A contratação de um novo profissional é um momento carregado de expectativas tanto para a empresa quanto para o novo colaborador. O kit de boas-vindas, um elemento muitas vezes subestimado, tem um papel importante de suavizar esse período de transição.

O que torna o kit de boas-vindas uma ferramenta tão especial é o seu poder de ajudar os novos profissionais a lidar com todo o nervosismo inicial de uma admissão e prepará-los para um início de carreira bem-sucedido. 

Mas o que deve ser incluído nesse kit? Há um padrão a ser seguido pelas empresas? É o que este guia responde. Confira no resumo abaixo o que será explicado adiante:

• O que é um kit de boas-vindas?
• Por que o kit de boas-vindas é importante?
• O que incluir em um kit de boas-vindas?
• Dicas para montar um bom kit de boas-vindas

Aprenda a montar um excelente kit de boas-vindas!

O que é um kit de boas-vindas?

Um kit de boas-vindas é um conjunto de itens fornecidos a novos colaboradores no processo de onboarding para facilitar sua integração ao ambiente corporativo. Esse kit geralmente inclui itens como manuais, panfletos, brindes e materiais de escritório personalizados com a identidade visual da empresa.

Por que o kit de boas-vindas é importante?

Um kit de boas-vindas é mais do que um gesto simpático, é uma ferramenta que pode moldar a experiência inicial do novo colaborador e impactar sua integração na empresa. Aqui estão três razões pelas quais esse kit é tão importante:

Primeira impressão positiva

Quando um novo colaborador começa em uma empresa, é natural que ele sinta um certo nervosismo. A primeira impressão que ele tem da empresa pode ser decisiva para aliviar essa ansiedade.

Um kit bem pensado demonstra que a empresa está comprometida em criar um ambiente agradável para o colaborador desde o início, o que ajuda a reduzir o nervosismo e a criar a base para uma relação de trabalho positiva.

Fortalecimento do sentimento de pertencimento

Um dos efeitos do kit é fazer com que o colaborador passe a ver a empresa não apenas como um lugar de trabalho, mas também como uma comunidade à qual ele pertence. Para a cultura organizacional, esse sentimento de pertencimento é algo importante, como explica Mariá Menezes Boaventura, diretora de Pessoas e Cultura da Sankhya:

“A empresa precisa alinhar ritos, símbolos e sistemas de gestão que podem influenciar a cultura com as mensagens que deseja reforçar e transmitir, construindo um ecossistema que esteja conectado. Quanto mais conexão e sentido a empresa conseguir gerar para as pessoas, maior o sentimento de pertencimento.”

Aumento do engajamento e da produtividade

Uma pesquisa da Brandon Hall Group descobriu que organizações com um onboarding robusto podem melhorar a retenção de novos contratados em 82% e a produtividade em mais de 70%. Ou seja, colaboradores bem recebidos são mais propensos a se sentirem motivados e se dedicarem rapidamente às suas responsabilidades.

O que incluir em um kit de boas-vindas?

Um bom kit de boas-vindas combina objetos personalizados, que oferecem um toque pessoal ao kit, e materiais informativos, que fornecem uma visão clara sobre a empresa. Aqui está o deve ser considerado ao montar cada parte desse kit:

Itens personalizados

Alguns objetos do kit oferecem o que o novo colaborador precisa para começar sua jornada na empresa com o pé direito. Eles são pensados para serem funcionais e, ao mesmo tempo, criar um vínculo com a cultura da empresa. Confira alguns exemplos:

• Canecas com o logotipo da empresa;
• Camisetas personalizadas com designs da empresa ou mensagens divertidas;
• Materiais de escritório, como cadernos, canetas e Post-its;
• Crachá personalizado com a foto, o nome e a posição do colaborador.

Esses são itens que provavelmente o colaborador usará dia após dia. Então, é importante que ele receba o kit completo nessas boas-vindas.

Materiais informativos sobre a empresa

Além dos itens personalizados, estão incluídos no kit os materiais informativos, que servem para o novo colaborador entender mais sobre a empresa e o seu papel nela. Por exemplo:

• Manual do funcionário, que detalha políticas, procedimentos e informações necessárias para o dia a dia na empresa;
• Cartilha com a missão, a visão e os valores da empresa para ajudar o novo colaborador a entender a filosofia e os objetivos da organização.

São documentos “formais” que fornecem informações básicas para alinhar expectativas entre os princípios da empresa e o comportamento do novo colaborador.

Dicas para montar um bom kit de boas-vindas

Para criar algo que realmente toque o novo colaborador, não basta elaborar a mesma recepção ou entregar o mesmo kit para todos os novos contratados. Confira algumas maneiras inteligentes de montar esse gesto de boas-vindas.

Considere a cultura da empresa

Se a cultura da empresa é informal, camisetas e canecas com estampas engraçadas podem ser uma ótima escolha. Mas, se a empresa valoriza o profissionalismo, itens mais sofisticados, como agendas e canetas de alta qualidade, podem ser mais apropriados. A ideia é criar um kit que ajude o colaborador a sentir que está entrando na empresa.

Inclua um toque pessoal

Uma mensagem manuscrita do gestor direto ou uma carta assinada por todos da equipe, desejando sucesso e expressando entusiasmo por ter o novo colaborador a bordo, pode transformar um simples presente em uma experiência que ficará na memória. É uma maneira de criar uma conexão pessoal com o profissional contratado.

Solicite feedback dos novos colaboradores

Para garantir que o kit de boas-vindas continue a atender às necessidades e expectativas dos novos colaboradores, peça feedback. Após a integração inicial, converse com os novos membros da equipe sobre o que eles acharam do kit. Pergunte se os itens foram úteis e se houve algo que faltou ou poderia ser melhorado.

Conclusão

Fica claro que montar um kit de boas-vindas não é apenas uma questão de reunir alguns itens e entregá-los para o contratado, é uma oportunidade para criar uma primeira impressão duradoura.

Como foi visto neste artigo, um bom kit é pensado conforme a cultura da empresa e oferece um toque pessoal que faz o novo colaborador se sentir acolhido pelo novo ambiente de trabalho. Para a confecção desse kit, é necessário o empenho de pessoas dedicadas a pensar fora da caixa e a elaborar algo realmente único.

Para mais insights sobre gestão de pessoas e tecnologias para as empresas, aproveite para conferir as publicações recentes do blog Pontotel.