As empresas que atuam com trabalhadores em campo precisam fazer o monitoramento de equipe externa, tanto para acompanhar a jornada de trabalho deles quanto para saber se o cliente está sendo corretamente atendido.
Gerenciar times externos é um desafio, especialmente porque o contato com os colaboradores costuma não ser tão próximo. Entretanto, a tecnologia tem diminuído essa distância, e tornado o trabalho dos gestores mais simples e efetivo, além de simplificar também a rotina dos trabalhadores.
Neste artigo, será explicado o que é monitoramento de equipe externa, qual é a importância desse acompanhamento para as empresas e como um sistema para controle e gestão de equipes externas pode otimizar esse processo. Você lerá:
- O que significa monitoramento de funcionários?
- O que é o monitoramento de equipe externa?
- Quais os cuidados a empresa deve ter ao monitorar equipe externa?
- O que diz a lei sobre o monitoramento da jornada de equipe externa?
- Qual a importância de realizar o monitoramento de equipes externas?
- Qual a melhor forma de monitorar equipe externa?
Está interessado? Então, continue a leitura do texto!
O que significa monitoramento de funcionários?
Monitorar os funcionários significa acompanhar de perto o comportamento e o desempenho deles na realização do trabalho. O objetivo é saber se os colaboradores estão cumprindo com o acordado no contrato de trabalho e se estão correspondendo às expectativas da empresa.
O monitoramento de funcionários não tem relação alguma com observar por meio de câmeras, por exemplo. A ideia é verificar as ações realizadas por eles durante a jornada de trabalho e, claro, esse processo começa com a verificação do cumprimento correto da carga horária de serviço.
O que é o monitoramento de equipe externa?
Neste cenário de gestão de pessoas, o monitoramento de equipe externa é o principal desafio das empresas, pois esses colaboradores não estão diariamente presentes na empresa e ainda não atuam conectados no modelo home office.
Esses trabalhadores são aqueles que estão na rua, como vendedores, representantes comerciais, motoristas, manutencistas, entre outras profissões.
Vale destacar que esse acompanhamento não tem o objetivo de vigiar o colaborador, mas sim verificar a realização das atividades a fim de garantir um bom desempenho e, consequentemente, os bons resultados do negócio.
Outro foco do monitoramento de equipes externas é a segurança dos trabalhadores, já que é esse processo que permite entender se os profissionais possuem todos os recursos para realização do trabalho e manutenção do bem-estar físico e mental durante a realização das tarefas externas.
Um bom acompanhamento permite que os gestores consigam trabalhar no crescimento do colaborador e da empresa.
O que não é?
O monitoramento de funcionários não pode ter o objetivo de vigiar o colaborador, por exemplo, com a instalação de câmeras ou GPS nos dispositivos do profissional com o único intuito de observar a atuação do colaborador.
Sendo assim, as empresas precisam ter em mente que monitorar os seus colaboradores não é sinônimo de espionagem, mas sim de uma ferramenta de gestão de pessoas.
Quais os cuidados a empresa deve ter ao monitorar equipe externa?
Um erro bastante comum das empresas é acreditar que não há necessidade de monitorar a jornada de trabalho de profissionais externos. Porém, além de a lei não excluir diretamente a obrigatoriedade de registro de ponto desses colaboradores, ainda há alguns riscos que podem ser evitados com o monitoramento de equipes externas.
Ter o controle de jornada pode diminuir as chances de um eventual processo trabalhista para o pagamento de horas extras. Mesmo que não chegue ao extremo de uma judicialização, também é evitado qualquer conflito entre o colaborador e a gestão, já que tudo estará documentado.
O que diz a lei sobre o monitoramento da jornada de equipe externa?
O controle de ponto dos colaboradores é obrigatório para as empresas com mais de 20 funcionários registrados com carteira assinada pelo regime da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).
No que diz respeito às equipes externas, a legislação trabalhista também obriga o controle de jornada. A única exceção, segundo o Artigo 62, Inciso 1 da CLT, é quando a atividade externa é incompatível com fixação de horário de trabalho:
“Não são abrangidos pelo regime previsto neste capítulo:
I – os empregados que exercem atividade externa incompatível com a fixação de horário de trabalho, devendo tal condição ser anotada na carteira de trabalho e Previdência Social e no registro de empregados.”
O item é discutível porque afirma que a obrigatoriedade apenas não existe quando é incompatível, mas vale lembrar que a redação do trecho é de 1994, quando ainda não havia a tecnologia que existe atualmente, mas já havia uma previsão dos avanços tecnológicos.
Desde 2021, a Portaria 671 passou a regulamentar todos os tipos de controle de ponto, inclusive mobile; por isso, a incompatibilidade se torna cada dia menos aplicável. Para se ter uma ideia, já existem ferramentas que podem ser instaladas em caminhões para monitorar a jornada de motoristas, como o tacógrafo.
Logo, a dica é: sempre que houver meios para fazer a marcação de ponto do colaborador, é importante que a empresa se proteja e realize o controle e monitoramento de equipe externa.
Qual a importância de realizar o monitoramento de equipes externas?
Além de cumprir a legislação e evitar problemas com a justiça trabalhista, fazer o acompanhamento de trabalhadores externos traz uma série de benefícios para os processos de gestão de pessoas, além da melhoria dos resultados do negócio. A seguir, veja alguns motivos pelos quais é importante realizar o monitoramento de equipes externas.
Maior organização da equipe
Monitorar a jornada de trabalho dos colaboradores pode trazer benefícios na hora da organização e divisão da equipe. Eventualmente, a distribuição inicial de profissionais para visitar os clientes e realizar os serviços pode parecer ideal e, ao longo do tempo, demonstrar que não está funcionando.
Por isso, o controle de jornada pode ser um indicador importante para os gestores entenderem o funcionamento da equipe e adequá-la se necessário.
Agilidade na identificação e na correção de falhas
O acompanhamento da jornada externa de colaboradores permite a identificação de qualquer problema ainda no início, por exemplo, um alto índice de absenteísmo ou grande número de horas extras.
Isso possibilita uma tomada de decisões ágil para correção dessas eventuais falhas, como redistribuição de clientes, contratação de mais funcionários, entre outras medidas.
Controle de custos e cumprimento de metas
Os resultados de qualquer negócio dependem diretamente da produtividade da equipe. Por isso, conhecer a equipe e acompanhar de perto a sua rotina e jornada de trabalho favorece na construção da estratégia e, posteriormente, no cumprimento das metas.
Adicionalmente, é possível fazer um melhor controle dos custos da companhia, pois o monitoramento de equipe externa permite ainda a identificação de ações que podem reduzir os gastos.
Uma dessas economias pode ser com a folha de pagamento, já que é possível identificar rapidamente quando há um excesso de horas extras ou adicional noturno sem a real necessidade.
Qual a melhor forma de monitorar equipe externa?
Agora que você já entendeu a importância do monitoramento da equipe externa, é essencial saber que a forma como sua empresa faz esse processo pode influenciar diretamente nos resultados. O controle de jornada do colaborador precisa ser efetivo, e não apenas um documento para se ter o registro do horário de trabalho do funcionário.
Neste cenário, algumas ações auxiliam em fazer um monitoramento efetivo dos trabalhadores externos. Confira!
Seja transparente sobre as regras para as equipes externas
É primordial que todos os colaboradores saibam quais são as regras para as equipes que atuam externamente. Desenvolva uma política sobre o tema e conscientize todos os funcionários, inclusive os líderes, a respeito da importância do monitoramento para o negócio e para os trabalhadores a fim de promover uma maior transparência.
Tenha um sistema para controle e gestão de equipes externas
A tecnologia trouxe muitas vantagens quando o tema é gestão de pessoas. Uma delas são os sistemas especialmente desenvolvidos para o controle de equipes, inclusive, com ferramentas destinadas à gestão de equipes externas.
Por isso, aposte nos softwares de controle de ponto digital, que podem ser utilizados tanto pelos trabalhadores externos quanto pelos que vão diariamente à sede da companhia.
Também invista em sistemas de CRM no qual os colaboradores consigam colocar os status das suas atividades e os gestores possam acompanhar em tempo real, melhorando assim a comunicação entre os membros da equipe.
Utilize um aplicativo para monitorar equipes externas
Uma das formas mais eficientes de fazer o controle de jornada de trabalhadores externos é por meio de aplicativos. Hoje, existem soluções no mercado que permitem a marcação de ponto em dispositivos móveis (celulares, tablets e computadores).
Desta maneira, o colaborador pode anotar suas movimentações, como entrada, pausa para descanso e saída, mesmo se não estiver conectado à internet. O principal benefício é que os gestores conseguem ter acesso a esses dados em tempo real e agir para solucionar qualquer imprevisto que ocorra aos trabalhadores.
Conheça o PontoTel: o melhor sistema de ponto digital!
O sistema para controle e gestão de equipes externas mais completo do mercado é o PontoTel, Ele fornece uma série de benefícios para o monitoramento de trabalhadores externos e está completamente alinhado às regulamentações e legislação brasileira, atendendo às regras da Portaria 671 e da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), por exemplo. Entre as vantagens, estão:
Dados da jornada em tempo real
O PontoTel fornece as informações registradas pelos colaboradores em tempo real para os gestores. Assim, é possível acompanhar tudo que está acontecendo com as equipes, inclusive utilizando filtros como locais de trabalho ou verificar um trabalhador ou time específicos.
Notificações sobre a jornada em tempo real
Além disso, o sistema também permite ativar notificações específicas sobre a jornada de trabalho. Desta forma, qualquer movimentação nova que for registrada por um funcionário ou por uma equipe será avisada imediatamente para o gestor responsável.
Tanto essa função quanto a anterior possibilitam que os líderes observem se existe a necessidade de tomar alguma providência, como envio de equipe extra, e, principalmente, entender se houve algum problema com o colaborador que deveria ter chego a um determinado local e não chegou.
Geolocalização
Outro benefício é a possibilidade de programar regras específicas de geolocalização. Desta forma, equipes destinadas para uma certa região (bairro, cidades e estados) só podem fazer a marcação de ponto eletrônico se estiverem dentro do local determinado. Isso traz mais segurança para as informações cadastradas pelos funcionários.
Reconhecimento facial e comando de voz
O PontoTel tem ainda uma série de ações para aumentar ainda mais a segurança, com um sistema anti-fraude para garantir a autenticidade dos dados. Entre elas, a função de fazer o reconhecimento do colaborador por meio de biometria facial ou comando de voz.
Painel para alocação de pessoas
Um dos desafios de gerir equipes externas é a montagem de escalas e a alocação dos colaboradores. Esta ferramenta traz ainda a funcionalidade de um painel para facilitar a visualização das escalas por local de trabalho, possibilitando o controle inteligente da alocação do pessoal, de acordo com a necessidade de cada ponto.
Além de todas essas funcionalidades, o sistema PontoTel ainda facilita o fechamento da folha de pagamento, e fornece uma série de relatórios completos para facilitar a análise de desempenho e observação de diversas métricas do Recursos Humanos.
Conclusão
O monitoramento de equipe externa, portanto, é um desafio das empresas, e deve ser pensado de forma estratégica para que a produtividade dos colaboradores não impacte negativamente nos resultados do negócio.
Uma das formas de fazer esse acompanhamento é por meio do controle de jornada de trabalho, que, com o auxílio da tecnologia, hoje conta com opções de sistema para controle e gestão de equipes externas.
Além de conseguir acompanhar os índices de jornada, controlando dados como quantidade de hora extra e taxa de absenteísmo, ainda é possível entender quais pontos externos precisam de mais colaboradores ou quando há excesso de profissionais em um único local.
Essas ações permitem que a empresa tenha uma equipe mais organizada, além de reduzir custos desnecessários.
Quer saber mais sobre gestão de pessoas? Acompanhe o blog PontoTel e fique por dentro de todas as novidades.
