual escolher: on premise vs cloud?
A principal dúvida dos gestores, normalmente, é sobre qual modelo é mais adequado para a sua empresa. Não há uma resposta certa, pois tudo vai depender do que seu negócio precisa e de quanto você quer investir no projeto, tanto do ponto de vista financeiro, quanto de gerenciamento de equipe.
Por isso, elencamos alguns pontos que você precisa estudar antes de escolher o que é melhor:
- Infraestrutura;
- Investimento inicial;
- Qualidade da internet;
- Necessidades específicas de sistema;
- Número de usuários.
Principais benefícios de cada um
Pensando em todos os itens citados anteriormente, qual é então a diferença dos principais benefícios dos sistemas on premise vs cloud?
On premise
O principal benefício do on premise, além de não exigir uma internet de altíssima qualidade para o acesso local, é que permite uma personalização mais detalhada do sistema. Normalmente, empresas que precisam destas características bem específicas de integração optam pelo modelo on premise.
Cloud computing
Os principais benefícios do cloud server estão relacionados à ausência de espaço físico e ao alto investimento inicial. Se a sua empresa tem espaço físico para instalação do servidor físico, o sistema cloud é o mais indicado, pois não existe a possibilidade de alocar os equipamentos necessários.
Além disso, toda essa estrutura de softwares e hardwares do modelo on premise é cara e exige que a companhia desembolse uma grande quantia inicial para compra dos equipamentos e preparação do sistema. Já o sistema em nuvem tem um custo inicial mais barato, podendo ser pago em planos mensais, trimestrais e até anuais e de acordo com o número de usuários iniciais.
Como esses sistemas auxiliam as empresas e o RH?
Os benefícios de contar com um sistema ERP são muitos e estão principalmente relacionados à capacidade de gestão da companhia. Com os dados bem armazenados e interligados, fica mais fácil fazer uma análise das atividades da empresa e da produtividade dos colaboradores, por exemplo.
A área de recursos humanos, muitas vezes, trabalha de forma isolada, sem acesso direto aos colaboradores. Por isso, o uso de tecnologia no RH vem ganhando força.
A integração das informações entre os setores permite que os profissionais entendam como as equipes estão se comportando e quais os resultados de cada time, por exemplo, permitindo uma atuação mais próxima se algum problema for identificado, auxiliando na gestão do setor. Além de auxiliar no armazenamento dos dados essenciais de RH.
On premise vs cloud: por que e como utilizar?
A essa altura deste conteúdo não há dúvidas de que os sistemas on cloud e on premise só trazem benefícios para as empresas. Afinal, nos dias de hoje, não possuir os dados integrados e armazenados em um só lugar pode significar erros de gestão e até perda de informações.
Mesmo em consultórios médicos, que são bem tradicionais, não é mais comum encontrar aquela pilha de prontuários de pacientes, certo? Tudo se tornou digital e os sistemas ERP devem ser prioridades das companhias que querem se manter antenadas no que há de mais moderno no mercado.
Conclusão
O armazenamento e a integração dos dados é um diferencial importante para a qualidade de gestão do seu negócio. Por isso, é importante lembrar que, seja qual for o modelo escolhido na dúvida on premise vs on cloud, os sistemas ERPs são ferramentas essenciais para a otimização da rotina de trabalho e para a tomada de decisões estratégicas.
As vantagens vão desde um ambiente mais seguro para guardar os dados da companhia até a possibilidade de gerar relatórios mais completos, com as informações de todos os setores compiladas.
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