Integração sistema de ponto com folha de pagamento: veja como a tecnologia facilita esse processo na sua empresa!

Nos dias de hoje, as tecnologias, como inteligência artificial e machine learning, são importantes aliadas das empresas de todo o mundo. Diversas atividades diárias são otimizadas e realizadas por meio de softwares, sistemas e aplicativos móveis. 

O objetivo é facilitar a rotina dos colaboradores e diminuir as chances de erros, aumentando a produtividade e o olhar estratégico, reduzindo custos e melhorando os resultados do negócio. Na área de recursos humanos, as soluções tecnológicas também estão revolucionando o modelo de trabalho dos profissionais do ramo.  

É cada vez mais comum, por exemplo, investir na integração sistema de ponto com folha de pagamento, permitindo desafogar o dia a dia do setor, que é repleto de tarefas burocráticas, nas quais um pequeno equívoco pode prejudicar todas as ações dependentes daquela informação.  

Calcular corretamente o que se deve ao funcionário além do salário base, com horas extras e possíveis adicionais, é uma das tarefas mais complexas do RH. Qualquer erro cometido por um profissional do setor pode gerar problemas da empresa com a justiça trabalhista e perdas financeiras para o negócio. 

Por esse motivo, contar com sistemas integrados pode ser uma ferramenta importante para melhorar as demandas e resultados do setor. 

Com as plataformas tecnológicas, a leitura dos dados do ponto eletrônico é feita automaticamente, bastando apenas solicitar a exportação dos relatórios, economizando tempo dos analistas de RH, que podem se dedicar à conferência das informações e a outras demandas mais estratégicas, como a gestão de pessoas. 

Por isso, a integração de sistemas no RH já é uma realidade e tem aumentado a eficácia das empresas.

Neste artigo, você vai entender porquê a integração sistema de ponto com folha de pagamento é importante, quais são as vantagens, como funciona a atividade integrada e os diferenciais do software da Pontotel. Você vai ler:

• O que é uma integração entre sistemas?
• Como essa integração acontece na Pontotel?
• Quais as vantagens de integrar o sistema de ponto com a folha de pagamento?
• Conheça na Pontotel e facilite o fechamento do mês!

Quer saber como funciona? Então, continue a leitura!

O que é uma integração entre sistemas?

Uma empresa possui diversos setores autônomos, nos quais uma atividade distinta é realizada e uma série de informações são criadas. Mesmo que atuem de forma separada, normalmente, o trabalho de uma área está interligado ao de outra. 

Por exemplo, uma indústria de produtos de limpeza produz diariamente 100 itens iguais. O setor da produção é um e o responsável pelo desenvolvimento das embalagens é outro diferente. 

Para que não haja falha na produção, é necessário que ambas as áreas tenham a informação de que 100 produtos devem ser finalizados por dia. Caso contrário, as duas equipes terão problemas com desfalques de produtos e/ou embalagens. 

Se depender apenas do ser humano, muitas falhas podem acontecer no processo como: esquecimento, passagem de informação incorreta, digitação errada, entre outros. 

Com a integração de sistemas tecnológicos, quando o funcionário da produção informar que 100 itens serão ou foram produzidos, automaticamente, a equipe de embalagens recebe os dados e inicia seu trabalho. 

Desta forma, integrar os sistemas é fazer com que vários setores estejam interligados e que atuem com sinergia. Sendo assim, as informações são compartilhadas simultaneamente com todas as áreas envolvidas naquela demanda, sem que haja necessidade de uma análise humana específica para passagem de dados entre eles. 

O exemplo apresentado anteriormente indica uma forma de possibilidade de integração entre os sistemas na área industrial e de produção, mas a tecnologia pode ser utilizada em quase todos os setores das empresas, inclusive, no de recursos humanos. 

Quando falamos ainda na área de departamento pessoal, o assunto é ainda mais delicado, pois as leis trabalhistas são bem severas quanto aos direitos dos trabalhadores brasileiros.

É possível integrar o sistema de ponto com a folha de pagamento?

Sim, essa integração de dados é uma das mais importantes para o setor de RH, especialmente quando falamos de empresas com um número alto de funcionários. 

Segundo a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), os trabalhadores possuem direitos como recebimento de horas extras, adicional noturno, adicional por insalubridade, banco de horas, férias, décimo terceiro salário, entre outros. 

As regras são bem complexas e cada situação prevê uma ação diferente por parte das empresas empregadoras. Uma das demandas mais trabalhosas é a folha de pagamento e a determinação da remuneração final dos colaboradores, que depende diretamente das horas trabalhadas naquele mês e incluem, por exemplo, informações como faltas não justificadas e atrasos de cada trabalhador. 

Segundo a legislação trabalhista, toda empresa com mais de vinte funcionários com carteira assinada é obrigada a registrar ponto de forma manual, mecânica ou eletrônica. Essas informações constam posteriormente na folha de pagamento e as áreas contábil e financeira irão consolidar o salário do colaborador. 

Quando é feita manualmente, podem ocorrer erros na transmissão de dados, prejudicando o trabalhador e a empresa. 

Desta forma, hoje em dia, existem sistemas de registro de ponto que podem ser integrados com sistemas de folha de pagamento, para otimizar a rotina dos colaboradores responsáveis pelo fechamento. Outros benefícios são o aumento da produtividade, redução de erros e a redução de custos para a companhia.

Na Pontotel, essa integração pode ser realizada de diversas formas, em nossa plataforma completa de gestão e controle de ponto. A ferramenta contempla desde o registro de ponto à distância, online e offline, até o gerenciamento e integração da folha de pagamento.

Como essa integração acontece no Pontotel?

A integração de dados no sistema da Pontotel é bastante simples e pode ser realizada em poucos minutos. Durante todo o mês, os colaboradores fazem o registro da sua jornada de trabalho, direto pelo aplicativo. 

Neste sistema o diferencial é o fato que a marcação de ponto pode ser feita mesmo se o funcionário não estiver conectado na internet, facilitando o controle. 

Ao final de cada mês, ocorre a apuração e o tratamento de ponto no software da Pontotel. Quando este processo é finalizado, é possível gerar um arquivo de exportação, que pode ser enviado digitalmente para o sistema de folha de pagamento. Para isso, é só solicitar que o relatório exclusivo seja exportado.

Um diferencial é que é possível personalizar o layout de acordo com seu sistema de folha de pagamento, dessa forma com os códigos que indicam de onde vem a verba para a realização do pagamento de cada colaborador.

Essa configuração é construída em parceria entre Pontotel e a empresa. Tudo isso é feito automaticamente, a partir da configuração específica de acordo com as necessidades de cada negócio. Para que seja finalizado o processo, mensalmente, basta contatar a equipe de atendimento da Pontotel e solicitar a integração de dados. 

O sistema pode ser utilizado por empresas de todos os segmentos e com os mais variados tipos de colaboradores, para trabalho interno e externo, seguindo todas as regras previstas na lei. 

Exportação de arquivos

A exportação de arquivos é realizada dentro da plataforma de gestão da Pontotel. O gestor responsável pelo registro de ponto e pela folha de pagamento tem acesso ao sistema e no item “Relatórios e registros” poderá fazer a exportação de diversos tipos de relatórios, como: registro de ponto, de apontamentos (horas extras e faltas), banco de horas e histórico. 

Ainda no software, esses arquivos podem ser importados para o sistema de folha de pagamento, tudo de forma online. Sem essa possibilidade de gerar relatórios com as informações do sistema de ponto, essa transmissão de dados seria bem mais complexa.

Um profissional de recursos humanos iria consolidar manualmente as informações, transformar em um relatório e só depois importar os dados para a plataforma de folha de pagamento. Sem dúvidas, além de mais demorado, esse processo é menos preciso, pois alguns dados podem não ser exportados completamente ou com erros.

A exportação dos relatórios é bem simples e com um tutorial pode ser realizado em poucos minutos, tornando o procedimento mais ágil. É possível fazer uma comparação com a transferência de arquivos para a nuvem. A diferença é que ao receber o novo relatório, o software da folha de pagamento fará a leitura automática dos dados, facilitando o fechamento. 

Quais as vantagens de integrar o sistema de ponto com a folha de pagamento?

Integrar os sistemas e os dados de uma empresa é tendência em todos os segmentos da economia. Não à toa as startups de tecnologia que desenvolvem programas de gestão estão em alta no Brasil. 

A produtividade e eficiência na realização das demandas devem ser prioridades dos gestores, por isso, investir em tecnologias que otimizem a rotina dos colaboradores é uma das maneiras de melhorar o serviço oferecido.

Independentemente do setor de atuação, todas as companhias possuem RH e, é claro, que essas soluções se aplicam e beneficiam também o departamento pessoal e a gestão de pessoas. 

Mas, se ainda não está claro qual os benefícios dos softwares de registro de ponto, elencamos aqui as principais vantagens da integração sistema de ponto com a folha de pagamento:

Economia de tempo

Automatizar os processos é uma tendência global. Não faz mais sentido passar horas construindo um material que a tecnologia produz em poucos segundos. 

Por isso, o foco do momento é aproveitar melhor os recursos humanos, fazendo com que os colaboradores dediquem seu tempo às demandas mais estratégicas, gerando mais negócios, resultados e lucros para as empresas. 

No RH, as soluções tecnológicas permitem que os relatórios de registro de ponto da jornada de trabalho sejam gerados rapidamente ao final de cada mês. Sem os sistemas de gestão, esses dados são consolidados manualmente, demandando um tempo considerável de pelo menos um profissional. 

Quando falamos de empresas pequenas, com até 20 funcionários, o processo pode até ser mais rápido, porém, imagine em uma companhia com mais de 100, 200 ou 500 colaboradores. 

Sendo assim, consolidar os dados já registrados no sistemas e compartilhar os relatórios com a plataforma responsável pelo fechamento da folha de pagamento, permite economizar muitas horas de trabalho.

Diminuição de erros

Quando falamos de registro de ponto e folha de pagamento todo cuidado é pouco, pois são eles que consolidam todo o histórico de cada colaborador. Faltas, atrasos, horas extras e outras informações importantes são registradas pelos profissionais no seu controle de ponto e esses dados devem ser consolidados pelo RH.

Além de demorado, o relatório manual é mais propício a erros. Inclusive, o registro de ponto e a folha de pagamento feitos de maneira incorreta podem gerar diversos problemas com a justiça trabalhista, prejudicando inclusive o caixa da empresa, pois podem surgir pagamentos imprevistos para trabalhadores. 

As horas extras, por exemplo, costumam figurar entre as causas mais comuns de processos de colaboradores contra os empregadores. Por isso, investir na integração de dados significa diminuir substancialmente as chances de erros na remuneração dos colaboradores. 

Envio de dados consolidados

A análise de dados é essencial para um trabalho bem feito no setor de departamento pessoal. Como já falado anteriormente, qualquer erro pode gerar sérios problemas para as empresas. 

Quando há o investimento em integração sistema de ponto com a folha de pagamento, existe a vantagem de gerar digitalmente diversos tipos de relatórios:

• registros de ponto dos funcionários em determinado período (normalmente, mensal);
• dados referente aos apontamentos (controle de horas extras, faltas, atrasos, dentre outros); 
• arquivo responsável por exportar informações de controle de banco de horas dos funcionários;
• exportação de informações de dispensa, afastamentos, observações e suspensões.

Esses dados consolidados facilitam o fechamento da folha de pagamento, otimizando o trabalho das equipes das áreas contábil e financeira. Na Pontotel, por exemplo, é possível escolher o período de trabalho, local (sede administrativa, fábrica, home office) ou ainda filtrar por funcionário. 

Processo todo feito online

Outro ponto diferencial é que esse envio é feito online, sem a necessidade de impressão de papéis ou armazenamento externo em dispositivos como o pen drive. O processo de envio dos dados é simples, personalizado e rápido. 

Conheça a Pontotel e facilite o fechamento do mês!

O software da Pontotel é um sistema completo de gestão de controle de ponto alternativo, que funciona de forma online e offline e o único do mercado que possui mais de 8 maneiras de captação de horários (celular, tablet, telefone, Reconhecimento ótico de caracteres, código de barras ou Importação do REP). 

Além do registro da jornada de trabalho dos colaboradores, a solução permite a gestão de recursos humanos estratégica com visualização de indicadores, por meio de mais de 30 tipos de relatórios, entre eles taxas de absenteísmo, planilhas de benefícios e até de atestados e dispensas. 

O sistema traz o registro, o tratamento e a gestão de ponto em uma única plataforma. Possui ainda o diferencial da supervisão em tempo real com dashboards e painéis de acompanhamento. 

Para tornar a solução ainda mais eficiente, a integração sistema de ponto folha de pagamento é um dos diferenciais do sistema oferecido pela Pontotel aos clientes. A economia de tempo no fechamento da folha de pagamento pode chegar até 80%.

A plataforma digital evita ainda erros de apontamento, falta de controle no banco de horas e ainda diminui a possibilidade de fraudes, com sistema anti-fraude com cinco medidas de segurança para garantir a autenticidade das informações. 

Tudo isso consolidado em um só sistema com o objetivo principal de otimizar a gestão de pessoas e o fechamento da folha de pagamento. 

Com a Pontotel, o colaborador pode tratar seus pontos de onde estiver, o gestor consegue emitir os relatórios dos seus colaboradores de forma automatizada e a equipe de RH tem acesso às informações de forma integrada. A solução oferece ainda um sistema completo, moderno e eficiente, que não exige grande custo de implantação e de manutenção.

Todas essas funcionalidades facilitam a rotina dos profissionais, especialmente no fechamento do mês e consolidação dos valores a serem pagos aos colaboradores da companhia.

Para conhecer mais sobre o sistema Pontotel, agende um contato sem compromisso com nossa equipe de consultores através do formulário abaixo, e entenda porquê adotar o sistema pode revolucionar a forma como seu RH atua.

Conclusão

Em uma realidade no qual a eficiência e agilidade são diferenciais para a realização de um trabalho, investir em tecnologia é mais do que uma possibilidade, mas quase uma obrigação das empresas que querem se manter competitivas no mercado. Apostar na diminuição de erros e no uso inteligente da jornada de trabalho dos colaboradores deve ser prioridade dos gestores. 

No setor de recursos humanos, trabalhar de forma integrada e automatizada pode diminuir os erros, economizando tempo e dinheiro das organizações. Por isso, a integração sistema de ponto e folha de pagamento é essencial para os profissionais da área e um investimento em gestão estratégica de pessoas. 

As soluções tecnológicas permitem ainda que os relatórios gerados sejam importados para o sistema de folha de pagamento e facilitem o fechamento do mês. Os benefícios impactam as empresas, mas também os colaboradores que não receberão salários equivocados, evitando, inclusive, processos trabalhistas. 

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