Empresas com processos eficientes dominam o mercado e estão à frente dos concorrentes. Porém, os resultados das ações são dependentes de uma avaliação recorrente dos processos, que pode se originar a partir de um monitoramento de produtividade.
Em um processo de monitoramento de produtividade, a empresa deve monitorar os funcionários, ou seja, avaliar em números e dados os resultados das suas tarefas. Cada informação levantada neste monitoramento pode permitir decisões mais estratégicas.
Sabendo da importância do monitoramento de produtividade, este artigo irá todas as questões que o assunto possa suscitar na rotina das empresas. Confira os tópicos abordados:
- O que é produtividade no trabalho?
- O que é monitoramento de produtividade?
- O que diz a lei sobre o monitoramento de produtividade?
- Quais os benefícios do monitoramento de produtividade?
- Quais os principais métodos de monitoramento de produtividade?
- Quais os desafios no monitoramento de produtividade?
- Qual a melhor ferramenta de auxílio ao monitoramento de produtividade?
- Qual o papel do RH no monitoramento de produtividade?
Boa leitura!
O que é produtividade no trabalho?
A produtividade é a eficiência ao se produzir algo, mas essa produção não pode estar dissociada da qualidade e da quantidade do que é produzido, além do tempo e dos recursos gastos para que esse processo seja efetuado.
Em linhas gerais, a produtividade de um trabalhador não pode ser medida sem considerar o tempo que ele leva, a qualidade e a quantidade de unidades do produto final, além dos recursos dos quais ele se utiliza para realizar o trabalho.
O que é monitoramento de produtividade?
O monitoramento de produtividade é a análise do que o funcionário efetivamente produz durante seu período de trabalho. Essa prática visa identificar possíveis gargalos, corrigir erros e entender como os recursos vêm sendo utilizados na rotina de trabalho da empresa.
Com o monitoramento adequado, é possível ter a noção exata dos problemas e criar caminhos para que distrações dos funcionários não comprometam o seu desempenho no trabalho, afetando diretamente os resultados.
Para que serve o monitoramento de produtividade?
O monitoramento de produtividade permite verificar com precisão a produtividade de cada colaborador, bem como em que aspecto ou etapa eles estão falhando. Afinal, se a empresa não sabe quanto seus funcionários estão produzindo, é inviável investir em melhorias.
Ou seja, se existe o monitoramento de produtividade, é possível identificar falhas e rotinas no dia a dia da organização e promover ações que engajem os colaboradores em torno de objetivos em comum, focando a eficiência do trabalho e os resultados.
Como funciona o monitoramento de produtividade?
Monitoramento de produtividade tem a ver com a visualização, a exposição do trabalho realizado para melhorá-lo. Por isso, é importante que se aplique algumas medidas nesse processo.
Diversos softwares podem auxiliar no monitoramento, permitindo o acesso a dados da rotina dos colaboradores em tempo real, contribuindo para os gestores identificarem fatos concretos e tomarem decisões corretas e estratégicas.
É primordial no funcionamento do monitoramento de produtividade que haja uma liderança firme e confiável, não apenas para delegar tarefas, mas para instruir, corrigir e auxiliar a equipe a melhorar, caso esta tenha dificuldade de fazê-lo sozinha.
Também é fundamental haver uma comunicação clara entre toda a equipe e que todos entendam que fazem parte de um grupo e quais as implicações de suas tarefas.
Nesta rotina, é necessário criar a cultura dos feedbacks, por permitir uma maior abertura entre empregados e empregadores, o que se reflete quase sempre de forma positiva na produtividade da equipe.
Essas técnicas são parte fundamental no funcionamento do monitoramento de produtividade, por possibilitarem que o trabalho realizado fique exposto a todas as partes envolvidas e, assim, eleve a qualidade e eficiência do trabalho.
O que diz a lei sobre o monitoramento de produtividade?
A palavra “monitoramento” está relacionada à observação, à vigilância, ao controle.Nesse ponto, surgem dúvidas acerca da validade legal dessa prática: é possível avaliar os funcionários sem invadir sua privacidade? Qual o limite para esse monitoramento?
Não existe nenhuma legislação específica sobre o monitoramento de produtividade. Apenas está previsto no art. 74 que empresas com mais de 20 funcionários devem efetuar o controle (monitoramento) da jornada dos funcionários.
Sendo assim, não havendo uma lei específica, para que haja transparência na relação trabalhista, os funcionários devem saber que estão sendo monitorados, o que implica diretamente em dizer que os empregadores precisam ser honestos sobre essa questão.
Se empregadores e empregados estiverem bem alinhados, o monitoramento de produtividade será benéfico para ambas as partes e evitará problemas futuros, como o vazamento de dados, já que a LGPD garante o direito à privacidade.
Quais os benefícios do monitoramento de produtividade?
Quando se monitora a produtividade dos colaboradores, é possível identificar focos de distração e atraso no trabalho, e, assim, eliminá-los, o que tende a fazer com que o trabalho renda mais, em menos tempo, com maior qualidade e menos recursos.
Confira a seguir alguns dos principais benefícios do monitoramento de produtividade.
Melhoria no desempenho
Toda empresa deseja aumentar os lucros e elevar suas conquistas, passando diretamente pelo desempenho dos colaboradores. Por essa razão, o monitoramento de produtividade é algo tão valioso e necessário.
Afinal, com o monitoramento de produtividade, a empresa tem maior facilidade, por meio das informações do trabalho que serão levantadas neste processo, para desenvolver ações que focam na melhoria do desempenho.
Identificação de ineficiências
Com o monitoramento de produtividade, é possível eliminar qualquer questão que esteja atrapalhando o desempenho da equipe. Por exemplo, se for identificado que as pessoas perdem muito tempo de trabalho nas redes sociais, é possível analisar esses acessos.
O mesmo conceito pode ser aplicado para conversas paralelas no horário do expediente. É necessário ficar atento a essas questões, para o caso de elas estarem atrapalhando a produtividade, evitando-as.
Nesse caso, vale uma conversa franca com a equipe, deixando claro as questões levantadas a partir deste monitoramento, apontando quais distrações estão afetando o negócio e propondo ações para mudar essa realidade.
Vale ressaltar, no entanto, que essas avaliações só podem ser feitas com base no monitoramento de produtividade, a fim de embasar críticas e medidas.
Redução de custos
Se um dos principais objetivos das empresas é maximizar os lucros, não é difícil compreender que diminuir os custos é algo importante, e essa é uma das possibilidades que o monitoramento de produtividade apresenta.
É importante lembrar que os recursos da empresa são dedicados a atividades que tragam lucro para a empresa. Se um colaborador, por exemplo, perder muito tempo com o que não tem a ver com o trabalho, a empresa está perdendo dinheiro.
Com uma produção nula, consequentemente os recursos estão sendo utilizados de forma incorreta. Tal apontamento, detalhado pelo monitoramento de produtividade, indica os problemas e possibilita ações que tragam novamente eficiência à empresa.
Gestão de tempo eficaz
O clichê “tempo é dinheiro” é essencial quando se pensa em eficiência do trabalho. Quanto mais tempo se perde em uma determinada demanda, mais isso atrasa outras que já poderiam estar sendo adiantadas e gerando lucro.
Assim, a gestão de tempo é fundamental e entra no pacote de benefícios que o monitoramento de produtividade pode trazer.
Com o monitoramento adequado, é possível verificar quanto tempo os colaboradores estão perdendo em cada tarefa, se esse tempo corresponde ao esperado, e, se necessário, dar dicas para os funcionários gerirem melhor o tempo que levam em suas atividades.
Quais os principais métodos de monitoramento de produtividade?
Hoje em dia, com a percepção da importância do monitoramento de produtividade, a empresa consegue fazer uma avaliação completa das suas rotinas, para, assim, identificar em quais situações ela está sendo improdutiva.
Por isso, muitas tarefas do dia a dia do departamento pessoal são monitoradas, para que cada atividade atinja sua eficiência necessária, influenciando diretamente na produtividade das equipes.
Conheça alguns destes métodos de monitoramento de produtividade.
Controle de ponto
Durante muitos anos, o controle de ponto foi um problema para as empresas; afinal, como saber se os funcionários chegam e saem na hora estipulada?
Hoje, porém, existem os controles de ponto digitais, que se baseiam nas tecnologias web, de modo que um aplicativo faz a gestão da jornada de trabalho da equipe, fornecendo o acesso aos dados de jornada em tempo real.
Com essa automatização do processo, ganha-se agilidade e as burocracias diminuem, obtendo acesso às informações via web ou aplicativo, com um controle de dados de atrasos e horas extras em poucos cliques, diretamente no sistema de gestão do ponto.
KPIs
KPI é uma sigla que significa Key Performance Indicator, ou, em português, Indicador-chave de desempenho. Trata-se de indicadores comumente considerados para calcular a produtividade de uma empresa. Conheça alguns deles:
- Excelência operacional;
- Capacidade para inovar;
- Índice de turnover (refere-se à rotatividade de funcionários da empresa);
- Investimento em qualificação;
- Índice de flexibilidade;
- Controle da produção.
Ter acesso às informações dessas KPIs fará toda a diferença para a empresa tomar decisões estratégicas que ao final melhorarão a produtividade das equipes. Isso porque cada dado referente a estas rotinas está interligado à eficiência operacional da empresa.
Pesquisa de engajamento
Pesquisas de engajamento contribuem para saber se os funcionários estão satisfeitos com a empresa em que trabalham. Segundo uma pesquisa da Universidade de Warwick, felicidade no trabalho pode tornar as pessoas até 12% mais produtivas.
Sendo assim, é essencial verificar se os colaboradores estão engajados, posto que, estando focados no trabalho, a tendência é que se tornem mais produtivos. E a pesquisa de engajamento realiza os apontamentos para a empresa identificar a satisfação dos funcionários.
Inteligência artificial
Existem inúmeras ferramentas de inteligência artificial, com as mais variadas funções, usadas para aumentar a produtividade. Entre as atividades, estão coleta de informações organizadas em planilhas, criação de apresentações, controle de tempo e registro de atividades feitas.
A tecnologia pode auxiliar na elevação da produtividade com um monitoramento de dados em tempo real para que as decisões se tornem mais rápidas e eficientes,, facilitando a antecipação de problemas.
Quais os desafios no monitoramento de produtividade?
Apesar das muitas tecnologias disponíveis no mercado, com acesso a dados em tempo real e outros recursos, o monitoramento de produtividade é recheado de desafios, que devem ser considerados e trabalhados pelas empresas no seu dia a dia.
Saiba quais os principais desafios do monitoramento de produtividade a seguir:
- Transparência no monitoramento;
- Resistência dos colaboradores;
- Qualidade das métricas de avaliação;
- Equilíbrio entre controle e autonomia dos funcionários;
- Privacidade de dados dos colaboradores;
- Consideração das individualidades dos profissionais;
- Riscos de micromanagement.
Monitoramento de produtividade no trabalho remoto: tem diferença?
O home office é visto como uma boa opção trabalhista, mas em algumas situações a concentração e a produtividade podem sofrer uma queda, a depender das individualidades de cada colaborador e sua facilidade em trabalhar em casa.
Assim, é importante criar algumas condições para manter o comprometimento e a produtividade. A primeira delas é criar regras em torno do trabalho remoto. Afinal, as demandas são as mesmas, e é necessário agir igual tanto no presencial quanto no home office.
Se necessário, os gestores podem e devem cobrar determinadas demandas, além de manter a comunicação ativa para acompanhar como vão os processos.
Desta forma, o monitoramento de produtividade no trabalho remoto pode considerar as abordagens do trabalho presencial, verificando as práticas e políticas internas previamente acordadas e que farão a diferença no processo de eficiência na execução das tarefas.
Qual a melhor ferramenta de auxílio ao monitoramento de produtividade?
A Pontotel tem a melhor ferramenta de controle de ponto do mercado para ajudar sua empresa no processo de monitoramento da produtividade, com base na carga horária de trabalho dos funcionários.
Possuímos um sistema com tecnologia de ponta, que automatiza todo o processo de gestão de jornada, do registro ao tratamento dos dados. Assim, o RH pode atuar de forma mais tranquila e eficiente.
Com dados em tempo real da jornada dos colaboradores, centralizados em uma mesma plataforma e com acesso via web ou aplicativo, sua empresa poderá monitorar de perto as entradas, saídas e horas extras dos colaboradores, avaliando a produtividade.
Além disso, sua empresa, com o sistema Pontotel, terá acesso a mais de 30 tipos de relatórios de consulta, para monitorar de perto a produtividade dos colaboradores e agir de forma rápida para tornar a jornada de trabalho mais produtiva.
Isso sem contar que a plataforma Pontotel segue todas as regras da LGPD, da CLT e da Portaria 671, garantindo que o seu departamento pessoal trabalhe com maior segurança jurídica.
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Qual o papel do RH no monitoramento de produtividade?
O RH tem um papel fundamental para que o monitoramento de produtividade seja eficaz e traga os benefícios que ele pode oferecer às empresas. É deste setor a responsabilidade de funcionar como um mediador entre a empresa e os empregados.
Ele tem a função de entender as ações propostas pelos gestores e levantar recursos para mudar a realidade dos colaboradores, promovendo cursos, formações e outros, que impactam diretamente o aumento da produtividade dos funcionários.
Além disso, o RH deve criar ações estratégicas para que os empregados se engajem com o trabalho e, consequentemente, atinjam o seu máximo no trabalho, tornando-se mais produtivos e focados nos resultados.
Conclusão
A produtividade dos colaboradores resulta no sucesso das empresas. Porém, antes de seguir por um caminho de sucesso, é importante monitorar a qualidade e eficiência dos recursos.
Se a produtividade é baixa, fatalmente os lucros serão, sendo preciso identificar o problema por meio do monitoramento da produtividade. Distrações, má gestão de tempo, má gestão de grupo, falta de comunicação ou insatisfação com a empresa podem ser algumas das causas.
O monitoramento da produtividade, amparado em todas as técnicas e tecnologias mencionadas ao longo deste conteúdo, consegue descobrir o motivo do problema e fazer os colaboradores de uma empresa voltarem a produzir o que é esperado deles.
Foi visto que uma das alternativas neste processo de monitoramento é utilizar a plataforma Pontotel, que oferece todos os recursos necessários para que a empresa acompanhe de perto a jornada de trabalho dos funcionários e o nível de produtividade do trabalho.
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