O controle de jornada é uma rotina comum e considerada uma das mais desafiadoras e burocráticas nas empresas. Por isso, para que ela seja organizada corretamente, é necessário adotar as melhores práticas na gestão de ponto. 

Essas práticas estão relacionadas a um plano de trabalho que prioriza a transparência nas relações trabalhistas, a redução de burocracias e uma tomada de decisões mais estratégica referente às jornadas dos colaboradores. 

Com a adoção das melhores práticas na gestão de ponto, a empresa consegue melhorar o dia a dia de trabalho dos funcionários e aumentar a produtividade do departamento pessoal (DP), evitando sobrecarga de trabalho, horas extras excessivas ou escalas incorretas. 

Sabendo disso, este artigo explicará como transformar uma empresa ao implementar tais práticas. Ao longo deste conteúdo, serão abordados os seguintes assuntos:

• O que é gestão de ponto?
• Por que melhores práticas são importantes na gestão de ponto?
• Quais são os desafios mais comuns na gestão de ponto?
• Quais são as melhores práticas na gestão de ponto?
• Qual é a plataforma ideal para garantir a melhor gestão de ponto?

Quer transformar sua empresa e melhorar a gestão de ponto? Então, acompanhe este artigo e tenha uma boa leitura! 

O que é gestão de ponto?

A gestão de ponto é uma rotina do departamento pessoal relacionada ao controle da jornada de trabalho dos funcionários. Ou seja, nessa tarefa, a empresa gerencia os horários de entrada, saída, intervalos e horas extras dos colaboradores.

Essa atividade é essencial para a empresa realizar o levantamento de dados a respeito da jornada mensal dos funcionários para o fechamento correto da folha de pagamento. 

Além disso, a gestão de ponto também permite que a empresa tome decisões estratégicas no cumprimento de horas extras e escalas de trabalho. 

É importante ressaltar que empresas com mais de 20 profissionais obrigatoriamente precisam realizar o controle de jornada, conforme o art. 74 da CLT: 

“Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados. 

§ 2º – Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.”

Contudo, toda e qualquer empresa pode realizar a gestão de ponto, já que, assim, a organização estará resguardada juridicamente, com dados corretos e autênticos das jornadas dos funcionários, evitando processos trabalhistas.  

Portaria 671 e a gestão de ponto

Um controle de jornada baseado nas melhores práticas na gestão de ponto exige dos gestores um conhecimento profundo em relação às diretrizes previstas na Portaria 671. Essa é a portaria que torna oficial os modelos de controle eletrônico de ponto. 

A Portaria 671, no art. 74, diz que todos os sistemas eletrônicos precisam obrigatoriamente  garantir os registros fiéis da jornada do colaborador. Já no art. 75, ela detalha os três modelos de jornada permitidos por lei, REP-C, REP-A e REP-P:

“Art. 75. No caso de opção de anotação do horário de trabalho em registro eletrônico, é obrigatório o uso de um dos seguintes tipos de sistema de registro eletrônico de ponto:

I – sistema de registro eletrônico de ponto convencional: composto pelo registrador eletrônico de ponto convencional – REP-C e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto;

II – sistema de registro eletrônico de ponto alternativo: composto pelo registrador eletrônico de ponto alternativo – REP-A e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto;

III – sistema de registro eletrônico de ponto via programa: composto pelo registrador eletrônico de ponto via programa – REP-P, pelos coletores de marcações, pelo armazenamento de registro de ponto e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto.”

Por que melhores práticas são importantes na gestão de ponto?

As melhores práticas na gestão de ponto são importantes principalmente para que a empresa se resguarde juridicamente quanto à jornada de trabalho cumprida pelos colaboradores. Isso evita erros de cálculo na folha de pagamento e até mesmo sobrecargas de trabalho. 

Confira detalhadamente alguns dos benefícios de adotar as melhores práticas na gestão de ponto da empresa.

Aumento da produtividade 

Como mencionado, o controle de jornada é considerado uma das tarefas mais difíceis e minuciosas das empresas, não permitindo erros. Sendo assim, tende a tomar bastante tempo de quem está à frente da execução dessa tarefa. 

Quando a empresa adota as melhores práticas na gestão de ponto, foca na automatização desse processo, o que consequentemente eleva a produtividade do DP. 

Afinal, muitos dos processos e cálculos, via automatização, são realizados por ferramentas tecnológicas, e o DP consegue se tornar mais produtivo e estratégico, focando em ações voltadas à gestão de pessoas e ao engajamento dos colaboradores. 

Redução de custos e burocracia

Com um controle em tempo real da jornada dos colaboradores, a empresa visualiza com maior facilidade a carga horária de trabalho desses funcionários, facilitando a tomada de decisões. 

Sendo assim, fica mais fácil evitar horas extras excessivas e até mesmo eliminar burocracias em torno desse processo, principalmente se a empresa adotar um controle de ponto eletrônico, com gestão via web e aplicativo. 

Logo, com a adoção das melhores práticas na gestão de ponto, há uma redução de custos, tanto em relação a gastos com horas de trabalho excessivas como em tempo dedicado a esta rotina, que diminui quando essa tarefa se torna mais tecnológica. 

Menos problemas trabalhistas

A empresa que preza pelas melhores práticas na gestão de ponto consegue evitar processos trabalhistas. Isso porque, em controles de jornada eletrônicos, ela está resguardada com dados autênticos da jornada do colaborador, eliminando fraudes. 

Essa prática também prevê um fechamento da folha de pagamento mais assertivo, garantindo que a empresa pague ao colaborador exatamente aquilo a que ele tem direito pelo serviço prestado. 

Quais são os desafios mais comuns na gestão de ponto?

A gestão de ponto de uma empresa é composta por uma série de desafios, que exigem da organização a implementação de boas práticas capazes de alterar os processos dessa rotina, eliminando burocracias que atrapalham a empresa a pensar estrategicamente. 

Confira alguns dos principais desafios da gestão de ponto: 

• Evitar falhas no relógio de ponto, principalmente em registros manuais; 
• Reduzir erros em cálculos na folha de pagamento, por meio da automatização;
• Eliminar fraudes nos registros, com sistemas que oferecem medidas antifraudes;
• Elevar a produtividade do DP, reduzindo as burocracias, com a tecnologia;
• Seguir as medidas legais do controle de ponto, exigidas pela CLT e pela Portaria 671;
• Organizar horas extras e gerir escalas corretamente; 
• Centralizar as informações em uma única plataforma. 

Quais são as melhores práticas na gestão de ponto?

A questão central deste artigo é justamente responder quais são as melhores práticas na gestão de ponto. Portanto, a seguir, conheça as principais. 

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Promoção da transparência

Entre as melhores práticas na gestão de ponto, está promover uma maior transparência na relação trabalhista quanto a carga horária cumprida pelos funcionários, podendo tanto o colaborador como a empresa acessar os dados de jornada em tempo real.

Isso evita informações incorretas da jornada do colaborador e fraudes de ambos os lados. 

Garantia da conformidade legal

Adotar as melhores práticas na gestão de ponto garante que a empresa esteja em conformidade legal. 

Ou seja, o controle de jornada, do registro de ponto à gestão de dados, será realizado de forma transparente e ética, além de seguir todas as regras trabalhistas da CLT e da Portaria 671.

Capacitação e treinamento

O treinamento também é um ponto importante entre as melhores práticas na gestão de ponto. Ao capacitar líderes e funcionários sobre um novo processo, a empresa evita erros nos registros de ponto e no acesso a dados, e determina regras quanto à jornada do colaborador.

Afinal, os gestores do DP estarão mais preparados para gerenciar novos sistemas de controle de ponto, realizando uma gestão de dados mais rápida e eficaz, ocasionando um fechamento mais assertivo da folha de pagamento. 

Mensuração de resultados

As melhores práticas na gestão de ponto também permitem uma identificação assertiva de informações sobre a carga horária de trabalho dos funcionários, garantindo uma mensuração de resultados, em tempo real, se o processo de controle de dados for online. 

Além disso, utilizando tais práticas, a empresa consegue identificar com rapidez possíveis faltas, atrasos ou sobrecargas que estejam impactando negativamente os resultados, podendo promover ações que mudem essa realidade.  

Análise de dados e informações

A análise de dados e informações também está entre as melhores práticas na gestão de ponto. O controle de jornada não deve ser visto como apenas uma rotina burocrática, mas, sim, como um processo capaz de fornecer informações importantes para a empresa tomar decisões. 

Logo, ao reconhecer a importância das boas práticas na gestão de jornada, a empresa começa a enxergar essa rotina de forma menos burocrática, interpretando estrategicamente esse acesso aos dados e construindo uma rotina que a beneficie. 

Automatização da gestão de ponto

Uma decisão que envolve as melhores práticas na gestão de jornada está relacionada à adoção de tecnologia para um controle de ponto automatizado, eliminando uma série de burocracias em torno deste processo. 

Inclusive, automatizando a gestão de ponto, o setor de RH pode se tornar mais estratégico e dedicado a ações voltadas à gestão de pessoas, agilizando tarefas que envolvem processos repetitivos e cálculos. 

Integração de tecnologia

A competitividade de mercado é reflexo de processos rápidos, menos burocráticos e mais estratégicos. Por esse motivo, a integração de tecnologia se torna necessária em um plano de adoção das melhores práticas na gestão de jornada. 

Quando a empresa integra o controle de jornada à tecnologia, ela não só tem acesso a dados em tempo real, mas também reduz as chances de erros, graças a processos automatizados, e facilita a tomada de decisões relacionadas às jornadas dos trabalhadores.  

Qual é a plataforma ideal para garantir a melhor gestão de ponto?

A Pontotel tem a plataforma de controle de ponto ideal para sua empresa, com um sistema de ponta focado na gestão de pessoas. Com nossa plataforma, sua empresa terá acesso a dados da jornada centralizados e em tempo real, via web ou aplicativo. 

Além disso, por meio do nosso sistema, a gestão de ponto realizada pelo setor de departamento pessoal da sua empresa ficará mais tranquila, ágil, produtiva e eficiente, sem erros no processo de cálculo ou no manuseio de dados para o fechamento da folha de pagamento. 

Afinal, com a Pontotel, todo o processo de gestão do ponto é automatizado, estando 100% alinhado às diretrizes da CLT, da LGPD e da Portaria 671. Assim, seu DP pode trabalhar com calma e equilíbrio, com a segurança jurídica da sua empresa garantida em torno dessa rotina. 

Quer saber mais sobre a nossa plataforma e adotar as melhores práticas na gestão de jornada? Entre em contato com um especialista Pontotel e solicite uma demonstração! 

Conclusão

Adotar as melhores práticas na gestão de jornada pode garantir à empresa maior segurança jurídica no controle de ponto e lhe proporcionar acesso privilegiado a informações relacionadas ao dia a dia de trabalho dos funcionários. 

Saber exatamente os horários de entrada, saída, intervalos e horas extras dos colaboradores conduz a empresa a um caminho ideal para uma tomada de decisões estratégica em relação à carga horária, evitando sobrecarga de trabalho, horas extras excessivas e muito mais. 

Em relação às melhores práticas na gestão de jornada, no entanto, é importante focar em ações que assegurem a transparência na relação trabalhista, a automatização do ponto e a integração com a tecnologia.

Integração, aliás, que depende de um sistema que garante segurança, eficiência e acesso a dados em tempo real da jornada de trabalho, como a plataforma Pontotel.

Quais medidas sua empresa adota diariamente para garantir as melhores práticas na gestão de jornada? Se quiser ler mais conteúdos como esse, referentes à gestão de jornada, acesse o blog Pontotel.