O controle de jornada de trabalho é uma das atividades mais desafiadoras na rotina empresarial, impactando diretamente a eficiência do RH e o fechamento correto da folha de pagamento. Por isso, a migração para o ponto digital tem se tornado uma realidade.
A migração para o ponto digital consiste na automatização do processo de controle de jornada dos funcionários. Com o ponto digital, o registro e a gestão de dados de entrada, saída, intervalos e horas extras do funcionário são feitos online, em tempo real.
Conforme a pesquisa “O Cenário do RH no Brasil”, 68,7% dos recursos de automação do setor são destinados a tecnologias que contribuem com o fechamento da folha de pagamento, como os sistemas de ponto.
Sabendo da importância da adoção de novas tecnologias para otimizar o tempo dedicado a tarefas burocráticas no RH, este artigo vai tratar da importância da migração para o ponto digital, abordando os tópicos abaixo:
- O que é ponto digital e como ele funciona?
- Ponto manual, eletrônico e digital: qual a diferença?
- Por que migrar para o ponto digital?
- Passo a passo: como migrar para o ponto digital?
- Como a Pontotel facilita a migração para o ponto digital
Boa leitura!
O que é ponto digital e como ele funciona?
O ponto digital é um modelo de controle de jornada baseado em tecnologias que automatizam a gestão de jornada. Esse sistema substitui o ponto tradicional a partir de dispositivos eletrônicos que digitalizam os registros e o tratamento dos dados.
A migração para o ponto digital funciona de forma automatizada, utilizando dispositivos e sistemas que permitem um controle de informações em tempo real, com acesso aos dados de jornada em nuvem, via celular, tablets ou computadores.
O sistema de registro eletrônico baseia-se em recursos tecnológicos tanto no controle de ponto dos funcionários — biometria, reconhecimento facial e aplicativos — como no tratamento de dados — geração de relatórios e cálculos automatizados da folha de pagamento.
O que diz a legislação?
A CLT e a Portaria 671 são as referências trabalhistas que embasam as obrigatoriedades em torno do controle de jornada. O art. 74 da CLT destaca que empresas com mais de 20 funcionários precisam realizar, de forma obrigatória, a gestão de ponto dos colaboradores:
“Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados.
§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso”
Já a Portaria 671 é quem traz as regras relacionadas ao uso de sistemas eletrônicos de controle de jornada, como o ponto digital. A portaria destaca que existem três tipos de sistema, que podem ser utilizados pelas empresas e devem registrar as marcações efetuadas fielmente:
“Art. 75. No caso de opção de anotação do horário de trabalho em registro eletrônico, é obrigatório o uso de um dos seguintes tipos de sistema de registro eletrônico de ponto:
I – sistema de registro eletrônico de ponto convencional: composto pelo registrador eletrônico de ponto convencional – REP-C e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto;
II – sistema de registro eletrônico de ponto alternativo: composto pelo registrador eletrônico de ponto alternativo – REP-A e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto;
III – sistema de registro eletrônico de ponto via programa: composto pelo registrador eletrônico de ponto via programa – REP-P, pelos coletores de marcações, pelo armazenamento de registro de ponto e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto”
Ponto manual, eletrônico e digital: qual a diferença?
A CLT diz que a anotação da hora de entrada e de saída dos funcionários deve ser realizada em registro manual, mecânico ou eletrônico.
A Portaria 671 fala sobre a migração para o ponto digital e coloca o REP-P como uma das opções do sistema eletrônico, que funciona via programa, em nuvem. Mas quais as principais diferenças entre esses sistemas?
Na tabela abaixo, é possível conferir tudo sobre eles para poder escolher o que mais se adequa ao perfil da empresa.
| Diferenças | Ponto manual | Ponto eletrônico | Ponto digital |
| Funcionamento | Registro de dados em folha de ponto física ou planilha de Excel, tudo realizado manualmente. | Utiliza equipamentos eletrônicos, como o relógio de ponto, em que o colaborador registra sua jornada por biometria. | Os registros de jornada são realizados por meio de aplicativos ou web, em nuvem. |
| Flexibilidade | O colaborador precisa ter acesso à folha de ponto ou ao arquivo do Excel para realizar o registro, que costuma estar disponível na empresa. | É necessário estar na sede da empresa para fazer o registro no relógio de ponto. | O registro pode ser realizado remotamente, pelo celular, tablet ou computador. |
| Custo | Baixo custo de investimento. | Alto custo de investimento, já que é necessária a instalação de equipamentos físicos na empresa. | Custo operacional reduzido em relação ao ponto eletrônico, já que o sistema funciona em nuvem. |
| Segurança | Passível de erros humanos e fraudes. | Vulnerável a falhas técnicas no equipamento | Possui medidas antifraude, além de backups automáticos e adequação às regras da CLT e Portaria 671. |
| Geração de relatórios | Só pode ser criado manualmente. | Possui limitações e não oferece dados personalizáveis. | Relatórios customizáveis e em tempo real. |
| Integração e cálculos | Sistema e cálculos realizados manualmente, passíveis de erros | Sistema de registro voltado ao controle de ponto, exigindo a contratação de um sistema de folha de pagamento. | Plataforma facilmente integrada à folha de pagamento, com a gestão centralizada em um único sistema. |
Por que migrar para o ponto digital?
A migração para o ponto digital pode trazer uma série de benefícios para a rotina diária da empresa, desde facilidades para os colaboradores registrarem o ponto até redução de erros manuais em função da automatização do controle de jornada.
Conheça, a seguir, algumas das vantagens da migração para o ponto digital.
Redução de custos e erros humanos
A migração para o ponto digital automatiza todo o processo que envolve a gestão de jornada dos colaboradores, do registro ao tratamento de dados. Com isso, ele elimina as chances de erros humanos e otimiza o tempo gasto com correções.
Além disso, há uma redução de custos operacionais com o ponto digital em relação ao modelo tradicional. Isso porque ele funciona em nuvem, sem que haja a necessidade de gasto com papel ou equipamentos físicos instalados na empresa.
Flexibilidade para diferentes modelos de trabalho
Uma das principais vantagens da migração para o ponto digital é a flexibilidade. Por ser um sistema que funciona online, em nuvem, todo o processo pode ser acessado por colaborador e empresa remotamente, a qualquer hora ou lugar.
Essa vantagem facilita a adoção de diferentes modelos de trabalho pela empresa — teletrabalho, trabalho externo, home office — e faz com que ela tenha um controle eficaz dos dados. Isso porque o funcionário pode realizar os registros online, sem a necessidade de estar fisicamente na organização.
Automatização de processos no RH
A migração para o ponto digital automatiza processos burocráticos no RH relacionados ao controle de jornada dos funcionários. Uma série de atividades manuais passou a ser realizada de maneira automática, reduzindo o tempo de execução e retrabalhos.
Além disso, a automatização garante maior segurança no armazenamento de informações, com documentos armazenados em nuvem e acessíveis em tempo real.
Facilidade na gestão de banco de horas e horas extras
A migração para o ponto digital simplifica o acesso às informações, tornando simultânea a gestão de banco de horas e horas extras. Com isso, a visualização e as tomadas de decisões quanto a horas trabalhadas passam a ser mais estratégicas e assertivas.
Isso contribui para que a empresa elimine custos desnecessários com horas extras e avalie a necessidade de realizá-las, a partir de dados concretos gerados continuamente pelo ponto digital.
Personalização de relatórios para análise estratégica
A migração para o ponto digital pode ainda permitir uma personalização de relatórios para análise estratégica, conforme as necessidades da empresa.
Esse sistema em tempo real aponta importantes insights quanto a rotatividade, absenteísmo e atrasos, e analisa a produtividade dos funcionários.
A partir destes dados, a empresa pode detectar problemas rapidamente, como sobrecarga de trabalho e horas extras excessivas, tomando decisões estratégicas e até mesmo preventivas de forma rápida e eficaz.
A associada de recrutamento psicóloga organizacional Lara Avelino destaca a importância da utilização de relatórios nas tomadas de decisões:
“A partir de relatórios, temos a possibilidade de trazer, aumentar e alimentar inúmeros indicadores que realmente nos ajudarão a tomar decisões mais assertivas e embasadas. Isso nos permite chegar, como RH, junto à diretoria e à gestão mais alta da empresa”
Passo a passo: como migrar para o ponto digital?
A migração para o ponto digital deve fazer parte de uma ação estratégica da empresa, que conta com alguns passos essenciais, como a visualização das necessidades da organização, e a escolha da melhor tecnologia e facilidades para a transição do sistema.
A seguir, conheça um passo a passo para realizar a migração para o ponto digital de forma correta.
Avalie as necessidades da sua empresa
O primeiro passo para a migração correta para o ponto digital é avaliar as principais necessidades da empresa. Para isso, é imprescindível mapear os processos atuais, identificando o atual modelo de controle de ponto, os erros e as dificuldades.
Avaliando as informações coletadas, o gestor deve definir os objetivos claros do ponto digital e os resultados que ele deve trazer à rotina organizacional. Esse levantamento e avaliação é determinante para escolher o ponto adequado.
Escolha um software confiável e personalizável
O segundo passo é escolher um software confiável e personalizável, que atenda às demandas legais e técnicas.
O gestor precisa pesquisar o mercado e os sistemas disponíveis, verificar as funcionalidades da ferramenta e avaliar se o ponto digital atende às necessidades da empresa.
É essencial que o sistema esteja adequado às leis trabalhistas, seja flexível e móvel, integre-se facilmente ao sistema da folha de pagamento da empresa e ofereça suporte técnico e atualização regulares.
Planeje a transição com a equipe
Para usufruir todos os benefícios da migração para o ponto digital, os colaboradores precisam ser inseridos no processo de migração do sistema de controle de jornada. Para isso, é necessário promover formações sobre os benefícios e as facilidades do ponto digital.
Demonstrações de como o sistema funciona e suas vantagens ajudam a engajar os colaboradores na transição, permitindo o uso correto do novo sistema e facilitando a criação de um cronograma, em fases, para implementação da plataforma sem possíveis resistências.
Implemente e monitore os resultados
Ao longo do processo da implementação e principalmente do uso do ponto digital, é importante que os gestores monitorem os resultados do novo sistema. Essa avaliação é fundamental para a correção de erros e identificação de pontos de melhoria.
O monitoramento dos resultados mostra, ainda, se os objetivos com a migração para o ponto digital foram alcançados, e se de fato a automatização contribuiu para a minimização de erros, a otimização do tempo e a redução dos custos com a gestão de jornada.
Como a Pontotel facilita a migração para o ponto digital
A Pontotel é uma plataforma de ponto digital que utiliza tecnologia de ponta aliada a recursos para uma gestão humanizada.
Nosso sistema reúne todas as informações de jornada em um único lugar, do registro ao tratamento e à gestão de dados. Assim, as rotinas do RH se tornam mais produtivas, tranquilas e assertivas.
Saiba como a Pontotel facilita a migração para o ponto digital.
Funcionalidades: biometria, geolocalização e mais
Nossa plataforma oferece todas as funcionalidades de um sistema de ponto digital altamente tecnológico, com múltiplas formas de registro: reconhecimento facial, senha, geolocalização, foto e voz, flexibilizando a escolha dos mais diversos modelos de trabalho.
Além disso, o sistema da Pontotel conta com medidas antifraude que garantem a autenticidade das marcações, evitando erros ou retrabalho nos cálculos e no fechamento da folha de pagamento.
Interface intuitiva e suporte especializado
Em poucos cliques na plataforma da Pontotel, o RH tem acesso, em tempo real, a uma grande quantidade de informações das jornadas do colaborador, por meio de uma interface intuitiva do sistema, que pode ser acessada via celular, tablet ou computador.
Também oferecemos suporte com atendimento humanizado e implementamos a ferramenta conforme as necessidades da sua empresa, com acompanhamento próximo dos nossos especialistas.
Ainda, é possível ter acesso a tutoriais com vídeos do sistema e FAQ online, além de contar com um gerente de projeto, se necessário.
Integração com folha de pagamento e outros sistemas
O sistema da Pontotel foi desenvolvido para atender a todas as necessidades da sua empresa em relação à gestão de ponto. Por isso, ele possui uma tecnologia para otimizar o controle de jornada que facilmente se integra a folha de pagamento e outros sistemas.
Assim, nosso recurso atende às particularidades da sua organização, gerando maior eficiência em diversos processos, do registro de ponto ao controle de dados da folha de pagamento!
Conheça a Pontotel!
Ficou interessado no ponto digital da Pontotel? Então, preencha o formulário abaixo e aguarde o contato de um de nossos especialistas para te apresentar mais detalhes da nossa plataforma.
Conclusão
O ponto digital, como visto, é uma excelente ferramenta para que a empresa consiga otimizar os processos que envolvem a gestão de jornada. Com um sistema alocado em nuvem, fica mais fácil acessar dados em tempo real e tomar decisões rapidamente.
Este conteúdo apresentou os principais benefícios da migração para o ponto digital, que vai da redução dos erros humanos à flexibilização no registro de ponto e na gestão de dados, que podem ser realizados remotamente por meio de dispositivos móveis.
Também foi explicado que é fundamental seguir um passo a passo para fazer a migração para o ponto digital sem erros, com base em um mapeamento das necessidades da empresa e uma identificação dos recursos que o ponto digital pode oferecer à organização.
Por fim, foram apresentados os benefícios que o sistema Pontotel possui, aliando tecnologia de ponta a recursos que permitem uma gestão de jornada humanizada, oferecendo segurança jurídica e agilidade nas tomadas de decisões.
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