Uma das atribuições mais complexas dentro de uma empresa é a gestão de pessoas. O RH e setores parceiros precisam estar sempre atentos às necessidades dos colaboradores e da empresa, tanto humanas quanto profissionais.
Dentro desse segmento, existem tarefas que requerem uma análise meticulosa do material humano. Algumas delas, como a promoção e o desligamento de funcionários, acabam esbarrando em critérios emocionais e subjetivos.
Para eliminar ou ao menos reduzir essa influência, é preciso ter o respaldo de ferramentas de análise que permitam maior objetividade. Uma dessas ferramentas é a metodologia Nine Box, que permite uma visão ampla das competências e habilidades dos colaboradores.
Continue lendo para saber como ela pode ajudar a romper decisões enviesadas do time de liderança, quais são seus prós e contras e como implementar essa tecnologia na sua empresa!
- O que é o Nine Box?
- Para que serve o Nine Box?
- Como utilizar a metodologia Nine Box na gestão de pessoas?
- Prós e contras ao aplicar a matriz Nine Box na empresa
- Principais benefícios do Nine Box
- Como fazer uma matriz Nine Box na prática?
Boa leitura!
O que é o Nine Box?
O Nine Box, também conhecido como matriz de desempenho e potencial, é uma metodologia utilizada na gestão de talentos de uma empresa. Ela facilita o desenvolvimento e o planejamento de sucessões, como promoções e transferências de cargos.
Além disso, a ferramenta também auxilia os gestores e a liderança a compreender quais são as defasagens de cada setor e o que deve ser feito para remediá-las. Isso ocorre porque a matriz permite uma análise comparativa de performance dos colaboradores.
Matriz Nine Box
A matriz Nine Box surgiu em meados da década de 70, com o propósito de trazer um direcionamento para investimentos na bolsa de valores. No entanto, por ter um caráter visual e de fácil adaptação, passou a ser utilizada pelo mercado corporativo.
Seu nome vem da frase em língua inglesa que significa “nove caixas”, pois é como se apresenta visualmente. Cada uma dessas caixas corresponde a um item dentro dos eixos potencial e desempenho. Observe a imagem para entender melhor.
O eixo vertical mede o potencial de cada colaborador, e se divide entre alto, médio e baixo. Em contrapartida, o eixo horizontal diz respeito ao desempenho, que pode ser abaixo do esperado, esperado ou acima do esperado.
Como funciona?
A leitura da matriz Nine Box é feita com a associação de linhas e colunas, como ocorre com o jogo de tabuleiro Batalha Naval ou dentro da ferramenta Microsoft Excel.
Por exemplo, imagine que o seu funcionário tem um baixo potencial, mas um desempenho acima do esperado. Observando a intersecção entre essas duas categorias, a caixa representada diz que o colaborador em questão é comprometido.
No entanto, em outro exemplo, suponha que o trabalhador tem baixo potencial e desempenho abaixo do esperado. A conexão entre esses dois eixos diz que esse funcionário é insuficiente.
Para cada um desses dois casos, existe um conjunto de ações a serem tomadas pela gestão. Entenda melhor o que isso representa na prática a seguir.
Para que serve o Nine Box?
A metodologia Nine Box serve para oferecer aos gestores uma ferramenta de análise comparativa com embasamento em dados. Em outras palavras, ela serve como métrica para tomada de decisões e gestão de pessoas.
Com essas métricas, a liderança poderá fazer um acompanhamento diário de seus funcionários, ou até de outros gestores. Desse modo, será possível ter informações preciosas sobre a produtividade e as habilidades individuais de cada colaborador.
Algumas situações em que o Nine Box faz a diferença no dia a dia da empresa são:
- Quando surge uma nova vaga a ser preenchida na equipe;
- Quando ocorre uma promoção de cargo e a gestão precisa encontrar um substituto;
- Para a identificação, formação e capacitação de novos líderes;
- Para embasar um desligamento, caso haja necessidade.
Como utilizar a metodologia Nine Box na gestão de pessoas?
Na gestão de pessoas, a metodologia Nine Box funciona melhor quando mediada por alguém do RH ou algum consultor em gestão de talentos. Ter um olhar treinado e capacitado em capital humano faz toda a diferença.
É preciso ter em mente que toda mudança causa algum tipo de desconforto ou nervosismo. Por isso, saber preparar sua equipe para receber a nova metodologia é essencial. Afinal, ter todos à bordo no uso de uma nova ferramenta agiliza e qualifica sua implementação.
Existem duas formas de orientar, na prática, o eixo desempenho/potencial da matriz Nine Box:
1) Utilizando um líder ou funcionário exemplar como referência. A partir desse pressuposto, cria-se uma projeção de desempenho e potencial com a qual é possível comparar os outros colaboradores e moldá-los.
2) Estabelecendo KPIs (indicadores chave de performance) para servirem de guia para a estrutura da matriz. Em termos gerais, isso significa levar em consideração:
- As prioridades do seu negócio;
- As metas que o setor estabelece;
- As hard skills e soft skills almejadas nos funcionários;
- A missão, visão e valores da empresa.
Prós e contras ao aplicar a matriz Nine Box na empresa
Toda ferramenta tem seus prós e seus contras. Com a matriz Nine Box, não seria diferente. Porém, é importante ressaltar que embora existam desafios para sua implementação, a metodologia é comprovadamente bem sucedida no mercado.
Prós
Entre os prós de se utilizar a metodologia Nine Box estão:
- Oferecer à empresa maior competitividade no mercado de contratações;
- Possibilidade de encontrar mão de obra mais qualificada;
- Garantir a atração e a retenção de talentos.
Contras
Por outro lado, existem desafios para introduzir a matriz na cultura organizacional da sua empresa. Alguns deles são:
- As análises podem ter interferência de subjetividade e vieses pessoais do analista;
- É preciso capacitar a gestão no uso da matriz como ferramenta, o que pressupõe tempo;
- Como ferramenta de apoio, a metodologia precisa ser aliada a outras ferramentas de treinamento e desenvolvimento.
Principais benefícios do Nine Box
Apesar da necessidade de investimento em tempo e qualificação, a metodologia Nine Box traz múltiplas vantagens para a gestão de talentos. Continue lendo para conhecer algumas delas.
Motivação e retenção de talentos
Um colaborador que tem seu trabalho reconhecido e recebe feedbacks construtivos sente-se motivado a dar o seu melhor. Além disso, a chance de permanecer na empresa que o acolheu é muito maior.
A matriz permite ao profissional visualizar os motivos de suas conquistas e compreender as ações que possibilitaram o reconhecimento. Assim, além de possibilitar a sensação de pertencimento, a matriz também contribui para a redução do turnover.
Engajamento entre os times
Quando motivado pelas suas conquistas, o colaborador se mostra mais engajado com suas atividades profissionais. E o engajamento é contagioso: o time passa a seguir o ritmo de quem se destaca mais.
Assim, todos os integrantes da equipe passam a buscar crescimento, que pode vir de duas formas coexistentes:
- Individual: crescimento pessoal, auto-avaliação, auto-crítica e formação continuada;
- Coletivo: trabalho em equipe, motivação compartilhada, mentorias e formação de squads.
Ao se tornarem mais conscientes do próprio desenvolvimento, os colaboradores e a gestão se sentem estimulados a se aprimorar cada vez mais. Isso pode vir na forma de cursos, novas certificações ou até mesmo o investimento em uma carreira acadêmica.
Assertividade e direcionamento nas ações
A matriz permite um posicionamento mais assertivo da liderança, com análises melhores fundamentadas e decisões mais acertadas. Assim, o direcionamento que a empresa passa a tomar é mais claro, diminuindo imprevistos e incertezas.
Dentro desse direcionamento, é possível harmonizar o desempenho dos colaboradores e deixar claro o que é esperado de cada um.
Quando se tem essa perspectiva, é mais fácil criar um plano de carreira com métricas de progressão e bonificações quando se atinge certos marcos de evolução. Logo, o colaborador passa a saber os requisitos necessários para o seu crescimento profissional.
Comunicação e clima interno melhorados
Uma vez que a metodologia Nine Box precisa da colaboração entre líderes, gestores, RH e funcionários, é preciso estabelecer uma comunicação eficaz. Por eficaz, entende-se sem ruídos, transparente e construtiva.
A atmosfera dentro da empresa passa a ser de colaboração, perspectiva de crescimento e desenvolvimento coletivo. Assim, quando os colaboradores percebem que a empresa tem seu progresso como prioridade, há um aumento palpável no bem-estar no trabalho.
Como fazer uma matriz Nine Box na prática?
Defina os critérios
Para fazer uma matriz Nine Box na prática, o primeiro passo é definir os critérios que serão utilizados em cada uma das nove caixas. É indispensável que cada um desses itens seja discutido coletivamente, por meio de um brainstorm com os líderes e gestores.
Construa a matriz
A matriz pode ser feita por um software especializado, planilha ou qualquer outra ferramenta de recursos visuais, como o Powerpoint ou o Prezi. O importante é que ela fique acessível a todos os participantes da discussão e que possa ser editada facilmente.
Lembre-se de conectar as linhas e colunas e nomear as intersecções. Essa etapa, além de ser a materialização visual do que foi discutido entre os gestores, representa a parte criativa da elaboração da matriz.
Selecione os métodos
Em seguida, defina os métodos de avaliação para substanciar sua análise. Lembre-se de que a matriz Nine Box é uma ferramenta de apoio, portanto, será necessário o uso de alguma outra metodologia para substanciar a análise.
Alguns exemplos são:
- Avaliação 90°;
- Avaliação 360°;
- Indicadores de desempenho;
- Levantamento de metas;
- eNPS (Net Promoter Score).
Invista em treinamentos
É essencial capacitar a gestão para o uso e aplicação da matriz na empresa. Porém, lembre-se também de preparar os colaboradores para o novo paradigma de planejamento de sucessão que entrará em vigor.
Incentive o comparecimento aos treinamentos ao diversificar a forma como a informação será transmitida. Algumas formas de educar sua equipe são através de:
- Palestras;
- Workshops;
- Dinâmicas de grupo;
- Seminários.
Avalie o desempenho
Trata-se do objetivo prático da matriz. Discuta cada colaborador de forma aprofundada, tanto individual quanto coletivamente. Entenda as suas motivações, as razões de estar em estagnação, os mecanismos que podem impulsioná-lo e como proporcionar isso na prática.
A prioridade, nessa etapa, é priorizar a evolução profissional dos colaboradores, valorizando competências e habilidades. Dessa forma, o trabalhador progride e a empresa evolui através de suas conquistas. Ou seja, todos ganham.
Aplique os resultados
Não basta obter dados através das análises cruzadas da matriz Nine Box. É preciso transformá-los em ações possíveis e direcionadas dentro da empresa.
Estabeleça quais são as prioridades e as necessidades a curto, médio e longo prazo da organização. Pode ser que seja necessário promover novos líderes, ou talvez realizar cortes na equipe. Seja como for, a matriz fornecerá esses resultados. Basta utilizá-los na prática.
É recomendado disponibilizar os resultados para a equipe, gerando um relacionamento de confiança e transparência. Lembre-se, no entanto, de zelar pela saúde mental dos seus colaboradores ao expor informações sobre seu desempenho de forma pública.
Conclusão
Analisar o desempenho e o potencial do trabalhador pode ser uma tarefa difícil. Isso acontece porque nem sempre um funcionário atua no auge de suas capacidades. Alguns motivos podem ser desmotivação, questões pessoais ou falta de preparo.
A matriz Nine Box permite corrigir, ou pelo menos apontar, cada um desses contratempos e criar um plano de ação para saná-los. Não se trata apenas de uma ferramenta para análise passiva, mas um norteamento para tomada de decisões práticas que afetarão a empresa.
Portanto, é importante embasar as decisões e evitar enviesamento subjetivo. Para isso, basta aliar a matriz à outras metodologias de avaliação, construir critérios possíveis e realistas e priorizar sempre o capital humano dentro da empresa.
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