Saiba o que é a Matriz RACI e quais os benefícios de utilizá-la em seu projeto!

Organização é a palavra-chave para empresas que almejam o sucesso. Porém, para que isso seja possível é imprescindível que todos na organização saibam exatamente quais suas responsabilidades, e um método que pode ajudar neste sentido é a Matriz RACI. 

Essa ferramenta, muito utilizada no mercado empresarial, pode contribuir, de forma rápida e prática, para que os papéis dentro da empresa sejam definidos de forma clara e objetiva. 

A Matriz RACI delimita as atribuições de cada profissional para que cada um saiba o que deve fazer. Com essa ferramenta, a execução das tarefas são otimizadas, a comunicação se torna mais assertiva e os resultados passam a ser mais eficazes. 

Mas você sabe como funciona efetivamente a Matriz RACI e como utilizá-la na rotina do seu projeto? Neste artigo você vai saber: 

• O que é Matriz RACI?
• Quais os benefícios de utilizar a Matriz RACI?
• Quais os papéis e responsabilidades da Matriz RACI?
• Para que essa matriz pode ser utilizada?
• Como montar uma Matriz RACI para minha gestão?

Se interessou pelo assunto e quer saber como melhorar os seus processos na empresa? Então, siga em frente neste conteúdo e boa leitura!

O que é Matriz RACI?

Matriz RACI é uma ferramenta organizacional que busca potencializar a execução das tarefas, distribuindo de forma organizada os papéis e responsabilidades de cada um dos profissionais nos processos.

Assim, cada colaborador conhece e visualiza concretamente suas atribuições e responsabilidade nos projetos e atividades. Com essa delimitação, por meio da Matriz RACI, o tempo das tarefas são otimizados e se tornam mais assertivos e eficientes. 

O que significa a sigla RACI?

A sigla RACI é uma abreviação de quatro palavras: Responsible, Accountable, Consulted e Informed. RACI em portuês quer dizer: Responsável, Aprovador, Consultado e Informado. 

A origem oficial desse termo não é conhecida, porém existem duas teorias sobre o surgimento da Matriz RACI. 

Uma delas dá conta de que esse método surgiu no Japão nos anos 70 e outra alega que a criação partiu de um estudo da década de 80, realizado por três pesquisadores da Noruega. 

Quais os benefícios de utilizar a Matriz RACI?

O uso da Matriz RACI pode trazer diversos benefícios para a rotina da empresa, principalmente porque por meio dessa ferramenta as responsabilidades são claramente definidas em cada processo. 

Confira abaixo alguns dos principais benefícios dessa ferramenta.

• Elimina possíveis confusões entre as equipes: implementando a Matriz RACI a organização das tarefas é mais transparente, eliminando qualquer tipo de confusão sobre as obrigações de cada profissional na execução dos projetos. 

• Realiza uma divisão justa das tarefas: se existe organização no repasse das tarefas ninguém fica sobrecarregado, dado que, a divisão será assertiva e cada funcionário assumirá o seu papel, a sua função no dia a dia da organização. 

• Otimiza a execução dos projetos: a Matriz RACI consegue agilizar os processos, pois, quando as tarefas são distribuídas corretamente os colaboradores sabem exatamente o que devem fazer. Isso elimina possíveis erros na execução, otimizando o tempo de finalização dos processos e os resultados se tornam mais satisfatórios. 

• Potencializa o senso de responsabilidade: sabendo qual o seu papel nos projetos os colaboradores tendem a melhorar sua produtividade, já que conseguem enxergar sua importância nos resultados e na rotina da organização de uma forma geral. Isso acaba sanando problemas de procrastinação e aumenta o senso de responsabilidade da equipe. 

• Facilita o trabalho em equipe: com a delegação de papéis, o trabalho em equipe se torna ainda mais importante, já que os resultados dependem da boa atuação de cada um. Com a Matriz RACI existe um estímulo para que os envolvidos  nos processos mantenham um contato constante, pois, um depende do outro para que os resultados sejam atingidos. 

Quais os papéis e responsabilidades da Matriz RACI?

Agora que você já sabe o significado da sigla RACI e sua função no dia a dia da empresa,  conheça abaixo os papéis da Matriz RACI, na sua essência, destrinchando cada uma das palavras que constituem essa estratégia. 

• Responsável (Responsible): o papel do responsável na Matriz RACI é daquele profissional que de fato, na prática, executa as tarefas no processo. 

• Aprovador (Accountable): gerente, líder ou gestor, são esses cargos que ocupam o papel de “aprovador” na Matriz RACI. Isso porque são eles que costumam ter a palavra inicial para dar start numa tarefa e que acompanham de perto as entregas e resultados.  

• Consultado (Consulted): o consultado na Matriz RACI são os profissionais que possuem uma expertise em determinadas tarefas e que devem ser consultados ao longo do projeto. Eles prestam um apoio, um suporte a equipe, sugerindo mudanças e melhorias no processo. 

• Informado (Informed): cada equipe tem sua responsabilidade no projeto, porém um depende do outro para dar início ou fim a uma tarefa. O informado dentro da Matriz RACI são aqueles profissionais que devem ser informados sobre o início ou término de uma atividade

Para que essa matriz pode ser utilizada?

A Matriz RACI pode ser utilizada principalmente para definir os papéis e responsabilidades dos profissionais envolvidos em alguma tarefa ou projeto. Com a Matriz Raci a empresa consegue, então: 

• Listar tarefas;
• Organizar projetos; 
• Delegar papéis; 
• Determinar atribuições.

Como montar uma Matriz RACI para minha gestão?

Para montar uma Matriz RACI é essencial se atentar a alguns passos para que ela seja inserida de forma correta no dia a dia da empresa. Abaixo você confere algumas dicas para que a Matriz RACI se torne efetiva na sua gestão. 

Defina as atividades

Definir as atividades do projeto é o primeiro passo para aplicar a Matriz RACI de forma assertiva. A partir daí a empresa poderá definir o papel de cada um na execução das atividades de forma minuciosa.

Além disso, nesse passo o gestor consegue ter uma visão macro dos processos e de todas as atividades que devem ser executadas.

Determine as funções de cada um

O segundo passo para aplicação da Matriz RACI é identificar as funções e responsabilidades de cada colaborador no projeto. 

Após organizar o passo-a-passo de cada tarefa o líder terá como definir as funções e atribuições de cada profissional nas atividades indicadas. 

É nesse passo também que o gestor e os envolvidos no projeto podem identificar quem são os responsáveis, aprovadores, consultados e indicados. 

O ideal nessa estratégia de Matriz de responsabilidade RACI é sinalizar em cada atividade o nome dos membros da equipe ou do setor responsável por cada execução para que assim todos consigam visualizar seus papéis. 

Revise o plano

Já com as tarefas e atribuições definidas, o próximo passo para aplicação da  Matriz RACI é revisar todo o planejamento que foi traçado. 

O ideal é se reunir com os membros das equipes envolvidas para que assim seja possível sinalizar o que cada um deve fazer e também receber um feedback desses profissionais que farão parte do projeto. 

Pois assim, será possível identificar se eles realmente estão à vontade em cada tarefa e se elas realmente estão dentro do seu escopo de trabalho para que sejam executadas corretamente. 

Na revisão de plano, o gestor consegue também corrigir tarefas ou redistribuí-las entre os profissionais envolvidos. 

Além do que é nesse passo que o líder terá uma visão melhor de quando e como as tarefas serão executadas. Podendo fazer inclusive uma análise melhor dos prazos propostos inicialmente.

Dê feedbacks

A Matriz RACI também pode servir como base para os feedbacks. 

Após a conclusão do projeto e, até mesmo ao longo da execução do mesmo, o gestor pode aproveitar essa ferramenta para dar feedback individuais ou coletivos a todos os envolvidos no processo. 

Isso porque, diante da Matriz RACI é possível ter uma visualização melhor do que está sendo executado, prazos e quais são os envolvidos que estão tendo maior dificuldade para finalizar suas atividades. 

Esse feedback é importante para que a Matriz RACI seja de fato efetiva ao longo do projeto. 

Aliás, é importante não só dar um feedback, mas também abrir espaço para que os colaboradores possam opinar sobre o funcionamento da Matriz RACI. 

Sinalizando suas principais dificuldades, para que assim, a empresa possa aplicar melhorias ao longo do uso dessa ferramenta.

Como elaborar uma Matriz RACI no Excel?

Diante da facilidade e praticidade da Matriz RACI se torna extremamente possível construí-la no Excel. Basta apenas a empresa se atentar aos seguintes pontos para montá-la: 

• Anotar as atividades do processo em linhas consecutivas na vertical 
• Nomear cada um dos colaboradores que estarão envolvidos na horizontal 
• Inserir abaixo dos nomes dos profissionais e na frente das atividades quem é o responsável, aprovador, consultado e informado em cada etapa. 

Modelo Matriz RACI

*R – Responsável (Responsible)

*A – Aprovador (Accountable)

*C – Consultado (Consulted)

*I – Informado (Informed)

Conclusão

Como você pôde perceber ao longo deste artigo, planejamento e organização são algumas das palavras-chaves para o sucesso de uma empresa. Contudo, para que elas se tornem realidade é fundamental que todos na companhia estejam bem alinhados. 

Uma medida prática que você conferiu neste texto é que esse planejamento pode ser feito por meio da ferramenta Matriz RACI. 

A aplicação dela em tarefas e projetos pode facilitar a gestão dos mesmos, pois cada profissional saberá exatamente o seu papel e responsabilidade no processo. 

Assim, a empresa consegue eliminar possíveis erros na execução das tarefas, diminui a sobrecarga na equipe, eleva a produtividade e principalmente aumenta o senso de responsabilidade de cada um. 

Uma vez que, cada profissional reconhecerá sua importância para que os resultados sejam atendidos. 

Implementar a Matriz RACI, como foi dito anteriormente, é uma tarefa considerada simples, porém exige da empresa planejamento, organização e comprometimento dos envolvidos. Se essa for a base da execução da matriz, com certeza os bons resultados serão uma consequência. 

Gostou deste artigo e entendeu como a Matriz RACI pode contribuir com a rotina da sua empresa? Então, fique ligado no blog Pontotel e confira mais conteúdos que poderão lhe ajudar na gestão diária de processos.