Quando você abre uma empresa e contrata colaboradores, há muitas obrigações regulatórias. Uma delas é a Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social, e a falta de recolhimento no prazo correto pode gerar o pagamento da multa GFIP.
Esse é um documento relacionado aos benefícios dos trabalhadores brasileiros e a ausência de pagamento pode gerar penalidades para os empregadores.
Este artigo irá detalhar tudo que você precisa saber sobre a multa da GFIP, como evitar, como solicitar o parcelamento e quais são os motivos para a aplicação da penalidade. Você lerá:
- O que é GFIP?
- Qual a importância desse documento para as empresas?
- O que é a multa GFIP?
- Qual é o prazo de entrega para evitar a multa GFIP?
- Como calcular a multa GFIP?
- Como fazer o parcelamento da multa GFIP?
- O que é a lei de anistia da multa GFIP?
- A anistia da multa GFIP é aplicada para quais casos?
- Quais outras situações podem gerar penalidades na GFIP?
Está interessado? Então, continue a leitura do artigo e saiba mais sobre como agir com as multas relacionadas à GFIP.
O que é GFIP?
Ao abrir uma empresa e fazer contratações de novos colaboradores, o empregador tem uma série de obrigações ligadas à previdência social e aos benefícios trabalhistas. A GFIP (Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social) é o documento responsável pelo recolhimento dos valores do FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço).
É por meio dessa quantia paga pelos empregadores que os brasileiros com carteira assinada no regime CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) receberão os direitos trabalhistas. É pela GFIP que as empresas depositam a quantia de 8% ou 2% do salário do colaborador, todos os meses.
O Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS) é o órgão que gerencia esses benefícios, como o auxílio-doença, a licença-maternidade e, ao final da carreira, as aposentadorias.
A GFIP tem o papel não só de fazer a coleta dos valores devidos pelas empresas ao INSS, mas também de detalhar as informações sobre os colaboradores, especialmente os vínculos empregatícios e a remuneração.
Desta forma, as instituições previdenciárias conseguem ter um maior controle sobre os dados dos usuários, consequentemente facilitando a fiscalização das empresas feita pela Receita Federal.
Quando a GFIP é obrigatória?
Uma das dúvidas mais comuns sobre a GFIP é quando o envio da guia é obrigatório. De acordo com o Decreto n.º 3.048, de 06 de maio de 1999, todos os órgãos públicos ou privados devem fazer a entrega da GFIP, mesmo que não haja valores para serem recolhidos ao FGTS.
Neste caso, o documento é considerado declaratório, pois deve conter as informações financeiras e cadastrais de interesse da Previdência Social.
Desde 2021, a GFIP começou a ser substituída pela DCTFWeb (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos), mas as regras sobre os valores a serem recolhidos continuam as mesmas determinadas em 1999. A única mudança se deu no formato de envio.
Qual a importância desse documento para as empresas?
A GFIP é muito importante para a gestão das empresas, porque é o documento que garantirá que os valores referentes aos benefícios de previdência social dos colaboradores estão sendo corretamente pagos.
Ao manter o recolhimento da GFIP em dia, as empresas evitam problemas com a justiça trabalhista, já que o INSS consegue ter pleno controle e conhecimento dos dados de todos os trabalhadores. Além disso, a partir desse processo, a empresa garante a regularidade fiscal e jurídica do negócio.
Adicionalmente, quando o empregador mantém ainda um controle do pagamento da GFIP, é possível consultar as informações dos colaboradores individualmente. Além disso, o pagamento dentro dos prazos determinados garante que os funcionários tenham acesso aos seus benefícios do INSS quando for necessário.
Sendo assim, esse é um dos procedimentos mais essenciais dos setores de departamento pessoal, contabilidade e recursos humanos, pois tem impacto direto na gestão de pessoas e nas finanças da empresa.
O que é a multa GFIP?
A multa GFIP é uma penalidade aplicada para as empresas que não fazem o recolhimento da guia dentro do prazo estipulado pela legislação. Ela pode ser cobrada tanto pelo atraso no envio da documentação quanto pela ausência desse envio.
Vale destacar que a penalização será aplicada mesmo se a GFIP não enviada ou enviada fora do prazo não tiver movimentação financeira. Caso a empresa não pague a multa, ela fica impossibilitada de emitir a Certidão Negativa de Débitos (CND) e contrai uma dívida com a União.
O empregador tem 1 mês após ser autuado por atraso na entrega da guia para enviar uma impugnação — uma petição que tem o intuito de anular a decisão judicial.
Qual é o prazo de entrega para evitar a multa GFIP?
Para evitar a multa da GFIP, os empregadores precisam seguir os prazos determinados. De acordo com o Manual da GFIP, o envio da documentação precisa ser feito pelo aplicativo Conectividade Social, seguindo as orientações abaixo sobre a data limite:
- Até o dia sete do mês seguinte ao pagamento da remuneração e, se houver recolhimento ao FGTS, deve ser enviado até dois dias úteis antes da data de vencimento. Vale destacar que isso não significa que todos os meses o envio deve ser até o dia cinco, pois é necessário considerar a contagem de dias úteis, ou seja, sem finais de semana e feriados;
- Em relação ao 13º salário, a GFIP deve ser enviada até 31 de janeiro do ano seguinte.
A empresa precisa lembrar ainda que o envio da guia precisa ser feito em dias em que há expediente bancário, por isso, caso o prazo final seja em um dia com as agências fechadas, a GFIP deve ser recolhida no dia útil anterior.
Como calcular a multa GFIP?
Já foi abordado que a falta do pagamento da GFIP dentro do prazo pode gerar penalidades. O pagamento de multas é a principal delas, segundo as Instruções Normativas 971/2009 e 1.027/2010. A seguir, saiba como é o cálculo da multa GFIP:
- Multa de 2% ao mês do valor informado ao FGTS nos pagamentos em atraso;
- Quando o atraso for mais de um mês, o percentual da multa aumenta em 2 vezes. Sendo assim, 2% no primeiro mês, 4% no segundo, 6% no terceiro, respeitando um limite de 20% de multa.
Uma simulação do cálculo da multa GFIP seria:
O valor declarado de remuneração aos colaboradores é de R$ 10.000,00, mas o empregador enviou a GFIP com atraso no mês de abril.
A conta seria a seguinte:
- R$ 10.000,00 × 2% = R$ 200,00.
Entretanto, as normas impõem um limite mínimo de R$ 500,00 quando há movimentação de FGTS na GFIP. Por isso, a multa deverá respeitar a quantia mínima.
Supondo que a empresa deixou de declarar em abril e maio: neste caso, o valor contabilizado será de 4% em cima dos valores declarados em todos os meses atrasados. Logo, o cálculo ficaria:
- R$ 20.000,00 (2 meses de remuneração) × 4% = R$ 800,00.
Importante saber ainda que, quando a declaração é sem fato gerador, a multa mínima é de R$ 200,00.
Como fazer o parcelamento da multa GFIP?
O pagamento da multa da GFIP pode ser feito de diversas formas, e é possível tanto obter descontos com a quitação à vista quanto realizar o parcelamento do valor devido.
As multas decorrentes do atraso na declaração da guia devem ser pagas via Documento de Arrecadação das Receitas Federais (DARF). Se a escolha for pelo pagamento à vista e paga em até 30 dias, o valor da dívida tem um desconto de 50%.
Caso a empresa opte pelo parcelamento dentro de 1 mês após a autuação, há uma diminuição do valor devido em 40%.
Entretanto, se o empregador desejar, ainda é possível solicitar o parcelamento da multa GFIP junto a Receita Federal. Isso deve ocorrer antes dos débitos serem inscritos na Dívida Ativa da União, caso contrário, a negociação de parcelamento só pode ser pedida à Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional.
A multa da GFIP pode ser parcelada em até 60 vezes, desde que a parcela mínima seja de R$ 100,00 para pessoas físicas e R$ 500,00 para pessoas jurídicas ou físicas equiparadas a jurídicas.
Se o devedor já tiver uma dívida da GFIP parcelada, ela pode ser novamente negociada ao incluir novas dívidas. Nesta situação, a primeira parcela tem que ser equivalente a pelo menos 10% do valor total devido ou 20% se não for a primeira renegociação de parcelas. O parcelamento só será concretizado quando a primeira parcela for quitada.
De maneira geral, a parcela tem vencimento para dez dias após a data da negociação do parcelamento.
O que é a lei de anistia da multa GFIP?
Em 2022, foi promulgada a Lei n.° 14.397, que determina a anistia de infrações e multas aplicadas a empresas pelo atraso na entrega da Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP).
Anteriormente vetada pelo presidente Jair Bolsonaro, o Projeto de Lei da Câmara (PLC) 96/2018 teve o veto derrubado em 05 de julho de 2022 pelo Congresso e foi publicado no Diário Oficial da União (DOU).
A lei tem o intuito de perdoar a dívida de parte das dívidas da GFIP constituídas até a data da publicação no DOU.
A anistia da multa GFIP é aplicada para quais casos?
Apesar da lei de anistia ter sido aprovada, os devedores precisam ficar atentos, pois ela não é válida para todos os casos. De acordo com a legislação, a anistia da multa GFIP só deve ser realizada nas seguintes situações:
“I – aplica-se exclusivamente aos casos em que tenha sido apresentada a GFIP com informações e sem fato gerador de recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS); e
II – não implica restituição ou compensação de quantias pagas.”
Isso significa que só serão perdoadas as dívidas quando não houver movimentações relacionadas ao FGTS. Além disso, as empresas que já fizeram negociações e pagaram suas dívidas total ou parcialmente não terão os valores reembolsados.
Quais outras situações podem gerar penalidades na GFIP?
A entrega da GFIP é obrigatória, por isso, esse processo pode gerar problemas para as empresas caso não seja realizado corretamente. Os motivos geradores de penalidade são:
Atrasos na entrega
Como já mencionado, o atraso na entrega da GFIP é o motivo mais comum gerador de penalidades e multas. Logo, é muito importante que a equipe responsável pelo envio da GFIP esteja atenta às datas, principalmente quando há fato gerador de FGTS ou prazo final em dias não úteis.
Erros na documentação
Além do atraso, enviar a documentação com erros também pode gerar penalidades e, caso a irregularidade seja detectada, o empregador deve fazer a retificação. Neste caso, a cada 10 informações erradas, deverá ser paga uma multa no valor de R$ 20,00, conforme determina o Artigo 476 da Instrução Normativa n.º 971/2009.
Omissão de informações
O processo apresentado anteriormente também deverá ser realizado se o empregador omitir informações no envio da GFIP. Sendo assim, a retificação deve ser feita e os mesmos valores serão aplicados.
Se o empregador fizer esse procedimento, nenhuma penalidade a mais será aplicada. Entretanto, mesmo que a retificação seja feita, os prazos continuam os mesmos, ou seja, a retificação fora da data pode ocasionar multas.
Conclusão
A multa GFIP é uma penalidade aplicada para os empregadores que não enviam mensalmente a Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social dentro do prazo.
Para evitar a sanção, as empresas precisam fazer o envio da documentação sem fato gerador de FGTS até o sétimo dia útil do mês subsequente ou até dois dias úteis antes do prazo final se houver fato gerador.
As multas têm valor mínimo e os devedores podem solicitar o parcelamento da quantia ou pagá-la com descontos no pagamento à vista. Recentemente, uma lei de anistia foi aprovada para perdoar as dívidas relacionadas à GFIP, quando não houver movimentação do fundo de garantia.
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