O manual do funcionário pode passar despercebido tanto pelos colaboradores quanto pelos líderes das empresas. Afinal, não é um arquivo que os profissionais usam todos os dias nem algo que faz parte das operações rotineiras.
Mas acontece que, quando bem elaborado, o manual pode evitar uma série de problemas desde o início da jornada de um funcionário, principalmente em questões relacionadas a mal-entendidos sobre regras, políticas e benefícios da empresa.
Segundo a pesquisa “Panorama do Treinamento no Brasil”, as empresas brasileiras gastam em média R$ 1.012 em treinamento por colaborador. É um investimento que precisa gerar retorno, mas em vez de depender de treinamentos extensos, as empresas podem investir em materiais de suporte bem estruturados.
Então, mesmo que ele não seja o documento mais visível no dia a dia, o manual do funcionário merece um espaço de destaque no planejamento estratégico das empresas. Confira o que será explicado mais adiante sobre como elaborar esse documento:
- O que é o manual do funcionário?
- Benefícios do manual do funcionário para a empresa
- Quais empresas devem ter um manual do colaborador?
- Como fazer um manual do funcionário?
- Impacto do manual do funcionário na ambientação de um novo colaborador
Melhore o desempenho das equipes com um bom manual do funcionário!
O que é o manual do funcionário?
O manual do funcionário é um documento elaborado pela equipe de recursos humanos para centralizar as informações-chave sobre a empresa e fazer com que o colaborador entenda como funciona a organização que o contratou.
Assim que um colaborador é admitido, ele recebe esse documento. O conteúdo do manual pode variar conforme a cultura e o segmento da empresa, mas, em geral, ele cobre regras sobre políticas internas, benefícios, código de conduta e processos administrativos.
Por que o manual do colaborador é importante?
Nem tudo o que um colaborador precisa saber está escrito no manual. Muitas coisas o profissional vai aprender na prática, mas o manual do colaborador tem um papel único: ele é o ponto de partida que orienta o essencial para que a adaptação seja mais tranquila.
As primeiras diretrizes no processo de onboarding podem ditar como será a experiência do novo colaborador, como explica Tuanny Honesko, coordenadora de marketing da Feedz: “O colaborador precisa de treinamento, de um processo de onboarding eficaz, para compreender o que está acontecendo e se sentir bem-vindo e acolhido”.
Benefícios do manual do funcionário para a empresa
A elaboração de um manual do funcionário pode trazer diversos ganhos organizacionais. Por estabelecer normas que facilitam a integração e a operação na empresa, os principais benefícios que esse documento pode oferecer são:
- Definir expectativas relacionadas ao desempenho dos colaboradores;
- Reduzir ambiguidades e conflitos interpessoais no trabalho;
- Estabelecer os canais de comunicação utilizados, as responsabilidades de reporte e os protocolos de feedback;
- Assegurar que as políticas de segurança do trabalho e as regulamentações legais sejam comunicadas a todos;
- Comunicar e reforçar a missão, visão e valores da empresa.
Em resumo, o manual do funcionário pode ser um instrumento que contribui para a eficiência operacional, o alinhamento cultural e a conformidade legal da empresa.
Quais empresas devem ter um manual do colaborador?
O manual do colaborador não é um documento obrigatório por lei, e não existe uma regra sobre quais setores devem ou não o adotar. No entanto, é recomendável que todas as empresas que possuem funcionários tenham um manual.
Para as empresas grandes, as orientações podem variar de um setor para outro, e o manual garante que todos estejam alinhados com as mesmas diretrizes, o que evita a formação de silos organizacionais.
Como fazer um manual do funcionário?
Embora a equipe de RH seja a principal responsável por elaborar e disseminar o manual do funcionário aos colaboradores, a elaboração do documento envolve a participação de diversas áreas da empresa.
A área de Segurança do Trabalho, por exemplo, pode assegurar que as diretrizes de segurança estejam bem claras no manual, enquanto os gestores de equipe podem fornecer informações sobre as expectativas e responsabilidades específicas de cada função
A seguir, entenda mais detalhes sobre o que abordar no manual, o que evitar e como compartilhar o documento com os colaboradores.
O que abordar no manual?
É importante lembrar que o manual do funcionário deve ser um guia prático e acessível. Por isso, alguns tópicos que não podem faltar:
- História da empresa, missão, visão e valores;
- Regras que todos devem seguir, incluindo horários de trabalho, política de férias, conduta no ambiente de trabalho e procedimentos de segurança;
- Benefícios como plano de saúde, vale-transporte e quaisquer outras vantagens;
- Expectativas sobre desempenho e como as avaliações serão feitas;
- Diretrizes sobre como os colaboradores podem se comunicar com a liderança e entre si (e-mails, reuniões e ferramentas de comunicação interna);
- Possibilidades de desenvolvimento e treinamento, assim como planos de carreira.
O que não pode faltar no manual?
Para que o manual do colaborador funcione, algumas informações são indispensáveis:
- Sempre inclua informações de contato da equipe de RH. Se alguém tiver dúvidas ou precisar de ajuda, é bom saber para quem recorrer;
- Deixe claro os princípios éticos da empresa;
- Não esqueça de incluir orientações sobre como agir em emergências, como incêndios ou acidentes;
- Use uma seção de FAQ (perguntas frequentes) para tirar dúvidas que todos têm.
Como deve ser o aspecto visual?
Um bom design pode ajudar a tornar as informações mais atrativas e fáceis de entender. Veja como usar o aspecto visual para deixar o manual mais legível:
- Use uma fonte legível e um layout que não sobrecarregue;
- Sempre que possível, inclua gráficos, infográficos e imagens;
- Use as cores e o estilo visual da sua marca para fazer com que o manual se sinta parte da identidade da empresa;
- Se o manual for digital, inclua links para facilitar a navegação entre as seções.
Como facilitar o acesso ao manual do colaborador?
É normal que o manual do colaborador seja um documento secundário para as operações diárias, já que muitas de suas regras são incorporadas na própria rotina dos colaboradores. Mas isso não significa que ele deva ser esquecido ou ignorado.
Na verdade, facilitar o acesso a esse material é importante para garantir que todos possam consultá-lo sempre que precisarem. Veja como fazer isso:
- Crie uma versão digital do manual;
- Envie e-mails, publique em murais e redes sociais internas;
- Inclua uma apresentação sobre o manual durante o onboarding.
Impacto do manual do funcionário na ambientação de um novo colaborador
Imagine chegar em uma empresa e ter que “adivinhar” as regras do lugar: o que é aceitável, como agir em certas situações ou até a quais benefícios se tem direito. É exatamente para evitar esse tipo de confusão que o manual do colaborador existe.
Ao folhear o manual, o recém-chegado encontra tudo que precisa saber para se ambientar rapidamente. As diretrizes apresentadas no documento ajudam a evitar o famoso “não sei se posso fazer isso”, que acaba gerando insegurança e desconforto.
3 exemplos de manual do colaborador para você se inspirar
Os tópicos de um manual do colaborador variam dependendo da empresa e do que ela precisa comunicar aos colaboradores. Afinal, cada empresa tem uma cultura, um funcionamento e objetivos diferentes, então não existe um manual único que sirva para todos os casos.
Veja o exemplo de uma empresa de tecnologia, na qual o manual de boas-vindas é criado para ajudar os novos colaboradores a se integrarem rapidamente à cultura da empresa e entenderem os processos internos. Esse manual traz aspectos como missão, visão e valores da empresa, história da empresa e ferramentas e softwares usados:
- Missão, visão e valores;
- Ferramentas e softwares: plataformas de trabalho, incluindo sistemas de gerenciamento de projetos (ex: Trello, Asana) e ferramentas de comunicação (ex: Slack, Microsoft Teams);
- Estrutura organizacional (diagrama organizacional que ilustra os principais departamentos, suas funções e interações);
- Procedimentos e canais oficiais para troca de informações, incluindo regras de etiqueta e feedback.
Em uma rede de restaurantes, o manual de procedimentos internos pode adotar uma estrutura e uma linguagem mais prática, focando em como garantir que todos sigam os padrões de qualidade e segurança alimentar.
- Normas de segurança alimentar: regras sobre manipulação de alimentos, incluindo a importância de higienização e armazenamento;
- Funções e responsabilidades: descrição das atribuições de cada cargo, incluindo obrigações específicas de cozinheiros, garçons e gerentes de turno;
- Fluxo de atendimento ao cliente: etapas do atendimento, desde a recepção do cliente até o processo de fechamento da conta;
- Armazenamento e manuseio de alimentos: diretrizes sobre as melhores práticas para garantir a qualidade e segurança dos alimentos;
- Apresentação pessoal: regras sobre uniformes e higiene.
No caso de uma empresa de manufatura, o manual do colaborador geralmente se concentra em questões de segurança e eficiência operacional:
- Normas de segurança: procedimentos a serem seguidos para garantir a segurança de todos, incluindo evacuação e uso de equipamentos de proteção individual (EPIs);
- Instruções de operação de máquinas: guias sobre como operar cada tipo de máquina de forma segura;
- Políticas de manutenção de equipamentos: regras sobre a manutenção regular e inspeção de máquinas, incluindo quem é responsável por cada tarefa;
- Práticas de ergonomia: sugestões para o uso correto do corpo no trabalho para prevenir lesões e melhorar a produtividade;
- Documentação de acidentes: diretrizes sobre como registrar e reportar qualquer acidente ou incidente, garantindo que medidas corretivas sejam tomadas.
Em suma, o que será informado no manual dependerá do setor em que a empresa atua, dos tipos de trabalho que ela realiza e das necessidades específicas de cada time.
Conclusão
Apesar de ser um documento operacional, fica claro que o manual do funcionário merece atenção na hora de ser elaborado e revisado. Ele vai além de um simples “livro de regras”: é uma ferramenta para integrar os colaboradores, garantir a consistência nas operações e fortalecer a cultura organizacional.
O RH pode, e deve, tomar a frente nesse processo, mas é indispensável que outros departamentos participem. Afinal, quem entende melhor dos detalhes específicos de cada área são os próprios times de vendas, marketing, produção, entre outros.
Para mais insights sobre gestão de pessoas e tecnologias para a rotina das empresas, confira as últimas publicações do blog Pontotel.
