Negligenciar a gestão da empresa pode levá-la à falência. Para evitar esse cenário, os gestores devem investir em várias estratégias. Uma das mais importantes é o mapeamento de processos.
Esse método permite a criação de um mapa estratégico do fluxo de trabalho, facilitando a identificação de gargalos e pontos de melhoria. Com isso, a empresa consegue realizar os ajustes necessários para se tornar mais eficiente, produtiva e competitiva.
Dessa forma, é possível evitar os cenários apresentados pelo Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE). Segundo o órgão, problemas de gestão são um dos principais motivos que levam 49,4% das empresas brasileiras a fecharem as portas em até três anos.
Mas como mapear processos da forma correta pode evitar esse problema? Para responder essa pergunta e explicar como fazer o mapeamento de processos, este artigo abordará os seguintes tópicos:
- O que é mapeamento de processos?
- Principais tipos
- Benefícios do mapeamento de processos
- Como criar um mapeamento de processos?
Boa leitura!
O que é mapeamento de processos?
O mapeamento de processos é uma técnica que facilita a visualização, análise e compreensão de todas as etapas e interações de um fluxo de trabalho. Por meio de elementos como formas, cores e textos, essa abordagem ilustra o fluxo operacional, desde as etapas iniciais até a conclusão de uma atividade.
Essa prática pode ser aplicada a processos físicos, como a linha de produção de uma indústria, e a procedimentos administrativos, como a aprovação de documentos por gestores.
Para que serve o mapeamento de processos?
O mapeamento serve para fornecer uma visão clara e detalhada de como os processos ocorrem. Por isso, ele envolve a identificação de todas as etapas, subprocessos, entradas, saídas e recursos envolvidos.
Além disso, essa técnica permite a detecção de gargalos, repetições desnecessárias e atrasos que podem estar impactando negativamente a operação ou o fluxo de trabalho. Assim, é possível realizar uma reengenharia trazendo melhorias que aumentam a eficiência e a produtividade das equipes.
Essa metodologia também pode ser utilizada para melhorar a comunicação interna e otimizar a gestão de projetos. Além dessas aplicações, o mapeamento contribui para a padronização de processos e fornece uma base sólida para a documentação e o treinamento de colaboradores.
Principais tipos
Existem vários tipos de mapeamento que podem ser utilizados para representar, analisar e otimizar os fluxos de trabalho na organização. Cada um tem suas particularidades e, por isso, é mais indicado para situações específicas. Conheça a seguir os principais tipos dessa técnica:
Fluxograma
O fluxograma é uma das formas mais simples e populares de mapeamento. Ele utiliza símbolos padronizados, como retângulos, losangos e setas, para ilustrar o início, o meio e o fim do fluxo de trabalho. Esse modelo destaca as entradas (o que inicia o processo), as tarefas realizadas (etapas intermediárias) e as saídas (resultado).
Devido à sua simplicidade, o fluxograma facilita a identificação de problemas, repetições e oportunidades de melhoria. Ele também é de fácil compreensão e contribui para a padronização e documentação de processos. Por essas razões, ele é ideal para representar fluxos lineares e rotineiros.
Mapa de processos de negócios (BPMN)
O BPMN (Business Process Model and Notation) é uma abordagem mais detalhada e estruturada, usada para descrever processos organizacionais complexos. Ela é amplamente adotada e reconhecida internacionalmente, o que facilita sua interpretação por profissionais de diferentes áreas e nacionalidades.
Essa técnica utiliza símbolos e cores padronizados para representar fluxos de trabalho com múltiplas etapas, interações entre departamentos e processos paralelos. Dessa forma, qualquer pessoa familiarizada com esse modelo consegue entender a sequência de atividades representadas graficamente.
O uso dessa técnica permite a criação de mapas que facilitam a integração de novos funcionários e a compreensão de processos por clientes internos e externos. Por conta dessas características, ela é muito utilizada em projetos de melhoria de processos e automação.
Matriz SIPOC
A matriz SIPOC fornece uma visão geral e estruturada de um processo. Para isso, ela representa os principais elementos envolvidos no fluxo de trabalho, destacando quem fornece os insumos, quais são as entradas e saídas, e quem são os clientes finais.
Essa técnica é indicada principalmente para fases iniciais de projetos de melhoria, uma vez que ajuda a entender o escopo do processo e os elementos-chave antes de se aprofundar nos detalhes operacionais.
Diagrama de raia
O diagrama de raia, também conhecido como diagrama de swimlane, é um tipo de fluxograma funcional que divide as atividades do processo em “raias” (faixas horizontais ou verticais).
Cada raia representa um participante, como uma equipe, um departamento ou um indivíduo responsável por determinadas atividades. Esse diagrama é indicado para representar fluxos de trabalho que exigem a colaboração entre vários setores.
Afinal, ele especifica quem é o responsável por cada etapa do processo, o que facilita a gestão do projeto e a identificação de ineficiências. Esse método ainda pode ser utilizado para treinar funcionários e estimular a responsabilização dos colaboradores.
Diagrama de cadeia de valores
O diagrama de cadeia de valores, também chamado de Mapeamento do Fluxo de Valor (Value Stream Mapping — VSM), é uma ferramenta de gestão que permite analisar todas as etapas envolvidas na entrega de um produto ou serviço ao cliente.
Ele funciona como uma representação gráfica do fluxo de materiais e informações de uma cadeia produtiva, desde os fornecedores até os clientes finais. Para isso, utiliza símbolos para ilustrar cada fase do processo, destacando as atividades que agregam valor e aquelas que representam desperdícios.
Essa técnica é amplamente utilizada em projetos que seguem metodologias como Lean Manufacturing e Lean Office, auxiliando na identificação de gargalos, desperdícios e oportunidades de melhoria.
Benefícios do mapeamento de processos
Empresas que mapeiam seus processos aproveitam várias vantagens. Quando essa técnica é aplicada corretamente, ela promove a organização e otimização das operações. Isso ocorre porque o mapeamento facilita a visualização de todas as etapas do fluxo de trabalho, representadas de forma organizada e estruturada.
Essa ilustração organizada facilita a identificação de problemas, desperdícios e pontos de melhoria. Como resultado, processos complexos podem ser simplificados, aumentando a produtividade e reduzindo custos operacionais.
Além disso, essa técnica melhora a comunicação entre as partes envolvidas, permite a padronização de atividades, e estimula a documentação de ações e a otimização de planejamentos de projetos.
Essas vantagens também facilitam o onboarding de novos colaboradores. Isso impacta diretamente o trabalho do setor de Recursos Humanos (RH), como explica Lara Avelino, analista de RH e psicóloga organizacional:
“Nós do RH precisamos desenvolver os colaboradores e, para isso, é fundamental um onboarding robusto. Isso envolve fornecer informações sobre o produto para que eles possam entender o dia a dia, compreender as políticas e a cultura da empresa, discernir o que faz sentido, o que é permitido e o que não é. Todas as empresas têm suas próprias leis, regras e normas. Portanto, é possível e necessário que o colaborador saiba onde encontrar essas informações.”
Por conta desses benefícios, o uso dessa técnica estimula a produtividade, a eficiência e a melhoria contínua do negócio. Assim, a empresa se torna mais competitiva e sustentável no longo prazo.
Como criar um mapeamento de processos?
O mapeamento de processos varia conforme a metodologia utilizada e envolve várias etapas além da simples criação do mapa. Confira a seguir o passo a passo básico para fazer esse mapeamento.
- Defina o que será mapeado: priorize os processos com maior impacto no negócio ou que apresentam problemas evidentes. Ferramentas como a matriz GUT podem ajudar a fazer essa escolha;
- Monte o mapa: desenhe a sequência de atividades do processo, seguindo a metodologia escolhida, como BPMN ou diagrama de raia. Para isso, consulte e envolva as pessoas que executam o processo no dia a dia, já que elas conhecem os detalhes de cada operação;
- Confirme as informações: revise se todos os elementos estão corretos e alinhados à cultura organizacional da empresa;
- Valide o mapeamento: apresente o mapa construído para os colaboradores envolvidos e o responsável pelo processo, como o gestor ou líder da área. Isso garante que o mapa é preciso e todos compreendem e concordam com sua representação;
- Monitore o processo mapeado: utilize indicadores-chave de desempenho (KPIs) para monitorar continuamente o processo. Isso permite ajustes estratégicos para garantir que o fluxo de trabalho continue eficiente e atenda aos objetivos do negócio.
Conclusão
O mapeamento de processos é uma técnica utilizada para representar graficamente os fluxos de trabalho de uma empresa. Isso facilita a visualização, a organização e o ajuste de cada etapa, subprocesso e insumo envolvido ao longo da sequência processual.
Essa prática permite que todas as partes envolvidas compreendam o fluxo de trabalho, executem suas funções e identifiquem possíveis problemas. Assim, é possível fazer os ajustes necessários para otimizar as operações, garantindo que elas se tornem mais eficientes, ágeis e produtivas.
Para fazer esse mapeamento, a empresa pode utilizar diferentes metodologias, como o fluxograma e a matriz SIPOC. Independentemente do método escolhido, é importante definir previamente o processo que será estudado e fazer seu monitoramento. Isso é fundamental para garantir a melhoria contínua das operações.Gostou do conteúdo? Confira outros artigos sobre gestão de empresas no blog Pontotel!
