Uma pesquisa da PwC, com 1800 executivos, revelou que 49% das empresas não têm uma lista de prioridades, o que acaba minando os resultados da organização. Contudo, ferramentas como a Matriz de Eisenhower podem ajudar no planejamento organizacional.
Este tipo de metodologia serve para que a empresa consiga de fato colocar no papel quais suas prioridades e separar as tarefas por nível de importância. Esse tipo de organização de tarefas pode contribuir para que as metas e objetivos sejam alcançados na empresa.
Conforme indicado pela pesquisa, quem ignora as prioridades acaba patinando na rotina organizacional e tende a ficar o tempo todo corrigindo erros, procrastinando, atrasando entregas e dando atenção para tarefas que não têm tanta importância.
Até por isso, o uso de metodologias como a Matriz de Eisenhower pode ser o ponto de encontro que a empresa necessita para ser produtiva e efetiva, tanto na gestão do tempo, como na organização e delegação de tarefas.
Este artigo tratará detalhadamente sobre o que é a Matriz de Eisenhower e de que forma ela pode contribuir com a sua empresa. Você vai saber:
- O que é Matriz de Eisenhower
- Como funciona a Matriz de Eisenhower
- Quais as vantagens de usar Matriz de Eisenhower?
- Como fazer uma Matriz de Eisenhower
- Entenda a diferença entre tarefas importantes e urgentes
- Maneiras de criar sua Matriz de Eisenhower
Quer conferir mais detalhes sobre a Matriz de Eisenhower? Então, siga em frente neste conteúdo e boa leitura.
O que é Matriz de Eisenhower
A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta/metodologia organizacional que serve para as empresas determinarem quais tarefas são urgentes ou importantes e o que realmente é prioridade naquele momento.
A principal proposta dessa metodologia é facilitar a rotina da empresa, destacando quais atividades são realmente essenciais e quais podem ser deixadas de lado, para que assim as equipes não percam tempo e elevem sua produtividade.
Esse método foi criado por Dwight Eisenhower – 34⁰ presidente dos Estados Unidos – entre os anos de 1953 e 1961.
Quando foi general do exército dos EUA na Segunda Guerra mundial, Eisenhower criou a metodologia para auxiliá-lo nas tomadas de decisão, facilitando organizar as tarefas e estratégias por nível de importância.
O método ganhou fama quando citado no livro de sucesso, lançado em 1989, “Os sete hábitos das pessoas altamente eficazes” (Stephen Covey).
Por que usar técnicas de produtividade?
Toda e qualquer empresa vislumbra o sucesso e deseja que sua equipe atue de forma efetiva em cima das tarefas que lhe são determinadas, da forma mais eficiente possível.
Até por isso, que muitas tentam se basear em técnicas de produtividade, como a Matriz de Eisenhower, que podem contribuir e muito neste sentido.
Posto que, com técnicas de produtividade e metodologias ágeis a empresa eleva as chances de fazer com que o tempo de execução das tarefas seja eficaz e o desempenho dos colaboradores se torne mais efetivo. Sendo assim, as técnicas de produtividade podem ajudar a empresa a:
- Acabar com a procrastinação;
- Melhorar a comunicação interna;
- Aumentar o engajamento;
- Otimizar o tempo de execução das tarefas;
- Elevar a qualidade de execução dos projetos;
- Potencializar as chances de resultados;
- Evitar atrasos nas entregas de tarefas;
- Reduzir as chances de erros;
- Melhorar o clima organizacional e o bem-estar dos colaboradores.
Como funciona a Matriz de Eisenhower
A Matriz de Eisenhower funciona como uma espécie de gestão organizacional de projetos e que serve para determinar qual a importância e urgência de cada questão a ser resolvida. Ela funciona principalmente para contribuir com a atribuição de tarefas de forma mais assertiva.
Nesta metodologia, a empresa consegue inclusive separar as tarefas entre as que terão mais impactos nos resultados finais, se não forem resolvidas, e quais terão menos impacto. Já que assim é possível definir as prioridades a curto, médio ou longo prazo.
Até por isso, que o método é divido entre 4 quadrantes que expõem todas as tarefas e as organiza entre:
- Muito importantes e muito urgentes;
- Muito importantes e pouco urgentes;
- Pouco importantes e pouco urgentes;
- Pouco importantes e muito urgentes.
Quais as vantagens de usar Matriz de Eisenhower?
Utilizar a Matriz de Eisenhower pode ser de grande valia para que a empresa consiga organizar os trabalhos de maneira mais assertiva, focando no que realmente importa.
Neste sentido, a produtividade é elevada e o tempo de execução das tarefas é otimizado. Contudo, as vantagens da Matriz de Eisenhower não param por aí, confira mais alguns benefícios dessa ferramenta abaixo.
Facilidade de uso
Uma das grandes vantagens da Matriz de Eisenhower é sua facilidade de uso. Essa metodologia pode ser construída até mesmo numa folha de papel onde o gestor utilizará os quadrantes para definir o que é importante e urgente.
Economia em software
Sua facilidade de uso traz também uma economia para investimentos em softwares ou sistemas mais complexos que permitam sua implementação.
Afinal, como dito no tópico acima, uma folha de papel já é suficiente para construir e organizar esse método no dia a dia da companhia. Sendo assim, ela se torna acessível, no sentido de implementação, para sustentar qualquer empresa ou processo organizacional.
Redução de tempo
Outra vantagem para quem utiliza a Matriz de Eisenhower está na redução de tempo na execução de tarefas que essa metodologia pode oferecer quando implementada.
Isso ocorre, pois, a partir dela existe um gerenciamento melhor das tarefas, sem que a empresa precise ficar perdendo tempo no que não importa de fato. A partir daí, as tarefas são realizadas de forma mais assertiva e por ordem de prioridade.
Definição de prioridades
Esse é o principal objetivo da Matriz de Eisenhower e também uma das suas grandes vantagens: a definição de prioridades.
Com essa ferramenta a empresa faz com que seus processos organizacionais sejam mais organizados, definindo objetivamente o que é prioridade, importante, urgente e deixando em segundo plano aquelas tarefas não tão essenciais para os resultados.
Por meio da Matriz de Eisenhower fica claro o que precisa ser entregue rapidamente e o que pode esperar no processo de execução das tarefas.
Eleva a produtividade
Com a redução do tempo das tarefas e uma definição de prioridades, via Matriz de Eisenhower, a produtividade é elevada. Isso porque a partir desta estratégia, no uso dessa ferramenta, a empresa voltará suas atenções para tarefas que realmente importam.
Evitando assim, perder tempo em tarefas menos importantes e que podem ser executadas a longo prazo, sem ser prioridade naquele momento específico.
Menos procrastinação
A eliminação da procrastinação também é uma grande vantagem para empresas que se utilizam da Matriz de Eisenhower.
Afinal, se as tarefas são organizadas, a gestão de tempo e a delegação de tarefas se torna mais eficaz e os colaboradores sabem exatamente em que tarefas precisam atuar com mais afinco e dedicação.
Reduzindo assim, as chances de se dedicarem a tarefas que não tem importância e até mesmo ficarem perdidos sem saber o que priorizar. Com a Matriz de Eisenhower tudo é bem organizado e objetivamente exposto, entre tarefas importantes ou urgentes.
Como fazer uma Matriz de Eisenhower
Agora que você já sabe o que é, as vantagens e como usar a Matriz de Eisenhower, chegou o momento prático, de saber exatamente como construí-la, para conseguir definir as prioridades corretamente.
Construa a Matriz de Eisenhower
Construa o plano cartesiano, fazendo um desenho em formato de um grande quadrado e dividindo ele em 4 eixos. Traçando uma linha vertical – importante – e uma horizontal – urgente. Após esse desenho, é importante entender cada quadrante do desenho.
A partir daí, basta separar as tarefas entre:
Muito importantes e muito urgentes
Esta é uma das áreas do desenho com maior nível de prioridade. Nele o gestor irá inserir as tarefas com prazo curto para finalização e que não podem ser adiadas de forma alguma. Até por isso, é o foco principal de execução da equipe.
Muito importantes e pouco urgentes
Esse espaço é reservado para tarefas que não tem uma prioridade tão alta e costumam ser de médio a longo prazo. Desse modo, o gestor tem maior liberdade para criar um planejamento e agendar uma data para estas entregas.
Pouco importantes e pouco urgentes
As tarefas pouco importantes e pouco urgentes são aquelas que podem ser deixadas de lado, ou seja, a empresa não precisa perder tempo com elas e deve deixá-las para depois. Não há pressa para terminá-las e podem ser executadas a longo prazo.
Pouco importantes e muito urgentes
As tarefas que têm um prazo apertado para execução se encaixam neste quadrante. Elas não são tão importantes de uma forma geral, naquele momento, mas precisam ser resolvidas rapidamente, com certa urgência.
É comum que neste caso as tarefas sejam delegadas a profissionais que não estão à frente da execução das tarefas muito importantes e muito urgentes.
Entenda a diferença entre tarefas importantes e urgentes
A pesquisa Coherence Profiler da Strategy&, da PwC, mostrou que 64% dos líderes globais afirmam que a rotina das suas empresas é baseada no conflito de prioridades, ou seja, não é possível distinguir tarefas importantes e urgentes, das que não importam de fato.
Até por isso, se mostra essencial saber diferenciar importante de urgente. Urgente está ligado a prazo de execução. Isto é, se uma tarefa é urgente, com certeza a empresa tem uma data específica e curta para entregá-la.
Esse tipo de tarefa acaba se tornando prioridade número 1 na empresa. Diferente do conceito de tarefas importantes, que são aquelas que permitem um prazo de entrega maior e que estão dentro de um planejamento previamente definido.
Em muitos casos, tarefas importantes podem se tornar urgentes, principalmente se a empresa perde prazos de entrega ou se a procrastinação se torna uma rotina na companhia.
Maneiras de criar sua Matriz de Eisenhower
A Matriz de Eisenhower é extremamente acessível e fácil de ser construída no dia a dia da empresa. Existem duas maneiras comuns para criar essa metodologia. A seguir você confere quais são elas.
Excel
O Excel é uma boa alternativa para quem busca utilizar a Matriz de Eisenhower no dia a dia da sua empresa. Via planilha a empresa consegue acompanhar mais de perto o andamento dos projetos e definir o que é urgente e importante.
Nessa construção, algumas informações devem fazer parte dessa planilha:
- Registro de tarefas;
- Definição entre tarefas importante e urgentes;
- Nome do profissional responsável e setores;
- Status das tarefas.
Desenho livre
Além do Excel, a Matriz de Eisenhower também pode ser construída com desenho livre. Essa é uma forma mais simples de aplicação, que pode ser feita em uma folha de papel ou até mesmo num quadro branco, que fique visível para toda a equipe.
Lembrando que ao se utilizar do desenho livre, é importante seguir o padrão já citado no tópico de “Como fazer a Matriz de Eisenhower”.
Isso quer dizer que se torna necessário seguir a estrutura do método, criando os quadrantes, passando a linha de importância e urgência e inserindo manualmente cada tarefa dentro deles, conforme nível de importância e urgência.
Conclusão
Conseguir uma boa gestão de tempo para a execução das tarefas e organizar bem o que é prioridade ou não, são pontos essenciais para as empresas que almejam o sucesso.
Neste artigo, você conheceu uma ferramenta que pode ser aliada neste desafio de conseguir elevar a produtividade por meio de uma boa organização das tarefas e delimitação da importância de cada uma, a Matriz de Eisenhower.
Mesmo sendo um método com mais de 30 anos de existência, a Matriz de Eisenhower é extremamente funcional dentro da rotina empresarial, e o melhor é que pode ser facilmente aplicada, podendo ser construída até mesmo em uma folha de papel.
Sendo assim, se a sua empresa busca elevar a produtividade dos colaboradores e reduzir o tempo de execução das tarefas, eliminando tudo aquilo que lhe faz perder tempo, é importante apostar em métodos como a Matriz de Eisenhower.
Pois, com esse tipo de ferramenta as tomadas de decisão se tornam mais assertivas e objetivas.
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