Realizar o monitoramento de horas trabalhadas pelos colaboradores é uma atividade comum no ambiente de trabalho. Por meio do controle de ponto, ou seja, do registro da carga horária diária do trabalhador, a empresa consegue concluir diversas obrigações, como o cálculo do salário e do banco de horas. 

Além de servir para seguir determinações legais, ajudar o departamento pessoal no fechamento da folha de pagamento e cumprir outras tarefas burocráticas, acompanhar a jornada do funcionário também auxilia os gestores a compreender o nível de produtividade da equipe e até identificar eventuais problemas no desempenho do time. 

O monitoramento de horas trabalhadas ainda tem o papel de auxiliar a empresa na prestação de contas para os clientes, ao justificar as horas despendidas por cada profissional nos projetos contratados. 

Neste artigo, serão discutidos os principais detalhes sobre o monitoramento das horas de trabalho: como funciona o processo, o que determina a lei sobre o controle de horas, quais os principais cuidados que a empresa deve tomar e como a tecnologia pode ser aliada nesse processo. Os tópicos abordados serão:

• O que é o monitoramento de horas trabalhadas na prática?
• O que diz a lei sobre o monitoramento de horas trabalhadas?
• Monitoramento de horas trabalhadas e transparência na relação de trabalho: qual a ligação?
• Principais cuidados no monitoramento de horas trabalhadas
• Qual o melhor app de monitoramento de horas trabalhadas externas?

Quer saber mais sobre o assunto? Então, continue a leitura!

O que é o monitoramento de horas trabalhadas na prática?

O monitoramento de horas trabalhadas consiste no acompanhamento da carga horária de trabalho de cada funcionário de uma empresa. Trata-se de uma prática fundamental para gestão eficiente de tempo, além de ter um papel essencial nas tarefas burocráticas de departamento pessoal. 

Esse acompanhamento da jornada de trabalho oferece benefícios como precisão nos valores dos salários dos colaboradores, controle de horas extras, eficiência na gestão de projetos, prestação de contas para os clientes e otimização da gestão de alocação de recursos humanos. 

O monitoramento das horas de trabalho traz ainda a possibilidade de os gestores identificarem eventuais lacunas na produtividade da equipe, constatando a necessidade, por exemplo, de contratação de novos colaboradores ou de treinamento para melhorar o desempenho dos atuais funcionários. 

Se realizado adequadamente, o monitoramento de horas trabalhadas é uma ferramenta importante para a gestão estratégica do negócio todo, e, por isso, não deve ser negligenciado pelas empresas.

Como se dá esse monitoramento?

O monitoramento de horas trabalhadas é realizado por meio do controle de ponto dos colaboradores. Nele, todos os funcionários da organização devem registrar diariamente o seu horário de entrada e saída, assim como as pausas para descanso. 

Esse registro deve seguir a escala de trabalho do colaborador, pois permitirá identificar as horas extras trabalhadas, assim como eventuais faltas justificadas ou não. No modelo de trabalho presencial, é possível realizar o controle de ponto manualmente, com a assinatura de livros de registro ou pela biometria em relógios de ponto.

Com a adoção mais frequente do modelo híbrido e do teletrabalho, os sistemas eletrônicos de controle de ponto também aparecem como opção para o monitoramento de horas trabalhadas. 

A vantagem das soluções tecnológicas é que estas permitem o acompanhamento em tempo real, o que auxilia na gestão, por ser possível identificar imediatamente quais funcionários estão ausentes e avaliar a necessidade de reposição de mão de obra para aquele dia.

Outra forma mais detalhada de fazer o monitoramento de horas trabalhadas é por meio do timesheet, que além de registrar o tempo da jornada, também relaciona o período aos projetos e tarefas realizados pelo colaborador. 

O que diz a lei sobre o monitoramento de horas trabalhadas?

A lei trabalhista brasileira traz alguns detalhes sobre o monitoramento de horas trabalhadas. Segundo a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), todas as empresas com pelo menos 20 trabalhadores devem fazer o controle de ponto.

A mudança foi realizada durante a reforma trabalhista (Lei n.º 13.467) de 2017, e as alterações, feitas em 2019 pela Lei n.º 13.874. Depois dessas alterações, o artigo 74 da CLT, então, determina: 

“O horário de trabalho será anotado em registro de empregados.   

§ 2º  Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.       

§ 3º  Se o trabalho for executado fora do estabelecimento, o horário dos empregados constará do registro manual, mecânico ou eletrônico em seu poder, sem prejuízo do que dispõe o caput deste artigo.”    

Isso significa que as empresas devem dar os meios necessários para os colaboradores fazerem o registro de sua jornada de trabalho, especialmente se o trabalhador cumprir a carga horária em ambiente externo. 

Outro ponto importante é que, mesmo que as empresas com menos colaboradores não tenham a obrigatoriedade de fazer o registro de ponto, é indicado que o controle seja feito, pois é uma ferramenta importante para a gestão de tempo da equipe.

É permitido realizar?

Sim. A legislação brasileira permite a realização do monitoramento de horas trabalhadas, caso sejam cumpridas as regras previstas. 

Como fazer sem infringir as leis?

Para fazer o monitoramento de horas de trabalho sem nenhuma infração à lei, é importante conhecer e entender profundamente quais são as determinações a respeito do controle de ponto e do acompanhamento da jornada de trabalho. 

Em 2021, o Ministério do Trabalho e Previdência expediu a Portaria 671, que traz várias diretrizes, incluindo as normas sobre controle de ponto. Além do ponto manual (como livro ou cartão de ponto), o texto traz a autorização para utilização de três tipos de registros eletrônicos de ponto:

• REP-C: um equipamento eletrônico instalado diretamente no ambiente físico da empresa, como os relógios de ponto; 
• REP-A: trata-se de um registrador de ponto eletrônico alternativo, que só pode ser utilizado por meio de acordo ou convenção coletiva;
• REP-P: é um registrador eletrônico de ponto via programa, ou seja, um software de gestão de ponto em nuvem, que permite acesso a dados em tempo real, além de ser o modelo mais moderno existente no mercado. 

Adicionalmente, a regulamentação também afirma que os colaboradores devem receber um comprovante do registro da sua jornada, seja de forma física ou digital. Seguindo essas regras, as empresas estarão realizando o monitoramento de horas trabalhadas na legalidade. 

Monitoramento de horas trabalhadas e transparência na relação de trabalho: qual a ligação?

A transparência nas relações de trabalho é essencial para haver confiança do trabalhador no empregador e vice-versa. Logo, o monitoramento de horas trabalhadas precisa ser um ponto bem esclarecido e explicado. 

É indispensável que os colaboradores estejam cientes de como a empresa fará essa gestão da carga horária de trabalho e que haja uma transparência sobre os motivos pelos quais o controle é realizado. 

Por se tratar de uma determinação da lei, não é necessário ter o consentimento formal dos profissionais, mas eles precisam ser informados sobre a prática e sobre o modelo que será adotado pela empresa.

Importância do registro da jornada de trabalho

É essencial que tanto as empresas quanto os colaboradores entendam a importância do registro da jornada de trabalho. Afinal, não se trata apenas de uma prática comum no ambiente corporativo para monitoramento da carga horária dos trabalhadores. 

O registro da jornada é uma formalidade que as empresas precisam realizar, a fim de cumprir a legislação trabalhista e evitar problemas com a Justiça do Trabalho, mas também tem benefícios para os funcionários. 

Por exemplo, o controle de ponto é um meio de garantir que os direitos dos colaboradores sejam cumpridos. Além disso, permite otimizar a rotina da equipe de Recursos Humanos (RH) e do departamento pessoal. 

Com o monitoramento de horas trabalhadas, os gestores conseguem fazer o fechamento da folha de pagamento, controlar o banco de horas e fazer o cálculo adequado das horas extras de cada colaborador. 

Ademais, esse processo também possibilita a identificação de possíveis problemas na produtividade da equipe, seja por desempenho individual, falta de motivação ou até mesmo sobrecarga de trabalho nos membros do time. 

A partir dessas informações, analisadas por meio do monitoramento de horas de trabalho, a gestão pode fazer uma melhor administração dos recursos humanos da empresa, dimensionando as equipes conforme a demanda de trabalho e atuando pontual e diretamente para a melhora do desempenho de cada profissional. 

O colaborador também pode utilizar a ferramenta de controle de ponto para manter o equilíbrio entre vida pessoal e profissional, planejando melhor a priorização das demandas e evitando a realização de horas extras desnecessárias. 

Principais cuidados no monitoramento de horas trabalhadas

Fazer o monitoramento de horas trabalhadas é indispensável, mas tomar alguns cuidados durante o processo é importante para manter a relação de confiança com os trabalhadores e não infringir a legislação trabalhista.

Nesse sentido, um dos pontos a ser lembrado é a utilização de um modelo de controle de ponto permitido pela Portaria 671. Além disso, o sistema escolhido precisa se adequar à rotina da empresa. Por exemplo, um controle de ponto manual ou o relógio de ponto não são ideais para equipes que atuam no modelo híbrido de trabalho.

Além disso, é necessário certificar-se de que os colaboradores estão cientes sobre o formato de monitoramento de horas trabalhadas utilizado pela companhia e que, ao serem integrados, tenham o treinamento adequado para o preenchimento da ferramenta de controle.

A segurança dos dados dos profissionais é outro ponto essencial. Caso o sistema escolhido seja digital, é importante garantir que a ferramenta seja segura e conte com medidas como criptografia e controle de acesso.

Qual o melhor app de monitoramento de horas trabalhadas externas?

O melhor aplicativo para monitoramento de horas trabalhadas para colaboradores externos é o da Pontotel! Nossa plataforma de controle de ponto online tem múltiplas formas de registrar o ponto e pode ser acessada pelos profissionais de onde eles estiverem, por meio de dispositivos móveis, como celulares e tablets, com sistema iOS ou Android, ou via web (notebook ou computador).

Dessa forma, mesmo que atuem remotamente ou em campo, visitando os clientes, por exemplo, os funcionários conseguem fazer em tempo real o registro de sua carga horária, preenchendo as informações de entrada, saída e pausa para o almoço. 

Uma das vantagens da plataforma Pontotel é que os colaboradores conseguem acessar mesmo sem conexão com a internet. Os dados são atualizados assim que uma rede é identificada e conectada ao aparelho.

Além disso, para empresas que possuem parte dos funcionários trabalhando presencialmente e outra externamente, esse é o modelo mais eficaz para monitorar as horas trabalhadas.

Como a Pontotel auxilia no monitoramento das horas de trabalho de forma respeitosa e transparente?

A Pontotel é uma plataforma que traz confiança e transparência no processo de monitoramento das horas de trabalho, pois possui uma série de funcionalidades que garantem a segurança e a autenticidade das informações registradas no sistema. 

Seguimos todas as determinações da Portaria 671, além de outras regulamentações, como a LGPD, e ainda fornece um termo de autorização de uso de imagem e de voz do colaborador, garantindo a relação respeitosa e transparente com os profissionais. 

Adicionalmente, para acessar o sistema, existem várias formas de autenticação da identidade do colaborador, como reconhecimento facial ou por voz, biometria e senhas. Além disso, é possível ativar configurações de geolocalização, auxiliando no acompanhamento da jornada de profissionais externos. 

Outra funcionalidade de segurança é que, após o registro das informações na nuvem, qualquer ajuste na folha de ponto só poderá ser realizado após solicitação e análise do caso, diminuindo as chances de fraudes. 

Essas e outras características da Pontotel são o que tornam o nosso sistema o melhor aplicativo para fazer o controle de horas trabalhadas. Procure um de nossos consultores para saber mais!

Conclusão

O monitoramento de horas trabalhadas é, portanto, uma importante prática para as empresas brasileiras. Desta maneira, além de respeitar a legislação trabalhista, as organizações conseguem estabelecer uma relação de confiança quando o assunto é controle de jornada de trabalho.

Os benefícios da prática são muitos e, além de auxiliar os gestores no acompanhamento da gestão de tempo dos colaboradores, ela ainda pode ser utilizada pelas equipes de RH e departamento pessoal para facilitar processos burocráticos, como fechamento da folha de pagamento.

O registro de controle de ponto é a principal ferramenta utilizada para auxiliar os gestores a monitorar a carga horária dos colaboradores. Especialmente para as empresas que possuem colaboradores externos, o sistema de controle de ponto online é a melhor opção do mercado.

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