[GUIA] Novo FGTS digital: veja todos os detalhes e como funciona!

A partir de 2024, o Governo Federal irá implementar uma plataforma facilitadora para o recolhimento de tributos, o novo FGTS digital, cujo objetivo é desburocratizar essa rotina considerada uma das mais desafiadoras das empresas. 

Com o novo FGTS digital, a empresa terá acesso a diversos recursos online para agilizar a gestão do FGTS dos seus colaboradores, com a possibilidade de gerar guias personalizadas, utilizar a integração com o eSocial e realizar depósitos via Pix.

A principal proposta do novo FGTS digital é otimizar o tempo dedicado ao recolhimento do FGTS, eliminando burocracias e proporcionando maior facilidade na gestão desta atividade por parte do setor de recursos humanos. 

Este artigo apresentará todas as principais novidades do FGTS digital, bem como quando as empresas poderão utilizá-lo e informações sobre a fase de testes. Os seguintes tópicos serão abordados:

• O que é o FGTS?
• Entenda o novo FGTS digital
• Como funciona o novo FGTS digital?
• Quais as fases de teste do novo FGTS digital?
• Quais características estão em teste no novo FGTS digital?
• O que vai acontecer após os testes do novo FGTS digital?
• Como funciona a quitação de competências anteriores ao novo FGTS digital?
• Como acessar o novo FGTS digital?

Boa leitura!

O que é o FGTS?

O FGTS significa Fundo de Garantia do Tempo de Serviço. Ele foi criado em 1966 e visa resguardar e dar estabilidade financeira a profissionais que atuam no regime CLT.

Esse é um fundo de reserva que protege os profissionais com carteira assinada, caso eles sejam demitidos sem justa causa. Neste caso, o colaborador pode acessar os valores disponíveis no FGTS, depositados mensalmente pela empresa em uma conta aberta em nome do funcionário.

O FGTS serve também como um acréscimo de patrimônio, uma vez que esse valor pode ser utilizado, por exemplo, na aquisição de uma casa própria.

Entenda o novo FGTS digital

O novo FGTS digital é um novo modelo de recolhimento e gestão do FGTS tributo por parte das empresas, totalmente integrado ao eSocial. A principal proposta é facilitar este processo, para que ele se torne 100% digital. 

Por meio do novo FGTS digital, a empresa agiliza a apuração de dados, facilita a geração de guias personalizadas e otimiza a gestão de tempo na prestação de informações dos colaboradores aos órgãos competentes. 

Como funciona o novo FGTS digital?

A plataforma do novo FGTS funciona 100% online e entra em vigor em janeiro de 2024. Seu funcionamento se dá a partir de sistemas informatizados que permitirão uma gestão de dados mais rápida em relação a este tributo.

Este sistema permitirá à empresa a geração de guias personalizadas, o acesso a relatórios de recolhimento e extratos consolidados, a consulta de pendências, a contratação de parcelamentos, a realização de estornos e muito mais. 

Estes processos, agora, são 100% digitais. Até os colaboradores poderão acessar o sistema para verificar os extratos dos depósitos efetuados pela empresa, assim como o cálculo da contribuição efetuado.

Qual o período de teste do novo FGTS digital?

O Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) definiu que antes do sistema entrar em vigor haveria um período de testes, que aconteceria entre 19 de agosto e 10 de novembro de 2023. 

Entre agosto e setembro, o acesso foi liberado para empresas dos Grupos 1, 2, 3 e 4 do eSocial. A ideia é que a partir de 10 de novembro haja uma nova fase de testes, que reúna os empregadores de todos os grupos do eSocial, independentemente do seu faturamento.

Quais as fases de teste do novo FGTS digital?

Existem duas fases de testes no FGTS digital, que servirão de referência para que todas as empresas possam se familiarizar com o novo sistema e logo simulem situações do dia a dia, na prática, entendendo como o novo FGTS digital funciona. 

Conheça o que cada fase representa neste processo. 

Primeira fase

A primeira fase de testes é considerada a fase de adaptação, cujo objetivo é fazer com que a empresa se habitue ao uso do sistema para que, quando ele esteja no ar, o recolhimento do FGTS seja realizado mais rapidamente, evitando possíveis erros. 

Será possível, nesse primeiro período, gerar guias simuladas, verificar a base de cálculos, entre outras tarefas. Além disso, nessa primeira fase, será feita a utilização de dados reais transmitidos ao eSocial.

Segunda fase

Já a segunda fase de testes irá simular o uso do sistema para que os departamentos pessoais não cometam erros quando o sistema entrar em vigor em janeiro de 2024. 

Conforme o portal do governo, nessa segunda fase, será possível fazer o envio dos dados ao eSocial por portal web ou webservice, gerar guias simuladas, que não têm valor legal, e realizar testes em cenários diversos, como a geração da multa do FGTS. 

Quais características estão em teste no novo FGTS digital?

Conhecendo agora quais as fases de testes do novo FGTS digital, é importante compreender também as principais características que se destacam nos dois processos, antes desta plataforma entrar em vigor e estar pronta para uso por parte das empresas. 

Nas fases de testes, os seguintes pontos ficam em evidência:

• Integração de dados com o eSocial; 
• Geração de guias personalizadas; 
• Arrecadação do tributo via Pix;
• Parcelamento de débitos sem a aplicação de multas administrativas; 
• Repositório de dados de recolhimento online disponível para download;
• Inserção de filtro para geração de guia a partir do tomador de serviço;
• Remuneração de dados a partir de uma única guia de débito. 

O que vai acontecer após os testes do novo FGTS digital?

O novo FGTS digital, após a fase de testes, trará uma série de novidades aos departamentos pessoais, tendo como meta otimizar o tempo referente à execução dos processos que envolvem o assunto e facilitar essa rotina dentro do DP.

Entre as principais novidades que o novo FGTS digital trará às empresas, estão:  

Integração com eSocial

O novo FGTS digital estará totalmente integrado com o eSocial, que servirá de fonte de dados para esse novo sistema. As atualizações do FGTS digital serão realizadas de maneira simultânea com o eSocial. 

Ou seja, quaisquer informações que o DP inserir do colaborador no eSocial servirão como base de dados e alimentarão o novo FGTS digital. É importante ressaltar que os dados reais do eSocial já estão disponíveis na fase de testes. 

Uso de pix

Quando o novo FGTS digital entrar em vigor, os recolhimentos serão realizados via Pix, pelo site ou pelo aplicativo do banco utilizado pela organização nas transações trabalhistas. Isso deixa o processo de recolhimento mais ágil, seguro e prático. 

Para isso ocorrer, a empresa poderá gerar as guias com QR Code, facilitando o recolhimento por Pix, uma vez que esse tipo de transação não possui tarifas bancárias e elimina as guias GFIP e as do SEFIP ― Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social. 

Nova data de vencimento

Pelo sistema atual, o FGTS precisa ser necessariamente recolhido pelas empresas até o sétimo dia do mês vigente. Porém, a partir do novo FGTS digital, a empresa poderá fazer o recolhimento deste tributo até o vigésimo dia do mês seguinte ao da competência. 

Essa previsão está autorizada no art. 10 da  Lei n.° 14.438, de 2022. 

Como funciona a quitação de competências anteriores ao novo FGTS digital?

Um ponto importante referente ao novo FGTS digital é que as guias emitidas por essa nova plataforma só contemplarão valores originados a partir do momento que ela entrar em vigor, isto é, competências a partir de janeiro de 2024. 

Sendo assim, como ficam os pagamentos anteriores, se houver? Nesse caso, a quitação de débitos não será realizada por meio do novo FGTS digital, mas, sim, por guias emitidas pela Caixa Econômica Federal. 

Então, havendo pendências de competências anteriores ao novo FGTS digital, o departamento pessoal precisará acessar o SEFIP. Lembrando que pendências no pagamento do FGTS podem motivar processos trabalhistas. 

Como acessar o novo FGTS digital?

O funcionamento do novo FGTS digital é online, mas a empresa deve seguir alguns passos para entrar no sistema e ter acesso a todos os recursos que ele oferece. Confira abaixo como acessar o novo FGTS digital:

• Acesse o portal do FGTS digital; 
• Faça o login com seus dados do gov.br. É necessário ter uma conta prata ou ouro, ou possuir um certificado digital;
• Para acessar os dados de terceiros, como os da empresa, é só clicar em “trocar perfil”, no canto direito superior da página; 
• Pronto! A partir desses breves passos, será possível ter acesso ao sistema e às funcionalidades do novo FGTS digital. 

Acessos pessoa física e jurídica 

• Pessoa jurídica (CNPJ): o acesso à pessoa jurídica deve ocorrer por meio da pessoa física, que precisa estar vinculada ao Certificado Digital e deve possuir cadastro no gov.br, além de ter vinculação do seu CPF com o CNPJ da empresa em questão. 

• Pessoa física: no caso do acesso por pessoa física, também é obrigatório possuir cadastro no gov.br, porém sem a necessidade de  haver algum tipo de vinculação ao Cadastro das Atividades Econômicas das Pessoas Físicas (CAEPF).

Conclusão

Eliminar tarefas burocráticas pode auxiliar as empresas a otimizar seus processos e focar em questões estratégicas. No caso do recolhimento do FGTS, com um processo digital, esta rotina se torna mais rápida e fácil. 

O novo FGTS digital surge com a proposta de agilizar o recolhimento deste tributo, que muitas vezes resulta em problemas trabalhistas quando não realizado da forma correta. 

A partir deste sistema, que entra em vigor em 2024, as empresas terão maior autonomia na gestão deste recolhimento, tendo a disposição uma série de facilidades, como o uso do Pix e a integração com o eSocial. 

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