Monitoramento de funcionários: como fazer sem infringir as leis e a relação com jornada de trabalho!

O monitoramento de funcionários já é uma realidade em muitas empresas. Essa prática pode ser realizada com o auxílio de câmeras de segurança, gravação de chamadas, geolocalização, entre outros meios.

Apesar de ser uma prática comum em diversos setores, investir nesse tipo de monitoramento ainda é considerada polêmico, o que pode gerar problemas. 

Afinal, ele envolve a privacidade e proteção de dados dos trabalhadores. Como resultado, o assunto gera muitas dúvidas e até conflitos entre empregadores e empregados.

Mas será que a empresa pode mesmo monitorar seus colaboradores? O que a lei diz sobre isso?

Para responder essas e outras perguntas sobre monitoramento de funcionários, neste artigo, os seguintes tópicos serão explicados:

• Como se dá o monitoramento de funcionários?
• O que diz a lei acerca do monitoramento de funcionários?
• Como fazer o monitoramento de funcionários sem infringir as leis?
• Principais cuidados no monitoramento de funcionários
• Principais tipos de monitoramento de funcionários
• Monitorar funcionários e transparência na relação de trabalho: qual a ligação?
• Monitoramento da jornada de trabalho: é legal?
• Importância do registro da jornada de trabalho

Boa leitura!

Como se dá o monitoramento de funcionários?

O monitoramento de funcionários ocorre quando a empresa decide supervisionar as atividades dos colaboradores no ambiente de trabalho. 

Para realizar essa supervisão, normalmente a organização investe em tecnologias que permitem o acompanhamento do dia a dia dos profissionais. 

Por exemplo, câmeras de segurança, sistemas de controle de acesso, geolocalização, entre outros recursos que viabilizam o monitoramento dos trabalhadores.

O que diz a lei acerca do monitoramento de funcionários?

O monitoramento de funcionários não é regulamentado por nenhuma lei brasileira. Portanto, não há nada que permita ou proíba a empresa de fazer esse tipo de monitoramento.

Apesar disso, o entendimento da jurisprudência é que o empregador é, sim, obrigado a adotar alguns cuidados antes de iniciar o monitoramento dos trabalhadores. 

Isso porque a empresa não pode violar nenhum princípio constitucional, como o direito à privacidade. Para entender esse direito, é fundamental lembrar o que diz a Constituição Federal (CF).

Conforme o artigo, inciso X, da CF, “são invioláveis a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas, assegurado o direito a indenização pelo dano material ou moral decorrente de sua violação”.

O inciso XI do mesmo artigo ainda diz que é “inviolável o sigilo da correspondência e das comunicações telegráficas, de dados e das comunicações telefônicas”.

Por esse motivo, o entendimento atual é que a empresa pode adotar tecnologias e processos para monitorar funcionários. 

No entanto, essa prática só pode ser feita se a organização se comprometer a adotar os meios necessários para não violar a privacidade dos colaboradores nem comprometer a imagem, honra e intimidade desses profissionais.

É permitido?

Sim, desde que a empresa adote tecnologias e procedimentos que preservam os princípios constitucionais dos trabalhadores, principalmente a privacidade do indivíduo. 

Portanto, a organização precisa implementar políticas e investir em recursos capazes de coletar os dados necessários para o monitoramento das atividades de trabalho. Porém, ela deve preservar a imagem, honra e intimidade dos funcionários.

Como fazer o monitoramento de funcionários sem infringir as leis?

Monitorar os funcionários de forma legal e ética exige que as empresas respeitem os direitos trabalhistas e as leis de privacidade e proteção de dados.

Para isso, basta seguir as dicas abaixo.

Escolha as tecnologias certas

O primeiro passo para monitorar os funcionários de forma segura e legal é adotar apenas tecnologias e processos que garantem a privacidade do trabalhador. 

Isso significa que esses recursos devem respeitar as diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e serem capazes de garantir a segurança da informação tanto da empresa quanto do colaborador. 

Informe o colaborador sobre a prática

O próximo passo é informar ao colaborador que ele será monitorado e como isso será feito. O ideal é que a empresa elabore uma política interna com diretrizes que explicam quais os métodos e as tecnologias adotados para o monitoramento e por que eles serão usados. 

Essa política também deve explicar quais dados serão coletados e como eles serão utilizados. Isso garante confiança e transparência à conduta da empresa. 

Defina limites

Como esse monitoramento também é realizado para verificar se o funcionário está realmente trabalhando durante seu horário de serviço, a organização também precisa definir o que o colaborador pode ou não fazer nesse período.

Isso significa que questões como a permissão para fazer ou receber ligações, acessar redes sociais, entre outras tarefas durante o expediente, devem ser decididas. 

Assim, a empresa estabelece limites de flexibilidade e tolerância no ambiente de trabalho, informações que devem embasar suas decisões ao lidar com dados do monitoramento.

Tais informações também devem integrar o regimento interno do negócio e precisam ser apresentadas aos trabalhadores.

Inclua essas informações no contrato de trabalho

Por fim, o ideal é que a empresa transforme essas diretrizes e esses limites em cláusulas do contrato de trabalho do funcionário. Dessa forma, ela aumenta sua segurança jurídica e garante o consentimento do profissional em relação às práticas e aos limites adotados pelo negócio.

Principais cuidados no monitoramento de funcionários

O monitoramento de funcionários também exige que a empresa adote alguns cuidados para garantir um ambiente de trabalho ético e legal. Para isso, além das dicas anteriores, é importante seguir as orientações abaixo:

Faça o monitoramento apenas quando necessário

A organização deve garantir que as medidas de monitoramento adotadas são realmente necessárias para o bom funcionamento do negócio. 

O ideal é evitar a coleta de muitas informações e focar apenas naquilo que é pertinente para a área de atuação do negócio e a rotina do colaborador. 

Não faz sentido que a empresa exija dados sobre a localização dos funcionários se eles são contratados em regime presencial, por exemplo. 

Esse tipo de prática é indicada e faz sentido apenas no monitoramento de trabalhadores externos, como vendedores e motoristas.

Adote medidas eficientes de segurança de dados

Adotar medidas robustas de segurança de dados é fundamental para garantir a proteção dos dados coletados durante o monitoramento. 

Essas medidas podem incluir acesso restrito a sistemas internos, criptografia de dados, proteção contra vazamentos, entre outras.

Garanta que todos serão monitorados da mesma forma

As políticas de monitoramento devem ser aplicadas da mesma forma a todos os funcionários, sem discriminação. Isso evita o tratamento desigual, contribui para a criação de um sentimento de unidade e ainda evita acusações infundadas sobre a conduta da empresa.

Permita que o funcionário tenha acesso aos próprios dados

Garantir que os funcionários consigam acessar os dados coletados sobre eles e solicitar correções quando for pertinente é fundamental para assegurar a transparência dessa prática. 

Conte com o apoio do departamento jurídico

Para evitar erros e passivos trabalhistas, é fundamental consultar o departamento jurídico do negócio ou advogados especializados em direito do trabalho para entender mais sobre o tema. 

Dessa forma, será mais fácil garantir que as práticas de monitoramento estejam conforme as leis e os regulamentos locais.

Principais tipos de monitoramento de funcionários

A empresa pode utilizar diferentes tipos de monitoramento para supervisionar o trabalho dos seus funcionários. Conheça alguns desses tipos a seguir:

Por câmeras

O monitoramento por câmeras é um dos mais utilizados pelas empresas. Isso ocorre por conta da sua praticidade e versatilidade. Afinal, as imagens obtidas pelas câmeras auxiliam tanto no controle de pessoal quanto na segurança da empresa.

No entanto, sua implementação também exige cuidados. A empresa não pode instalar câmeras em locais privados, como banheiros e vestiários. 

Além disso, elas não devem ser usadas para monitorar apenas um funcionário ou setor. As imagens obtidas também não podem ser divulgadas fora da empresa.

Por GPS

O monitoramento por GPS é indicado apenas para situações específicas, como o acompanhamento de funcionários que fazem trabalhos externos. 

Isso porque a geolocalização ajuda a empresa a rastrear o colaborador quando ele está prestando serviços fora da sede. 

Assim, ela pode acompanhar o funcionário em tempo real e confirmar que ele realmente está cumprindo suas atividades laborais.

Por escuta telefônica

O monitoramento por escuta telefônica consiste na gravação e manutenção das chamadas telefônicas. Assim como o GPS, este tipo de monitoramento só é indicado para casos específicos, como empresas de call centers. 

Dessa forma, a organização consegue supervisionar o trabalho dos funcionários que atuam em contato telefônico com o cliente. Ao mesmo tempo, ela ainda pode disponibilizar a gravação para o consumidor.

Por e-mail e canais corporativos

O monitoramento por e-mail e canais corporativos também é muito comum. Ele consiste na supervisão da troca de mensagens registradas nos canais internos de comunicação, como e-mails, ferramentas de gestão de tarefas, entre outros. 

No entanto, geralmente os gestores só utilizam esses recursos para verificar ou confirmar dados registrados nessas plataformas.

Vale lembrar que a empresa deve orientar seus funcionários sobre o uso correto desses canais corporativos. Assim, é possível prevenir e evitar situações embaraçosas.

Monitorar funcionários e transparência na relação de trabalho: qual a ligação?

Empresas que valorizam a transparência na relação de trabalho divulgam de forma aberta e honesta informações relevantes sobre resultados, políticas, condutas e procedimentos do negócio. 

Ou seja, elas mantêm os colaboradores informados e conscientes sobre o que acontece na organização. Assim, elas ganham a confiança dos trabalhadores e fortalecem o vínculo entre empresa e empregado.

No entanto, esses benefícios podem ser alcançados apenas quando a organização utiliza o princípio da transparência para orientar todos os seus processos e suas condutas. Isso inclui até mesmo o monitoramento de funcionários.

Afinal, quando a empresa decide ser transparente na política de monitoramento, permite que os colaboradores fiquem cientes de que estão sendo monitorados e que entendam o propósito dessa prática. 

Além disso, a organização demonstra respeito pela privacidade dos funcionários, estimula a adoção da política de monitoramento e ainda evita conflitos.

Como resultado, é possível melhorar a confiança entre as duas partes, coletar feedbacks para fazer melhorias e alinhar a conduta dos colaboradores com a cultura organizacional.

Monitoramento da jornada de trabalho: é legal?

Sim, e é não só legal, como também obrigatório. De acordo com o artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), qualquer empresa com mais de 20 funcionários é obrigada a registrar e controlar o ponto desses colaboradores, ou seja, monitorar sua jornada de trabalho.

O objetivo dessa medida é garantir que os funcionários cumpram suas responsabilidades contratuais e que a empresa exerça suas obrigações dos direitos trabalhistas.

Como fazer?

Segundo o artigo 74 da CLT, o monitoramento da jornada de trabalho deve ser feito de forma manual, mecânica ou eletrônica. 

Atualmente, o método de controle mais moderno e alinhado com a digitalização das empresas é o sistema de ponto eletrônico. 

Esse tipo de ponto é regulamentado pela Portaria 671, que unificou e consolidou três modelos de Registrador Eletrônico de Ponto (REP): o ponto convencional (REP-C), o controle alternativo (REP-A) e o controle via programa (REP-P).

Dessas opções, o controle de ponto do tipo REP-P é considerado o mais completo. Isso porque, além de funcionalidades que transcendem o registro do ponto, esse sistema dispensa a necessidade de aprovação em convenção coletiva.

A Pontotel é uma plataforma de controle de ponto eletrônico que se encaixa nessa categoria. Seu sistema robusto e repleto de tecnologias avançadas permite o registro, o tratamento e a gestão completa do ponto. 

Tudo isso é feito de forma digital, em conformidade com a Portaria 671, a LGPD e os melhores recursos de segurança de dados.

Com a Pontotel, monitorar a jornada de trabalho é muito mais fácil!

Importância do registro da jornada de trabalho

Registrar e monitorar a jornada de trabalho é importante não só por ser uma obrigação legal. Afinal, essa prática também aumenta a segurança jurídica da empresa, que pode armazenar e processar esses dados corretamente. 

Assim, é possível evitar erros e fraudes, bem como calcular a folha de ponto e os benefícios dos funcionários conforme orienta a lei. Como resultado, a organização se protege de eventuais processos trabalhistas e penalidades emitidas pela fiscalização dos órgãos competentes. 

Caso a empresa utilize um sistema robusto de REP-P, como a Pontotel, ela também pode utilizar esse controle de frequência para mapear a produtividade dos funcionários por período de trabalho. 

Assim, o setor de Recursos Humanos (RH) pode traçar estratégias mais eficientes para otimizar a gestão de pessoas do negócio.

Ao mesmo tempo, o registro da jornada de trabalho assegura ao funcionário que suas horas trabalhadas e seus benefícios trabalhistas serão contabilizados e tratados corretamente. 

Dessa forma, o trabalhador pode supervisionar o uso e o tratamento desses dados. Além disso, ele tem mais segurança em relação ao fechamento da sua folha de pagamento.

Em outras palavras, monitorar o registro da jornada de trabalho beneficia tanto a empresa quanto o colaborador, melhorando a transparência e a confiança dessa relação.

Conclusão 

O monitoramento de funcionários é considerado uma prática legal, desde que a empresa respeite os princípios constitucionais dos empregados, como a sua privacidade.

Por isso, a organização não pode começar a monitorar os trabalhadores sem motivo ou explicação prévia, ou de forma indevida.

Além disso, esse monitoramento deve ser feito apenas quando necessário. Mesmo assim, todo o processo deve ser informado aos funcionários, que devem estar cientes dessa prática.

Conforme explicado, uma das formas mais comuns de supervisionar os profissionais é fazer o monitoramento da jornada de trabalho com o apoio de um sistema de controle de ponto, como a Pontotel.

Além de ser obrigatório por lei, esse processo beneficia empresa e empregadores, melhorando a confiança e a segurança jurídica e informacional das duas partes. 

Portanto, esse monitoramento é essencial para criar um ambiente de trabalho mais justo, saudável e colaborativo.

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