Toda empresa, independentemente do porte ou segmento, precisa cumprir uma série de obrigações para garantir a regularidade de suas operações. Entre as principais, estão as obrigações trabalhistas que asseguram tanto os direitos dos funcionários quanto a conformidade da empresa com a legislação.
As obrigações trabalhistas vão desde o pagamento de salários e benefícios até o recolhimento de tributos e o envio de declarações aos órgãos competentes.
Com prazos rigorosos e normas que estão sempre sendo atualizadas, manter tudo em dia pode ser um grande desafio, especialmente para empresas que não contam com um bom gerenciamento desses processos.
Para evitar penalidades e manter a empresa em conformidade, é preciso entender quais são essas obrigações, os prazos de cada uma e as consequências do não cumprimento.
Neste artigo, será possível entender com detalhes as principais obrigações trabalhistas e como a empresa deve agir para não cometer falhas relacionadas a elas. Confira os tópicos que serão abordados:
- O que são obrigações trabalhistas?
- Quais as principais obrigações trabalhistas?
- Quais as principais obrigações previdenciárias?
- Quais as principais obrigações acessórias?
- Quais os prazos para o recolhimento?
- Dicas para gerenciar as obrigações
Quer entender mais sobre as obrigações trabalhistas? Então, acompanhe a leitura e tenha um bom aprendizado!
O que são obrigações trabalhistas?
As obrigações trabalhistas são um conjunto de normas criadas para regular a relação entre empregadores e trabalhadores, garantindo direitos fundamentais e assegurando condições dignas de trabalho.
No Brasil, a base dessas regras foi estabelecida com a criação da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), em 1943, durante o governo de Getúlio Vargas. Inspirada em movimentos trabalhistas que ganharam força no final do século XIX e início do século XX, a CLT unificou diversas leis que já existiam e trouxe maior proteção aos trabalhadores.
Com o passar dos anos, essas obrigações foram sendo ampliadas e adaptadas às novas dinâmicas do mercado de trabalho.
Atualmente, as obrigações trabalhistas incluem desde o registro formal do vínculo empregatício até o pagamento de direitos como férias e 13º salário.
Além das obrigações diretamente ligadas ao contrato de trabalho, também existem as obrigações previdenciárias, que garantem benefícios como aposentadoria, auxílio-doença e FGTS.
Essas leis protegem os trabalhadores e asseguram um ambiente de trabalho mais estável e equilibrado. Para cumprir essas normas corretamente, as empresas precisam conhecer as principais obrigações, seus prazos e as consequências do não cumprimento.
Entre as principais obrigações trabalhistas, pode-se destacar:
- Registro em carteira de trabalho;
- Pagamento de salários;
- Férias anuais;
- 13º salário;
- Obrigações previdenciárias.
Quais as principais obrigações trabalhistas?
A CLT define a lista de obrigações trabalhistas nos vínculos empregatícios do Brasil. Entre elas, estão o registro em Carteira de Trabalho, o pagamento de salários, as férias anuais, o 13º salário e outras obrigações específicas de cada categoria. A seguir, entenda cada uma em detalhes!
Registro em carteira de trabalho
O registro em Carteira de Trabalho é uma obrigação legal que formaliza o vínculo empregatício entre o trabalhador e a empresa. Ele deve ser feito no momento da contratação e garante ao empregado o direito a benefícios como FGTS, aposentadoria e seguro-desemprego.
A anotação inclui informações como data de admissão, cargo, salário e condições de trabalho. O registro é importante para assegurar os direitos trabalhistas e garantir a legalidade do contrato.
Segundo dados da Pesquisa Nacional por Amostra de Domicílios (Pnad), ao final de 2024, cerca de 39,2 milhões de pessoas estavam com carteira assinada no Brasil.
Pagamento de salários
O pagamento de salários é uma das principais obrigações trabalhistas, regulamentada pela CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), em seu artigo 459. A legislação estabelece que o pagamento deve ser realizado de forma pontual, no prazo de, no máximo, até o 5º dia útil do mês seguinte ao vencido.
“Art. 459 O pagamento do salário, qualquer que seja a modalidade do trabalho, não deve ser estipulado por período superior a 1 (um) mês, salvo no que concerne a comissões, percentagens e gratificações.
§ 1º Quando o pagamento houver sido estipulado por mês, deverá ser efetuado, o mais tardar, até o quinto dia útil do mês subsequente ao vencido.
I – no caso de atraso no pagamento do salário além do quinto dia útil do mês, será aplicada multa de 5% do valor do salário, acrescido de 1% ao dia de atraso.”
O salário deve ser pago em moeda corrente, com recibo, e pode ser ajustado por meio de acordos individuais ou coletivos, respeitando o piso da categoria.
Férias anuais
As férias anuais são um direito do trabalhador garantido pela CLT, que estabelece que, após 12 meses de trabalho, o empregado tem direito a um período de descanso de 30 dias.
Durante as férias, o trabalhador deve receber seu salário integral, acrescido de 1/3 a mais, conforme previsto no artigo 7º, inciso XVII, da Constituição Federal.
O período de férias deve ser concedido de acordo com a conveniência do empregador, mas com o consentimento do trabalhador. É um período em que o colaborador deve poder se desligar das atividades laborais para descansar e se recuperar. Conforme comenta Naomi Wagatsuma, analista de projetos na Pontotel:
“É importante delimitar momentos em que o colaborador não será contatado pela empresa, como durante as férias ou fora do horário de trabalho, para evitar gerar ansiedade e preservar a saúde mental.”
13º salário
O 13º salário é uma gratificação de fim de ano garantida pela CLT, que deve ser paga em duas parcelas ao longo do ano. O valor corresponde a 1/12 do salário por mês trabalhado durante o ano. A lei assegura que o trabalhador receba o valor integral, mesmo que tenha trabalhado apenas parte do ano.
A primeira parcela deve ser paga até 30 de novembro, e a segunda, até 20 de dezembro. O 13º é uma forma de compensação pelo esforço do trabalhador durante o ano, e seu não pagamento pode resultar em multa para a empresa.
Obrigações particulares
A legislação trabalhista prevê obrigações particulares que variam conforme a jornada, o ambiente de trabalho e a função exercida. Essas normas garantem condições justas e seguras para os trabalhadores.
Entre as principais obrigações estão:
- Horas extras: pagamento adicional para jornadas que excedam o limite legal;
- Adicional noturno: remuneração diferenciada para trabalhos realizados entre 22h e 5h;
- Adicionais de insalubridade ou periculosidade: compensação financeira para trabalhadores expostos a agentes nocivos ou atividades de risco;
- Exames médicos: avaliações obrigatórias na admissão, na demissão e periodicamente, conforme as condições de trabalho;
- CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes): comissão responsável por promover a segurança e prevenir acidentes no ambiente de trabalho.
Essas obrigações reforçam a importância do cumprimento das normas trabalhistas para garantir direitos e preservar a saúde dos funcionários.
Quais as principais obrigações previdenciárias?
As obrigações previdenciárias são responsabilidades legais das empresas para garantir a proteção social dos trabalhadores. Entre as principais estão a Contribuição ao INSS, o FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) e o PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário). Conheça-as!
Contribuição ao INSS
A contribuição ao INSS é um recolhimento obrigatório que financia a Previdência Social e garante benefícios como aposentadoria, auxílio-doença e salário-maternidade.
O empregador deve descontar a alíquota correspondente do salário do trabalhador e repassar à Receita Federal no prazo estabelecido para evitar penalidades.
FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço)
O FGTS é um direito dos trabalhadores com carteira assinada e funciona como uma reserva financeira para situações como demissão sem justa causa, aposentadoria e aquisição da casa própria.
Mensalmente, o empregador deve depositar 8% do salário do empregado em uma conta vinculada na Caixa Econômica Federal. Esse valor não pode ser descontado do trabalhador e só pode ser sacado em condições específicas previstas em lei.
PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
O PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário) é um documento obrigatório que registra informações sobre as atividades do trabalhador e sua exposição a agentes nocivos. Regulamentado pelo artigo 58 da Lei n.º 8.213/91, ele é necessário para a concessão da aposentadoria especial e deve ser atualizado pelo empregador.
Outros benefícios previdenciários
Além da aposentadoria, a Previdência Social oferece diversos benefícios aos trabalhadores segurados pelo INSS, garantindo suporte financeiro em diferentes situações. Entre eles estão:
- Aposentadoria por invalidez: destinada ao trabalhador que se torna incapaz para o trabalho de forma permanente, seja por acidente ou doença;
- Pensão por morte: benefício pago aos dependentes do segurado falecido;
- Salário-família: pago aos trabalhadores de baixa renda que possuem filhos menores de 14 anos ou dependentes com deficiência;
- Reabilitação profissional: oferecido ao trabalhador que, após sofrer acidente ou doença, precisa de treinamento ou requalificação para retornar ao mercado de trabalho;
- Auxílio-reclusão: pago aos dependentes do segurado que esteja preso, desde que cumpram os requisitos para a concessão;
- Benefícios assistenciais: incluem o BPC (Benefício de Prestação Continuada), destinado a pessoas com deficiência ou idosos que comprovem baixa renda;
- Auxílio-doença: concedido ao trabalhador que se encontra temporariamente incapacitado para exercer suas atividades profissionais devido a uma doença ou acidente.
Quais as principais obrigações acessórias?
As obrigações acessórias são responsabilidades fiscais e trabalhistas que as empresas devem cumprir para garantir regularidade. Elas incluem o envio de informações ao Fisco e a outros órgãos, como IRRF, PIS, RAIS, CAGED e eSocial. Entenda mais a seguir!
IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte)
O IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte) é um tributo federal retido diretamente pela empresa sobre a remuneração paga aos empregados, conforme a tabela progressiva do imposto de renda, disposta segundo a Lei n.º 7.713/1988.
A empresa é responsável pela retenção, pela declaração e pelo pagamento mensal do imposto ao Fisco, devendo também fornecer o comprovante de retenção ao empregado.
PIS (Programa de Integração Social)
O PIS é uma contribuição destinada ao financiamento do seguro-desemprego e ao abono salarial, estabelecida pela Lei Complementar n.º 7/1970.
As empresas devem pagar o PIS anualmente aos empregados com vínculo formal, com base no salário e no tempo de serviço.
O valor do abono é creditado na conta do trabalhador que atende aos requisitos estabelecidos pela legislação, como tempo mínimo de trabalho.
RAIS (Relação Anual de Informações Sociais)
A RAIS, regulamentada pela Lei n.º 4.090/1962, é uma obrigação anual em que as empresas devem informar, ao Ministério do Trabalho e Emprego, dados dos seus empregados, como salários, cargos, admissões e demissões.
Esses dados são usados para o cálculo de benefícios sociais, como o abono salarial, e também para políticas públicas de emprego. A RAIS deve ser enviada até o dia 31 de março de cada ano, com dados do ano anterior.
CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados)
O CAGED é um cadastro que as empresas devem preencher e enviar mensalmente ao Ministério do Trabalho, informando as admissões e demissões de empregados.
Essa obrigação visa fornecer ao governo dados precisos sobre a dinâmica do mercado de trabalho, sendo fundamental para o planejamento de políticas de emprego. A empresa deve informar, entre outros dados, o cargo, a data de admissão ou demissão e a razão do desligamento.
eSocial
O eSocial foi criado para unificar o envio de informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias ao governo federal, conforme a Lei n.º 12.846/2013. Por meio desse sistema, as empresas devem informar dados relacionados a tributos, salários, horas trabalhadas, contratos de trabalho, contribuições previdenciárias, entre outros.
O objetivo do eSocial é simplificar o cumprimento das obrigações legais, diminuindo erros e custo de conformidade para as empresas.
Além disso, ele visa aumentar a transparência e eficiência na fiscalização e melhorar o processo de apuração das contribuições sociais e trabalhistas.
Quais os prazos para o recolhimento?
Cada obrigação trabalhista possui prazos específicos para o recolhimento, e alguns podem coincidir. Manter essas datas organizadas é importante para evitar multas, garantir a conformidade legal e assegurar o bom funcionamento da gestão de pessoas na empresa. Confira a seguir!
Obrigações mensais
| Obrigação | Prazo de recolhimento |
| IRRF e INSS patronal e de empregado | Até o dia 20 do mês subsequente |
| PIS, FGTS, CAGED e eSocial | Até o dia 7 do mês subsequente |
Obrigações periódicas
| Obrigação | Prazo de recolhimento |
| RAIS | Até o dia 31 de março do ano subsequente |
Obrigações anuais
| Obrigação | Prazo de recolhimento |
| Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF) | Até o dia 30 de abril do ano subsequente |
| Declaração de Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) | Até o dia 30 de junho do ano subsequente |
Uma boa forma de não esquecer dos prazos é com o Calendário de RH 2025 da Pontotel, disponível gratuitamente. Ele apresenta as principais datas, feriados e celebrações, proporcionando uma ferramenta completa para uma gestão estratégica de recursos humanos.
Penalidades pelo descumprimento
O descumprimento das obrigações trabalhistas pode gerar diversas penalidades, incluindo multas, juros, processos trabalhistas e até mesmo sanções mais graves, como interdição de atividades.
As empresas que não cumprem prazos ou normas podem ser autuadas por órgãos fiscalizadores, como o Ministério do Trabalho e a Receita Federal, além de enfrentar ações judiciais movidas por funcionários.
Débora Castro, DPO as a service da 4Business, alerta: “Uma multa é algo calculável, mas um prejuízo na reputação é muito mais difícil de mensurar. Não é possível calcular o impacto na imagem da empresa e nas consequências que isso pode acarretar. A questão reputacional é uma das coisas que mais causam prejuízo.”.
Além das multas financeiras, a falta de conformidade pode prejudicar a credibilidade da empresa no mercado, impactando a relação com clientes, fornecedores e investidores. Por isso, cumprir todas as obrigações trabalhistas é essencial para evitar riscos operacionais e danos à imagem da organização.
Dicas para gerenciar as obrigações
As obrigações trabalhistas são fundamentais para a empresa, e uma gestão eficiente exige as melhores estratégias.
Nesse contexto, a tecnologia é a maior aliada, permitindo automatizar processos, garantir conformidade e evitar erros. Com ferramentas adequadas, é possível otimizar a administração e manter o controle de prazos e responsabilidades.
Utilize sistemas de gestão
Os sistemas de gestão são ferramentas essenciais para garantir o cumprimento das obrigações trabalhistas de forma eficiente.
Um exemplo é o Sankhya ERP, que auxilia no controle da folha de pagamento, na gestão de encargos trabalhistas e na emissão de relatórios e guias, reduzindo erros e garantindo conformidade com a legislação.
Outro recurso importante é o sistema de controle de ponto, que facilita o registro da jornada dos funcionários, assegurando o correto cálculo de horas extras, adicional noturno e demais direitos. Ele ainda mantém os dados organizados e acessíveis, evitando inconsistências que podem gerar autuações.
Conclusão
Por fim, foi possível perceber que as obrigações trabalhistas são importantes para garantir direitos e deveres tanto para empregadores quanto para funcionários.
O cumprimento adequado das normas evita penalidades, assegura a conformidade legal e contribui para um ambiente de trabalho mais organizado, produtivo e seguro.
Manter-se atualizado sobre prazos e exigências é necessário para evitar complicações e prejuízos financeiros para a empresa.
Com uma gestão eficiente e atenção às responsabilidades, as empresas podem operar com mais segurança jurídica, protegendo tanto seus colaboradores quanto sua própria reputação no mercado.
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