O que é eSocial? Saiba como funciona e quais as obrigações da empresa

Com certeza sua empresa sabe o que é eSocial ou até mesmo utiliza esse sistema, que passou a ser obrigatório em 2018, para o envio de dados previdenciários, tributários, fiscais e trabalhistas dos colaboradores ao governo.

Apesar dessa obrigatoriedade no uso do eSocial, muitas empresas têm dúvidas sobre o seu funcionamento, regras e objetivos desse sistema. 

Por isso, para lhe ajudar a entender melhor o que é eSocial, como ele surgiu, quais vantagens entre outras questões, esse artigo vai abordar tudo sobre eSocial, você vai saber: 

• O que é eSocial?
• Como funciona o eSocial?
• O que ele muda para as empresas?
• Quais as obrigações que o eSocial substitui?
• Quais as vantagens do eSocial?
• Toda empresa precisa aderir ao eSocial?
• O que mudou desde o anúncio do eSocial?
• Qual o calendário 2021 do eSocial?

Boa leitura! 

O que é eSocial?

A primeira pergunta a ser respondida neste artigo é: “o que é eSocial?”. 

eSocial é o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Esse é um software criado pelo Governo Federal em dezembro de 2014, pelo Decreto n° 8373/2014, e lançado no ano de 2015. 

No entanto, ele só passou a ser obrigatório em 2018. O eSocial tem como principal objetivo reunir em apenas uma plataforma todas as informações dos colaboradores – previdenciárias, tributárias, fiscais e trabalhistas. 

Com a implementação do eSocial, as empresas passaram a utilizar esse sistema unificado. 

Isso quer dizer que, muitas das tarefas de prestação de informações ao governo foram otimizadas. Esse software foi desenvolvido em parceria com órgãos e entidades como: 

• Instituto Nacional do Seguro Social (INSS);
• Caixa Econômica Federal (CAIXA);
• Ministério da Previdência Social (MPS); 
• Ministério do Trabalho e Emprego (MTE); 

O artigo 2 do Decreto n° 8373/2014 detalha o que é eSocial da seguinte forma: 

Art. 2º O eSocial é o instrumento de unificação da prestação das informações referentes à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas e tem por finalidade padronizar sua transmissão, validação, armazenamento e distribuição, constituindo ambiente nacional composto por:

I – escrituração digital, contendo informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas;

II – aplicação para preenchimento, geração, transmissão, recepção, validação e distribuição da escrituração; e

III – repositório nacional, contendo o armazenamento da escrituração.

Qual o objetivo do eSocial?

Mesmo sabendo agora o que é eSocial, você sabe qual o principal objetivo desse sistema? 

O principal objetivo do eSocial é otimizar o repasse de informações por parte das empresas para os órgãos mencionados acima. Além disso, com o processo automatizado, existe uma transparência maior nas relações trabalhistas e uma centralização de dados. 

Evitando inclusive que exista, por exemplo, a sonegação de impostos por meio da omissão de dados trabalhistas ou previdenciários. Uma vez que, o próprio sistema exige o preenchimento de informações e se utiliza do cruzamento de dados para confirmá-las. 

Os objetivos do eSocial são descritos pelo artigo 3 em cinco pontos, confira abaixo quais são eles: 

Art. 3º O eSocial rege-se pelos seguintes princípios:

I – viabilizar a garantia de direitos previdenciários e trabalhistas;

II – racionalizar e simplificar o cumprimento de obrigações;

III – eliminar a redundância nas informações prestadas pelas pessoas físicas e jurídicas;

IV – aprimorar a qualidade de informações das relações de trabalho, previdenciárias e tributárias; e

V – conferir tratamento diferenciado às microempresas e empresas de pequeno porte

Como funciona o eSocial?

Agora que você já sabe o que é eSocial e, seus objetivos principais, descubra como ele funciona. 

O eSocial é um sistema/portal web e é por ele que as empresas preenchem e enviam os dados referentes aos seus colaboradores como dados relacionados a admissões, demissões, folha de pagamento e outros. 

Ou seja, por meio do eSocial, de forma digital, otimizou-se o trabalho de envio de informações aos órgãos e entidades responsáveis pelas relações trabalhistas.

Diferentemente do que era feito antes do programa em que se utilizavam diferentes meios e, os documentos e dados, eram enviados pela empresa separadamente. 

Com o conhecimento do que é eSocial e seu funcionamento, é importante saber que o cadastro eSocial e, o acesso, é feito via web mediante o CNPJ da empresa e por meio de um certificado digital, adquirido pela empresa quando se adequa às exigências do sistema. 

Esse certificado, emitido pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), permite que a empresa assine eletronicamente os documentos e envie posteriormente os dados dos colaboradores aos órgãos e entidades que compõem o sistema. 

Eventos 

Sabendo o que é eSocial é importante também saber o significado dos eventos que fazem parte dele. 

Os eventos do eSocial são informações prestadas ao eSocial pelas empresas. Como o sistema é contemplado por uma série de dados, eles são divididos com layouts próprios e com campos de informações específicos a serem preenchidos. 

Os principais eventos do eSocial podem ser divididos entre: Eventos Iniciais, Eventos de Tabelas, Eventos Não-periódicos e Eventos Periódicos. Porém, quais informações se referem a cada um desses eventos?  Conheça o que eles significam abaixo: 

Eventos Iniciais

Atualmente, com a atualização do eSocial, existe apenas um evento inicial, que se refere a dados iniciais dos colaboradores, como informações administrativas ou fiscais. Ele é conhecido por ser o cadastramento inicial para quem adere ao eSocial na empresa. 

O evento inicial disponível é: 

• S-1000 – Informações do Empregador/Contribuinte/Órgão Público

Eventos de Tabelas

Logo em seguida ao evento inicial surgem os eventos de tabelas e as informações contidas nele também servem de base para os Eventos Não-periódicos e Eventos Periódicos. 

Nos eventos de tabela, o eSocial contempla dados relacionados ao ambiente de trabalho, funções, horários, turnos de trabalho, rubricas e outros. Esse campo também especifica em um dos seus espaços a “data de início de validade” e “data de fim de validade” dos dados.

Qualquer informação nova deve-se respeitar o prazo de retificação e precisa haver uma mudança na  “data de fim de validade”. Os eventos de tabela inicialmente eram formados por: 

• S-1005: Tabela de Estabelecimentos, Obras ou Unidades de Órgãos Públicos;
• S-1010: Tabela de Rubricas;
• S-1020: Tabela de Lotações Tributárias;
• S-1070: Tabela de Processos Administrativos/Judiciais;

Eventos Não-periódicos 

Como o próprio nome diz, os eventos não-periódicos não possuem uma data fixa para acontecer. São eles admissões, demissões, afastamentos ou alterações salariais. São informações referentes a questões fiscais, trabalhistas ou previdenciárias. 

Os Eventos Não-periódicos do eSocial, disponível para as empresas eram os seguintes: 

• S-2190: Admissão de Trabalhador – Registro Preliminar
• S-2200: Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador
• S-2205: Alteração de Dados Cadastrais do Trabalhador
• S-2206: Alteração de Contrato de Trabalho
• S-2210: Comunicação de Acidente de Trabalho
• S-2220: Monitoramento da Saúde do Trabalhador
• S-2230: Afastamento Temporário
• S-2240: Condições Ambientais do Trabalho – Fatores de Risco
• S-2241: Insalubridade, Periculosidade e Aposentadoria Especial
• S-2298: Reintegração
• S-2299: Desligamento
• S-2300: Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Início
• S-2306: Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Alteração Contratual
• S-2399: Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Término
• S-2400: Cadastro de Benefícios Previdenciários – RPPS
• S-3000: Exclusão de Eventos
• S-5001: Informações das contribuições sociais por trabalhador
• S-5002: Imposto de Renda Retido na Fonte
• S-5003 – Informações do FGTS por Trabalhador 
• S-5011: Informações das contribuições sociais consolidadas por contribuinte
• S-5012: Informações do IRRF consolidadas por contribuinte
• S-5013 – Informações do FGTS consolidadas por contribuinte

Eventos Periódicos

Os Eventos Periódicos são aqueles que se referem às questões que ocorrem com maior frequência dentro das empresas, isto é, possuem datas fixas para ocorrer, como dados relacionados à folha de pagamento. 

Se incluíam dentro dos Eventos Periódicos os seguintes: 

• S-1200 – Remuneração de trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previd. Social;
• S-1210 – Pagamentos de Rendimentos do Trabalho;
• S-1260 – Comercialização da Produção Rural Pessoa Física;
• S-1270 – Contratação de Trabalhadores Avulsos Não Portuários;
• S-1280 – Informações Complementares aos Eventos Periódicos;
• S-1298 – Reabertura dos Eventos Periódicos;
• S-1299 – Fechamento dos Eventos Periódicos;

Multas

A omissão de dados ou a perda do prazo de entrega das informações dos colaboradores ao eSocial, como dados sobre admissão, demissão, mudança de dados cadastrais ou falta de exames, podem gerar multas para a empresa. 

O conhecimento sobre o que é eSocial também é importante para que a empresa esteja por dentro de uma tabela de multas do eSocial e quais os detalhes referentes a algumas dessas possíveis punições. 

Exames médicos não informados: Multa pode variar em R$ 402,53 a R$ 4.025,33 caso a empresa não possua o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) para exercer suas atividades. Nesse caso também podem ser incluídos a ausência do documento em demissões, troca de função ou até mesmo periódico.

Não comunicação das férias: Multa de R$ 170,00, caso a empresa não comunique o colaborador sobre o seu período de descanso com ao menos 30 dias de antecedência. 

Falta de pagamento do FGTS: Multa de R$ 10,64 a R$ 106,41, por empregado, para aquelas empresas que não realizam o depósito do FGTS no prazo ou posteriormente a possíveis notificações. 

Admissão não informada: Multa que varia de R$ 3.000,00 a R$ 6.000,00, por empregado, e em caso de reincidência existe um acréscimo de R$ 800,00, caso o eSocial não receba informações sobre o novo funcionário com 1 dia de antecedência de seu início na função. 

Alterações de contrato ou cadastro ignoradas: Multa de R$ 600,00, por colaborador, caso não sejam enviados ao eSocial possíveis mudanças no contrato ou de cadastro dos colaboradores. 

Acidente de Trabalho não comunicado: Multa varia com o limite e o máximo referente ao salário de contribuição, caso não haja a comunicação ao eSocial 1 dia após o acidente ocorrido. Em caso de falecimento a comunicação precisa ser imediata. 
Afastamento não informado: Multa definida pelo fiscal que representa o Ministério do Trabalho, caso a empresa não comunique o afastamento do empregado em caso de doença, licença ou acidentes em geral. Nesse caso a comunicação precisa ser imediata.

O que ele muda para as empresas?

Tendo o conhecimento do que é eSocial e sua chegada em 2015, muitas empresas precisaram adequar suas rotinas conforme as novas obrigações legais desse sistema. 

Posto que, qualquer descumprimento no envio de informações, erros nos dados ou omissões podem gerar multas à empresa. 

Portanto, é fundamental que as empresas que já aderiram ou que irão aderir o eSocial se adaptem aos processos que o sistema exige para que todas as informações sejam entregues corretamente e dentro do prazo estipulado nas regras. 

Sendo assim, o eSocial trouxe para as empresas mudanças nos seguintes setores: 

• RH desburocratizado: Esse setor é o que mais sofreu mudanças com a implementação do eSocial. Não só no sentido organizacional, de envio de dados (admissões, demissões, afastamentos, folha de pagamento e outros), mas de agilidade para que os prazos estipulados pelo sistema sejam cumpridos.

• Segurança do trabalho focada em procedimentos de segurança: Como os acidentes de trabalho também precisam ser informados no eSocial, o setor responsável pela segurança do trabalho precisa se desdobrar quanto aos procedimentos de segurança, normas, etc. Além de um conhecimento prévio dos prazos dos eventos do eSocial quanto a dados de afastamento (doença ou acidente) e em caso de falecimento do empregado. 

• Jurídico alinhado com o RH: Qualquer pagamento referente a processos judiciais precisam constar no eSocial. Por isso, esse setor precisa estar alinhado com o RH para que todas as informações sejam inseridas. 

Área financeira focada nos pagamentos: Todos os pagamentos precisam estar de acordo com as informações cedidas para o eSocial. Portanto, o setor precisa estar atento para que as informações apresentadas, ao serem cruzadas, estejam corretas.

Quais as obrigações que o eSocial substitui?

O eSocial passou a substituir diversas obrigações acessórias. Isso quer dizer que, muitos dos documentos que eram enviados individualmente foram inseridos dentro do sistema. 

Ter esse esse conhecimento sobre o que é eSocial, inclusive, contribui para que a empresa saiba exatamente quais as obrigações que ele substituiu, que são as seguintes:  

• CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados);
• GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social);
• LRE (Livro de Registro de Empregados);
• RAIS (Relação Anual de Informações Sociais);
• CTPS Digital (Carteira de Trabalho e Previdência Social);

Com essas substituições, a auditoria das informações dos colaboradores por parte do governo e dos órgãos responsáveis foi facilitada, sem contar que houve uma organização maior das informações, por meio do sistema unificado. 

Quais as vantagens do eSocial?

Ao saber exatamente o que é eSocial, a empresa consegue identificar os inúmeros benefícios que esse sistema trouxe. 

Sendo um dos mais notórios o de simplificar os processos relacionados às relações trabalhistas, que anteriormente precisavam se utilizar de diferentes plataformas e modelos no envio de informações, e que gerava diversos erros trabalhistas, previdenciários e fiscais. 

Entre as principais vantagens do eSocial para as empresas é possível destacar as seguintes: 

• Informações centralizadas num mesmo sistema;
• Padronização no envio de informações;
• Facilitou a auditoria dos dados trabalhistas; 
• Assegurou os direitos dos colaboradores, por meio de uma transmissão de dados mais segura;
• Otimizou o processo de transmissão de dados ;
• Reduziu as chances de erros humanos; 
• Garantiu uma transparência maior nas relações trabalhistas;
• Trouxe maior segurança no armazenamento de dados; 
• Eliminou a transmissão de dados repetidos; 
• Substitui obrigações acessórias; 
• Melhorou a qualidade nas informações prestadas ao governo e aos órgãos e entidades trabalhistas.

E as desvantagens 

Como qualquer tecnologia, ainda mais se for considerar as relações trabalhistas que são envolvidas por diversas leis e regras trabalhistas, ela contempla vantagens, mas também desvantagens. As principais desvantagens do eSocial são: 

• Exige a adaptação do sistema de RH para que se integre ao eSocial;
• Necessidade de revisão de processos internos;
• Aumento no gasto com investimento em treinamento com os profissionais de RH, para que saibam utilizar o sistema;

Toda empresa precisa aderir ao eSocial?

Empresas que possuem funcionários e que precisam seguir a legislação trabalhista, tributária ou previdenciária devem saber o que é eSocial e precisam aderi-lo. 

Pessoas físicas que contratam algum prestador de serviço, como empregadas domésticas, também precisam cumprir as obrigações legais perante o eSocial. Assim como pessoas jurídicas, microempresas e empresas de pequeno porte, conforme previsto na lei. 

O inciso 1 e 2 do artigo 2, que faz parte do Decreto do eSocial, descreve quatro categorias, mais as microempresas e empresas de pequeno porte como sujeitas a prestar informações ao eSocial: 

§ 1º A prestação das informações ao eSocial substituirá, na forma disciplinada pelos órgãos ou entidades partícipes, a obrigação de entrega das mesmas informações em outros formulários e declarações a que estão sujeitos:

I – o empregador, inclusive o doméstico, a empresa e os que forem a eles equiparados em lei;

II – o segurado especial, inclusive em relação a trabalhadores que lhe prestem serviço;

III – as pessoas jurídicas de direito público da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios; e

IV – as demais pessoas jurídicas e físicas que pagarem ou creditarem por si rendimentos sobre os quais tenha incidido retenção do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte – IRRF, ainda que em um único mês do ano-calendário.

§ 2º A prestação de informação ao eSocial pelas microempresas e empresas de pequeno porte, conforme a Lei Complementar nº 123, de 15 de dezembro de 2006, e pelo Microempreendedor Individual – MEI será efetuada em sistema simplificado, compatível com as especificidades dessas empresas.

O trabalhador pode acessar o eSocial?

O eSocial é acessado por Empresas e o Empregador Pessoa Física, como o próprio portal do sistema diz, mediante preenchimento do CNPJ/CPF, código de acesso e senha. 

O que mudou desde o anúncio do eSocial?

A implementação do eSocial, desde o seu surgimento, foi feita em etapas, as chamadas fases, que fizeram parte de cada um dos grupos que compõem o sistema, como empregadores de pessoas físicas, órgãos públicos e outros. 

Desde o seu anúncio a rotina das empresas foram alteradas. Entre as principais mudanças com o eSocial é possível apontar: 

• Desburocratização no envio de dados, já que o sistema foi unificado; 
• Otimização na inserção de dados, já que o processo é feito apenas uma vez e as informações servirão como base para todas as entidades;
• Maior organização e simplificação no gerenciamento dos dados dos colaboradores; 
• Transparência trabalhista e jurídica junto ao tratamento de dados;
• Economia, já que tudo é armazenado de forma virtual, evitando gastos com papéis ou arquivos físicos; 

Mas a mudança não foi apenas na rotina das empresas, a ferramenta também se atualizou ao longo dos anos, tanto que em 2021 o governo lançou o chamado Novo eSocial Simplificado, para reduzir o número de informações solicitadas e facilitar o preenchimento de dados. 

O Novo eSocial Simplificado:

• Reduziu o número de eventos e campos de layout;
• Flexibilizou as regras do sistema, oferecendo maior agilidade e minimizando as chances de erros;
• Substituiu obrigações acessórias;
• Trouxe um sistema mais simplificado;

Com o surgimento do Novo eSocial Simplificado alguns dos eventos foram removidos e outros incluídos, confira quais: 

Eventos removidos

• S-1030 – Tabela de Cargos/Empregos Públicos;
• S-1035 – Tabela de Carreiras Públicas;
• S-1040 – Tabela de Funções/Cargos em Comissão;
• S-1050 – Tabela de Horários/Turnos de Trabalho;
• S-1060 – Tabela de Ambientes de Trabalho;
• S-1080 – Tabela de Operadores Portuários;
• S-1250 – Aquisição de Produção Rural;
• S-1295 – Solicitação de Totalização para Pagamento em Contingência;
• S-1300 – Contribuição Sindical Patronal;
• S-2221 – Exame Toxicológico do Motorista Profissional;
• S-2245 – Treinamentos, Capacitações, Exercícios Simulados e Outras Anotações;
• S-2250 – Aviso Prévio;
• S-2260 – Convocação para Trabalho Intermitente.

Eventos incluídos

• S-2231 – Cessão/Exercício em Outro Órgão;
• S-2405 – Cadastro de Beneficiário – Entes Públicos – Alteração;
• S-2410 – Cadastro de Benefício – Entes Públicos – Início;
• S-2416 – Cadastro de Benefício – Entes Públicos – Alteração;
• S-2418 – Reativação de Benefício – Entes Públicos;
• S-2420 – Cadastro de Benefício – Entes Públicos – Término;
• S-8299 – Baixa Judicial do Vínculo

Qual o calendário 2021 do eSocial?

A Portaria nº 1.419 fez ajustes no calendário do sistema. Segundo o portal do eSocial, as mudanças, seguindo por grupos e fases, serão as seguintes: 

• GRUPO 1 – Empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões:

4ª Fase: 13/10/2021 – Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde no trabalho (SST)

• GRUPO 3 – Empregadores pessoa física (exceto doméstico), produtor rural PF:

3ª Fase: 19/07/2021 – Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento (de todo o mês de julho/2021)

• GRUPO 4 – órgãos públicos e organizações internacionais:

1ª Fase: 21/07/2021 – Apenas informações relativas aos órgãos, ou seja, cadastros dos empregadores e tabelas

2ª Fase: 22/11/2021 – Nesta fase, os entes passam a ser obrigados a enviar informações relativas aos servidores e seus vínculos com os órgãos (eventos não periódicos). Ex: admissões, afastamentos e desligamentos. 

Conclusão

Como você viu ao longo deste conteúdo, saber o que é eSocial se tornou extremamente importante na rotina do setor de RH, sendo um ponto de contato para que as relações trabalhistas sejam desburocratizadas e mais transparentes. 

O eSocial surgiu principalmente para que as empresas tivessem seu trabalho facilitado ao gerenciar dados dos seus colaboradores e principalmente informassem de forma mais simples e rápida os órgãos responsáveis por mediar as relações trabalhistas. 

Apesar disso, o eSocial, por mais otimizado que tenha passado a ser os processos em torno dos empregados, exige uma expertise dos profissionais de RH que estarão à frente do gerenciamento desse sistema.  

Afinal, qualquer deslize no preenchimento de dados, omissão ou perda do prazo pode acarretar em multas ou processos trabalhistas. Impactando diretamente as finanças da empresa. 

Dessa forma, é possível dizer que o eSocial surgiu como um facilitador para as empresas, principalmente por sua capacidade organizacional e de centralização de dados, mas se não utilizado de forma correta pode ser um grande vilão na rotina da organização. 

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