É impossível falar em gestão de projetos sem citar o método Kanban. Essa metodologia tem origem de uma técnica japonesa de gerenciamento e organização que transformou como enxergamos o fluxo de trabalho.
Por conta disso, diversas indústrias passaram a utilizar o Kanban para melhorar seus resultados e otimizar seus processos, inclusive o RH.
Depois dessa técnica ter sido atualizada, ela passou a ser utilizada em empresas de diversos setores que desejam aumentar sua produtividade e melhorar o gerenciamento de tarefas.
O problema é que, apesar de ser tão popular, muita gente ainda não sabe como funciona, nem conhece as vantagens e características desse sistema.
Por esse motivo, se você deseja implementar o Kanban na sua empresa, precisa aprofundar seus conhecimentos sobre esse tema.
Para te ajudar a entender como funciona o método Kanban, vamos discutir os seguintes pontos:
- O que é Kanban?
- Principais características do método Kanban
- Importância do método Kanban na era digital
- Como aplicar ou implementar o Kanban nas equipes?
- Tipos de Kanban
- Principais benefícios e vantagens de utilizar o Kanban
- Como funciona o Kanban no RH?
- Aumento de produtividade com o Kanban: funciona mesmo?
Boa leitura!
O que é Kanban?
Kanban é um método de organização cujo objetivo é facilitar o controle e o acompanhamento das tarefas pendentes e do fluxo de trabalho.
Esse método se diferencia em função do modo como essas informações são apresentadas. Todas as tarefas são organizadas num quadro composto por diferentes colunas e cartões.
Por isso, essa metodologia recebeu o nome de Kanban, palavra japonesa que pode ser traduzida como quadro de sinal ou sinal visual.
Por conta desse apelo visual, fica mais fácil acompanhar o andamento do trabalho e melhorar a gestão de atividades.
Como surgiu a metodologia Kanban?
Hoje em dia é comum encontrar empresas que utilizam o método Kanban para otimizar o gerenciamento de projetos. Porém, essa metodologia já é utilizada há décadas.
Esse método foi desenvolvido por Taiichi Ohno em 1940. Ohno era engenheiro e homem de negócios da Toyota no Japão. Naquela época, a empresa automobilística tinha dificuldade para equilibrar sua produção.
Geralmente, eles enfrentavam dois cenários opostos: ou sobravam produtos armazenados em estoque, ou faltava mercadoria para atender a demanda de consumo.
Para equilibrar essa situação, o método Kanban foi criado e introduzido no Sistema Toyota de Produção.
Foi nessa época que a empresa passou a utilizar o sistema de administração de produção chamado Just in Time, no qual a produção é baseada na demanda do mercado.
Como a utilização do método Kanban e o do sistema Just in Time trouxeram resultados muito positivos para a Toyota, diversas indústrias também passaram a utilizar essa metodologia.
No entanto, até o início dos anos 2000, o uso do Kanban era praticamente restrito às indústrias. Mas o cenário começou a mudar em 2004.
Naquela época, David J. Anderson, especialista em metodologias ágeis, começou a estudar o trabalho de Ohno e de outros métodos de organização.
Depois disso, Anderson criou um método Kanban atualizado e até publicou um livro sobre o assunto.
Isso popularizou a metodologia, que passou a ser utilizada em empresas de diferentes áreas de economia em função de sua eficiência na gestão de projetos.
Para que serve?
Com base na sua aplicação e na história de sua criação, podemos afirmar que o principal objetivo do método Kanban é melhorar a gestão do fluxo de trabalho.
Dessa forma, gestores e colaboradores conseguem ter uma visão mais nítida do andamento do trabalho e daquilo que está sendo produzido.
Como consequência dessa organização, as empresas conseguem equilibrar e sincronizar sua produção.
E isso não vale somente para empresas que mantêm produtos armazenados em estoque e que fornecem objetos para seus clientes.
Na verdade, o Kanban também permite que todos os setores da empresa estejam alinhados em relação às etapas de qualquer projeto.
Dessa forma, nenhuma atividade ou tarefa é interrompida, ou prejudicada porque alguém deixou de entregar algum trabalho.
Por fim, o método Kanban também evita que setores e profissionais fiquem sobrecarregados com trabalho.
Como o fluxo de tarefas é organizado num quadro, fica mais fácil organizar as atividades pendentes conforme o calendário e com a capacidade produtiva da equipe.
Quadro Kanban
Você sabe como funciona o Kanban?
Como explicamos acima, essa metodologia tem um forte apelo visual, que facilita o acompanhamento do fluxo de trabalho.
Isso só é possível porque as tarefas são organizadas num quadro, também chamado de quadro Kanban.
Esse quadro é criado para representar o fluxo de atividades necessário para concluir um projeto.
Para isso, ele deve ser dividido em diferentes colunas, de modo que cada uma representa um status diferente do andamento do trabalho.
À medida que as tarefas que devem ser realizadas forem concluídas, o projeto, representado por um cartão, muda de status (coluna) e avança no fluxo de trabalho.
Vale lembrar que existem várias formas de representar esse fluxo de atividades, sendo que o modelo mais básico é composto por três colunas com os status “Fazer, Fazendo e Feito”.
No entanto, é possível acrescentar novas colunas de acordo com as necessidades da empresa, do setor e do profissional.
Principais características do método Kanban
Como base no conceito e na aplicação do Kanban, podemos afirmar que essa metodologia se tornou tão popular por reunir as seguintes características:
- Facilita a delegação de tarefas;
- Permite o acompanhamento das atividades de forma mais prática;
- Simplifica a gestão de pessoas;
- Facilita a gestão de projetos;
- Identifica falhas e tarefas desnecessárias;
- Permite que o colaborador seja mais autônomo;
- Fácil de usar;
- Pode ser utilizada em empresas de todos os setores.
Importância do método Kanban na era digital
Além do tradicional quadro Kanban, hoje muitas empresas têm adotado plataformas de gestão online para gerenciar o andamento de seus projetos.
Esse movimento em direção ao método Kanban online, ou seja, feito através de um software ou plataforma, tem se intensificado nos últimos anos.
Afinal, as empresas estão passando por um processo de adequação a novos modelos de trabalho, como o regime híbrido e o home office, e ainda precisam lidar com demandas cada vez mais complexas.
Nesse contexto, as plataformas digitais, que são de fácil acesso e podem ser acessadas de qualquer lugar, se destacam.
Por isso, a tendência é que mais e mais empresas sintam a necessidade de otimizar seu gerenciamento com apoio da tecnologia e do Kanban moderno.
Como o Kanban auxilia na gestão de fluxo de atividades?
O Kanban fornece uma visão mais ampla da quantidade de tarefas pendentes e seus respectivos prazos de entrega.
Para isso, todas as atividades são organizadas num quadro criado de acordo com o fluxo de atividades necessárias para execução do projeto.
Dessa forma, caso seja identificada alguma etapa, tarefa ou falha nas tarefas, é possível eliminar esses problemas.
Assim, você pode otimizar e agilizar o fluxo de atividades da empresa, o que reduz custos e agiliza a entrega de resultados.
Como aplicar ou implementar o Kanban nas equipes?
A implementação do método Kanban na empresa é um processo simples. O primeiro passo é providenciar um quadro, canetas e post its, ou um software que permita a criação de colunas e do fluxo de trabalho.
Em seguida, é essencial seguir os 5 passos abaixo para começar a utilizar essa metodologia.
- Identifique as etapas de trabalho: É importante ter um conhecimento profundo sobre as atividades e a metodologia de trabalho adotada na empresa. Com base nessas informações fica mais fácil entender o fluxo de tarefas que deve ser representado no quadro Kanban;
- Padronize os nomes de cada etapa: A aplicação do Kanban também exige criatividade para determinar quais termos serão utilizados para nomear cada coluna e atividade. O ideal é que esses termos sejam definidos com antecedência, padronizando a nomenclatura utilizada no quadro para facilitar a comunicação;
- Utilize recursos visuais: Tags, cores, símbolos, entre outros recursos visuais devem ser utilizados para ajudar as pessoas a entenderem o status de cada tarefa;
- Ensine os colaboradores a utilizar o Kanban: Investir nessa metodologia e não ensinar os colaboradores a utilizá-la impede a empresa de melhorar sua gestão. Por isso, sua implementação também exige o treinamento dos colaboradores para que eles aprendam a informar o andamento do seu trabalho no quadro e para que eles entendam a visão geral do sistema;
- Invista na melhoria contínua do sistema: Um quadro Kanban não é definitivo. Por isso, o ideal é acompanhar como a equipe vai se adaptar a esse novo método de gestão e utilizar seu feedback para fazer melhorias que otimizem o fluxo de trabalho.
Tipos de Kanban
Desde sua criação, a forma como o fluxo de trabalho é representado dentro do método Kanban sofreu algumas transformações.
Além de um fluxo de atividades personalizado, hoje é possível utilizar diferentes representações de cartões, isto é, de tarefas e projetos.
Com base nessas variações, atualmente é possível escolher entre diferentes tipos de Kanban. Dentre eles, os três tipos mais utilizados são os seguintes:
Produção
O Kanban de produção é o sistema mais básico. Ele se baseia na criação de um fluxo de tarefas que leva em consideração a produtividade no trabalho.
Ou seja, os cartões mudam de coluna de acordo com a execução e conclusão das atividades pendentes.
Para isso, o quadro Kanban deve ser organizado de modo que as colunas representam o início, o meio e o fim do projeto.
Por esse motivo, a primeira coluna do quadro é preenchida com todos os cartões contendo as atividades pendentes e o prazo para que sejam concluídas.
Portanto, esse é um tipo de Kanban de simples compreensão, intuitivo e fácil de organizar.
Por isso, essa metodologia é a mais utilizada por empresas que atuam no setor industrial, como prestadores de serviço, marketing, desenvolvedores de software, entre outros.
Movimentação
O Kanban de movimentação é o sistema mais utilizado na indústria. Afinal, seu objetivo é facilitar o gerenciamento de todas as etapas da fabricação de um produto.
Nesse caso, como explicamos anteriormente, o volume e o estágio de produção devem estar alinhados às demandas do mercado, para evitar o excesso ou escassez de mercadorias.
Geralmente, esse tipo de gerenciamento envolve muitas etapas, produtos diferentes e setores distintos. Por isso, seu quadro de tarefas é mais complexo e demanda uma maior organização.
Mesmo assim, as atividades e demandas continuam sendo representadas em colunas e cartões que facilitam o acompanhamento dos produtos.
Vale lembrar que é possível utilizar diferentes quadros de Kanban para simplificar o gerenciamento das atividades.
Você pode criar um Kanban para o estoque, transporte, vendas e fornecimento, por exemplo.
E-kanban
O e-kanban é uma forma de gerenciamento moderno, considerado uma adaptação dessa metodologia ao mundo digital.
Nesse modelo de gestão, o quadro e a organização do fluxo de tarefas são realizados através de softwares de planilhas, como o Microsoft Excel e Google Sheets.
Além disso, esse método pode ser utilizado com o apoio de sites e aplicativos de organização, tais como Trello, Asana, Monday, entre outros.
Aliás, essas ferramentas de gestão de projetos têm sido cada vez mais utilizadas não só por empresas, mas também por profissionais e estudantes interessados em organizar as diversas áreas de suas vidas.
Principais benefícios e vantagens de utilizar o Kanban
Utilizar o método Kanban promove resultados que vão além de uma rotina mais organizada.
Na verdade, essa metodologia também é capaz de melhorar o clima organizacional e até as relações entre colaboradores.
Para entender por que isso ocorre, é importante conhecer os principais benefícios da adesão desse método.
Entenda abaixo:
Oferece uma visão geral dos processos
A principal vantagem do uso do método Kanban no gerenciamento de projetos é a possibilidade de ter uma visão mais ampla do processo e das atividades.
Essa perspectiva geral das tarefas não só facilita a organização do fluxo de trabalho, como também simplifica o acesso a informações.
Afinal, o quadro Kanban é fácil de entender e de acompanhar as mudanças.
Assim, colaboradores e equipes de diferentes setores conseguem planejar como vão atender suas demandas profissionais.
Vale lembrar que essa visão holística das atividades é ainda mais importante para empresas que mantém colaboradores em home office e que contrata a prestação de serviços de outros profissionais.
Facilita o fluxo de trabalho
O funcionamento e organização de atividades dentro da metodologia Kanban contribui para a redução de tarefas e etapas desnecessárias para a conclusão de projetos.
Isso é possível graças a essa visão mais ampla proporcionada pelo seu quadro. Como consequência, o fluxo de trabalho é facilitado, já que se torna mais prático, objetivo e simplificado.
Permite a definição de metas e prioridades
O quadro Kanban facilita a visualização da quantidade e distribuição de tarefas ao longo do tempo.
Por conta dessas funcionalidades, fica mais fácil construir metas de curto, médio e longo prazo e dividir esses objetivos em tarefas menores.
Como consequência, fica mais fácil definir quais trabalhos devem ser feitos com prioridade.
Melhora a comunicação
Problemas de comunicação representam um grande desafio para o ambiente de trabalho e para o andamento de projetos.
Dentre os problemas mais comuns, a falta de comunicação clara e direta entre setores e colaboradores de uma companhia prejudica o fluxo de trabalho, já que deixa as pessoas confusas sobre o que precisa ser feito.
Porém, com o apoio do método Kanban, esse problema é reduzido, já que a ideia é que todas as atividades, prazos e detalhes sobre determinado projeto estejam inseridos no quadro.
Assim, basta acessar a ferramenta de gestão e verificar o que e como a tarefa deve ser feita.
E quando todos entendem qual papel devem desempenhar e o que devem fazer, é possível até mesmo reduzir os atritos causados por falhas de comunicação entre colegas de trabalho.
Aumenta a autonomia de equipes e profissionais
A partir do momento que as tarefas são repassadas para determinado profissional ou setor, os gestores precisam encontrar uma forma de acompanhar o andamento das atividades.
Para isso, muitas vezes eles recorrem a práticas que não são muito eficientes, como vigilância excessiva, cobranças arbitrárias e uma supervisão muito insistente.
Porém, a adoção do Kanban ajuda a reduzir esse comportamento, uma vez que o quadro de atividades é visível para todos e que é possível monitorar o progresso das entregas de forma mais fácil.
Como funciona o Kanban no RH?
O método Kanban pode ser utilizado para otimizar o trabalho de todos os setores da empresa, incluindo o departamento de Recursos Humanos.
Nesse caso, o quadro Kanban no RH e organização de tarefas e atividades, é focado na melhoria da gestão de pessoas, dos processos de recrutamento, da realização de entrevistas, entre outras responsabilidades do setor.
Porém, para obter os melhores resultados com a adoção dessa metodologia, é fundamental entender como funciona o Kanban no RH.
Aprenda nos próximos tópicos!
Estruturação de metas
Uma empresa focada na melhoria de seus resultados precisa do apoio de um RH estratégico.
Isso significa que é preciso reunir e otimizar a realização de todos os processos em andamento na empresa. Assim, é possível adotar ações para tornar a execução de cada atividade mais eficiente.
Nesse cenário, o RH precisa estabelecer métricas estratégicas, que sejam específicas, mensuráveis, relevantes e atingíveis.
E com o apoio do método Kanban fica muito mais fácil criar e organizar um planejamento estratégico capaz de permitir à empresa alcançar seus objetivos.
Gestão de tarefas e demandas internas
O RH também é responsável por organizar, distribuir e gerenciar diversas atividades. Por isso, o setor depende de uma metodologia de gestão eficiente para realizar todas as tarefas dentro do prazo estabelecido.
Nesse sentido, o Kanban no RH contribui para a simplificação do fluxo de trabalho do setor, ajudando a finalizar os projetos e melhorar os resultados.
Atribuição de responsáveis
É fundamental que cada membro da equipe de trabalho saiba exatamente o que fazer. Para isso, o RH precisa saber distribuir tarefas e atribuir funções.
No quadro Kanban, fica muito fácil determinar esses papéis e estabelecer os responsáveis por acompanhar o andamento das atividades.
Aumento de produtividade com o Kanban: funciona mesmo?
Sim, funciona! O Kanban ajuda a empresa a manter uma rotina mais organizada e um fluxo de trabalho bem definido, além de reduzir atividades e etapas desnecessárias, entre outros fatores.
Como consequência, os recursos e o funcionamento dessa metodologia são capazes de reduzir o estresse no trabalho, diminuir a ociosidade da equipe, aumentar a autonomia, melhorar a comunicação, entre outras vantagens.
Com isso, os colaboradores se sentem mais motivados e conseguem ficar mais focados nas suas atividades.
Dica: utilize uma ferramenta de Kanban para gerenciar os fluxos de trabalho
Se você ficou interessado em testar o método Kanban na sua empresa, então precisa definir qual ferramenta de gestão vai utilizar para aplicar essa metodologia.
Hoje em dia muitas empresas utilizam diferentes tipos de Kanban para aplicar esta metodologia de forma mais eficiente.
Nesses casos, elas geralmente criam quadros físicos grandes e utilizam post its para representarem as tarefas que devem ser realizadas.
E para complementar esse método e ter acesso às demandas de serviço em qualquer lugar, cada vez mais empresas têm utilizado softwares de gestão e organização.
Esse tipo de programa pode ser utilizado mesmo que o gestor não utilize nenhum quadro Kanban físico.
O importante é que esse tipo de software facilite a gestão da equipe e a organização de atividades.
Conclusão
O Kanban foi criado para a indústria e se tornou um método tão eficiente de gestão e aumento de produtividade que foi atualizado e modernizado.
Por isso, hoje em dia empresas e profissionais de todas as áreas utilizam essa metodologia.
Esse fenômeno é resultado das características do método, que facilita a organização de tarefas, aumenta a produção, reduz custos, melhoram a distribuição e o andamento de projetos, entre outros benefícios.
E como mostramos ao longo do texto, todos esses benefícios podem ser acessados com facilidade, porque o funcionamento e a adesão da metodologia Kanban são simples de serem adotados.
Em função disso, empresas e profissionais de diversos setores têm utilizado essa técnica japonesa de gestão para melhorar seus resultados e otimizar sua produção.
A melhor parte é que tudo isso pode ser feito com o apoio de um software de gestão de pessoas, que facilita a vida dos profissionais do RH e de qualquer outro membro da organização.
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