Idealizada no Japão na década de 1970, a matriz GUT traz inúmeros benefícios para a gestão de uma empresa. Trata-se de uma forma eficiente para entender as prioridades de uma equipe na hora de resolver problemas.
Por meio de uma escala de pontuação, a matriz GUT elenca problemas e situações de acordo com o potencial de causar grandes prejuízos a uma organização. Além disso, ela ajuda a organizar a análise, fazendo com que esta seja mais objetiva.
Quer saber mais sobre a GUT e entender como essa ferramenta pode facilitar seu dia a dia na empresa? Abaixo, o assunto será amplamente abordado por meio dos seguintes tópicos:
- O que é a matriz GUT?
- Como funciona a matriz GUT?
- Como aplicar a matriz GUT?
- Por que aplicar a matriz GUT na sua empresa?
Boa leitura!
O que é a matriz GUT?
A matriz GUT é uma ferramenta utilizada na gestão corporativa para auxiliar na tomada de decisões. O termo GUT é a junção das palavras gravidade, urgência e tendência, critérios importantes para classificar problemas ou situações presentes nos negócios.
A gravidade se refere à importância ou ao impacto que o problema tem sobre a empresa ou seus clientes. A urgência se refere ao tempo que se tem para resolver o problema ou situação. E a tendência se refere à probabilidade de o problema piorar ou melhorar com o tempo.
Como a matriz GUT surgiu?
A matriz GUT surgiu no Japão nos anos 1970, e se popularizou nos Estados Unidos e na Europa nos anos 1980. Ela faz parte do movimento de gestão da qualidade, que ficou conhecido como Kaizen. A ideia era desenvolver uma ferramenta simples e eficiente para ajudar as empresas a tomar decisões de forma mais estruturada e estratégica.
Especialistas japoneses em gestão construíram o conceito. Eles foram liderados por Masao Ishikawa, que é filho de Kaoru Ishikawa, um dos principais teóricos do Kaizen e do controle da qualidade.
A matriz foi inicialmente utilizada em processos de melhoria contínua em fábricas, mas sua aplicação foi ampliada para outras áreas da empresa. Hoje em dia, todos os departamentos são capazes de aplicar a ferramenta para analisar seus processos e, a partir daí, corrigi-los se for necessário.
Como funciona a matriz GUT?
A matriz GUT é uma ferramenta simples e fácil de entender, mas que é bastante eficaz para auxiliar na tomada de decisões estratégicas, especialmente em situações em que há várias demandas e recursos limitados.
Ela ajuda a identificar os problemas que devem ser resolvidos com mais urgência, otimizando o uso de recursos e evitando que essas questões se tornem ainda mais graves no futuro. É uma ferramenta que ajuda a entender o que é ou não é prioritário dentro de determinada situação.
A análise é feita a partir de três critérios: a gravidade, a urgência e a tendência. A seguir, veja mais detalhes sobre cada um deles:
G: gravidade
O critério gravidade avalia o impacto que o problema ou situação tem sobre a empresa e seus clientes. Um problema com uma grande gravidade pode afetar negativamente a empresa, como piorar a reputação, causar prejuízos financeiros ou até mesmo pôr em risco a saúde e a segurança dos funcionários ou clientes.
Neste caso, é preciso avaliar com uma pontuação que vai de 1 a 5 qual é o tamanho do impacto neste problema. A pontuação mínima (1 ponto) é concedida a problemas que são capazes de afetar a empresa bem pouco, e 5 é destinado àqueles que podem causar situações graves.
U: urgência
A urgência diz respeito ao tempo hábil para resolver o problema ou lidar com a situação sem que ele cause danos à empresa. Ela também é avaliada em uma escala de 1 a 5, sendo que o valor mais alto indica que a situação requer uma solução mais imediata e o mais baixo diz respeito a problemas que podem esperar um pouco para ter resolução.
T: tendência
A tendência avalia a probabilidade de que o problema piore ou melhore com o tempo. Por exemplo, há problemas que podem estar em uma tendência crescente, isto é, que podem se tornar ainda mais graves no futuro se nada for feito para resolvê-los.
Por outro lado, há problemas que não se tornarão piores com o tempo. Assim como a gravidade e a urgência, a tendência é avaliada em uma escala de 1 a 5, sendo que um valor mais alto indica uma tendência de piora da situação.
Como aplicar a matriz GUT?
Para aplicar a matriz GUT, em suma, é preciso definir quais são os problemas existentes e atribuir, para cada um deles, uma pontuação de 1 a 5 para a sua gravidade, urgência e tendência de se complicar.
Defina o problema ou situação a ser avaliado
Defina primeiro qual é o problema ou a situação a ser avaliada. Se preciso, é possível definir mais de um problema ou mais de uma situação dentro de um mesmo problema. Depois disso, compare-os e entenda qual deve ser analisado primeiro.
Os problemas podem ser os mais diversos possíveis, como: de baixa produtividade, de comunicação, relacionados ao concorrente, queda nas vendas, atrasos na entrega, entre outros.
Liste os critérios de avaliação
Após dispor os problemas em uma tabela, é preciso listar também os critérios de avaliação, que são: gravidade, urgência e tendência. A partir dessa construção, será possível visualizar melhor tudo que demandará uma posterior análise.
Anote as escalas de valores para cada critério
Agora, é o momento de listar os valores a cada critério. Como mencionado, a GUT opera com os valores de 1 a 5, sendo 1 para questões que há pouca chance de piora ou importância de acordo com o critério, e 5 para problemas que têm muita gravidade, urgência para resolução ou tendência a piorar.
Avalie cada item em relação aos critérios estabelecidos
Após estabelecer as escalas, chega o momento de avaliar cada item em relação aos critérios definidos. Ou seja, é o momento de numerar o problema de acordo com as escalas de valores estabelecidas anteriormente.
Some os pontos de cada item e classifique-os
Com os critérios avaliados, é preciso, para finalizar a análise, somar os pontos de cada um deles. Por exemplo, se o “Problema 1” recebeu 4 pontos para gravidade, 5 para urgência e 3 para tendência, ele receberá um total de 12 pontos.
Se a soma dos critérios avaliados em outro problema for 10 pontos, por exemplo, quer dizer que este é menos importante que o Problema 1.
Desenvolva um plano e faça o monitoramento
Após problemas pontuados e ranqueados de acordo com a classificação GUT, é preciso definir ações necessárias para solucionar os problemas ou situações que levaram maior pontuação, pois a finalidade é resolvê-los ou gerenciá-los.
Por isso, atribua responsabilidades para cada ação necessária e estabeleça prazos para conclusões. Também monitore e avalie regularmente o progresso das ações, verificando se elas estão tendo o impacto desejado. Fazer ajustes e algumas mudanças de rotas pode ser necessário.
Por que aplicar a matriz GUT na sua empresa?
A aplicação da matriz GUT pode ser muito útil para as empresas que buscam identificar e resolver problemas de forma objetiva e efetiva, entendendo quais são suas prioridades de ação. Isso porque ela permite a identificação dos problemas mais graves e urgentes que afetam a empresa, o que a ajuda a focar esforços e recursos de forma mais eficiente.
A tomada de decisões também se torna mais objetiva, pois a avaliação dos problemas é feita a partir de critérios claros e de forma embasada, fazendo com que todo o processo seja menos influenciado por opiniões e esteja conectado ao planejamento estratégico da empresa.
A aplicação regular da matriz GUT também ajuda a empresa a identificar e resolver problemas de forma contínua, melhorando a eficiência e a efetividade dos processos. A redução de custos também é uma realidade, já que a resolução rápida de problemas graves e urgentes ajuda a evitar prejuízos financeiros.
Conclusão
Neste artigo, foi possível entender o que é a matriz GUT, uma ferramenta de gestão baseada na gravidade, na urgência e na tendência dos problemas mais presentes dentro do dia a dia empresarial.
A matriz GUT é de origem japonesa e se popularizou mundialmente a partir dos anos 1980, quando a gestão da qualidade se popularizou no país e tornou-se uma atividade essencial para medir a efetividade na produção.
Ao longo do texto, foi possível entender como aplicar a matriz GUT, como medi-la e como colocá-la em prática após análise. Essa ação requer monitoramento e acompanhamento dos resultados.
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